时间管理方法by水云铺

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1、 1 时间管理方法-读书笔记 By THUEEA 水云铺水云铺 一、一、 四象限法则四象限法则 1. 作用作用 帮助你判断事情的轻重缓急，并告诉你如何做出有针对性的处理。 2. 定义定义 由著名管理学家史蒂芬科维（Stephen R. Covey）提出的一个时间管理理论，把工作按 照重要和紧急两方面的不同程度进行划分，基本上可以分为四个象限：重要而且紧急、重要 但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。 3. 改造任务清单改造任务清单 先轻重 ，给所有任务以职业价值观为标准标出重要或者不重要 。 再缓急 ，给所有任务以截止日期为标准标出紧急或者不紧急 。 最后按照自己的意愿给所有的任务标出高

2、中 低三种优先级。 将清单中的每项任务放入四个象限。 4. 处理四象限事务的原则处理四象限事务的原则 (1) 第一象限第一象限（重要而且紧急重要而且紧急） ：） ：立即去做！立即去做！ 我们工作中的主要压力就来自于第一象限，我们生活中的主要危机也来自于第一象限。 第一象限就是一片雷区， 我们进入这个象限的次数越少越好。 其实第一象限 80%的事务都来 自于第二象限没有被很好处理的事务，也就是说这个压力和危机，是自己强加给自己的。 举例：你可能不得不花整整一天的时间去陪重要客户逛街、吃饭、娱乐，就是因为你产 品的 BUG 给客户带来了极大的麻烦， 而你必须通过做这件重要而且紧急的事情去安抚客户。

3、 (2) 第二象限第二象限（重要但不紧急重要但不紧急） ：有计划去做！有计划去做！ 我们应该将时间投资于第二象限， 不能因为它是不紧急的就不去处理。 我们应该在第一 时间对它进行任务分解，并且制定时间表；然后我们每次投入很少的时间，就可以完成一项 庞大的任务， 就像储蓄一样， 每天投入 1 元钱， 好像做不了什么事， 但是坚持一段时间之后， 就可以做成大事。 除此之外， 将精力集中于第二象限的价值还体现在如果你第二象限的事务 能很好地处理的话，会减少 80%第一象限的事务。 举例：那天你正在仔细地对你的代码进行测试，可是这时候女朋友非要拉着你逛大街， 这严重地分散了你的注意力，打断了你的思路，

4、所以造成你没有测试出产品 BUG 的后果。 如果你能将陪你女朋友逛街这件事做很好的安排的话， 那安抚客户这种重要而且紧急的事情 就不会出现了。 (3) 第三象限第三象限（不重要但紧急不重要但紧急） ：交给别人去做！：交给别人去做！ 我们应该清楚地认识到， 第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。 这个象限里的事2 务最好能放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝减少这类事务的产生。 举例：岳母打电话过来说想下午去逛逛街，这时候，你可以委婉地告诉她你确实想去陪 她，可是今天刚好有个会议需要你主持；你可以立即联系你的老婆，让她去陪你岳母逛街， 而你通过做晚饭来补偿她。这样你在上班的时间段内就可以将精力

5、集中在重要的工作上了。 (4) 第四象限第四象限（不重要而且不紧急不重要而且不紧急） ：尽量别去做！：尽量别去做！ 这是一个用于缓冲调整的象限。 当你疲惫的时候， 可以通过做一些不重要而且不紧急的 事情来调整一下心态和身体， 但是你不能在这个象限里投入自己太多的精力， 否则你就是在 浪费生命了。 举例：当你因为工作的事情身心疲惫的时候，可以和老婆一起逛逛街或者去登山、下海 等，但是如果你将自己的大部分精力放在陪老婆逛街、讨老婆欢心上面，那么你将失去你的 事业，也失去家庭稳定的基础。 图 1 四象限法示意图 5. 应用“猴子法则”走出第三象限应用“猴子法则”走出第三象限 比尔翁肯(Bill On

