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1、 程 序 文 件 程 序 文 件 信息沟通控制程序 信息沟通控制程序 文件编号：MP-07 文件版次：2011/B 制定部门：品质管理部 制定日期：2011-12-12 文件编号：MP-07 文件版次：2011/B 制定部门：品质管理部 制定日期：2011-12-12 江 苏 稳 润 光 电 有 限 公 司江 苏 稳 润 光 电 有 限 公 司 受受 控控 修订日期修订日期 版次版次 修订记录修订记录 备注备注 2011-6-28 2011-12-12 2011/A 2011/B 制定 增加了 HSF 信息沟通的方式及法律法规收集渠道的规定； 增加了客户信息收集的方法和要求 明确了信息收集的频
2、率 表号：MR-01-005 版次：2011/A 保存期限：随所属文件 江 苏 稳 润 光 电 有 限 公 司江 苏 稳 润 光 电 有 限 公 司文件履历表 文件履历表 页数：1/1 文件编号：MP-07 文件编号：MP-07 江苏稳润光电有限公司江苏稳润光电有限公司 版次：2011/B 版次：2011/B 文件名称信息沟通控制程序文件名称信息沟通控制程序 页数：1/4 页数：1/4 1 目的 1 目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序 2 适用范围 2 适用范围 适用于对内、对外与公司质量、环境、职业健康安全方面有关信息的沟通与处理。 3 引用标准 3
3、 引用标准 2.1 GB/T19000-2008/ ISO9000:2005 (IDT) 质量管理体系 基础和术语 2.2 GB/T19001-2008/ ISO9001:2008 (IDT) 质量管理体系 要求 2.3 GB/T24001-2004/ ISO14001:2004 (IDT) 环境管理体系 要求及使用指南 2.4 IECQ-HSPM 体系 危害物质过程管理体系 4 职责 4 职责 4.1管理者代表负责协调公司内部部门之间及各层次各部门负责与本部门有关的内、 外部信息传递； 4.2 品质管理部负责与认证机构、检测机构等联络，处理客户的投诉及内、外部联络； 4.3 销售部负责和客户
4、的信息交流； 4.4 采购部负责和供应商或合同方联络交流； 4.5 技术部负责于内、外部产品质量技术指标、HSF 指标、环境指标的联络交流； 4.6 总经办负责对各部门的信息交流进行收集,并下达公告全员宣导； 4.7 行政部负责和政府主管部门的内、外部信息传递，负责环境法律法规的收集并处理环境相关方 的投诉； 4.8 生管部负责内部物料信息的联络交流； 4.9 各部门主管负责向部属传达管理体系要求，并向管理者代表反映本部门的品质、HSF 及环境事 务。 4.10 全体员工有责任报告体系运行中的不符合并提出建议和要求。 5 程序内容 5.1 信息的分类 5 程序内容 5.1 信息的分类 5.1.
5、1 外部信息包括 a. 政府相关部门信息、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息； b. 关于产品质量、HSF、环境方面的政策法规、标准类信息，如质量法、环境法、消防法、产 品标准、HSF 劳动保障、安全规章等； c. 相关方（顾客、供方等）反馈质量、HSF、环境的信息及其投诉等； d. 其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量改进技术，质量，HSF、环境管理等方 面的信息。 5.1.2 内部信息包括: a. 正常信息，如管理方针和管理目标完成情况；产品、HSF、环境情况的监视和测量记录；内 部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等； b. 紧急信息，如出现重大质量或者环境事故
6、等情况时的信息与记录； 文件编号：MP-07 文件编号：MP-07 江苏稳润光电有限公司江苏稳润光电有限公司 版次：2011/B 版次：2011/B 文件名称信息沟通控制程序文件名称信息沟通控制程序 页数：2/4 页数：2/4 c. 环境因素、应急预案措施或预案； 5.2 信息的收集、处理与沟通 5.2 信息的收集、处理与沟通 5.2.1 外部信息的收集与处理 5.2.1.1 外部信息的收集方式 a. 调查问卷 b. EMAIL、联络单、传真 c. 来函或来信回复 d. 对外宣传及媒体广告 e. 定期於客戶、行政主管部门指定網址獲取 5.2.1.2 外部信息的传递方式 信息可采用信息联络处理单
