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1、導言這份指引旨在提供一般參考資料，說明 在物業管理的日常運作中收集及 / 或使 用個人資料時應如何遵守個人資 料 (私隱) 條例 (下稱 條例 ) 的規定。在物業管理的工作上，物業管理團 體 (即資料使用者)，例如業主立案法 團、業主委員會、互助委員會或物業管 理公司，經常需要收集及使用業主、住 客及其他人士(即資料當事人)的個人資 料，例如姓名、地址、身分證號碼及其 他資料。這些活動都會受到條例的規 限，尤其與下述保障資料原則有關。保障資料第 1(1)原則禁止收集不必要或 過多的個人資料。保障資料第 1(2)原則規限個人資料的收 集方法，必須是合法及在有關情況下屬 公平的方法。保障資料第 1
2、(3)原則規定資料使用者在 直接向資料當事人收集個人資料之時或 之前，必須告知資料當事人若干事項， 包括： (i)他是有責任提供抑或可自願提 供該等資料；如屬必須提供而 他卻未能提供該等資料，他將 會面對甚麼後果；保障個人資料私隱：物業管理指引指引資料物業管理指引二零零六年十一月(ii) 該等資料的使用目的； (iii) 該等資料可能會移轉予甚麼類 別的人(如有的話)；及 (iv) (在首次使用該等資料之前獲 告知)他有權要求查閱及改正 該等資料，以及他可以向誰提 出有關要求。 上述通知一般稱為收集個人資料聲 明。保障資料第3原則規定，除非得到資料 當事人的訂明同意，否則個人資料只限 使用於收
3、集該等資料時會將其使用於的 目的，或直接有關的目的。在這方面， 使用包括披露或移轉資料。此外，個人資料私隱專員(下稱 專員 ) 發出的身分證號碼及其他身分代號實 務守則 (下稱 身分代號守則 )第2.2及 2.3 段述明了可收集身分證號碼的各種 情況。不遵循有關條文，在根據條例於 裁判官席前、法庭或行政上訴委員會進 行的法律程序中可作為違反保障資料 第1原則的有關規定的證據1。另外，根據條例第 65(2)條，一名代理 人所作出的任何作為或行為，會視為亦 是由其主事人所作出的。因此，一個業 主立案法團可能要為其委任的管業經理1條例第13條1物業管理指引二零零六年十一月在管理大廈時所作出的作為或行
4、為負上 法律責任。下述指引旨在協助物業管理團體了解條 例在日常工作中的應用情況，鼓勵業界 遵從保障資料原則或身分代號守則的相 關規定，並且採取良好的行事方式處理 個人資料。但請注意，本指引不會損害 或影響專員在處理同類情況的案件時行 使的權力或執行的職能。申請大廈出入智能卡愈來愈多私人屋苑的物業管理團體在大 廈入口安裝住戶智能卡門禁系統。採用 這系統時，管業經理通常要求業主或租 客在申請出入卡的表格內提供持卡人的 資料。在收集申請人的個人資料方面， 姓名、單位號碼及聯絡電話號碼一般已 足夠讓管業經理核實申請人身分及處理 申請。由於申請表內獲准進入大廈的其 他持卡人是由申請人授權的，就發卡的 目
5、的來說，收集他們的姓名已經足夠。 如有疑問，可以透過申請人核實有關持 卡人的身分，因此收集他們的身分證號 碼並不合理。有些管業經理會認為收集持卡人的身分 證號碼是必需的，萬一這些卡被濫用， 所收集的資料可以用作防止及偵測罪 行。專員卻認為如果管業人員對持卡進 入大廈的人士的身分存有疑問，管業人 員可以詢問該人的姓名，然後與系統的 資料庫核對，如有需要可要求該人出示 身分證以核實其姓名。若需要追查哪位 獲授權持卡人的出入卡被罪犯濫用而引 致大廈財物或住客損傷，只要透過申領該出入卡的業主或租客，便可辨識或追 尋該名持卡人。鑑於身分證號碼是重要的個人資料，專 員認為因為安裝住戶智能卡門禁系統， 或為
