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1、提 升 工 作 效 率工具、方法篇黎志学2010年8月13日12目 录方法篇21工具篇 概述 文档搜索 日程管理 个人知识管理 其它工具 终极工具 小结23工具篇概述 为什么要使用工具 针对重复性或耗时过长的工作，利用工具来提升工作效率； 针对自身能力或工作上存在的弱点，利用工具弥补； 工具定律 没有最好的工具，只有合适自己的工具； 工具只有培养使用习惯后，才称之为工具；34文档搜索Everything 文件名搜索工具：Everything，可根据文件名关键字快速找到想要的文件 优点：搜索速度令人震惊、占用资源小、支持多种搜索方式 缺点：只支持 NTFS 文件系统，不支持 FAT32 文件系统
2、 下载地址： http:/xbeta.info/everything/download.htm 搜索技巧 空格表示“与”，半角竖线|表示“或”，例如：jpg 李白|libai 支持正则表达式， 例如：a-w,0-9 等表达式，gr(a|e)y将匹配gray或grey 可以指定目录搜索范围 可作为一个小型的文件服务器45文档搜索百度硬盘搜索 硬盘文档全文搜索， 可根据文件名或文件 内容等关键字快速找到想要的文件 优点：支持多种文档索引、支持全文搜索 、文件类别搜索、目录搜索 下载地址： http:/ 搜索技巧 输入“周杰伦 filetype:mp3”即可找到硬 盘中周杰伦的所有mp3 输入“st
3、:(2004:10:20)”，即可找到2004 年10月20日您保存的文件。 输入“title:头文字D”即可找到所有标题包 含“头文字D”的文件 使用“李白 folder:c:downloads”，即 可找到c:downloads下的李白相关文件 56日常管理Google日历 Google Calendar是互联网最好的日程管理工具，并且可以在多机器多设备 间共享。 假如电脑不能联网，Outlook也是个不错的选择。 网站：http:/ 如何将日历同步电脑桌面 http:/ 同步到手机日程管理 S60系列手机，安装GoogaSync iPhone手机，原生支持，设置教程：http:/ ews
4、et 短信通知 Google日历的短信通知方式是免费，设置移动设置； 邮件通知 每天自动通过邮件方式将每日日程发送到Google邮箱；67个人知识管理网文快捕 知识管理工具要求： 灵活的知识分类体系 支持多种文档格式 搜索、标签 知识共享 网文快捕特点： 按书籍方式分类管理知识； 树形知识分类 支持浏览器页面直接保存，管理 可以导入Office文件，PDF文件，电子邮件， 文本文件 支持附件添加 搜索引擎、标签 CHM、EXE电子书导出，方便共享 知识管理最重要的部分是层次化、结构化，并形成充分的联想。 个人知识管理过程：学习知识、保存知识、共享知识、使用知识78个人知识管理思维导图 思维导图
5、记录思路、内容和学到的知识， 绘制思维导图的工具很多，Xmind 是其中一款比较强大的免费导图绘制工具。 下载地址：http:/ 工作日志 养成良好的工作日志习惯 记录要素：5W2H，What、Why、Who、When、Where、How、How much 日志记录工具根据个人喜好选择，WORD、Excel、Evernote、OneNote，要求方便记录、搜 索、回溯 电脑桌面管理 桌面要简洁 任务栏工具：Free Launch Bar，将经常使用的应用软件或文档、目录设置为快捷方式 文档处理工具 文本文档：Ultraedit，支持宏处理、列模式处理、文本格式处理、多文件比较替换 数据处理：E
6、xcel、Mysql等 剪贴板工具：ClipX、Ditto（免费），ClipMate（共享） PPT素材：养成日常收集PPT素材的习惯 个性化工具 利用Word、Excel自行制定各种工具跟踪工作、收集资料910终极工具：笔和纸1011小结各种工具工具只有培养使用习惯后，才称之为工具 百度硬盘搜索 Google日历 网文快捕 思维导图 工作日志记录 Free Launch Bar Ultraedit Excel、Mysql 笔和纸 .1112目 录方法篇21工具篇 时间管理 会议管理1213时间管理时间管理问题 工作有计划，但计划工作却没有按时完成 每天都很忙， 甚至经常加班，但绩效却没有提高
7、 上半周工作很清闲，下半周工作很忙 邮件强迫症，身不由己去看邮箱有没有新邮件，每当“邮件到达”提示时，立 刻放下当前的工作去看邮件 临时的事情打乱了工作的节奏，救火 计划看10分钟新闻，结果看了半个小时 反正每天工作任务很多，那件容易先做哪一件，或者随便挑一件先做，做完一 件算一件 不好意思拒绝他人之请託而导致的时间浪费1314时间管理事务处理的一般流程1415时间管理时间安排原则 按四象限原理来确定工作任务的轻重缓急，往往重要的事情往往不紧急，紧急的事情往 往不重要； 遵守20：80定律； 一次结清，同一类的事情最好一次把它做完； 时间被占用说“不”原则； 巧妙利用并行方式开展工作； 有效授
8、权并权责分明； 克服时间黑洞 克服邮件强迫症，关闭邮件提醒 ，定期收邮件 关闭飞信群聊天通知，定期查看 固定时间上网查阅资料 实际花费的时间总比预计的长；（墨菲定律） 凡是可能出错的都会出错； 每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方； 为突发事件预留时间；15紧 急不紧急重 要A（碎石型的事务） 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 例如：业务故障、领导询问、计 划好的会议、限期完成的重要工作B（石块型的事务） 发掘新机会 规划 改进产能 防患于未然 例如：业务规划、预防措施、提 升能力、产品改进、制定工作计划不 重 要C（细沙型的事务） 不速之客的接待 某些信件、文件、电话的处理 某些会议的
