法务联系人制度下的企业法务建设

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1、法务联系人制度下的企业法务建设 法务联系人制度下的企业法务建设 随着我国市场经济深入发展及法制的进一步健全， 企业法律事务逐渐受到越来越多企业 的重视，现代企业在经营管理中要通过各种法律法规来调整企业与社会各方面之间的关系。 在市场经济活动中， 企业要靠合同法等民商法律调整和规范与各种市场主体之间的财产流转 和交易关系。企业的劳动关系、财务管理、合同管理等内部关系，也要依据劳动法和劳动合 同法、会计法、合同法等法律来调整和规范。因此，重视和加强企业法务建设也成为越来越 多企业的共识。 开展企业法务建设，通行的做法是企业设立专门法务机构，配备专职法务人员，统 一处理企业法律事务，如：参与重大经营

2、决策、审核合同、健全企业管理规章制度、处理诉 讼非诉讼事务、防范企业经营风险等。一般来说，大多数企业都对法务管理的工作范围和职 能都有涉及，但对于法务管理工作机制的探讨相对较少。我们经过几年的摸索和总结，尝试 建立了法务联系人制度。我们认为，在集团管理框架下，建立法务联系人制度的法务管理工 作机制，是一个最经济有效而又最容易推进企业法务建设的机制。 一、法务联系人制度提出前的法务建设思考 在很多关于企业法务建设的观点和做法中，绝大部分谈到的是法务工作的重要性， 以及法务工作的范围， 少数涉及到了法务工作的具体开展， 但几乎没有系统性的从组织体制 上搭建法务管理组织系统和具体实施的观点和意见。

3、经过部门几年的运行， 我们在不断的总 结、反思公司法务工作的经验，并在与其他公司的法务管理进行对比分析后，我们认为，单 一法人的法务管理工作相对而言，比较简单，甚至可以说只需要从工作制度、工作范围和流 程上进行明确，严格按照制度和流程处理就可以了，几乎不用考虑组织系统设置的问题。但 是在我们投资控股型的集团公司的管理模式下， 公司法务建设的开展， 难点在于对于法务工 作的认识上存在分歧， 很多人都认为法务工作是服务性而不是管理性的， 但法务工作的价值 更多的体现在预防功能上，实现预防功能就要求加强法务管理。所以，寻找和把握“法务服 务”和“法务管理”两者之间的平衡点非常重要， 这也是法务工作管

4、理的关键。 作为上市公 司，由于信息披露和风险规避的要求，不仅对公司本身有法务管理的要求，同时对控股子公 司的法务管理工作也应当有要求， 而为了实现这样的管理要求， 这就要考虑集团公司体制下 的法务管理组织系统的构建问题。 二、法务联系人制度的建立 在法务部设置初期，考虑到公司作为投资控股型的上市公司，需要根据上市规则 及上市公司治理准则的要求，及时、准确地披露公司及各控股子公司发生的符合信息披 露要求的事项。在法律事务方面，就需要法务部在为公司和各控股子公司提供服务的同时， 收集掌握公司及各控股子公司的重大合同、诉讼、资产处置等一系列重大信息，确保信息畅 通，同时也为了确保公司治理规范，防范

5、经营风险，在法务建设上进行了建立法务垂直管理 体制的尝试。 即由公司法务部向各控股子公司派驻法务专员， 其工作业绩由法务部进行考评， 各控股子公司法务专员向法务部负责； 法务部于每月在总部召开工作例会， 各控股子公司法 务专员应于例会召开前向法务部提交月度报告。 通过这种组织结构严密、 工作安排紧凑的体 制建设， 可以动态掌握公司及各控股子公司的法律状态， 基本上可以确保法律事务信息的有 效传递和通畅，也可以有效的服务于各控股子公司。但同时，这一体制也存在着组织结构臃肿、法务专员在实际工作中的专业能力下降等问题。因此，如何高效、专业的为公司和各控 股子公司提供优质的法律服务就必须从组织架构或者

