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1、生活电器经营管理部生活电器经营管理部 谢国宏谢国宏20062006年年4 4月月公文处理办法公文处理办法主要内容一、公文的概念和特点二、公文的作用范围和分类三、公文的规范格式四、公文的流转附录：一些常识一、公文的概念与特点公文，顾名思义，公务文书也，是机关团队、企事业单 位等依法成立的社会组织用来办理公务的有一定 格式的应用文，是进行相关管理的一种工具。关键词：公务文书社会组织格式应用 文工具公文的概念一、公文的概念与特点从公文的概念中我们已经可以看出公文的特点： 公务信息：公文的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息 。个人情感、个人的感受认识应该排除在外。 格式的规范性：任何文章都有格式，
2、但公文的格式要求比一般 文要严格很多，格式的规范性体现了公文的权威性。 作者和读者的指定性 组织 发送范围 法定权力的制约性 公文体现隶属关系，隶属于公文作者的单 位和个人有义务按公文要求行为，否则就会受到惩处公文的特点二、公文的作用与分类公文的作用（企业范围）是传达贯彻企业经营方针、政策、发布制度与规章、施行管理措施，请示和答复问题， 指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 事业部公文是事业部内最具权威性的行政文件，对各部门均有普遍效力，部门公文对本部门或职能范围工作 具有效力。 （一）事业部公文 1、颁布重要方针政策及重大工作部署的文件。 2、事业部年度工作总结与计划。 3、
3、事业部层面重要管理制度。 4、事业部层面重大表彰、奖惩的通报或决定。 5、事业部各部门机构的设置、合并、撤销及人事任免决定。 6、向上级部门汇报有关工作的请示和报告。 7、对事业部各下属部门重要请示的批复。 8、事业部重要会议的会议纪要。 9、其它以事业部名义上报下发的文件。 （二）部门公文 1、本单位重要工作安排、规划、计划、总结、会议纪要等。 2、向事业部或其职能部门等上级部门的请示或报告。 3、本单位职权范围内，对集体或个人的表彰奖惩通报或决定。 4、部门内部规章制度和管理办法。 5、职能部门布置本职能模块的一般性工作。 6、其它以部门名义上报下发的文件。二、公文的作用与分类公文的种类
4、按文种分： 命令 指令 决议 提案 布告 通告 指示 报告 条例 制度 公约 电函 综合公文 按行文方向分 上行文 下行文 平行文二、公文的作用与分类公文分类的相互关系 上行文是指各单位向事业部领导、各职能部门等上级 单位请示工作、反映问题所用的公文。 请示、报告 下行文指事业部和事业部职能部门向下属部门下发的 文件，如“通知、通报、决定、批复”。决定、通知、通报、批复 平行文指不相隶属单位用于联系的知照性文件 函会议纪要相对比较特殊，与组织隶属关系不大， 发送范围一般限于会议参加人员。既可以上行（ 备案），也可以下行（传达），还可以平行（知 会）眉首主体版记三、公文的规范格式三、公文的规范格
5、式眉首 1.秘密等级（密度） 2.紧急程度（急度） 3.发文机关标识 4.发文字号 5.签发人主体 1.标题 2.主送机关 3.公文正文 4.附件 5.成文日期 6.公文生效标识 公章 签署人 版记 1.主题词现阶段工作中无需注明 2.发报送范围 页码三、公文的规范格式-眉首眉首各要素的注意事项 秘密等级和紧急程度： 涉及公司秘密的公文应当标明密级，其中“绝密”、“机密”公文在文末 标明印刷份数 。秘密公文分类如下： “绝密”对管委会成员发文。 “机密”对一级部门负责人和相关业务部门负责人发文。 “秘密”对事业部经理级及以上人员发文。紧急文件应分别标明“特急”、“急件”。 密级、急度用四号黑体