7、等书面资料、记录、会议纪要、公告栏、讨论交流、电子媒体、互联网等沟通的工具或方式予以传递。 5.2.1.3 外部信息的处理 a. 品质管理部门负责关于产品质量、HSF 的政策法规、标准类的资料信息、质量技术监督局、 认证机构监测、检查结果及反馈信息的收集，传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情 况时，按照文件和资料控制程序 、 纠正和预防措施控制程序的要求进行处理； b. 销售部门负责客户信息的收集、整理及在公司内部的传递；采购部门负责与原材料等服务 供方进行信息的沟通，对其提供的产品质量、HSF 及环境方面施加影响，向供应商和合同方传达公司 的方针及技術標准、发放调查问卷，并提出管
8、理体系要求，有必要时可在采购合同中注明要求事項， 传达后的结果需记录备查。 c. 行政部门负责关于环境方面的政策法规、标准类的资料信息、环境监测、检查结果及反馈 信息的收集，传递到品质管理部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照文件和资料控制程 序 、 纠正和预防措施控制程序的要求进行处理； d. 管理者代表处理重大质量、HSF 及环境方面的紧急信息，必要时启动应急预案，同时以书面 报告/请示 用笺的形式向总经理汇报并记录以方便数据查找与调阅； e. 所有来自客户、政府主管部门的要求，以及居民或其它相关方的抱怨和投诉信息需管代审批后，方可进行处理，均应详细记录、形成书面决定并以适当方式答覆
9、； f.各部门直接从外部获取的其它类信息，如质量和环境改进技术、管理信息等，及时以信息联络处理单或其它有效方式反馈到品质管理部门或其他相关部门。 5.2.2 内部信息的收集与处理 5.2.2.1 内部信息的收集 a. 正常信息的处理由各部门依据相关文件的规定直接收集； b. 潜在不符合信息的搜集，由发现部门搜集； c. 紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门搜集； d. 其它内部信息，由各部门负责搜集 e. 相关法律、法规及其它要求和合规性评价信息，由行政部负责搜集； 5.2.2.2 内部信息的传递方式： 文件编号：MP-07 文件编号：MP-07 江苏稳润光电有限公司江苏稳润光电有限公司
10、 版次：2011/B 版次：2011/B 文件名称信息沟通控制程序文件名称信息沟通控制程序 页数：3/4 页数：3/4 a. 电话处理； b. 电子邮件； c. 会议讨论，由会议发起人负责记录并形成会议纪要 。参加会议人员填写会议签到表 ； d. 以信息联络处理单的形式提交给相应的部门，要求接收部门给予处理或配合执行。达成一致后形成相应文件按文件和资料控制程序执行； e. 全员培训活动； f. 标语及告示牌。 5.2.2.3 内部信息的处理 a. 内部自上而下的信息通过文件、会议、培训等方式通过各级管理层传达至全体员工；各部门间的信息交流必要时由管理者代表出面协调；员工的建议、报怨或其他报告事
11、项逐级上报，或通过建议箱向上反映。必要时可越级以书面或口头方式报告，信息的联络处理由各部门填写信息联络处理单 b. 销售及销售服务部向客户获取产品质量、 技术、 HSF 要求的相关信息， 以 客户需求评审单的形式对内传递；客户提出的任何有关管理体系的要求和建议以信息联络处理单的形式向管理者代表及最高管理者报告，并将相关资料集信息登记到外来文件清单中。 c.采购向供应商获取材料的质量、技术、HSF、交期、资料的相关信息以信息联络处理单或邮件的形式对内传递，并将相关资料集信息登记到外来文件清单中。 d.各部门收集的法律法规以文件的形式对内传递，并登录到法律法规清单中。 e.内部物料信息以电话、邮件、消息、合同变更单等形式传递。 5.35.3 接收和传递信息过程形成的记录按记录控制程序控制。各部门对接收传递的信息应予以记录 。 5.45.4 信息收集频率:每月收集一次。 5.55.5 当客户技术标准、法规有变更时，各部门必须对相关人员做培训教育； 6 相关文件 6 相关文件 5.1文件和资料控制程序 5.2记录控制程序 5.3纠正和预防措施控制程序 7 相关记录 7 相关记录 6.1 信息联络处理单 6.2会议纪要 6.3 会议签到表 6.4客户需求评审单 6.5 合同变更单 8 附录8 附录
