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1、第 7 章：供应商退货 7-1 第第 7 章：供应商退货章：供应商退货 学习目标学习目标 目标如下： 使用负数量、“创建贷方通知单”功能和采购订单类型“退回 订单”创建供应商退货 将带有多个序列号和批处理号的物料退回给供应商 简介简介 公司经常会在出现以下类似情况时将物料退回给供应商：货物尺寸/颜色不 正确、到期日期已过或者在运输过程中或因处理不当货物被损坏。 在 Microsoft Dynamics AX 2009 中，供应商处理物料退回的方式与处理采 购订单类似，因为它们都涉及“库存管理”、“总帐”和“应付帐款”模 块中的交易记录。 “供应商退货”讨论如何将产品退回给供应商。您将看到如何处
2、理附带序 列号和批处理号以及未附带序列号和批处理号的退货。 Microsoft Dynamics 培训材料培训材料 本内容的使用将受到当前服务协议的约束。 Microsoft Dynamics AX 2009 中的商贸和物流 I 7-2 创建供应商退货创建供应商退货 使用“供应商退货”功能时，某些模块受采购订单和采购退货影响。 图 7.1 受采购订单和采购退货影响的模块 公司向供应商退货的原因可能有很多，如产品损坏或者可能供应商发货不 正确。将物料退回给供应商时，必须发出供应商贷方通知单。有三种方法 可以创建供应商贷方通知单，如下表所示。 方法方法 描述描述 使用负数量 物料采购订单使用负数量
3、。 复制原始的采购发票 贷方通知单是从原始采购发票创建的。 “退回订单”采购类型 将采购订单类型选择为“退回订单”而不是 “采购订单”。 Microsoft Dynamics 培训材料培训材料 本内容的使用将受到当前服务协议的约束。 第 7 章：供应商退货 7-3 负数量负数量 创建供应商退货的第一种方法是，在新的或现有的采购订单中的采购订单 行上指定负数量。在采购订单行中键入负数量，与您将库存中的物料实际 销售给要向其退回物料的供应商，效果是相同的。 例如，在向供应商退货，且不需要引用特定采购订单或物料退回授权 (RMA) 号时，公司可以使用“负数量”方法。 过程：负数量过程：负数量 若要使
4、用负数量创建供应商退货，请按照以下步骤进行操作。 1. 单击“应付帐款”“采购订单详细信息”，然后创建新的采购 订单。 2. 在“数量”字段中选择物料数量，例如“-5”，以指示这是物料 退回。请注意，“净额”字段中的金额会自动添加一个负号。 提示：通过转到采购订单行上的“设置”选项卡，然后选择“退回订单” 字段组中的“退货处理”，可以指示特定的退货处理。退货处理仅供参 考，它对供应商退货不起作用。 3. 在输入负数量后，将过帐退货。 4. 在采购订单头上，单击“过帐”“发票”。 5. 在“过帐发票”窗体中，确保在“数量”字段中选择“全部”， 在“发票”字段中指定发票编号，然后单击“确定”。 6
5、. 发票现在已过帐，而且 Microsoft Dynamics AX 2009 将该物料记 录为已从系统中删除。若要确认这一点，请从采购订单行处单击 “库存”“交易记录”。请注意数量为负，并且“发货”列已 设置为“已售出”，指示该物料已不在库存中。 复制原始的采购发票复制原始的采购发票 发出供应商贷方通知单的另一种方法是，复制以前过帐的采购发票。复制 功能可以为您节省时间，因为它使您不必再次键入原始采购信息。 在必须将贷方通知单与原始采购订单匹配时主要采用此方法。复制原始采 购订单时可以使用原始定价。这样就避免了在为原始订单开具发票之后采 购价格发生变动时可能出现的任何价格差异。 此外，在复制