9、出席 某些必要而不重要的会议、活动 例如：用户投诉、下属请示工作D（水型的事务） 一些可做可不做的杂事 一些不必要的应酬例如：飞信闲聊、上网按照优先顺序原则即四象限原理安排工作 重要的工作没有在限定的时间内完成就变成第一象限的工作既重要又紧急 容易将紧急的事当成重要的事来处理时间管理四象限原理1617时间管理每日工作时间安排 把今天要做的事情全部罗列一遍，拟列 一个时间表； 确定每件事情的重要等级和紧急程度； 哪些事情可以放弃不做？ 哪些事情可以由别人代做？ 哪些是自己需要处理的事情？ 根据重要程度把事情重新排序，列出任 务完成计划。 每天时间安排技巧 高效时间处理重要、困难的工作 效率不高的
10、时候休息或处理事务性工作 利用零碎时间处理事务性工作 固定时间收发邮件、上网 要学会并行安排工作 当日事当日毕时间段规划8:30 预备时段：规划一天工作计划与同事沟通工作安排8:40 处理邮件、公文、将别人负责工作安排出去日常性事务工作9:00 工作时段：根据计划工作11:40 收发邮件、同事沟通、上网时段14:30 调整、规划下午的工作处理邮件、公文、日常性事务工作15:00 工作时段：根据计划工作16:30 休息时段：散散步或者和同事聊聊天处理邮件、处理公文、日常性事务工作16:50 工作时段：根据计划工作17:50 处理邮件、看新闻、技术博客等18:00 按时下班1718时间管理处理突发
11、事件处理流程1819会议管理会议效率低下原因及表现原因具体表现 会议时间例如会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。 开会的原因、目 的不清晰会议召集人在未明确会议目的下组织会议开会对象的选择必须出席会议的人未到，来的是一些可有可无的参加者。 会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，与会者不提前熟悉会议议程 或材料，或不了解开会的原因及目的 主持人的技能会议主持人无法控制会场，被参会者牵着鼻子跑，无法有效传 达会议意图，会场出现跑题。 参会者的技能参会者发言混乱，发言时间没有控制，发言跑题。 议而不决会议只是讨论，并没有形成有效决议，没有到达会议目的。 决而不行、行而 不实
12、会议记录或纪要不完整，无法有效指导会后工作；或会后工作 跟踪落实到位，没有到达会议预期效果。1920会议管理会议准备 开会只有一个目的：解决问题！而不是讨论问题！ 设定会议目的及预期效果 明确会议时间、议程、时长、地点 邀请合适参会人员，而不是由对方部门领导安排 会议材料要准备充分 会议材料要提前发至与会人员 会议前半天要与与会人员沟通：是否明确会议目的，是否了解会议材料 预先设想可能的冲突，并提前做好应对争执2021会议管理会议过程管理 会议规范流程 会议开场白：致欢迎词、阐明召开会议原因及目的、交流会议议程、会议 时间安排、会议相关要求、指定会议记录人 会议讨论：按议程组织会议讨论，分享会
13、议议题、共同分析问题、产生主 意、做出决策、确认行动计划。 结束会议：共同确认会议决策，整理会议记录，下发会议记录或纪要。 2122会议管理会议产生结论的方式通过式会议只有一种意见和主张，提出后让大家举手通过，少数服从多数，履行认可 手续。 选择式会议在两种或多种意见中选取一种。 拼合式会议在已提出的几个方案中，採纳每个方案中的合理意见，组合成一个新方案 。 折衷式会议两种方案相持不下，讨论结果，只好采用介於两者之间的第三种方案，虽 双方均不满意，但得到部分满足，尚可以接受。 综合式会议对照会议目的，采纳原方案中的合理部分，去掉其不合理部分，并吸收讨 论中所产生的新思想、新方法，将所有好的意见
14、综合起来形式一个最佳方 案。 2223会议管理如何圆满地结束会议 结束会议前，要留至少57分钟总结 再次重复会议决策及分工、计划，保证与会者准确理解 对会议做个简要总结 保证准时结束会议 会议总结的方式: 穿珠式：将与会者发言中 “零珠碎玉”穿起来，形成有价值的会议总结 归纳式：运用归纳求证法，从与会者发言中中找出有规律性的东西 升华式：将与会者心中所有、口中所无的内容表达出来，使众人的认识水 平上升到更高的层次 评价式：在与会者充分地献计献策后，会议主持者要对这些意见作出评论 ，同时表明自己的态度2324会议管理会议主持者七项准则 要营造和谐的气氛 有效传达会议的目标或讨论的主题 引导与会者
15、发言，减少与议题无关的争论，控制与会者发言时间 帮助与会者理清思路 要保持中立的态度，避免会中意见一边倒 负责总结讨论内容 负责会议准时开始、准时结束会议2425会议管理与会者十项准则 会前要提前了解会议目的，熟悉会议材料，做好充分准备 要在5分钟前到达会场 以解决问题为己任，全情贡献自己的智慧和意见 开放心态，摒除部门本位主义 以公平、平等为第一原则，尊重他人意见，不人身攻击 勇于发言，不得离题胡扯，发言不得超过叁分钟 耐心聆听，多说不如多听，要弄清反对意见 不提前离席或退场,以免妨碍大家 要共同确认会议结论2526结束语合适的工具和正确的方法可以提高工作效率能按正确的方式做事固然重要,但若所做的事并非 正确的, 则仍
