高效的个人工作管理备注

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1、首先我先给大家讲一个故事： 有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子 朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就 摇摇头说：“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。 ”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头 最重要的是我要跑得比你快。 ” 这个故事给我们的启示： 时间就好比故事里的狮子一样，怎么跑也不能跑得比它快。你不断地去尝试走在时间的前面，例 如平时做事要快一点，把工作时间延长一点，但是久而久之，到了极限，你就会变得心力交瘁，最后 还会感叹到：什么都做不到，甚至会说没有时间。虽然你经常抱怨没有时间

2、，但是你确实从早晨忙到 晚上，甚至废寝忘食，忙到没有家庭观念，没有休闲活动。但回头来看，你仍感到非常地沮丧、无奈 甚至焦虑，感到时间还是不够用。所以我们一定要进行有效的工作时间管理， “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成 既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，而是面对时间而进行的 “自我管理”。那么今天的培训目标就是： 充分认识到进行时间管理的重要性和必要性充分认识到进行时间管理的重要性和必要性 掌握正确且实用的时间管理技巧，合理安排个人工作时间掌握正确且实用的时间管理技巧，合理安排个人工作时间 根据自身时间管理的不良习惯，制定对症下药的时间管

3、理计划根据自身时间管理的不良习惯，制定对症下药的时间管理计划 配合时间管理工具的运用，达到自我发展与提升配合时间管理工具的运用，达到自我发展与提升接下来看一下我们今天的培训内容是： 1.时间管理的含义、特点时间管理的含义、特点 2.时间管理的发展时间管理的发展 3.时间管理的杀手时间管理的杀手 4.时间管理的原则及运用时间管理的原则及运用 5.时间管理的改进途径时间管理的改进途径 6.时间管理的工具时间管理的工具第一、时间管理的含义、特点： 1、什么是时间管理“时间管理”就是通过对自己时间的管理，探讨如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目 标。 2、时间管理的特点 供给毫无弹性 无法蓄积 无法

4、取代 无法失而复得 我们必须要建立这样的观念： 失去的时间是永远无法追回的 我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事 损失了时间就等于抵押你的未来 时间是经不起浪费的，时间一流逝，我们就一无所获第二个、时间管理的发展： 第一代：备忘录型第一代：备忘录型如：写在小纸条上 第二代：时间进程表第二代：时间进程表如：行事历；工作计划和时间表 第三代：轻重缓急第三代：轻重缓急如：排列优先顺序以追求效率 第四代：个人管理第四代：个人管理如：以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向。第三、时间的杀手 你能很好的安排工作吗？ 时间管理的盲点 你有拖延的习惯吗？ 我们做一下一个小测试，大家可以自

5、己做一下 大家的得分都是多少呢？0 分-15 分：您自己并无时间规划，而是让别人牵着鼻子转。如果您在诸多事项中排出优先要 办的事情，则可能达到一些自己的目的。16 分-20 分：您试图掌握自己的时间，但却不能持之以恒，以便取得工作成效。你也许过于重 视对事情做出迅速的处理，在此忽略了那些事情更重要，不要把紧急的跟重要的工作混淆起来， 紧急的不一定是最重要的。不要被外界干扰和影响，无论这干扰是来自传真、电话、还是来自 同事。如果你不能完成你必须完成的事，你决不会因为迅速处理了不重要的小事而提高工作效 率。21 分-25 分：你尝试的掌握自己的时间，有些很不错的开始，但是需要持之以恒。 26 分-

6、30 分：你知道如何分析事情的轻重缓急，这样更加集中精力和提高效率。好，那么接下来看一下常见的工作时间障碍： 电话干扰,不能集中工作 别人打扰,要放下重要的工作 工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度 人手不足,工作不能妥善分配 不妥善处理文件,造成资料遗失 无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度不能有效授权（对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖 再拖） 时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作 沟通失误/不足 会议没有计划和控制 其他个人因素，如：犹豫不决、缺乏自律、急于求成 还有