6、cken)曾经提出一个理论，叫背上的猴子 。主管人员之所以时间不 够用， 一个很重要的原因在于没有做好授权分责， 将太多本该部属去做的工作招揽到了自己 身上，以至于永远在苦苦追赶工作进度。翁肯教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳 到你身上的“猴子” ，而把他那独特的时间管理理论称为“猴子管理艺术” 。 我们虽然应该帮助遇到困难的同事， 但是也应该避免这样的情况： 让他们把你当做他们 自己猴子的收容站， 你收的愈多， 他们给的愈多， 到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰， 甚至没有时间照顾自己的“猴子” 。你将一些并非自己职责的事情做得很有效率，可这值得 你沾沾自喜吗？你自己的事情完成得怎么

7、样呢？如果你能让别人去抚养他们自己的猴子， 他 们就能真正地管理自己的工作，你也就有足够的时间去处理自己的事情。 3 甩掉自己身上的猴子，或者将猴子放回到他的主人身上，这就是“猴子法则” 。 6. 第二象限工作法第二象限工作法 第二象限工作法是四象限的核心和最终目的， 顾名思义， 就是我们要紧紧围绕第二象限 开展我们的工作。要做到这一点，我们需要对第二象限的事务进行目标描述和任务分解。 进行目标描述和任务分解有以下四点好处： (1) 迫使我们将精力花在第二象限，这在一开始是非常重要的。 (2) 有利于将一个项目做细，做的有计划，时刻知道你下一步该做什么。 (3) 明确任务完成的标准， 当达到标

8、准的时候就可以放下你的心头大石， 减轻你的压力。 (4) 有了工作时间的约束，可以明确地知道该任务是否造成了拖延，原因是什么，如何 去避免。 简单地讲， 就是消除时间管理三大杀手 “拖延、 犹豫不决、 目标不明确” 对工作的影响。 第一次使用四象限法则，可以在一个月内，坚持对四象限工作进行跟踪，记录每一象限 的每项任务的消耗时间， 监督自己将精力放在第二象限， 完成了工作重心从第三象限到第二 象限的转移。 7. 四象限法小结四象限法小结 我们根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。 我们根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。 我们应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。 我们对四个象限内的

9、事务有不同的处理方法和原则。 我们应该将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。 我们平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的 二、二、 时间投资法时间投资法 1. 作用作用 把时间看成一种投资，看看你有多少时间资本，怎样让这些时间资本创造最大的价值。 2. 五大五大时间时间投资原则投资原则 (1) 第一： “找出杰出的公司第一： “找出杰出的公司” 那些对我们很重要的事情，以及那些能创造出更大价值的事情，就是杰出的公司 。 时间管理并不是追求在 1 个小时里能做 3 件事或者是 5 件事， 时间管理的目的应该是充分利 用时间来创造最大的价值。 (2) 第二：第二： “少就是

10、多”“少就是多” 放在时间管理的范畴内来讲，面对每天的任务清单，我们首先要做的，不是匆匆忙忙地 从第一个任务开始完成， 而是在任务清单里找出自己准备最充分并且最重要、 最迫切的任务 去完成。因此，每天早晨拿出当天的任务清单时，要做的第一件事情就是找出当天的大石 头 ，然后尽力搬走它。那么我们如何去分辨哪块是大石头 ，哪块是小石头呢？ 答案也很简单：大石头不是都摆在第一象限和第二象限了吗？ 4 (3) 第三：第三： “押大赌注于高概率事件上”“押大赌注于高概率事件上” 当你坚信遇到了可望而不可及的大好机会时， 唯一正确的做法是大举投资。 具体到每一 天来说，就应该把握住一个要事第一的原则，不惜投

11、入大量的时间在最重要的事情上， 这件事情不搞定的话， 其他事情一概不做。 我们要坚信解决这件事情带来的回报会是非常可 观的。 (4) 第四： “要有耐心”第四： “要有耐心” 我们完成一项任务， 它所带来的结果是不会在当时就展示出来的， 我们可以评估某个任 会带来很高的回报， 但是我们仍然需要时间去证明它， 这样才有利于我们不断地修正自己的 评估体系，提高自己判断的准确率。投资就是为了获利，投资股票是这 样，投资时间也是 这样。 (5) 第五：第五： “不要担心短期价格波动”“不要担心短期价格波动” 我们在处理日常事务时，也不要因为一些紧急而不重要的事情，影响我们的心情。我们 应当将自己的精力