6、了避免臆測的損失風險(但沒有適當 理據)而收集屋苑內所有住戶的身分證號 碼是不必要的，亦超乎適度。大廈出入卡的申請表內應載有收集個 人資料聲明，告訴資料當事人保障資 料第1(3)原則所規定的事項，特別是包 括收集資料的目的，以及該等資料可能 會移轉予哪些人。記錄訪客的姓名及身分證號碼為保安理由，管業經理有需要監察無權 進入大廈的人士進出大廈的情況。當大 廈保安員無法監察該些人士進入大廈後 的活動情況時，可能需要記錄他們的身 分資料，作為將來識辨他們的方法。在 此情況下，根據身分代號守則第2.3.4.2 段，保安員可以將訪客的身分證號碼抄 錄在大廈入口處的登記冊內。不過，依 據守則第 2.2 段
7、，保安員應在可行的情 況下，讓訪客選用其他侵犯私隱程度較 低的方法，以代替提供身分證號碼。這 些方法包括接納要進入大廈某部分執行 職責的公共團體或相關機構或公共事業 公司僱員或送遞人員或工人的職員證或 工作證，或請受訪的住客辨識訪客。保 安員如對訪客到訪的目的有懷疑，可致 電發證機構核實，或取得有關業主及 / 或住客的確認。採取這些侵犯私隱程度 較低的方法，在保安方面可同樣有效地 阻止外人擅進大廈。2物業管理指引二零零六年十一月保安員應採取適當措施遮蓋訪客登記冊 上的記錄，以免其後的訪客看到這些資 料。訪客亦應獲告知可代替提供身分證 號碼的其他方法，以及保障資料第1(3) 原則所規定的事項，特
8、別是包括收集訪 客姓名及身分證明文件號碼的目的，以 及該等資料可能會移轉予哪些人。物業管理團體除非獲得法律准許，否則 必須確保向訪客收集的個人資料只會用 於與原本收集目的相符或直接有關的目 的。在一般情況下，訪客登記冊內的資 料不應保留超過一個月。不過，有時會 需要將有關資料保留一段較長的時間， 例如資料需用作舉證用途，或協助警方 調查不法活動。記錄泊車人士的個人資料有些物業管理團體可能會收集使用其轄 下公眾停車場的駕駛人士的個人資料， 例如姓名及身分證號碼。他們可能認為 這樣可以阻嚇或協助調查停車場內發生 的汽車失竊事件。不過，專員認為不應 收集駕駛人士的個人資料，因為有關做 法侵犯私隱，並
9、可能違反條例保障資料 第 1(1)原則的規定。為了打擊偷車問題，香港警務處建議了 一系列加強停車場保安的措施，包括僱 用足夠和稱職的保安員、定時巡邏、加 強照明系統、採用閉路電視監察、訂立 控制車輛進出程式，以及在場內張貼及 派發車輛保安單張予駕駛人士等。其中一個可行的方法是採取雙證 制，在發給進入停車場的駕駛人士的出閘證上記錄其車牌號碼，讓停車 場出口的保安員在車輛駛離停車場時收 回及核實。另一個方法是安裝電子設 備，拍下進入停車場車輛的車牌號碼， 以確保是同一車輛使用同一泊車票離開 停車場。行政上訴委員會最近在一宗裁決2中同 意專員的決定：一個停車場的管業經理 不必要地收集使用停車場的駕駛
10、人士的 身分證號碼，違反了身分代號守則第2.3 段及條例保障資料第1(1)原則的規定。業主會議的委託書在業主會議上，業主可以利用委託書委 派代表出席會議，討論與大廈管理有關 的事宜及投票。一般來說，除非法律3另有規定，委託書無需載有業主或其代 表的身分證號碼。如有人懷疑代表是否就是受委託出席會 議及投票的人士，為此出現爭議時，會 議召集人可採取可行步驟核實該人士的 身分，例如核對其身分證上的姓名或聯 絡業主。如召集人擔心出現假票問題，可考慮採 用編有號碼的委託書，並加上印章作 實，然後分別放入所屬業主的信箱內。在向業主收集個人資料之時或之前，須 採取合理地切實可行的步驟通知業主有 關保障資料第