7、比如：上司召见太随意、下属不断的请示汇报，不授权，不放心下属工作等等。时间管理的一些盲点： 一、忙就好 许多员工，过于注重活动本身，过程本身，却不太注重时间效果，往往认为自己“尽职尽责”了，而 不注重求得结果，往往认为自己正确地做事了，忙碌了，却忘记事情对于组织目标的意义。这种忙忙碌碌的员工一般不轻易改变他们自己的行为和习惯模式。但是有时从一开始计划或 目标就错了，却因不能及时发现和改变而不能适应变化。 这种人，只不过是有一定计划而已，离出色的时间管理还有很大的差距。二、时间管理有多大用在这种观念下进行工作的人，大多被时间所控制。他们认为自己把握不了时间的脚步，只能 让时间牵着自己的鼻子走，他

8、们不愿意接受新的管理观念、新的管理技巧；他们不相信有什么办法能 够对时间实施控制；他们固守着自己的一套理念。三、身不由己 像中层经理往往受制于外界环境，总会觉得自己没有时间，时间是掌握在上司、下级、同事、客户的手里，自己要为上司的命令去工作，要为下属的主意想办法，哪里有时间和精力去进行时间 管理，能够让时间按照自己的意志去行事呢？这样下去的后果是中层经理永远没有属于自己的时间，永远被动地为他人服务，永远处于一 个事务性的操作过程中。四“江山易改、本性难移 这些障碍都是长期行为习惯养成的，有的已经严重地影响了个人的成长和发展，影响了公司及部门的 效率。其实有很多的失败和错误都是由于习惯和旧有的模

9、式限制着我们，由于不愿意改变或认为本性 难移，就一直放纵和任其发展，结果使你无法成为一个完全成功的人士、达到人生的终极。而有的人由于善于捕捉变化和掌握自己的命运，他们凡事都掌握主动，从来都是他们操纵着生 活和控制着时间，他们是自己命运和时间的真正主人。拖延商数测试 “非常同意”评 4 分； “略表同意”评 3 分；“略表不同意”评 2 分； “极不同意”评 1 分。 总分小于 20 分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。 总分在 21 至 30 分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。 总分多于 30 分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的

10、原则及运用 时间在使用过程中，确实存在着一些不可抗拒的原则，如果我们了解并遵循这些原则，就会使时间很 好地为我们所用；如果不知道、不遵循时间管理的原则就会盲目地将时间浪费。 时间管理具有以下五个原则： 一）一）80/20 原则原则 所谓 80/20 原则是： 20%的工作占整个工作 80%的价值 集中的精力要做 20%的工作 投入 20%精力做另外 80%的工作假如工作项目是以某价值序列排定的，则 80%的价值来自于 20%的项目，而剩下的 20%的价 值则来自于 80%的项目。当然有可能会稍微多一些，有时也可能会少一些，但是如果你认真去实践这个原则，你会发 现这个原则是正确的。 我们经常会发

11、现以下一些现象： 80%的销售量来自于 20%的客户； 80%的电视时间用来收看 20%的你最喜欢的电视节目； 80%的电话是由 20%的外人打进来的； 80%的请假是 20%的员工请的； 80%的阅读时间用在 20%的报刊和杂志上。 你一天的工作有 15 件事项要完成，依据 80/20 的原则，其中只有 3 件事实需要你 80%精力和时间完成 的，这样你就可以取得 80%的价值，也就是最大的价值。所以你要认真地挑选价值 80%的 3 件事项， 然后就去做。而其他的 12 件事可以慢慢去做或没有时间就不做，因为这八项工作所取得价值，远远低 于你所挑选的 3 个项目的价值。 如何运用呢？ 步骤一

