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1、第四讲：秘书的职能范畴 办公事务辅助 参谋智能辅助 管理协调辅助第一节 办公事物辅助一、办文：秘书工作极为重要的业务内容 办文是秘书人员一项十分重要的职能 活动。它包括秘书起草撰制文书、收 发、传递和处理文书以及针对文书内 容办理各种事务工作。简而言之“办 文”工作是围绕“文”而展开的一切工 作。 文书的概念 文书是国家机关，企、事业单位 在管理活动过程中形成的具有法 定效力和规范体式的文书的统称 。是传达、贯彻党和国家的方针 、政策，发布法规和规章，实施 行政措施、指导、商洽工作，汇 报情况，交流经验的重要工具。 文书和公文是既有区别又有联系的两 个概念。文书包括通用文书（公务文 书）、事务
2、性文书和专用文书三大类 。在我国日常工作中还有“文件”这 个概念。广义的文件指一切可用作依 据或参考的书面材料。狭义的文件指 行政公文，是行政机关在行政管理过 程中形成的具有法律效力和规范体式 的文书。 文书的种类 根据不同的标准，文书有多种分法。一般来说 可分为三大类： 1.通用文书 是指在行政机关和企、事业单位中 普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务 文书。根据国务院2000年8月24日发布的国家 行政机关公文处理办法规定，我国行政机关 现行公文有13种，分别是：命令（令）、决定 、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请 示、批复、意见、函和会议纪要。 2.专用文书 是指在一定工作部门
3、或一定 业务范围内使用的文书。如外交文书中的 照会、外交声明；司法文书中的诉状、答 辩书、判决书；经济活动中的市场调查与 预测报告、经济活动分析报告、质检报告 、财务分析报告；另外还有军事专用文书 、科技专用文书等。 3.常用事务文书 是指机关、企事业单位 和团体在日常工作和事务处理中，常使用 的形式较为灵活的文书。如计划、总结、 调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等 等。有些情况下这些文书即可为公用也可 为私用。机关事务文书多在内部使用，必 要时也可上报或下发。这种情况下多和公 文联用。 通用文书按行文方向可分为：上行文、下行文 、平行文。行文方向是指发文单位和收文单位 之间的关系。 上行文
4、 指具有隶属关系的下级机关报 送给上级机关的文书。 下行文指具有隶属关系的上级机关发 送给下级机关的文书。 平行文指不相隶属或同一系统内平级 机关之间往来的文书。 按公文的急缓程度可分为特急、急件和一 般文件。这是从公文办理时限来说的。一 般来讲，特急件应在一天内办理完毕，急 件应在三天内办理完毕。按保密级别公文 可划分为秘密文件和非秘密文件。这是从 文件限制阅读的范围而言的。 密级文件根据其限制阅读范围 又可划分为绝密、机密、秘密三种。 （一）文稿撰拟（秘书写作）受命与领导草拟各种表达领导和管理意图 的书信、文件、讲话稿等文字材料。 下面详细介绍秘书写作秘书写作的内容1.公文类 2.法规类
5、3.经济 类 4.事务类 5.礼仪类秘书写作的特点 1.代表单位立言，非个人意愿 2.集体成果，非个人创作 3.内容真实、实用、客观，符合政策 4.语言要求流畅、平实、简洁、规范 5.讲究文体格式秘书写作的过程 1.立意 2.选材 （1）典型事例（2）概括事例（3） 统计数据（4）理论依据 3.结构 （1）串连式（2）并列式（3）总分 式 （4）综合式 4.文字表达 （1）实用（2）简洁 5.修改 （1）提炼（2）调整（3）改、删、 增（4）誊清 6.审核秘书写作的原则 1.符合方针、政策、法令、法规 2.忠于机关制文意图 3.坚持实事求是的精神 4.有精益求精的认真负责的态度秘书写作的要求
