哈佛管理教程-商务写作

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1、Harvard Best Learn 哈佛管理教程商务写作目 录4.商务务写作：写作技巧5.商务写作：相关练习3.商务务写作：写作步骤骤2.商务务写作：核心概念1.商务务写作：主题题概述目 录主题概述在本主题题中，您将学习习如何疏 理自己的思路，如何拟订拟订 一份完 整的草稿，以及怎样样才能使您的 日常电电子邮邮件、备备忘录录和报报告更 加实实用，条理更加清晰，更加引 人关注 。摘要（本主题题包含有关如 何完成以下各项项的相关信息）根据读读者的需要组织组织 文稿 利用各种写作策略开始 写作 利用编辑编辑 和设计设计 准则则 ，提高文章内容的影响 力商务写作基础知识 2.1界定项目的范围2.22

2、.3使用谋篇布局策略2.4根据目的组织材料2.5初稿写作2.9起草电子邮件2.6确定段落结构2.8格式修改2.7内容修改“以读者为中心” 的方法确定 交付信息 简明明确 目的清楚 表达2.1 基础知识LOGO2.2 界定项目的范围营销对实现营销对实现 公司目标标有什么作用 公司营销营销 部门门的发发展历历程 营销营销 方面的人力资资源 出现现特定绩绩效问题问题 的领领域 潜在的解决方案 在考虑虑写作项项目的范围时围时 ，您可以从或广或窄的角度阐阐述主题题。 例如，在汇报汇报 公司在营销职营销职 能方面的不足时时的两种选择选择 ：绩绩效低下的两大领领域：经销经销 商支持与促销销 建议议的补补救措

3、施 全面铺开简明扼要1234提问问 传传 统统 式 提 纲纲头脑头脑 风风暴 式提 纲纲 自 由 写 作 2.3 使用布局谋谋篇策略2.3.1 提问 吉莉安必须写一份备忘录，介绍合作推出某新产品的员工召开的每周部门间会议。通过预计读者关注的事项，她提出了下列问题：我们为们为 什么要召开这这些新会议议？ 议议程将包括哪些内容？ 我应该应该 怎样样准备这备这 些会议议？将这些问题转化为肯定性陈述之后，吉莉安就能得出她在备忘录中将要提到的要点。例如：“召开第一次会议时，请事先准备好您所在部门的工作计划。”2.3.2 传统式提纲 这种方法最适合那些能在动笔之前构思出文件逻辑结构的人。 如果您缺乏写作经

4、验，或者涉及的主题很复杂，这种方法就格外有用。 1大写罗马数字加英文句号 I. 2大写字母加英文句号 A. 3阿拉伯数字加英文句号 1. 4小写字母加英文句号 a. 5在圆括号中加阿拉伯数字 (1) 6在圆括号中加小写字母 (a) 7在圆括号中加小写罗马数 字 (i)一旦拟好提纲，就应考虑以下问 题： *提纲中是否已经列出了我要写的 所有主题和副主题？ *他们的排列是否符合逻辑顺序？ *开头、中间和结尾是否清楚明白 ？2.3.3 头脑风暴式提纲2.3.4 自由写作 准备好纸笔，或将手搭在键盘上，然后让思维自由驰骋。 写下大脑中出现的任何想法，哪怕这些想法与您的写作主 题毫无关系。 至少应自由写

5、上 10 分钟，这样才能思如泉涌。 当您思维受阻时，也要将这种情况记录下来。不要停止。 要对记下的东西进行编辑。如果您用的是计算机，降低屏 幕的亮度可能有助于防止您过早编辑。2.4.1 重要性排序法对于许多内部文件，撰文者通常会采用“结论先 行”(BLOT) 法。通过将最紧要的信息放在文件 开头，您可以帮助忙碌的读者快速看到最重要 的信息。 2.4.2 时序法 使用此方法时应注意下列事项： 抓住重大事实。 利用视觉设计突出重要信息，例如您的关键信息 ，因为使用这种发展时序法时可能会遗漏这些信 息。 如果有五个以上的日期，应避免每个句子都以日 期开头。2.4.3 流程和程序法 无论使用哪一种方法

