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1、 程 序 文 件 程 序 文 件 记录控制程序 记录控制程序 文件编号：MP-02 文件版次：2011/B 制定部门：品质管理部 制定日期：2011-12-12 文件编号：MP-02 文件版次：2011/B 制定部门：品质管理部 制定日期：2011-12-12 江 苏 稳 润 光 电 有 限 公 司江 苏 稳 润 光 电 有 限 公 司 受受 控控 修订日期修订日期 版次版次 修订记录修订记录 备注备注 2011-6-28 2011-12-12 2011/A 2011/B 制定 增加了 HSF 记录需保存 4 年以上的要求； 增加了记录格式变更需按照文件和资料控制程序中变更的要求； 表号：MR
2、-01-005 版次：2011/A 保存期限：随所属文件 江 苏 稳 润 光 电 有 限 公 司江 苏 稳 润 光 电 有 限 公 司文件履历表 文件履历表 页数：1/1 文件编号：MP-02 文件编号：MP-02 江苏稳润光电有限公司江苏稳润光电有限公司 版次：2011/B 版次：2011/B 文件名称记录控制程序文件名称记录控制程序 页数：页数：1/3 /3 1 目的 1 目的 对记录进行控制和管理， 提供产品质量符合规定要求和管理体系有效运行的证据， 并作为数据分析和采取纠正、预防和改进措施的依据。 2 适用范围 2 适用范围 本程序适用于管理体系所有相关的记录。 3 职责 3 职责 3
3、.1各有关部门负责本部门范围内记录的编制、实施、保管和处置； 3.2各有关部门主管负责批准本部门编制的记录格式； 3.3品质管理部负责监督审查记录控制的实施情况； 3.4记录人员记录时，字迹清晰端正，对记录的真实性负责。 4 程序内容 4.1 记录的产生 4 程序内容 4.1 记录的产生 记录定义为已完成的质量、HSF产品及环境活动所提供的客观证据的记载，记录的名称需在质量、 HSF产品及环境活动文件中体现。 记录格式的设计编制由各使用部门提出，并需在文件并在格式的下方注明表号、版次、保存年限。 记录的格式经确认后，相同内容记录一般应使用统一格式。 4.2 记录格式的审批、发放与变更 4.2
4、记录格式的审批、发放与变更 记录格式的审批、发放与变更依照文件和资料控制程序中文件的审批、发放与变更流程执行。 4.3 记录的填写 4.3 记录的填写 记录是证实质量及环境活动有效性的文件，记录时必须做到正确，及时，完整，全面。 4.3.1 正确：所记内容必须真实准确，填写方法必须符合规定，字迹工整、清晰，便于识别、易懂， 不随意涂改。 4.3.2 及时：按规定及时填写、传递，发现问题及时纠正，并采取措施防止再发生。 4.3.3 完整：按规定要求逐项填写，一般情况不得空白不填（空白部位打“/”符号）。 4.3.4 全面：规定的各种记录做到齐全无缺，并根据生产实践和产品的变化逐步增补，做到记录全
5、 面完备。 4.4 记录的更改 4.4 记录的更改 如因笔误或计算错误要修改原数据，应用单杠将原数据划去，在其上方填写修改后的数据，并签 署更改人姓名及日期。记录格式的更改需报部门主管批准（包括电子档）。 4.5 记录的归口管理 4.5 记录的归口管理 品质管理部门编制在用记录的清单，并负责对其在必要时的及时修改或换版。记录清单列 出全公司所有在用的记录并规定其编号。品质管理部门负责统一对记录归档要求的提出与管控。 各归口部门负责本部门记录的日常使用的管理责任，包括记录的格式设计、更改、报批、日常使 用管理以及定期汇总归档等。各种记录的归档需由各使用部门填写记录归档清单交品管部按文件编号：MP
6、-02 文件编号：MP-02 江苏稳润光电有限公司江苏稳润光电有限公司 版次：2011/B 版次：2011/B 文件名称记录控制程序文件名称记录控制程序 页数：页数：2/3 /3 管理体系档案管理规定执行。 4.6 记录的贮存、销毁 4.6 记录的贮存、销毁 4.6.1 记录可以用纸张、软盘等媒介贮存，但无论采用何种形式，在保存期内应防止损坏、丢失、 烧毁、误删除数据等； 4.6.2 公司根据记录的性质和重要程度，规定记录的保存期限，其中与文件的发放、修订、废止 的记录保存 5 年， 与 HSF 有关的记录至少保存 4 年， 其它记录保存期限具体体现在记录清单以及 各记录表单上，各归口管理部门
7、应保证保存期限内记录的完整、有效。 4.6.3 归档资料保存到期后（或未到保存期限但已没有保存价值），由保管人填写文件销毁申请 表，注明销毁理由，经部门领导审核，报品质管理部主管批准后销毁，资料销毁的审批材料由 部门保管。 4.7 记录表单的请印4.7 记录表单的请印 记录表单的请印由需求部门以表格请印申请单形式提出申请，仓库提供结合库存信息把关 会签，品质管理部对文件的受控性进行把关会签，最终由请印部门分管领导签批后交采购部进 行采购。 4.84.8 记录的管理细则按体系档案管理规定执行。 5 相关文件 5 相关文件 5.1文件和资料控制程序 5.2体系档案管理规定 6 相关记录 6 相关记录 6.1记录清单 6.2记录归档清单 6.3表格请印申请单 7. 附录 7. 附录 附录 A 记录控制流程图