6、采购订单时，Microsoft Dynamics AX 2008 可以确保退回数量 不会超过从此采购订单接收的原始数量。 Microsoft Dynamics 培训材料培训材料 本内容的使用将受到当前服务协议的约束。 Microsoft Dynamics AX 2009 中的商贸和物流 I 7-4 过程：复制原始的采购发票过程：复制原始的采购发票 若要通过复制原始采购订单创建供应商退货，请按照以下步骤进行操作。 1. 单击“应付帐款”“采购订单详细信息”，然后选择您要为其 创建贷方通知单的采购订单。 2. 在采购订单头上，单击“功能”“创建贷方通知单”。 3. “创建贷方通知单”窗体包含“发票
7、”选项卡上特定供应商的 已过帐发票列表；每个单头的行显示在下部窗格中。 4. 突出显示要从中创建贷方通知单的发票编号。 5. 为要退回的物料选中“标记”复选框，然后更新“数量”字段。 6. 单击“确定”，将在“采购订单”窗体中创建贷方通知单，其中 包含您选定的行。请注意该数量是一个指示贷方通知单的负数。 注意：在单头上使用此功能，每个贷方通知单只能复制一个发票。如果在 采购行级别上使用该功能创建贷方通知单，则可以选择多个发票。 提示：选中发票抬头上的“全选”复选框，所有采购订单行都将被复制到贷 方通知单。如果不希望选择所有采购行，请选中相应采购行上的“标记”复 选框。确保在选择各个行之前选定了
8、正确的发票抬头。 过程：过帐原始采购订单的副本过程：过帐原始采购订单的副本 若要过帐原始采购订单的副本，请按照以下步骤进行操作。 1. 创建贷方通知单后，对于每个采购订单行，都可以在“设置” 选项卡上指示退货处理。它是可选的。 2. 若要过帐退货，请单击“过帐”“发票”。 3. 在“过帐发票”窗体上指定发票编号，然后单击“确定”。 贷方通知单现在已开票。 4. 若要确认交易记录，请选择要查看交易记录的行，然后单击 “库存”“交易记录”。请注意，“发货”字段已指定为 “已售出”，而且数量为负。这意味着该物料已从库存中 删除。 Microsoft Dynamics 培训材料培训材料 本内容的使用将
9、受到当前服务协议的约束。 第 7 章：供应商退货 7-5 “退回订单”采购类型“退回订单”采购类型 发出供应商贷方通知单的第三种方法（也是最后一种）是，使用订单类型 “退回订单”创建采购订单。 注意：这是“应付帐款”模块中的唯一方法，在该模块中必须输入物料退 回授权号和退货处理。 物料退回授权号用作跟踪物料时的参考，它通常在您将货物退回给供应商 时由供应商发出。此编号充当用于退回货物的预审核编号。 方案 Contoso Entertainment Systems 的采购经理希望在移动任意物理库存前，所 有的采购代理均具有与退回物料相关联的物料退回授权号。为了满足此要 求，所有的采购代理必须在创
10、建退货时使用采购订单类型“退回订单”。 另外还有一个好处是，“退回订单”类型将检查数量是否为负，这将最大 限度地减少数据输入错误。 过程：创建“退回订单”采购类型过程：创建“退回订单”采购类型 以下过程演示如何使用订单类型“退回订单”创建供应商贷方通知单。 1. 打开“应付帐款”“采购订单详细信息”，然后创建新的采购 订单。 2. 在“创建采购订单”窗体中，选择要向其退回物料的供应商。 3. 在同一窗体上的“常规”字段组下，在“采购订单”下拉菜单 中选择“退回物料”。请注意，“物料退回授权号”字段将出 现在“采购订单”字段下。此时必须填写物料退回授权号。通 常情况下，您已与供应商取得了联系，并
11、收到了此编号。 4. 单击“确定”创建采购订单头。 5. 创建一个新的采购行，选择要退回的物料，然后输入带负号的 数量。 6. 在采购订单行中的“设置”选项卡上，选择“退货处理”。如 果未选中退货处理，在尝试过帐发票时会出现错误。 提示：若要创建新的退货处理，请右键单击“退货处理”字段，然后选择 “转到主表窗体”。在“退货处理”窗体中，按 Crtl+N 创建新的退货处 理，并指定名称和描述。 Microsoft Dynamics 培训材料培训材料 本内容的使用将受到当前服务协议的约束。 Microsoft Dynamics AX 2009 中的商贸和物流 I 7-6 7. 现在，通过单击“过帐
