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1、公路工程建设项目档案管理进 场培训公路建设项目档案 指在新建和改建公路建设项目的提出、立 项、审批、招投标、勘察、设计、施工、 监理及竣工验收全过程中形成的具有保存 、查考利用价值的文字、图表、声像等形 式与载体的文件。项目文件的收集 收集范围 : 反映与项目有关的职能活动、具 有查考利用价值的各种形式和载体的文件 ，应收集齐全，归入建设项目档案。 项目文件归档范围和保管期限应符合DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求 与档案整理规范、JTG F80.1-2004公路 工程质量检验评定标准 第一册 土建工程 、公路工程竣（交）工验收办法。 收集时间:各类文件应按项目建设进程及文
2、件形成的先后顺序收集项目文件质量要求 1、 项目文件应是原始件。归档的项目文件 材料应为原件。其中，项目立项审批等文 件，原件保存在项目主管单位，项目法人 可将复印件归档保存；供货商提供的原材 料及产品质量保证文件为复印件的，须在 复印件上加盖销售单位印章并注明原件存 放处后归档保存。项目文件质量要求 1、 项目文件应是原始件。归档的项目文件 材料应为原件。其中，项目立项审批等文 件，原件保存在项目主管单位，项目法人 可将复印件归档保存；供货商提供的原材 料及产品质量保证文件为复印件的，须在 复印件上加盖销售单位印章并注明原件存 放处后归档保存。 3 计算机印制的文字材料和图纸应采用激 光打印
3、机打印，不允许使用喷墨打印机和 针式打印机。表格应使用工程质量监督局 印制的水印表格，表内文字应是手写或计 算机激光打印，人员签名、日期及签署意 见一律使用手写。文件纸张统一采用国际 标准A4纸型。图纸做为文件附件应折叠与 A4纸张大小。 4 签名应由本人亲自书写。特殊情况需要 代签，代签人应持有应签字人的委托书， 在签字处盖上应签字人的签名章（用红色 印泥），并在盖章处右侧签上盖章人的姓 名。不允许直接代签应签字人的姓名。文 件的签发拟稿单上签发人姓名与上报文件 签发人姓名应保持一致。文件拟稿单签发 人必须手工签名，并加盖本单位公章。 5 写错的文字，用斜线划去，在旁边书写 正确文字，不允许
4、用涂改液修改或用橡皮 擦改。 6 传真件、热敏纸（激光打印除外）及复 写件应复印后与原件一并保存归档。复印 件应清晰。 7 录音、录像文件应保证载体的有效性。 8 长期存储的电子文件应使用不可擦除型 光盘。项目文件的整理与归档 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性 特点，保持卷内文件的有机联系，便于档 案的保管及利用。 综合类、特殊载体类文件按问题、时间等 组卷；设计类文件按原有装订形式组卷； 施工、监理类文件按标段、单位工程、分 部工程、分项工程、桩号、施工工序的先 后及文件的文种特征等组卷；竣工图按标 段、工程类别等组卷。 在案卷的组合厚度上，应视具体情况，灵 活掌握卷内文件材料数量，使案
5、卷保持合 适的厚度，一般不超过3cm，不超过300页 。案卷与卷内文件的排列 项目文件以红头文件上报（例如：路线复 测请示等）按照来文和复文关系组卷。批 复在前，请示在后。项目指挥部、监理及 施工单位就质量控制、计划进度控制、费 用控制及安全管理等问题普发性文件材料 ，按照文件材料所反映问题的有机联系， 结合重程度依次进行排列。 卷内文件一般批复在前，请示在后；结论 性文件在前，依据性文件在后；正文在前 ，附件在后；定稿在前，拟（草）稿在后 ；原件在前，复制件在后。图文混合材料 文字在前，图样在后；图纸的排列以图号 为顺序。 科技档案案卷由案卷卷盒（档案盒）、内 封面、卷内目录、卷内文件材料及