6、1.信息量大，措施具体，指示性 强 2.内容高度概括，语言表达实用 、精确 3.用材精要，主题富有个性 4.讲究文明礼貌，多一点人情味 5.准确表达组织和领导的意图 6.准确使用规范文种（包括名称、格式、行 文关系、语言及其术语的使用等） 7.准确使用语言表达：准确、质朴、庄重、 简明 8.依据可靠，符合国家方针政策及有关规定 9.认真反复修改（二）文书运行：收文和发文程序的有序衔接性 l主辅协同性 l程序运作的规范性 l智能辅助的渗透性（三）文书整理：立卷和归档u文书立卷：将已经办理完毕的、具 有一定查考利用价值的文件材料、按 其形成过程中的联系组成案卷。 u文书的归档：经过整理的文书按酒
7、案卷必须逐年移交给机关档案室集中 保管，称为归档（四）文书立卷和归档的作用n形成有机联系的系统 n发挥凭证和依据的作用 n有原始和记录价值 5、文献材料的保管和利用案例：主任把关不严一、背景 这天上午，秘书于雪一边在前台值班，一边润色给老总起草的发 言稿。当于雪正在给一位新来的客人沏茶时，总裁办主任过来说 老总急着要看发言稿。于雪说还有点没改完，如果老总急着要， 那就请主任帮忙把把关再送给老总。主任说没问题。中午的时候 ，主任对于雪大发脾气，说老总对发言稿很不满意。面对这种情 况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、由于当时太忙，没有仔细检查，我下次一定注意！ b、我当时就给你说清
8、楚了还没改完，你应改完之后再交给老总呀 ！ c、实在不好意思，我今后一定注意！ d、头，别太在意，就是老总自己不也经常出点小差错吗？！ e、老总也是鸡蛋里面挑骨头，有点小毛病自己随手改改不就完了 吗？！二、问题 对于于雪以上几种选择，你 认为哪种选择最合适，并请 说明理由，并对其他几种选 择进行评析。三、分析 本题的最佳选择是c。 选a是不对的，作为秘书在工作难免会出现这样或那样的失误，但 不管是什么原因造成的失误，你错了就错了，没必要再为自己的 失误作辩解。 选b是非常恶劣的，不仅推卸自己的责任，而且把责任推卸给自己 的上司，这只会火上浇油。 选d更是缺乏基本素质的表现。不管上司是不是经常出
9、错，但作为 秘书无权公开指责自己的上司。这只说明秘书是个喜欢在背后嚼 舌根的人，这种秘书是让上司最讨厌的。 选e也是错误的。秘书是上司的助手，即使上司出现了失误，秘书 也应积极采取补救措施；现在秘书自己出现失误，如果需要上司 能自己来改，那还要秘书做什么？这种选择只表明秘书不知道什 么是自己的职责。 选c之所以合适，就是因为在发现工作出现失误之后，在第一时间 道歉，表明了你的人品和态度。秘书不论在什么情况下都要诚实 和谦逊。二、办会n 会议的组织，简称“办会”， 是秘书工作的重要内容之一。指的 是协助领导者筹备会议、操办会务 、为会议有效进行和取得预期的会 议效果提供服务。二、办会n秘书办会从
10、会议筹备预案的制作，到会前 准备、会间组织、会后工作等各项工作， 都要周密安排，环环紧扣，围绕会议主题 和目的展开，确保取得良好预期的会议成 效。一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大 会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是 一件憾事，并受到批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程 序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。 大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式 时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大 会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组 的同志，凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序，而 对后来又被圈了回来一
