办公软件Word的使用及技巧

《办公软件Word的使用及技巧》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公软件Word的使用及技巧（100页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、办公软件Word的使用及技巧华中农业大学图书馆 数字化部 主要内容 1.Word文件的自动保存2.巧输个人资料3.格式刷的使用4.表格的简单调整宽度5.Word中双击鼠标的妙用6.将阿拉伯数字转换成中文数字或序号7.Word中如何输入分数8.每页添加水印的操作Word中的常用快捷键 组合键的妙用 Word“着重号”、“版权符号”、“商标号”的输入 快速输入平方的方法 插入日期和时间的快捷键 让word表格快速一分为二 快速换页的快捷方式 将word页面快速一分为为二 在word中调整字体大小 Ctrl+Alt+F可以输入脚注 快速定位上次编辑的位置 快速更改英文中的大小写 三招去掉页眉那条横线

2、 快速调整页眉横线长度 巧输线条 快速将文档转换成图片 恢复office的默认设置 在Word中精确移动对象 在Word中快速选择字体 同时保存所有打开的Word文档 巧妙设置文档保护 编辑长文件更轻松 巧存Word文档中的图片 在Word中快速“粘贴” Word中创建自动翻页功能 在多个Word文档中自由切换 Word文字巧隐藏 用F4键重复输入字符和图形 删除网上下载资料的换行符（象这种“”） 邮件合并 学位论文的编排 把多页Word文档缩小打印到同一张纸上 1. Word文件的自动保存在工具-选项，“保存”选项卡中，在“自动保存时间间隔”中，可以设自动保存时间。2. 巧输个人资料Word

3、文稿投稿时，总要输入自己的个人资料，如姓名、单位、邮编、地址等等，很是麻烦，不知道有没有更好的办法？第一步，在“工具选项”窗口中选“用户信息” 项，并把光标移到“邮件地址”框内，在“邮件地址”中一 次录入你的个人资料信息。点击“确定”保存你的个人资 料信息，并退出“选项”窗口。第二步，用域插入用户信息：当你用word作完一篇文章后，将光标移到文章的最后，并回车另 起一行。点击“插入/域”。在“域”的窗口中选“用户信 息/UserAddress”。点击“确定”。当“域”的窗口消失后，你会看到您的姓名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了。如果你觉得你 的用户信息排列得不够理想，可以再回到第一

4、步去修改 ！3. 格式刷的使用1. 设定好文本1的格式 2. 将光标放在文本1处 3. 单击格式刷按钮 4. 选定其它文字（文本2），则文本2的格式与文本1一 样若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用 ， 直到再次单击格式刷（或ESC键）为止。4. 表格的简单调整宽度鼠标放在表格的右边框上，等到鼠标变成可以调整大小的时候双击，则自动根据表格内的内容调节表格的大小。在word的程序窗口中不同位置上双击，可以快速实现一些常用功能：1. 在标题栏或垂直滚动条下端空白区域双击，则窗口在最大化和原来状态之间切换；2. 将鼠标在标题栏最左边word文档标记符号处双击，则直接退出word（如果没有保

5、存， 会弹出提示保存对话框）；5. Word中双击鼠标的妙用3. 将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击，则快速将文档窗口一分为二；4. 将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击，则取消对窗口的拆分；5. 在状态栏上的“修订”上双击，则启动“修订” 功能，并打开“审阅”工具栏，再次双击，则关闭 该功能，但“审阅”工具栏不会被关闭；6. 在状态栏上的“改写”上双击，则转换为“改写 ”形式（再次“双击”，转换为“插入”形式）；7. 如果文档添加了页眉（页脚），将鼠标移到页眉（页脚）处双击，即激活页眉（页脚）进入 编辑状态，对其进行编辑；在空白文档处双击， 则启动“即点即输”功能。8

6、. 在标尺前段空白处双击，则启动“页面设置”对话框。6. 将阿拉伯数字转换成中文数字或序号1. 先输入阿拉伯数字（如1234），全选中，单击“插入/数字/数字类型（壹、贰、叁）/确定”，即变成大写数字（如壹仟贰佰叁拾肆）2. 其它像一千二百三十四，甲、乙，子、丑，罗马数字等的转换，可参考上法。7. Word中如何输入分数1. 打开word，点击工具菜单栏的“插入”，在下拉菜单中点“域”。2. 在打开的复选框中的类别栏中选“等式和公式”，域名中“EQ”。然后点击“域代码”，接着在弹出来的“域”窗口里点击“选项”，在出现的菜单选项中选“F（，）”，接着点击“添加到域”并“确定”。3. 然后在输入F

7、（，）数字，如要输入2、3只需在F（，），输入“F（2，3）”就能得到2/3。8. 每页添加水印的操作1. 制作好文档后，通过“视图-页眉页脚”命令，调出“页眉页脚”工具栏，单击其中的“显示-隐藏文档正文文字”按钮，隐藏正文部分的文字内容。2. 选择“插入”菜单中“文本框”命令，在页眉的下方插入一个空文本框。3. 在文本框内加入作为水印的文字、图形等内容，右击图片，选择快捷菜单中的“设置图片格式”命令，在对话框中“图片”选项卡下，通过“图像控制”改变图像的颜色、对比度和亮度，并动手调整图片的大小。4. 通过“设置文本框格式”命令，把文本框的线条色改为无线条色。5. 单击“页眉页脚”工具栏的“关