6、字加“【】”，置版心右上角第1行，第2行。 例： 正确：【绝密】【特急】 错误：【密级】绝密 【急度】特急 发文单位 发文单位，应写全称或规范简称，如事业部编号文，标明“生活电器 事业部文件”，采用50号宋体字，字体加粗，紫红色，字符间距设为 缩放66%，加宽2磅，居中排布。发文单位与页边间距宋体四号，与发 文字号间距黑体四号加粗。 三、公文的规范格式-眉首发文字号：事业部规范的发文字号由部门简 称、文件分类，年 度和顺序号等四部分组成。例：日电集生字2006001号事业部各部门发文字号经营管理部：日电集生经字/发/会年度序号；财务管理部：日电集生财字/发/会年度序号；审计监察室：日电生审字/
7、发/会年度序号；国内营销公司：日电集生内字/发/会年度序号；海外营销公司：日电集生外字/发/会年度序号；电饭煲公司：日电集生煲字/发/会年度序号；电磁炉公司：日电集生磁字/发/会年度序号；电水壶公司：日电集生水字/发/会年度序号；饮水设备公司：日电集生水设字/发/会年度序号；越南公司：日电集生越字/发/会年度序号；物业建设管理公司：日电集生物字/发/会年度序号；三、公文的规范格式-眉首各经营单位下属二级部门发文，二级部门简称由各经营单位统一 规定。二级部门发文须严格按照简称规定并由二级部门负责人签 发。发文字号由部门简称、文件分类，年度和顺序号等四部分组 成，如电饭煲公司营运管理中心发文“生煲
8、营发2006001号”、 国内营销公司市场部发文“生内市发2006003号”。三、公文的规范格式-眉首“字”、“发”、“报”、“会”的应用“字”包括部门重要方针政策、总结计划、规章制 度、管理办法等。“发”包括部门机构设置、人事任免、奖惩通报、 批复、工作布置、活动安排、事项通知等。“会”主要为重要会议的会议纪要。“报”包括各单位向事业部提交的请示、报告。三、公文的规范格式-眉首三、公文的规范格式-眉首签发人：标注在发文字号右侧，用四号宋体字 ，签发人后标全角冒号，冒号后用四号宋体字 标识签发人姓名。 签发人一般应为企业法定代表人（最高负责人）或 部门最高领导人（负责人）。企业的副职在得到授
9、权的情况下，也可在管理权限（事项）的范围内签 发文件。例：事业部编号文的签发人应为事业部总经理或副总经理例：产品公司编号文的签发人应为产品公司负责人例：美股生发 2004042号关于成立越南营销公司及人事 任命的决定-签发人即为事业部总经理。三、公文的规范格式-主体主体各要素注意事项标题：应当准确简要地概括公文的主要内容， 并准确标明公文种类，标题中除制度、规章名 称加书名号外，一般不用标点符号。标题在横 线下空一个四号字体的空行再书写，用二号黑 体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要 做到词意完整，排列对称。 例：事项文种 例：关于编制2005年度预算的通知事项 文种三、公文的规范格式-主
10、体主送单位：标题下空小四号字体的空行，左侧顶格用 四号宋体字标识。 例：各部门：例：事业部领导：例：总经理、财务部： 正文：主送单位下一行，每自然段左空2字，用四号宋 体字，一般每页排28行，每行排30字，回行顶格。数 字、年份不能回行。 例：在实际中有个别单位的违背每自然段起始空2字的常识。正文中的层次：第一层次用“一”，第二层次用“（一）”， 第三层次用“1”，第四层次用“（1）”。对于制度、办法等 第一层次可使用“第条”。在实际工作中发现对序号的使用也是比较混乱的、随意的。三、公文的规范格式-主体附件：公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前 注明附件顺序和名称。在正文下一行左空2字用四