12、：将每天的工作全部列出 步骤二：对工作进行如下的分类价值 80%的工作价值 20%的工作事项一 事项二 事项三事项四 事项五 事项六 事项七步骤三：时间和精力的分配价值 80%的工作价值 20%的工作事项一：需 2 小时集中精力 事项二：需 1 小时不受干扰 事项三：需 2 小时高效时间事项四：可往后推 事项五：没时间就不做 事项六：可委托下属 事项七：例：依据 80/20 原则安排某经理一天的工作 例会 审阅文件、资料 辅导下属 与财务经理讨论费用预算问题 会见客户 准备工作总结 向营销总监汇报工作 与人事经理谈奖金问题 准备招聘计划 处理应急事项 接听电话并处理 老总召见 聊天等沟通关系

13、步骤四：工作价值的分类价值 80%的工作价值 20%的工作审阅文件 准备工作总结并汇报 撰写计划、预算费用报告 处理重要紧急事项例会 辅导下属 部门会议 会见客户 谈奖金问题 接听和打出电话 聊天等步骤五：时间和精力分配价值 80%的工作价值 20%的工作文件审阅 30 分钟 9：0011：00 准备预算报告 11：0012：00 准备工作总结 留出 1 小时左右处理紧急事项例会无必要可取消 辅导下属可在下午短时间处理 客户不重要让下属会见 让助理过滤电话等 奖金推到某一时间或让人事部门决 定 让下属提供资料效果体现 我们会认为所有的电话都是重要的，平等对待销售量不同的客户等等。按照 80/2

14、0 原则我们就会有目 的地去分配时间爱你，进行分类，找寻最佳点。下面是按照一般做法和按照 80/20 原则处理不同事物的结果： 一般做法： 接听所有电话 会见所有客户 阅读所有文件 出席所有会议 接受所有下属意见 每天做完所有工作 结果：忙碌结果：忙碌 按照 80/20 原则 由秘书过滤接听电话只处理重要电话 只会见占销售量 80%的 20%的客户 只批阅 80%信息量的 20%的文件 只听取 20%下属 80%的建议 出席起 80%作用的 20%的会议 结果：充裕结果：充裕（二）目标（二）目标 ABC 原则原则 在最有价值的那些项目旁边，表上大写的 A 字，在稍低价值的项目旁边标上大写的 B

15、 字，在价值最低 的项目旁边标上 C 字。 简单地说，目标 A、B、C 原则就是首先要将工作目标分成三类： A 必须做的你应该尝试每天完成几项紧急且有难度的任务。 B 应该做的你的大部分工作构成这部分工作应占去大部分的工作时间 C 不值得做的通常是不紧急的事情应放在有时间的时候再做。如何使用呢？ 例：一个销售部的经理的工作范围是十分广泛的，他要负责筹划一种产品或一类产品的市场销售计划， 他要确立销售目标、做预算计划、策划广告和实地销售等。 根据目标 ABC 原则将销售经理的工作分为： A=准备资料向营销总监汇报 撰写招聘计划 讨论和计划费用预算 B=核定文件和资料 处理紧急事项 少量的辅导下属

16、 C=不必要的部门会议 会见不重要的客户 与人事部的奖金问题讨论 1、A、B、C 的优先序列一般是通过比较确定的，A 项与 B、C 项对照以后，他们的重要性就会逐步 显露出来。 2、计划 A、B、C 的优先顺序是可以改变的，今天看来重要的事项明天可能就变得不那么重要，反过 来也是一样，今天不那么重要的事项明天就很可能变成重要的事项了。 3、在实际中可能出现这种情况：在计划中属于 C 项，用两个小时的时间去完成它就可以取得上司和 同事的满意，但为了把这项工作做得更好、更出色，为了加深上司和同事对你的认识和理解，你可能 花费 4 个小时的时间去完成它，使这项工作就上升到了 B 项。 4、设定一项工作的 A、B、项，究竟是项，还是、C 项，要根据在这件事项中所花费的时间的 多少对你的工作、职位等带来影响的大小来具体确定。（三）第