8、闭”按钮，退出“页眉页脚”编辑。6. 完成上述步骤的操作，水印制作得以完成，这样就为每一页都添加了相同的水印。9. Word中的常用快捷键“字体”对话框 Ctrl+D选择框式工具栏中的“字体”框 Ctrl+Shift+F加粗 Ctrl+B倾斜 Ctrl+I下划线Ctrl+U“上标”效果 Ctrl+Shift+=“下标”效果 Ctrl+=“关闭”命令 Ctrl+W10. 组合键的妙用a) Word“着重号”、“版权符号”、“商标号”的输入1. Word“着重号”的输入：在菜单栏“工具”-“自定义”-“命令”-“类别”中选择“所有命令”，再在右边命令中选择“DotAccent”，将它拖至菜单栏即可

9、。a) Word“着重号”、“版权符号”、“商标号”的输入2. Word中版权符号、商标号的输入：版权符号：“Alt + Ctrl + C ” 商标号：“ Alt + Ctrl + R ” b) 快速输入平方的方法先输入2，然后选中后，按 “ctrl”+“shift”+“=”就 可以了。c) 插入日期和时间的快捷键Alt+Shift+D：当前日期 Alt+Shift+T：当前时间将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将表格一分为二的目的。d) 让word表格快速一分为二鼠标点在这里！ ！e) 快速换页

10、的快捷方式方法1. 双击某页的右下脚，光标即可定位在那里，然后按回车直到换页。2. Ctrl+回车。3. 点“插入”按钮，分隔符，选中分页符，然后确认就OK了。f) 将word页面快速一分为二将光标定位在想分开的位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。g) 在word中调整字体大小选中要修改的文字，按Ctrl+或Ctrl+来改变字体的大小。h) Ctrl+Alt+F可以输入脚注这个对于经常写论文的朋友有点帮助。i）快速定位上次编辑的位置打开word文件后，按下“Shift+F5”键，光标能快速定位到上一次所编辑的位置上。Tip： “Shift+F5”的作用是定位到word最后

11、三次编辑的位置，即word文档会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可重复按下 “Shift+F5” 键，并在三个编辑位置之间循环。j）快速更改英文的大小写 在文档中选中想要更改大小写的英文 字母或英文单词，按住“Shift”键，同时按下“F3” 键，不停的按“F3”键，每次按“F3”键时英文单词的格式会在全部大写、首字母大写和全部小写格 式之间进行切换。11. 三招去掉页眉那条横线 在页眉中，在“格式”-“边框和底纹”中设置边框和底纹为“无”，应用于“段落”。2. 同上，只是把边框的颜色设置为白色（其实并没有删的，只是看起来没有了）11. 三招去掉页眉那条横线3. 在“样式”栏里把“页眉”

12、换成“正文”就行了。11. 三招去掉页眉那条横线12. 快速调整页眉横线长度在word插入页眉后，会自动在此位置添加一条长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位置，可以首先激活页眉，选择格式下的段落命令，调整一下左右缩进的字符值，确定可以看到最终效果了。13. 巧输线条在word中输入三个等号然后回车出来的是双横线，同样的方法可以作出波浪线单横线，#为中间粗上下细的三线，*为点线，-为单线14. 快速将文档转换成图片先把欲想转换的文档保存退出。如：保存在桌面，然后新建一个文件，把想转换的文档（鼠标左键按住 该文档不放）直接拖放在页面上。15. 恢复office的默认设置比如不小心把word的设

13、置弄乱了（ 如删了菜单栏等等）。 查找normal.dot直接删除 下一次启动word会自动恢复默认值 。要精确移动表格线、文本框、图片等对象， 只要拖动前按下Alt键就行了，现在告诉大家一个一劳永 逸精确移动Word对象的方法：运行Word，单击视图 工具栏绘图菜单命令，然后单击绘图工具栏中的绘图 /绘图网格命令，在弹出的“绘图网格”对话框中，将“网 格设置”中水平间距“默认值”0.86字符、垂直间距“默认 值”0.5行都改为0.01，再单击“默认”按钮，最后单击“确 定”。再试试移动表格线、文本框、图片等对象，是不 是乖乖听你使唤了，连Alt键也不用按了！ 16. 在Word中精确移动对象

14、 “0.01”“0.01”17.在Word中快速选择字体 为了能快速地选择字体，可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上。首先在Word的工具栏上单击鼠标右键，在右键菜 单中选择最后一项“自定义”。然后在出现的自定义编辑界面中选中“命令”选项 卡，再选择“类别”中的“字体”项。最后从右边列出的Windows已安装的字体中，选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上，这样在以 后的使用中就可以快速选择字体了。 18.同时保存所有打开的Word文档有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有一个简单的 方法：在按下Shift键的同时，单击“文件”菜单后会发现已经多出了“

15、全部保存”和“全部关闭”命令。 19.如何快速删除Word中的空行在“编辑”菜单中单击选择“替换”选项，弹出“查找和替换”对话框。然后单击对话框下方的“高级”按钮，出现高级 选项；再把光标定位于“查找内容”框中，这时连续单击“ 特殊字符”“段落标记”两次（或直接输入pp）；接 着把光标定位于“替换为”框中，再次单击“特殊字符”“ 段落标记”一次(或直接输入p) ，最后单击全部替换即可 删除Word文档中全部空行。20.编辑长文件更轻松相信大家都有这样的经历：在使用Excel、 Word编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦 ，还会出错。其实只

16、要将鼠标移动到滚动条上面的适当 位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向 下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑 区找到文章开头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的 位置，这样你就可以复制内容了。 （ 5. Word中双击鼠标的妙用提及过）21.巧存Word文档中的图片有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档，想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可 以按照下面的方法来做：打开该文档，选择“文件”菜单下 的“另存为网页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和网页文件名一样 的文件夹。打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。 22.在Word中快速“粘贴” 在Word中要进行粘贴操作时，最常用的是按“粘贴”或按快捷键Ctrl+V。其实还有另一种方法更方便 。选择菜单命令“工具选项”，在打开的对话框中单