12、”“发票”和指定发票编号，然后单击 “确定”，可以对订单进行发票更新。 8. 贷方通知单已完全开票。若要查看过帐交易记录，请单击“库 存”“交易记录”。请注意，数量为负指示该物料已从库存中 删除（因为已过帐退货）。 为序列化物料创建供应商退货为序列化物料创建供应商退货 将序列化物料退回给供应商时，必须在贷方通知单行上指定该物料的序列 号和批处理号。这可确保从库存中删除正确的序列号/批处理号，并向供应 商指示退回了哪些序列号/批处理号。 为序列化物料创建供应商退货时，有三个选项与处理非序列化物料相同： 负数量 复制原始的采购发票 “退回订单”采购类型 方案方案 序列化物料的供应商退货序列化物料的
13、供应商退货 Contoso Entertainment Systems 从供应商 1103 (Fog Projectors) 处订购了五个 灯具变压器，货已收到。 经检查后，发现其中四个存在缺陷，因此必须将其退回给供应商。由于这 些变压器已经过序列化，因此对退回的变压器进行标识是很重要的。通过 使用订单类型“退回订单”，采购代理可以相应地生成负的采购订单。 过程：创建退回订单头过程：创建退回订单头 若要创建退回物料订单头，请按照以下步骤进行操作。 1. 单击“应付帐款”“采购订单详细信息”，然后创建新的采购 订单。 2. 在“创建采购订单”窗体上的“采购订单”字段中，选择类型 “退回订单”。
14、3. 输入物料退回授权号，然后单击“确定”。 Microsoft Dynamics 培训材料培训材料 本内容的使用将受到当前服务协议的约束。 第 7 章：供应商退货 7-7 过程：为序列化物料创建退回订单行过程：为序列化物料创建退回订单行 若要为序列化物料创建退回物料订单行，请按照以下步骤进行操作。 1. 为序列化物料创建新的采购订单和采购订单行。确保键入了负 数量。 注意：如果仅退回一个物料或一个批次，且它在采购订单行上仅需要一个 序列号或批处理号，则可以直接从该行的“序列号”字段或“批处理号” 字段中选择该编号。 2. 单击“库存”“预留”指定序列号。 3. “预留”窗体显示可用于采购行仓
15、库的序列号。 注意：如果“预留”窗体中的“序列号”字段不可用，请单击“库存” “维度显示”，选中“序列号”复选框，然后单击“确定”。 4. 通过在相应序列号的“预留”列中输入请求的数量，选择要退 回给供应商的序列号。请注意，可以选择的序列号数不能超过 采购订单行的“数量”字段中指定的数量。 5. 关闭“预留”窗体。 6. 在“设置”选项卡的“退回订单”字段组下选择“退货处理”， 并对贷方通知单进行发票更新。 7. 过帐采购退货后，请确认从库存中删除了正确的序列号/批处理 号。为此，请在采购订单行上单击“库存”“交易记录”。 “序列号”字段显示选定了哪些序列号，“发货”字段显示状 态为“已售出”
16、。 方案：供应商退回两个批次的物料方案：供应商退回两个批次的物料 Contoso Entertainment Systems 与供应商 1103 (Fog Projectors) 达成协议， 因物料存在缺陷退回十个灯具变压器。 收到的有缺陷变压器来自两个采购订单，且来自两个批次。为了便于跟踪 和准确统计，采购代理将对此退货使用“创建贷方通知单”方法。 Microsoft Dynamics 培训材料培训材料 本内容的使用将受到当前服务协议的约束。 Microsoft Dynamics AX 2009 中的商贸和物流 I 7-8 过程：创建两个批次的供应商退货过程：创建两个批次的供应商退货 若要使用创建贷方通知单功能，将来自两个采购订单和两个批次的物料退 回给供应商，请按照以下步骤进行操作。 1. 为要向其退回物料的供应商创建一个新的采购订单。 2. 若要复制原始的采购订单，请在采购订单头上单击“功能” “创建贷方通知单”。 注意：也可以从采购订单行访问“创建贷方通知单”功能。 3. 在“创建贷方通知
