你早该这么玩excel的笔记

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1、还要分页？把所有的笔记都写在这里吧。 源数据表只应该有一张，而且应该是一维数据格式。 坚持一项工作一张表格的原则。 不要用标题占用工作表首行。 我们在 Excel 中的动作，尤其是数据录入的动作，都必须与工作顺序保持一致。 切忌在源数据表（尤其是别人的）中做试验，应首先另存一份临时文件。 Excel 默认首行为标题行。 凡是同一种属性的数据，都应该记录在同一列。对于源数据表中的明细数据，只要有任何一个属性不同，都应该分成不同行来记录。 源数据表中，任何情况下都不要出现合并单元格。所有单元格都必须被填满，每一行数据都必须完整且结构整齐。 在数据区域数值部分的空白单元格里填上 0 值，文本部分的空

2、白单元格里填上相应的文本数据，才是最严谨的源数据记录方式。 在设计表格时，数据属性的完整性是第一要考虑的要素。 当你不确定单元格的真实数据时，就去编辑栏找答案。尽量少使用批注功能。 在源数据表里不要做任何汇总动作。把分类汇总表交给 Excel，我们只需专心做好源数据表。 Excel 单元格里的元素： 可以出现：日期、数值、单词、公式、文字描述（仅限备注列） 不可以出现：符号、短语、句子、中文数值 不推荐出现：图形、批注。 三张工作表：参数表、源数据表、分类汇总表。 参数表：属于基础数据，供源数据表和分类汇总表调用，通常为表示数据匹配关系或者某属性明细等不会经常变更的数据。 源数据表里的数据不是

3、所有都需要手工填写，有的可以通过函数自动关联到参数表。 Excel 中一切与数据录入相关的工作，都在源数据表中进行，我们的日常工作最主要的就是做好源数据表。正确的源数据表应该满足以下条件：（1）一维数据；（2）一个标题行；（3）字段分类清晰；（4）数据属性完整；（5）数据联系；（6）无合并单元格；（7）无合计行；（8）无分隔行/列；（9）数据区域中无空白单元格；（10）单元格内容禁用短语和句子。三个步骤： （1） 确定数据身份，判定它们分别属于哪张工作表；（2）设计分类汇总表样式； （3）设置数据关联，根据参数和源数据自动获得分类汇总结果。 在企业管理中，描述一个产品最好用代码而非文字。 对于

4、标准的源数据表，生成数据透视表的过程均可采用默认选项，可直接单击“完成”按钮。 页字段：对透视表的数据进行总体的筛选。 行字段：表左边的汇总字段。 列字段：表上边的汇总字段。 数据项：待汇总的字段。 可以将汇总表行间的汇总项隐藏起来，只需选中其中一个汇总项，右键菜单中选择“隐藏”即可。 将数据透视表分页：在 Excel2007 中是“选项”卡选项显示报表筛选页。 在制作汇总表时，分类多的字段，应该尽量作为行字段；分类少得字段，才可以作为列字段。不要让汇总表“躺着”，而要让它“站起来”。 在任何时候都尽可能只设置一个列字段，其余想要汇总的字段，可以按顺序添加在行字段。两个列字段是极限。 在制表前

5、必须想清楚什么是第一关注点，什么是第二关注点，谁是谁的从属关系，以及如何表达这种从属关系。行字段和列字段没有主次关系，但行字段之间却有非常明显的主次关系，他们的顺序决定了分类汇总表所传递的信息侧重点所在。 对于源数据表，有一个日期列就够了，Excel 会自动对日期进行分拆。 检验日期是否正确的方法：将单元格格式设置为常规，如果日期变成了一组数字，就是正确的日期；如果日期仍然是日期，就是错误的日期。 双击透视表中的汇总数据，Excel 会自动新建一张工作表并罗列出相关明细数据。将透视表复制到新的工作簿时也可以进行这个操作，即明细数据是随着透视表走的。这样会造成明细数据泄露，所以如果要把透视表发送

6、给他人，在复制透视表时，应使用选择性粘贴功能将透视表粘贴为数值。 双击汇总数据所得到的明细数据只是一份快照，对它进行修改不会导致汇总表的数据变化。应该在源数据表中做各种操作。 虽然一份源数据表可以新建多张汇总表，但每次只能刷新一张汇总表，即每一张汇总表都需手动刷新。应仔细观察每一份汇总表的数据变化，在更新数据的同时，理解变化背后的意义。 当新添加的数据超出透视表所选定的源数据范围时，新数据将不会反映到透视表中。可以使用预约源数据，指定较大的源数据区域来解决。 面对大范围的源数据变动，做好备份是有必要的。 用数据透视表对某字段进行去重统计：先将其拖为行字段，再将其拖入数据项区域。 同意字段可以被

7、多次添加，在汇总表中并列显示汇总数。但有一个前提：汇总表无列字段。 数据透视表是允许复制的，粘贴后的表格具备透视表的所有功能，可以单独进行设置，这为一源多表提供了最大的便捷。 在优化表格之前，一定要了解自己当前处于什么位置，有怎样的权限，公司会给予怎样的支持，再决定应该做什么样的事情。即使一定要按照特定的格式上报，我们手里也应该有两份表：一份是自用表，一份是上报表。自用表是上报表的源数据表。 Excel2003 最大 65536 行，Excel2007 最大 1048576行。 如果源数据完全靠手工录入，那么，数据量越大，字段就应该越少。 源数据表一定不是让我们把公司所有的业务数据都硬塞进同一