6、工作机制上进行构建， 法务建设工作在 不断地摸索中前进，经过总结、调整与探讨，我们在集团内率先提出并建立了法务联系人制 度，探索性地通过这一制度开展集团公司的法务建设工作。 法务联系人制度，是在集团公司范围内，以总部法务部为主导，在各控股子公司的 现职人员中选定一名具有一定法律知识基础的员工作为与法务部进行沟通联络的联系人， 按 照季度向法务部报告所在公司的重大合同、诉讼、资产处置等法律事项，突发情况下随时协 同总部法务部处理临时性法律事务， 法务联系人本身具备其他职位， 不影响其在所在公司的 正常工作的一种制度。法务联系人制度具有以下两个特点： 1、有助于增强和充分发挥法务部的专业性，培养复

7、合型的法务专业人才。称职的公 司法务人员必须具有法学和企业管理诸方面的知识背景或者经验， 法务部现有员工都是大学 本科以上学历，法律专业能力毋庸置疑，但或多或少地欠缺企业管理、市场营销等方面的知 识， 在通晓法律和企业管理、 更好的为公司服务这一方面， 离公司的实际需求还有较大差距。 所以， 培养法学和企业管理知识都懂的复合型法务人员是法务部的目标。 通过法务联系人制 度， 既可以保证法务人员在总部进行不间断的法律专业学习， 同时也可以使法务人员在处理 各项法律事务的过程中逐步学习和积累企业管理、 市场营销等各项知识， 逐步逐步地把法务 人员培养成能够为公司提供优质、高效、务实法律服务的，既懂

8、法律、又有企业管理经验的 复合型人才。 2、有助于法务部和各控股子公司的关系协调。法务人员处理集团内的法律事务，站 在集团上的视野更广阔，考虑问题的角度和取舍更开阔一些，积累的经验也更多一些，为控 股子公司提供的服务也会更好一些。同时，法务人员在开展法务工作过程中，基于法务工作 的服务性，在参与各控股子公司的法务管理中，既能避免干涉各控股子公司的经营活动，又 能熟悉经营管理状况， 不至于因为一些细微事情而给各控股子公司的经营工作造成影响， 实 现公司与各控股子公司的信息对称，从而有助于协调处理公司与各控股子公司之间的关系。 三、法务联系人制度下的法务建设途径和内容 1、 通过有效的法律服务，

9、使公司全体员工在意识上实现法务工作由服务功能到管理、 预防功能的功能性转换。 在过去比较长的一段时间里，公司及各控股子公司总是问题发生以后，被动地去处 理，而不是通过制度办事，主动发现隐患，及早进行调整，采取补救措施，将公司的损失减 少到最低程度。我们过去为各控股子公司所提供的法律服务，很多是进行事后的补救工作， 尽管付出了很大努力，但是结果往往对我们不利益。在法务部成立以后，通过一系列的法务 管理制度的制定和实施， 公司和各控股子公司也在进行不断的总结经验和反思教训， 对于法 务管理工作的重要性的认识也在逐步加强， 这对于充分发挥法务的预防功能创造了良好的条 件。因此，推进法务联系人制度，要

10、在继续为有需求的控股子公司提供优质高效法律服务的 同时，逐步逐步地把事后的补救服务转移到事前的预防上来，通过尽可能做事前防范，从法 律的角度来规避风险，预防纠纷的发生。事前防范功能的充分发挥，就必须通过加强法务管 理来保证。加强法务管理工作，主要是通过法务联系人，在总部及各控股子公司实施合同 管理办法、法律纠纷管理办法、商标管理办法等几个主要的管理规章制度，保证 流程化的开展各项法务工作，从而达到实现预防功能的目的。所以，加强法务管理本身不是减少或不提供服务， 而是把事后的补救服务变成了事前的预防服务， 从认识上必须清晰这一 转换。有效的事前防范，不仅可以为公司节约大量的管理成本，而且有助于公

11、司全面提高管 理水平。 2、法律联系人管理制度和体制的建立和实施 （1）在适当的时候，制定法务联系人管理办法（暂定名）。尽管法务联系人制 度是目前与集团内的经营规模和管理水平相适应的一种管理方式， 也在法务建设中得到不断 推进，但基于公司法务建设工作的长期性，在适当的时候制定法务联系人管理办法（暂 定名），通过制度化的规定，使法务联系人制度能够在组织形式、工作流程和人员配备上得 到保障。 （2）提升法务人员综合能力，提升法务部的进入门槛。敦促现在法务人员通过学习 获得法律职业资格证书或者企业法律顾问资格证书，并通过适当的途径学习市场营 销、财税、证券投资、人力资源等方面的知识，建立起专业能力强