6、，都应注意下列事项： 以表格形式陈述正式程序，并给每一步编号。 按照其发生的精确顺序陈述流程或程序中的阶 段或步骤。2.4.4 空间排列法 使用此方法时应注意下列事项： 设定具体、连贯而便于理解的顺序，例如从左至右、从 上到下或由内而外。 用细节描述充实每一个空间，为读者创立生动的影像。 有意识地使用富于变化的语句和新的措辞来替代陈词滥 调，以吸引读者的注意力。2.4.5 比较和对比法 例如，在研究了两种可能性之后，您建议在市区 的某个地点设立新办公室，为此，您可以按下列 顺序陈述研究结果： 优点：地点 A 和地点 B 缺点：地点 A 和地点 B2.4.6 归纳法或演绎法 使用此方法时应注意下

7、列事项： 确定您的读者对该主题已经了解了多少。 以读者熟悉的信息开始写文件。 对熟悉该主题的读者采用归纳法。 对不熟悉该主题的读者采用演绎法。 尽可能将关键信息置于开头。2.4.7 分析法 使用此方法时应注意下列事项： 务必将假设的每个方面都包括进来，以避免说服力不强甚 至更糟的情况，即做出错误的业务决策。 从以下几个方面分析您的资料：相似之处、不同之处、逻 辑联系、内在含意以及建议采取的行动。 为非技术型读者简化技术方面的语言，特别是面向普通大 众的公司报告。2.5.1 从让让您感觉觉最方便的地方开始 2.5.2 按“类别类别 ”写作 2.5.3 关于技术术文件的特殊考虑虑 2.5 2.5

8、写作初稿写作初稿2.5.1 从感觉觉最方便的地方开始没有任何规定要求您必须从头开始。将写作大纲或写作计划摆在面前 ，并参照它来确定从哪儿动笔会让您觉得最方便。大多数写作经验丰 富的人都会到最后才写引言部分，因为在知道了结论之后更容易写出 精彩的开篇之语。例如，选择一个大标题，然后就这个标题写上一段。写完之后，再选 择下一项让您感觉方便的来写，依此类推。定时停止写作，将草稿与 您的计划进行对比。2.5.2 按“类别”写作2.5.2.1 商务信件、备忘录以及电子邮件中经常出现的类别包括： 1变革公告 7结论 2背景资料8建议3实施计划9观察4最后期限10 建议的行动5流程说明11 要求采取行动6结

9、果12 评估2.5.2.2正式的建议书包括下列标准组成部分： 1.扉页2.目录4.简介3.摘要5.客户需求陈述6.建议程序7.计划的优点8.计划的影响9.实施计划10.合格条件11.成本分析12.同意声明13.附录在起草面向非技术术型受众的技术术文件时时，要多花一点时间时间 分析您 的受众。确保您准确掌握了以下问题问题 的答案：“受众对该对该 主题题已经经了 解了多少？”有一种经验证对许经验证对许 多撰文者都很有用的方法是分两栏栏写。一栏栏 中写下针对针对 技术术型读读者的信息。另一栏则针对栏则针对 非技术术型读读者对对前一 栏栏中的信息进进行精简简。2.5.3 关于技术术文件的特殊考虑虑限制

10、每一段 中的主语语数 量 过过渡自然 2.6 确定段落 结构思考下列过渡句（斜体）：“提议增加餐馆座位的人没有提供任何有关工程、运作成本以及税金的估算 。没有这些估算，试图评 估他们的建议书只会浪费时间 。 就算工程成本合理且可以应应付，我们们仍然面临临着巨大的收益不确定性。谁都不 知道座位增加一倍会对年收入产生什么影响。假设收入将增加一倍合理吗，还 是更有可能增加 75%？”在各个句子之间，词和短语也能如上述句子一样起到连接作用。看看下列 过渡范例（斜体）： “我们的库存管理人员严格控制着原料或成品。因此，营运资本需求已经下降 了八个百分点。” 在这个例子中，因此 一词建立了两个句子间的因果

11、关系。其他有用的过渡表达 还有：结结果、此外、同样样、同时时、例如、最后、另一方面、而且 以及然而。010203让让您的信息重点明确 04检查检查 文件是否清楚明了 检查检查 文件是否清楚明了 有技巧地排列关键键信息 回答您的读读者对对原因的质质疑 回答您的读读者对对原因的质质疑 回答您的读读者对对原因的质质疑 回答您的读读者对对原因的质质疑 2.7 内容修改 2.8 格式修改1设计设计视觉视觉效果 3检查检查 文件 是否 简简明 扼要 2让语让语气贴贴近受众 4使用主动动语态语态 5精确度修改 2.9 起草 电电子邮邮 件2.9.1常见问题 员工互相收发浪费时间、毫无必要的信息。 许多电子邮