8、张表，而是针对每一项工作，得到有且仅有一份能体现完整业务流程的源数据表。 表中字段应按工作顺序和录入方式进行排序，录入方式在字段排序中的优先级大于工作顺序。 工作排序的顺序：时间、地点、人物、事件。在工作中，地点一般由部门代替，而事件则需要进一步展开。对事件而言，记录的顺序应该是：先概括，后明细。 录入方式分为三种：手工录入、复制粘贴、公式链接。三种录入方式的字段必须连续排列，不能相互穿插，否则会影响工作效率。手工录入在最左，复制粘贴居中，公式链接在最右。 用数据有效性来限制单元格输入的正确性，比如从下拉列表中选择。 使用数据有效性的注意事项： 1.对于已经有数据的单元格，设置数据有效性后，E

9、xcel 并不会自动判定或更正已有数据。所以不能指望数据有效性帮助我们更正数据。 2.即使设置有下拉列表的单元格，也不是只能通过选择的方式进行录入，手工录入也是可以的，只要录入内容在列表中存在。 3.下拉列表的“序列”来源不能跨工作表。 保护工作表： 首先，选中允许输入的单元格区域，设置单元格格式，取消勾选保护标签中的“锁定”。 然后，调用保护工作表功能，取消勾选“选定锁定单元格”，单击确定完成。 在单元格内直接输入=VLookup，然后按 Ctrl+A，就能打开该函数的参数面板。 任何时候，写完公式后都一定要验证它的准确性，一般用 3 至 5 组数据来验证。 美化表格：舒服 文本对齐：文本在

10、垂直方向居中对齐，同列数据水平方向采用同样的对齐方式。 文本大小：对于数据明细，10 号字比默认的 12 号字更精致。 字体：中文用宋体，英文用 Arial 或 Times New Roman。 网格线：去除表格中的网格线。 单元格边框：同类数据区域采用相同的边框，禁止大面积使用粗边框或虚线边框。 色彩：不宜超过三种，多用不同层次的同种颜色或同层的不同颜色，慎用大红、大黄、大绿。 突出标题行：设置标题行的单元格填充色，并修改字体/字形/大小/颜色，以便与数据区域区分开来。 简化数据区域：待录入的数据区域最好不要有填充色，慎用下划线字体和倾斜字体。 美化表格：直观 数据区域：手工录入、复制粘贴、

11、公式链接的数据区域要用不同的填充色区分开来。 字体大小：需要录入和经常查看的单元格字体稍大，公式链接生成的明细数据字体可以调小。 边框：用虚线边框弱化明细数据或非重点区域；用粗实线边框分隔录入方式不同的数据区域。 工作表：以不同的工作表标签颜色区分汇总表、参数表和源数据表。 只要能准确、直观地诠释数据，就是一张好图表。应该更关注内容而非形式。 只要选中待添加的源数据，拖入图表，就可以完成数据的添加。同时，修改图表也可以造成源数据的改变。饼图： 对比份额、分布等信息时，可以用饼图。 饼图最好用二维正面紧凑图，带 3D 或者分裂效果的不推荐使用。 柱形图： 比较数值时，用柱形图。它既关注多个数值间

12、的大小关系，也关注单个数值本身。 要注意，参与对比的数值要有可比性。 柱形图用二维效果的即可，立体的柱子尽量别用。 折线图： 表示趋势时，用折线图。 它虽然也指明了各时期的绝对数值，但关注焦点却在变化趋势上。通常用来反映多个时期的数据变化。 如果小于 6 个对比数，就不太适合用折线图，柱形图的表现力会更好。对于折线图来说，数据点越多越能体现出规律。 带数据点的折线图最清晰易懂，3D 及无数据点的慎用。 美化图表： 干净：保持背景和色彩的干净，才能突出重点。 原配：默认的图表类型几乎都是最好的，不用再尝试其它。 大小：图大、字小，就能突出图形特色。 简洁。 一招美化图表：在需要美化的地方双击鼠标

13、，会发现各式各样的设置选项。 将 Excel 图表粘贴到 Word 或 PPT 中： 复制了 Excel 图表后，在 Word 和 PPT 的“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”命令。 如果要 Word 和 PPT 中德图表随着 Excel 中源数据的变化而变化，则应在选择性粘贴中选择“粘贴链接”。如果把 Excel 图表直接粘贴到 Word 中，就仅仅是一张图片，很安全。但粘贴到 PPT 中，却是一个对象，双击 PPT 中的图表，是可以看见 Excel 源数据的，而且是整个工作簿的源数据。 因此，千万不要简单地用 Ctrl+C/V 将 Excel 图表复制粘贴到 PPT 中。 在“选择性粘贴”中

14、选择粘贴为图表对象，就会附带源数据，即使源数据不在本机，也能打开对象文件；而粘贴为链接，如果不在本机，对方就无法链接到源数据。 建立高品质形象：体现为表格的整洁、美观，为使用者考虑的智能化设置，及保护公司数据安全的制作方式。 对经验进行书面总结。 善于分享。 保管好报表：首先确保它们存在于电脑中，其次要对它们进行有效的分类，最后要定期做备份。 比老板吩咐的多做一点：确认老板要的是什么，什么时候要，有没有其他特殊要求。可能的话，还要了解他的目的，然后再动手做。 主动汇报进度并按时完成：汇报的内容无非两点：一、能否按原计划完成，如果不能，是由什么原因造成的，预计推迟多久；二、遇到了什么困难，需要什么帮助。在接受任务时，要明确完成时间，如果有异议，最好当场提出来，事后如果有困难，就只能自己客服。不能按计划完成的情况只限于不可预期的特殊事件。 注重邮件：杜绝错别字、记得带附件、指出双胞胎邮件的不同、不要发正文空白邮件、在邮件中对附件和附件的观点进行简要描述。 任何时候都要给老板提供多项选择题，且给出建议的最佳方案并说明理由。