11、1(3)原則的規定，特別是 包括收集資料的目的，以及會向哪些人 (例如大廈內其他業主)披露有關資料。 有關收集個人資料聲明應附載於委32行政上訴案件2004年第41號32005年建築物管理(修訂)條例草案 建議加入委託書的標準格式，並無要求業主或其代表提供身分證號碼。物業管理指引二零零六年十一月託書內，或以附件形式加上。此外，業 主應先取得其代表的同意，才在委託書 內使用他的個人資料，以及告訴他有關 資料的使用目的及方式。大廈管理的會議記錄或住戶通告在大廈管理的工作上，管業經理或其他 管理團體經常在會議上或其他場合收集 直接或間接與業主、住客或其他人士有 關的資料。這些資料可能會記錄在張貼 於
12、大廈入口處告示板上的會議記錄或住 戶通告內。公開張貼載有個人資料的文 件可以引起保障資料第3原則的相關問 題，該原則規定，披露資料的目的必須 與原本的收集目的相同或直接有關。雖然按建築物管理條例的規定，業 主立案法團及其管理委員會的會議記錄 必須展示於建築物的顯眼處，但是有關 團體應留心會議記錄(或其他張貼的文 件)內可能載有個人資料，公開展示這些 資料可能招致有關人士的反感。這樣會 引致有關人士與張貼文件的一方，或業 主之間的誤會或衝突。為了奉行良好的 物業管理行事方式及審慎處理個人資 料，在可行的情況下，應從文件上略去 與張貼目的無關但可辨識有關人士身分 的資料。公開展示或廣泛傳閱個人資料
13、本質上會 引起侵犯私隱的問題，因此專員極力建 議物業管理團體仔細考慮及衡量公開個 別人士的資料之適當性及程度，尤其是 涉及敏感的個人資料，除非在發放資料 前已取得該人士明確的同意4。另外，管業經理應確保身分證號碼及其持有人 的姓名不會同時公開展示。處理業主或其他人士的投訴管業經理不時會收到業主或其他人士提 出有關大廈本身或住客行為的投訴，亦 可能會為處理投訴而收集投訴人的個人 資料。在收到投訴後，良好的處理手法 是應該先告訴投訴人，這些資料會用於 處理有關其投訴的事宜上，以及可能會 向哪些人披露這些資料。為了避免違反 保障資料第3原則，這些資料只可以在 處理這宗投訴或與此直接有關的事宜中 使用
14、或披露。有時投訴人不想其他人得悉其身分。如 果不披露投訴人的身分對處理投訴沒有 影響的話，管業經理應考慮遵從投訴人 的意願。但如果不披露有關資料便無法 跟進及處理投訴事宜，管業經理便應向 投訴人解釋，以取得其諒解。44在行政上訴案件 2004年第 47號中，雖然行政上訴委員會裁定在該個案的情況下，管理公司向大廈其他 業主展示載有投訴人手提電話號碼的投訴信件，並無違反保障資料第 3原則，但委員會認為如果在展示該 信件前把電話號碼刪除會是良好的處理手法。C香港個人資料私隱專員公署 二零零六年十一月未經同意，不得翻印；作非牟利用途及在翻印本 上適當註明本指引之出處者除外。香港個人資料私隱專員公署查詢熱線：(852) 2827 2827 傳真：(852) 2877 7026 地址：香港灣仔皇后大道東 248 號 12 樓 網址：www.pcpd.org.hk 電郵：enquirypcpd.org.hk