12、件都是仓促写成，品质欠佳。 写电子邮件的人发送的信息有时带有情绪或 不适合其工作环境。 信息有时会错发或转发给非计划中的收件人 ，有时会导致不良后果。 收件人通常会匆匆浏览电子邮件，因此错过 一些重要的细节。2.9.2从主题行开始 主题行特点：1.包含关键信息（例如“销售会议的时间改为周五下午 3 点”）2.包括您希望读者做出的行动或响应（例如“今天下午 4 点之前要给出评论”）3.具体而简短（例如“明天一起吃午饭好吗？”）让您的信息便于归档和复查（例如“约翰的全球企业报告 ”）。2.9.3每封电子邮件只讲述一个主题 将每封电子邮件都视为目标一致的信息包，用于 提出问题、表达您的意见、通报新闻

13、等等。为实 现一致性，每封电子邮件只传达一个信息。这种 方法有两大优点： 收件人能更轻松地理解和回复单个信息。 收件人将该信息转发给其他人时不用带上可能极 不适合此人的其他信息。2.9.4 清楚表明邮邮 件的目的 2.9.5 简简明扼 要，并使用附 件 2.9.6 谨记谨记 受 众的需求 2.9.7 采用简简 单单的格式 2.9.8 回顾顾公 司的电电子邮邮件 政策 372.9.9 什么时时候不能发发送电电子邮邮件不要通过电过电 子邮邮件发发送私人信息。若要交流私人或机密信息，应应打电话电话 或与对对方会面。如果电电子邮邮件起不到有效作用，则应则应 安排面谈谈。如果您连续连续数小时时或数周不断

14、与某人邮邮件往来，而无法达成解决方案，请请拿起电话电话 安排会面。通常应该应该 遵循的原则则是，将电电子邮邮件交流的次数限制在四次以内。删删除群发邮发邮 件，不要将它们转发们转发 。3 写作步骤3.1规规划写作 任务务的步 骤骤 3.2内容编辑编辑 的步骤骤 3.3风风格编辑编辑 的步骤骤 3.1 规划写作任务的步骤.仔细细想一想，您希望读读者做出怎样样的回应应 。您的写作目的是什么 思考有关您的受众的问题问题 基本要点是您希望读读者记记住的一个关键键信息。您能越早用一 两句话话提炼炼出关键键信息，您就越容易写作您的文章。如果您 发现发现 有两个不相关的关键键信息，则应则应 撰写两份文件。在思

15、考写作策略时时，您应应自问问以下问题问题 ： 我是否是传传达这这一信息的合适人选选？1. 明确写作目的。 2. 分析受众。 3. 分析和提炼炼您的基本要点。 4. 制定您的写作策略。 对对于乐乐于接受的读读者，您可以在文章 的开头头部分就表明基本要点或关键键信 息。 使您的写作目的（尤其是与读读者有关 的行动动步骤骤或最终终期限）易于发现发现 和 理解。同时时确保您的写作内容准确， 范围围适中。 检查检查 文件是否清楚明了 最常见见的错误错误 之一是撰文者仅仅关注于 自己的日程而没能满满足读读者的需求。 仔细检查细检查 文件，确保所写的内容包含 了读读者的需要。 确保您的信息以受众为为中心。

16、3.2 内容编辑的步骤3.2.13.2.2有技巧地为为信息排序 3.2.3视觉效果设计让语让语 气贴贴近受众。 简洁简洁 但完整地陈陈述 使用主动语态精确度修改3.3 风格编辑424 写作技巧对于易于接受的读者，关键信息应放在开头。 4.1 运用重要性排序法的技巧 4.1.1 当您的写作对对象为为两名或多名读读者时时，应应考虑虑最重要的 读读者可能会有的反应应，通常情况下最重要的读读者是决策者。相 应应地组织组织 文件的内容。 4.1.2 对对于易于接受的读读者，关键键信息应应放在开头头。 4.1.3 对对于不易接受的或有抵触情绪绪的读读者，在陈陈述关键键信息 前，您需要提供更多的铺垫铺垫 和背景信息。 4.2 运用比较和对比法的技巧 。4.2.1 在比较较两项项事物时时，应应从读读者较为较为 熟悉 的一项项开始。运用图图形