6、备考表 （封底）组成。每册竣工图纸需放置索引 目录。其他科技术档案案卷不再需要放置 索引目录。卷内文件页号的编写 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。一 是文书类文件（项目指挥部产生）页号编写位 置：单面书写的文件材料在右上角编写页号， 并在首页页号上方填写本页总页数；双面书写 的文件材料，正面在右上角编号，并在首页页 号上方填写本页总页数，背面在左上角编号。 二是科技类文件页号编写位置：单面书写的文 件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材 料，正面在右下角编号，背面在左下角编号。 案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。每卷文件材料从“1”起编页号，各卷之间 页号互不连续。卷内目录的
7、编制 综合类文件正文与附件为1份，转发文与被 转发文为1份，正文与拟稿单、发文稿纸为 1份，来文与复文（指请示与批复；报告与 批示、来函与复函；通知与整改报告；通 知与上报总结；上级单位来文在传阅单上 需要拟文回复文件；收文中需要回复上报 文件）各为1份；卷内目录中只体现来文文 件标题和复文文件标题，附件内容在卷内 目录不体现。卷内目录各栏目的填写： 序号，按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1 起依次标注。 文件编号，填写所归档文件的发文字号或原始 编号、图号，无文号或编号、图号可空白不填 。 责任者，填写文件材料的形成单位(公章的单 位名称可填写简称）例：监理日志的责任者应 为监理单位名称；原
8、材料报验资料责任者填施 工单位；工序报验文件责任任填监理单位； 文件材料题名，填写卷内文件材料标题或者是施工过程 中使用表格名称的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加符号。案卷内每份独 立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均 应逐件填写文件标题。 日期，填写文件材料或图纸形成最终日期，用8位阿拉 伯数字标注年、月、日，如2004年1月1日，标注为 20040101。文件上未注明日期编制时应根据内容加以考 证后填写。竣工图填写竣工图章内的编制日期。 页次，填写每份文件材料在案卷中首页上标注的页号，每卷最后一份文件的页次则填写起止页号，中间用“-”隔 开；属已装订
9、成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏 中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。卷内备考表的编制 卷内备考表要注明本案 卷组卷情况及本案卷包 含文件的份数；说明复 印件归档原因和原件存 放地；特别是对共性文 件不能分放在本案卷中 存放的情况进行说明。 立卷人指案卷组卷人员 ；检查人为该项目技术 负责人，统一手签。卷 内备考表排列在案卷内 文件材料的尾页之后。案卷封面各栏目的填写案卷题名应能准备反映本案 卷的基本内容，包括公路建 设项目名称、起止里程、分 项（分部、单位）工程名称 及文件材料名称。对于案卷 里所放若干份文件的要反映 年份，提炼文件标题精简内 容、反映文件文种一般不超 过五十个字。案
10、卷软封面的 案卷题名由两条标题组成。第一条标题：填写项目名称+ 合同段+起止里程；第二条标 题：填写本案卷中所反映的 内容案卷题名。第二条标题 在卷内目录中首行文件材料 题名中反映出来。 立卷单位填写文件材 料组卷单位（中标施 工、监理单位名称） 起止日期填写卷内文 件形成的最早和最晚 的时间。日期用8位阿 拉伯数字标注年、月 、日，中间用“-”隔开 。如：2003年1月1日 至2004年1月1日，标 注为20030101- 20040101。 保管期限填写划定的保管期限。保管期限分为永久、30年、10年三种。应根据项目的实际情况、项目 文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管 期限。总结
11、、竣工图及图表、变更图纸汇总、变更 和科研类文件为永久；工程设计类总体设计，审批 的设计及有关文件，设计变更更；工程施工类单位 、分项工程开工申请单及及附件，设计变更，工程 变更审批单，材料代表审批手续，隐蔽工程验收记 录，单位、分项、分部工程质量检验评定报告，重 要工程声像资料；工程监理类的监理通知，开（停 、复）工令许可证，施工质量检验分析等文件，保 管期限为永久。除上述外的其他文件，保管期限均为30年。档号 以字符形式赋予档案 实体的用以固定和反 映案卷排列顺序的一 组代码。 GL-G312CHH.1.1.4-1 案卷内封面用计算机打印或黑色碳素笔正 楷书写，档案盒封面内容与内封面相同但