11、事，未加注意，因此对于在大会开 幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会 上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸 好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场 。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但 在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬 。案例分析（一）会议概述1、会议的含义 2、会议的类型 3、会议的作用 （二）、会议要素 1、与会者 2、主持人 3、议题 4、名称 5、时间 6、地点（三）、对秘书会务工作的基本要求 1、强调与领导者的主辅配合：议题、文件、会议 程序等 2、周密安排，充分准备，有序运作 3、服务周到：文字、会场、食宿、医
12、疗、车船等 4、重视保密、确保安全 5、拾遗补阙，提供智能服务 6、注重规范性与灵活性的结合。（四）秘书会务工作的程序和内容 三个程序：会前筹备、会中组织和服务、会后 的善后和落实 六大原则：1、办好质量高的工作会议2、区分缓急轻重，安排好议程3、会议通知不宜请人转捎口信4、会场大小要和与会人数相适应5、会议服务工作保证会议的顺利进行6、重点做好部门缺席或人员的落实工作 会前准备阶段 （1）确定会议议题：筛选、分类、轻重 和先后（2）组成会议筹备班子：接待 、秘书、会务、资料、生活、财务、保 卫等（3）安排会议议程、日程和程序 ：议题先后、日程安排、主持、报告、 发言、总结等安排（4）提名与会
13、人员（5）办理会议报批手续 （6）发出会议通知 （7）编排分组 （8） 准备会议文件、材料、开幕词、发言稿等 （9）制作会议证牌 （10）会场布置和检 查 （11）办妥后勤服务事宜 下面有一段秘书应试视频会前准备， 请同学们边看边思考。请看秘书应试题会前准备20 会中服务阶段 （1）会议签到 （2）安排大会发言（3） 会议记录和会议录（4）做好上下联络工 作（5）组织选举 （6）编写会议简报 （ 7）做好安全保卫工作（8）其他服务性工 作（9）安排好闭会 会后处理工作（1）是会议结束后的工作，如撰写会议纪要、报道会 议情况、催办落实会议交办事项等； （2）是会场以外的事务性工作，如代表的离会安
14、排、 会场清理、物品清点、财务决算等。送别与会代表 回收有关文件、材料 印发会议纪要 汇编会议文件 搞好新闻报道 加强信息反馈 开总结会 天地公司销售团体会议议程表公司销售团体会议在5月25日星期一上午9：00在公司总部 的三号会议室举行 1、宣布议程 2、说明有关人员缺席情况 3、宣读并通过上次会议的记录 4、通信联系情况 5、东部地区销售活动的总结 6、销售一部关于团队沟通问题的发言 7、公司销售人员的招聘和重组 8、销售二部经理的人选 9、下季度销售目标日期时间内容安排地点参加人责任 人备 注2013 年 X 月 X 日8：30报到餐厅门 厅全体员 工9：00销售主管介绍公司会 议厅全体
15、员 工9：50休息10：00新产品展示公司会 议厅全体员 工 11：00销售活动录 象餐厅三 层自由参 加 12：00自助午餐餐厅二 层 13：30员工自由观看餐厅三 层自由参 加 14：00销售部人员讲 解公司会 议厅全体员 工15：30分组讨论 与咨询餐厅三 层自由参 加 16：30散会会场布置要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的 意义、气氛和效果均不相同。会场布置方式主席台与代表席采取上 下面对面方式，突出主 席台的位置。分为礼堂 形、教室形、弦月形。相对式：教室形会场弦 月 形 会 场不设专门 的主席台 ，所有与 会者均围 坐于一起 。分为圆 形、椭圆 形、长方 形，多边 形。全围式介于相对式与 全围式之间， 设有主席台， 但在其正面和 两侧安排代表 席，这样即突 出了主席台的 地位，又有融 洽的氛围，比 较适合中小型 工作会议。分 为马蹄形、T字 形、巩桥形。半围式将会场分为若干 个中心，每一中 心都有一个主桌 ，在一定程度上 ，即能突出主桌 的地位和作用， 又给与会者提供 多个交流的机会 ，气氛较为轻松 和谐。分为圆桌 形、方桌形、V字 形。分散式其中，主席 台是会场的 中心，一般 大中型会议 都应设主席 台。布置主 席台时，前 排必须是通 栏，后排可 根据需要安 排通栏或分 栏式；主席 台上可设讲 台、话筒，