12、投资在第二象限， 即使我们会暂时无法处理一些紧急但不重要的事情， 但 最终我们投资在第二象限的价值一定会体现出来。 同时， 我们开始做一件很重要的事情以后， 就一定要坚持着做下去，一定要把这件重要事情完成之后，再去考虑做其他事情，这对你效 率的提高是非常有帮助的。 三、三、 脑袋里只装一件事脑袋里只装一件事 1. 作用作用 (1) 专注专注 当我们集中注意力于某一件事的时候， 我们会放下和忘记其他的事情， 同时大脑会努力 搜索和当前这件事相关的任何信息，这将大大提高我们的创造力。 (2) 成就感成就感 把自己每天要做的事情写在一张纸上，标上优先级，然后选择一个自己感兴趣的，或者 已经准备得比较

13、充分的来做。做完一件，在纸上划掉一件，不断地接近成功，这样做起事来 更开心，更有成就感。 (3) 摆脱压力摆脱压力 我们的压力来自于我们知道可能还有 10 件事在等着我们去做。那请想象一下，有个盒 子能让我们把所有的杂事都从脑袋里取出来放到盒子里面，然后每次从盒子里取出一件事， 放到脑袋里去处理，做完之后，扔掉。然后拿出第二件事情，放到脑袋里处理，做完之后， 扔掉。 (4) 更好的结果更好的结果 当我们集中精力去做一件事情的时候就会觉得思维很活跃， 因为脑电波在没有受到干扰 的时候，可以很清晰、很有逻辑地去思考。 2. 具体做法具体做法 人们常常在处理“第二象限”事务的时候手足无措，造成手足无

14、措、效率低下、抗干扰5 能力差的原因之一就是人们常常把“项目”当成“行动” 。 项目是由若干个单一的行动所组成的。行动就是可执行的步骤。 “下一步行动”的定义 是：任何已经确定的、需要 2 分钟以上才能解决的下一个单一行动。任何复杂的项目都是由 简单的“下一步行动”组成的。将他们化整为零，这样就可以分段实现大目标。 脑袋里装的唯一一件事就是“下一步行动” 。写下你明天必须做的最重要的各项工作， 先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办 事次序， 然后着手进行第二项重要的工作。 即使任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间， 也不用担心。只要手中的工作是最重

15、要的，就坚持做下去。 假如按这种方法你无法完成全部的重要工作， 那么即使运用任何其他方法， 你也同样无 法完成它们； 而且倘若不借助某一件事优先的次序， 你可能甚至连哪一种工作最为重要都不 清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你 的部属采用。 （时间管理并不是你个人的事情，我们每天几乎 100%的干扰都是来自于同事、 上司。 ） 3. 找出找出“下一步行动“下一步行动”的秘诀的秘诀 (1) 秘诀一：动词开头。秘诀一：动词开头。 一个好的下一步行动应该是以动词开头的，保证它具有可执行性。 (2) 秘诀二：内容清晰。秘诀二：内容清晰。 尽量给大脑一个清晰的

16、信号，避免大脑自己擅自加工 。大脑擅自加工的结果就 是相关、不相关的信息一股脑儿揉在一起。 (3) 秘诀三：描述结果。秘诀三：描述结果。 要在任务开始之前就对想要的结果进行描述，描述得越清晰，产生的能量就越大。不妨 对比一下“讨论营销计划”与“早晨 9 点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划，说 服与会者认同我的营销方案”的效果。 (4) 秘诀四：设定开始时间、周期、最后期限。秘诀四：设定开始时间、周期、最后期限。 在设定了这三个和时间有关的属性之后， 你就可以更加合理地安排自己的时间， 把握行 动的进度，照顾别人的时间。 4. 不能完成“下一步行动”的解决方法不能完成“下一步行动”的解决方法 “下一步行动”是神圣的，它们都必须被完成，而且要力争一次做到最好。如果你为此 有压力或者产生恐惧感，有 3 个解决方法： (1) 设定目标，或者设定奖励。比如完成下一