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1、第 7 章 长文档的编辑 v7.1 使用大纲视图构建文档大纲v7.2 使用大纲视图编辑文档 v7.3 使用主控文档组织子文档v7.4 编制目录与索引 v7.5 添加脚注和尾注 7.1 使用大纲视图构建文档大纲 大纲视图最适合编写和修改具有多级标题的文档， 使用“大纲视图”不仅可以直接编写文档标题、修改文档 大纲，还可以很方便地重新组织一个已经存在的文档。 大纲视图提供了一种强有力的方法来查看文档的结 构以及重新安排文档中标题的次序，但前提是必须使用 特定的样式把文档组织成一个由主标题和子标题构成的 层次结构。 下面通过制作右图 所示的 “浅谈计算机 的发展与应用”文档的 大纲，介绍使用大纲 视
2、图构建文档大纲的 相关知识。 案例1 输入文档大纲的内容 当我们完成对一篇文档的构思后，最好先把该文档的大 纲建立好，以方便后期的写作。下面就来制作“浅谈计算机 的发展与应用”文档的大纲，操作步骤如下。 1 新建一文档，单击“视图”选项卡上“文档视图”组中的“ 大纲视图”按钮。 2 切换到大纲视图， 输入标题文本“浅谈计 算机的发展与应用” 3 按【Enter】键换 行，输入下一个标题文 本“1.1 计算机的诞生与 发展”，以同样地方法输 入所有标题文字， 案例2 改变标题级别 默认情况下，在大纲视图中输入的标题均为1级 （即最高级）标题，我们可通过提升或降低标题及其 子标题和正文的级别，重新
3、组织文档。 选中要调整级别的标题内容，通过在“大纲级别 ” 列表中选择所需级别，或单击“大纲”选项卡 上的 （提升至标题1）、 （升级）或 （降级） 、 （降级为正文）按钮，都可轻松地调整标题级别 。 1 选选中所有要降为为2级标题级标题 的文本，单击单击 一次“降级级”按钮钮 。下面来调整“浅谈计算机的发展与应用”大纲结构中 的级别，操作步骤如下。 执行降级后可以 看到段落控制符 （就是段落前面 的小矩形 ）向 右移动一格，表 示该标题段落降 了一级选中所有要降为3级的标题文本，然后单击两次“降级” 按钮 或单击“大纲级别”右侧的三角按钮，在展开的列 表中选择“3级”。3 选中所有要降为4级
4、的标题文本，然后单击“大纲级别” 按钮，在展开的列表中选择“4级” 。 调整好的标题级别如图所示。 在大纲视图模式下，利用“大纲”选项卡上的按钮， 可控制大纲视图的显示。各按钮的意义如下： 案例3 设置大纲视图显示方式：控制显示的标题级别。单击右侧的三角 按钮，在弹出的列表中可选择要显示的标题级别。 ：展开或折叠标题下的文字。 ：只显示各段落的首行文字。 ：控制是否显示文本格式。 当标题下方有次级标题或正文内容时，标题前面的 号会变为 号，双击各级标题前面的 符号也可展开或 折叠标题下的文字。 在大纲视图中移动或复制标题时，可以将该标题下的所有 下级标题及正文文本一起移动或复制，这使得重新安排
5、各级标 题的次序变得十分方便。下面调整一下“浅谈计算机的发展与 应用”文档的标题，使其更符合要求，操作步骤如下。 案例4 平级移动标题1 将鼠标移到要平级移动的标题前的 、 号或一个正文段 落前的 符号上，当鼠标指针变 成形状时，向上或向下拖动 该标题或正文段落，拖动时会出现一条带 符号的水平线。 2 将该标题或正文段落拖至新的位置后释放鼠 标，重新给标题编号。 7.2 使用大纲视图编辑文档 组织好文档大纲后，就可以在大纲视图方式下组织 和编辑文档了。下面就在大纲视图下编辑“浅谈计算机的 发展与应用”中的“1.计算机的诞生”的正文内容 在要添加内容的标题后面按【Enter】键开始新的段 落，然