11、号宋 体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不 加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件 左上角第一行顶格标识“附件”。 成文时间：以领导人签发日期为准。用汉字将年、月 、日标全；“零”写成“”。“”不是数字“0”，而是特殊符 号圆圈 发文单位：白头公文，要署发文单位名称，在正文（ 如有附件，则在附件下方）下成文时间前用黑体4号字 署名。眉首有发文单位可省略。 公文生效标识：（印章及签发人）公文除会议纪要外 ，应当加盖印章；会议纪要由会议主持人签发。 -在实际工作中采用电子方式传达公文不需要加盖印章，但以 纸质为载体的公文必须加盖印章。三、公文的规范格式-主体三、公文的规范格式
12、-版记三、公文的规范格式-版记版记各要素注意事项发送范围：除主送单位外，对其他需了解公文内容 的上级部门“抄报”或“报”，同级部门和无隶属关系部 门用“抄送”或“送”，下级部门用“抄发”或“发”。 三、公文的规范格式-页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心 下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一 字线，一字线距版心下边缘7mm。页码位 置为居中。三、公文的规范格式会议纪要 会议纪要的格式要求与其他公文基本相同，但有以下区别： 眉首：发文字号为“会”主体： 标题：会议主题会议纪要。例：10月份经营分析会会议纪要标题之下正文之上应注明会议时间、会议地点、会议主持、参加人员、 缺席人员、纪要整理
13、例：会议时间：2004年11月6日8：3011：30会议地点：事业部1会议室会议主持：黄健总经理参加人员：黄总、甄副总、刘丽睿、李小兵、黄元雄、徐旻锋、 梁会生、陆康松、刘志辉、涂伟文、曹刚、刘慈、花毅、张宪福 、赵志兴、刘春锋、朱晓刚、 纪要整理：谢国宏公文生效标识：不需要加盖公章，但应属明签发人。四、公文的流转-处理规则各单位的行文关系，应根据各自隶属关系和生活电器事业部分权规 范手册规定的职权范围确定。需提请外部单位协助解决的业务性工作属于职权范围内的，可由各单 位直接行文；必须以事业部名义向日用家电集团或外部单位行文的， 须报行政管理中心审核决定是否发文。各部门起草需以事业部名义签发纸
14、制公文，由撰文部门填写自制公 文处理单，拟稿部门送各相关部门会签，会签完成后送行政管理中 心核稿，送事业部信息员跟进办理，具体流程见下：拟稿单位撰稿 拟稿单位送审会签拟稿单位会签回收行政管理 中心审稿事业部信息员核实总经理秘书送总经理签发事业部信 息员发布并归档请示与报告一般为纸制公文，需附请示/报告处理单，向事业部 领导请示，由经营管理部签署意见交相关部门处理；向职能部门或各 公司请示，由下属的营运管理部门签署意见交相关部门处理。四、公文的流转-处理规则报告与请示两种文件的区别是：第一，从性质上看，报告是陈述性公文，是阅件；请示却是请求性公文，是 批件、办件；第二，从定义上看，“向上级机关汇
15、报工作、反映情况。提出建议，用报告。 ”“向上级机关请求指示、批准，用请示。”汇报工作、反映情况的报告很容易 搞清楚，常常出问题的多是把“提出建议” 的报告与“请求指示、批准”的请示搞 混。实质上，“提出建议”与“请求指示、批准”截然不同。主张和建议是下级提 供给上级在决策和指导工作中参考的东西，不带任何强制性，采纳不采纳， 回复不回复全由上级。“请求指示、批准”的意见，要求上级不论同意不同意都 必须给予明确的答复。 第三，从时限上看，报告是事后说明，请求是事前陈文，请示的发出机关， 要等上级批复之后才能把请示事项付诸实施，决不能“先斩后奏“ 第四，从职权范围上把握。报告所涉及的问题多是下级单位职权范围内的事 。请示所涉及的问题均是超越了下级职权范围，需上级批准后方可实施的事 。如：汇报工作、反映情况是职权范围内的事，必须用报告；设立一级架构 ，超越产品公司职权范围，需报上级批准，必须用请示，而不能用报告。 四、公文流转-处理规则第五，从内容事项上把握。报告内容涉及的事项面广，在一个报告中可反映多项事情 、提出多方面的建议。请示内容涉及事项单一，多是一文一事。第六，从结尾用语上把握。报告正文结尾用语习惯上有三种：(1）特此报告（适用