12、 不填写，仅在档案盒脊背填写案卷题名内 容、档号、立档单位。案卷装订 卷各部分内容的排列顺序依次为案卷软卷 皮封面卷内目录文件材料备考 表软卷皮封底。 案卷装订要牢固、整齐、美观。案卷采用 三孔一线方法装订，中孔应在卷皮纵向的 中点，孔距8cm，线头打结在案卷背后。案 卷底边和装订边要整齐，脊背边与底边成 90度直角方可装订，装订时应注意卷内文 字完整无损。 项目指挥部有文书档 案，文书档案卷以件 为单位归档，归档时 在左上角用专用包角 纸钢订装订，并在以 件为单位的文件上方 加盖文书档号章。软卷皮、卷盒、卷内表格规格及其制成材料 的质量要求 软卷皮制作用120g无酸牛皮纸。 软卷皮的封面尺寸
13、为297mm210mm，厚度 尺寸为20mm。 卷盒制作用无酸牛皮纸板双裱压制。 卷盒的外表面尺寸为310mm220mm，厚度 尺寸统一使用40mm一种。卷内表格的规格和制成材料要求 卷内目录、卷内备考表的规格统一为 297mm210mm。 卷内目录、卷内备考表、分类目录用70g以 上白色书写纸制作。 案卷分类目录表的规格统一为 297mm210mm。特殊载体档案的整理 建设、施工、监理等单位在工程实施过程 中，必须对建设项目的重要会议、重要部 位、关键工序、隐蔽工程的施工、控制等 方面进行摄影、摄像，施工、监理单位应 归档的特殊载体档案在整理后移交建设单 位统一编号归档。照片档案 照片档案以
14、册为档案保管单位。 照片档案册内目录在购买照片档案中第一页包括： 照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。 照片档案说明以单张照片为单位填写，内容包括： 题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物 、时间、地点、事由等要素。 照片号、底片号：采用统一编号，格式为册号 张号。 照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示（如：2004 年1月1日表示为20040101）。 摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。施工过程中技术资料的形成与收集 应注意的问题 使用公文行文要严格遵守单位之间行文隶属关系，请示 文件不能越级上报（做为上行文主送单位只能是一个单 位），批复文件只对下一级单位批复（做为下行文主送
15、单位可以是多个单位，需要多个单位知道可以在抄送中 反映）。行文中要正确使用文种（通知、请示、批复、 报告等）。附件是文件的一部分，行文中附件每条标题 要与所附内容对应一致，不能将所附各类技术表格写明 一个统称标题。例：附件：变更资料相关文件（错误）。附件：1、工程量计量表；2、变更令；3、会议纪要 ；4、XXXX2010X号文件；（正确）。上下级直接批复 的文件。在批复文件中只反映出下级上报请示文的文号 ，且请示文件发文字号不做为批复文件的附件。立档时 将请示与批复文件进行闭合。 项目管理和施工过程中产生来文和发文，来文 要有传阅单（档案）发文要有拟稿单（档案） 拟稿单上签发人需手签名，且必须
16、是项目法人 ，签发人姓名与上行文件的签发人姓名必须是 同一人。来文要注意传阅单领导批示意见和办 理人情况，写明办理情况利于最后文件的归档 。发文要注意发文字号不能留号造成空号现象 ，发文要注意行文过程中，文件内容表述清晰 ，对定稿文件一定加盖公章，行文中要注意沟 通避免文件不全、有误，反复上报文件的现象 。 各单位上报请示文件的附件技术资料都为 复印件，在最后立卷归档时要从本单位所 做技术资料相关业务部门找回原件，原件 表格替换归档。上级单位下发文件的附件 可以是复印件。项目管理过程中必须要上报批复的 文件 施工单位向监理上报总体开工报告（上行 文红头文件）；监理必须批复。 上报总体进度计划 上报施工组织设计 上报年度进度计划、月进度计划 上报变更文件请示 开工前原材实验记录 不需要同类表格汇总 ，按照时间批次组卷 。自拟题目用