6、后单击“降级为正文”按钮 。 7.3 使用主控文档组织子文档 一个长文档通常是由若干部分组成的。若将它们放置在 一个文档中，由于文档较长，内容较多，会导致保存时间长， 程序运行速度慢等问题。 为此，Word中提供了一种可以包 含和管理多个“子文档”的文档，也就 是主控文档。使用主控文档，可以轻 松组织多个子文档，并将它们当作一 个文档来处理，对其进行查看、重新 组织、设置格式、校对、打印和创建 目录等操作。由于子文档与主控文档 之间只是建立了链接关系，而每个子 文档是独立存在的，所以，用户可单 独对某一子文档进行编辑，主控文档 中相应的子文档也同时得到更新。主 控文档与子文档编辑效果如图所示。
7、 下面以上节制作的“大纲视图下编辑文档”为主 控文档，在其中创建子文档。操作步骤如下。案例1 创建并保存主控文档与子文档要利用主控文档组织子文档，首先应新建或打开要 作为主控文档的文档，然后再在其中创建子文档。1打开上节制作的“大纲视 图下编辑文档”文档，切换 到大纲视图模式下，将光标 放置在要创建为子文档的标 题位置，单击“大纲”功能区 中“主控文档”组中的“显示 文档”按钮，展开该组，然 后单击“创建”按钮。 2 此时时，所选标题选标题 周围显围显 示了一个灰色细线细线 方 框，其左上角显显示了一个 标记标记 ，表示该标题该标题 及其 下级标题级标题 和正文内容成为该为该 主控文档的子文档
8、。3 输输入正文内容，将该该文档另存为为“浅谈计谈计 算机的发发 展与应应用”，Word在保存主控文档的同时时，会自动动保存 创创建的子文档，且自动为动为 其命名。 在主控文档中，还可以插入一个已有文档作 为主控文档的子文档。这样，就可以用主控文档 将以前已经编辑好的文档组织起来。如要把“素材 与实例”“实例”“第7章”“晶体管计算机”文档插 入到主控文档中，操作步骤如下。 案例2 插入子文档1将光标放置 在要插入子文档的 位置，展开“主控 文档”组，单击“插 入”按钮。 2 打开“插入子文 档”对话框，找到文件 所在位置，选择“晶体 管计算机”文件，然后 单击“打开”按钮。 3 所选文档作为
9、子文 档插入到主控文档中。 我们可在Word程序中直接打开子文档进行编辑。另 外，也可以在编辑主控文档的过程中对子文档进行编辑 。操作步骤如下。 案例3 打开、编辑与锁定子文档1 关闭主控文档后， 再次将其打开时，其中 的子文档会以超级链接 的形式显示。若要打开 该子文档，可在按住【 Ctrl】键的同时单击子 文档名称。 2 此时，Word将在新窗口中显示子文档内容 ，此时即可对子文档进行编辑。 3 若要在主控文档中显示子文档内容，可单击“主 控文档”组中的“展开子文档”按钮，此时该按钮显示 为“折叠子文档”，再次单击，可将子文档折叠。 当子文档已经被打开，主控文档中展开的子文档处于 锁定状态
10、，子文档标记 的下方显示锁形标记 ，此时 ，不能在主控文档中对该子文档进行编辑。 另外，为防止对主控文档或子文档的误操作，我们可将它 们锁定。方法是，将光标放置在主控文档或要锁定的子文档中 ，单击“主控文档”组中的“锁定文档”按钮。再次单击该按钮可 解除锁定。 由于子文档与主控文档之间只是建立了链接关系， 为防止子文档丢失，我们可以将其合并到主控文档中。 另外，对于不再使用的子文档，我们可将其从主控文档 中删除。合并与删除子文档的操作方法如下。案例4 合并与删除子文档1 将光标放置在 要合并到主控文档 的子文档中，单击“ 主控文档”组中的“ 取消链接”按钮。 2 子文档标记消失，该子文档内容成
11、为主控文档的一部分。 3 要删删除子文档，可单击单击 子文档的 标记标记 ，选选中该该 子文档，然后按键盘键盘 上的【Delete】键键。4 子文档被删删除，如图图所示。 7.4 编制目录与索引 目录的作用是列出文档中的各级标题及其所在的页码。一般 情况下，所有的正式出版物都有一个目录，其中包含书刊中的 章、节及各章节的页码位置等信息，方便读者查阅。所以，编 制目录是编辑长文档中一项非常重要的工作。下图所示为制作 完成的目录效果。 索引就是将文档中的字、词、短语等单独列出来， 注明其出处和页码。然后根据需要按一定的检索方法进 行编排，以方便读者快速地查阅有关内容。下图是制作 完成的索引效果。
12、下面提取“浅谈计算机的发展与应用”文档的目 录，操作步骤如下所示，因为该文档中包含子文档， 所以要先将子文档展开，再提取目录。 案例1 创建目录Word具有自动编制目录的功能。编制了目录以 后，用户只要单击目录中的某个页码，就可以跳转到 该页码对应的标题，这是因为页码实际上是被引用的 。1 打开“素材与实例”“实例”“第7章”“浅谈计算机的 发展与应用”文档，进入“大纲视图”模式，然后单击“显示 文档”“展开子文档”，再切换到“页面视图”。单击要插入 目录的位置（一般在文档的开头），然后单击“引用”选项 卡，单击“目录”组中的“目录”按钮，在展开的列表中选择 一种目录样式，如“自动目录1”。
13、2 即可在所选位置插入目录，如图所示。 若单击目录样式列表底部的“插入目录”选项，可 打开 “目录”对话框，在其中可自定义目录的样式。 在此选择 目录格式在此选择需要 显示的目录级 别在此选择标题 与页码之间的 连接符若对内建的目录样式不满 意，可以单击“修改”按钮 来修改内建的目录样式选中此复选框， 表示在目录中每 一个标题后面将 显示页码编制目录后，如果对文档内容进行了修改，导致 标题内容或其所在页码发生了变化，此时需要对目录 内容进行更新。为此，可执行如下的操作步骤。现场解答1：如何更新目录1 单击需更新目录的任意位置，此时目录左上角显示 出选项。 2 单击“更新目录”选项，打开“更新目
14、录”对话框 ，选择要执行的操作，单击“确定”按钮，目录即可 被更新。 要创建索引，首先要在文档中标记索引项。下面就以 标记“浅谈计算机的发展与应用”文档中的索引项“计算机” 和“集成电路”为例，介绍如何标记索引项，操作步骤如下 所示。 案例2 标记索引项索引的主要作用是列出文档的重要信息及其页码，方 便读者快速查找。1 选中要作为索引项 的文本，可以是某个词 或短语，本例中为“计 算机”，单击“引用”选 项卡上“索引”组中的“ 标记索引项”按钮。 2 选中的内容出现在“主索引项”框中，若有必要，用户可以 对其编辑修改；要编制次索引项，可在“次索引项”框中输入相 关文本；在“选项”区，有三个单选
15、项。“当前页”为默认选项， 选中后将在索引项后面显示该项所在的页码；在“页码格式”选 区，可以将页码格式设置为“加粗”和“倾斜”，此处选中“加粗” 复选框；单击“标记”按钮，标记选中的索引项；单击“标记全部 ”按钮，文档中所有与选中文本完全一致的文本都将被标记，此 处单击“标记全部”按钮。 Word以XE域的形式来插入索引项的标 记，如未显示索引标记，可单击“开始” 选项卡“段落”组中的“显示/隐藏编辑标 记”按钮3 保持“标记索引项”对话框的打开状态，选中文档中的“ 集成电路”，单击“标记索引项”对话框的任意位置，如标题栏 ，编辑框中的内容得到更新，单击“标记全部”按钮。 4 全部标记完毕后
16、，单击“关闭”按钮返回文档窗口。 案例3 创建与更新索引标记好索引项后，就可以在文档中创建索引了。由于索引标 记也占用文档空间，所以在提取索引前，需单击“开始”选项卡“ 段落”组中的“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，隐藏索引标记，否则 会导致索引中的页码错误。创建索引的操作步骤如下。 1 单击要插入索引的位置，单击“引用”选项卡上“索引”组 中的“插入索引”按钮。 2 在“格式”下拉列表中选择 一种索引格式；选中“页码右 对齐”复选框，然后在“制表符 前导符”下拉列表中选择一种 制表符样式；选择“缩进式”类 型，在“栏数”框中选择“1”； 单击“确定”按钮。 3 在光标处根 据标记的索引项 插入索引。 单击索引，单击“引用”选项卡上“索引”组中的“更新索 引”按钮或者按【F9】键。 在更改了索引项或者索引项所在的页码发生了改变 后，应该更新索引以适应所作的改动。更