12、、知识面较广的法务人员 队伍；同时，在选择各个控股子公司的法务联系人上，尽量选择具有一定法律基础知识、在 所在公司接触面较广的人员作为法务联系人， 定期对法务联系人进行法律知识培训， 与法务 联系人交流工作经验。 从而保证集团内法律事务整体管理水平的提升， 能够按照法律事务管 理的几个规定全面履行法务工作职责，与相关部门互相配合，正确处理业务中法律问题，保 证经营管理合法合规，防范化解风险，提高资产质量和经营效益。 3、深入推进法务联系人制度，以实现法务的预防功能为主，更好地服务于公司各项 工作。 从法务部成立来的法务管理实践来看， 充分发挥“以事先防范为主， 事后补救为辅” 的法务工作原则，

13、是法务工作的价值和意义所在。开展法务管理的事前预防，主要是通过以 下主要工作来实现： （1）法律知识宣传、培训。坚持在人福杂志上开辟专栏，进行实务性法律知识 的宣传， 通过普及日常经营管理工作中所需要的实际的法律知识， 规范解决一些细微的事情， 长期性的不断增强全体员工的法律意识。 对于总结出的普遍性问题， 通过邀请公司法律顾问 培训、外派学习等方式提升包括法务人员、法务联系人在内的全体员工的法律知识水平，提 升开展各项经营活动的法律意识。 （2）进一步为公司和各控股子公司提供审核合同、解答法律咨询、出具法律意见等 预防性的法律服务。 通过严格审查公司和控股子公司合同， 在具有现实针对性和操作

14、性的前 提下出具法律意见， 避免签订合同时就存在法律风险； 通过对公司及各控股子公司的各种规 章制度进行全面的检查、审核，对其不严谨之处，建议进行修改；对公司和各控股子公司在 经济活动中的文书凭证进行审核，保证其合法有效性和有追溯性，给他们以安全感，让他们 无后顾之忧， 把精力全部放在拓展业务上， 为公司创造最大的利润。 通过长期性的法律服务， 为始终推进法务联系人制度奠定坚实基础， 既实现对各控股子公司的监控管理， 也不干扰各 控股子公司的独立自主经营。 （3）通过制定规则、管理办法、流程规定，从制度上避免法律风险的发生。理顺法 务工作流程，在务实的前提下规范各项经营管理行为。目前，公司已经

15、制定了法律事务管理办法、合同管理办法、法律纠纷管理办法和商标管理办法，这些制度基本 符合目前公司发展实际状况中的法务需要， 在推进法务联系人制度的过程中着重要注意抓的 是流程的规定和监督执行。在上述几个办法中，尤其是严格执行合同管理办法，对每一 份签订的重大合同，均须有完整的报备手续，注意审查和留存合同、合同流转单以及与合同 有关的文书、图表、传真件等资料。从合同管理制度的实施、合同样本库的建立和合同管理 台账的完善这三方面来进行完善。 当然， 在进行“事前的防范”的同时， 也要注意“事中的跟进”和“事后的补救”。 “事中的跟进”主要是指法务人员在日常管理过程中能及时跟踪、 监控各项法律风险的

16、状况 并适时纠偏，重视合同管理中的履约跟踪，在发生合同相对方主张权利等可能引发纠纷、诉 讼、仲裁的情形出现后，通过与相关业务部门的合作，及时采取措施以避免事态的进一步扩 大。 “事后的补救”主要指问题发生后及时采取有效措施进行补救， 在法务管理实践中主要 就是主动或被动的进行诉讼、仲裁，通过司法途径解决问题。这种事后救济措施，是在公司 发生法律纠纷或合法权益受到侵害时，通过法务人员代理公司与相对方进行协商、调解、仲 裁、诉讼等活动，依法维护公司的合法权益，避免、减少或挽回公司的经济损失。 公司法务工作贯穿在企业的经营管理过程中， 单纯地由相关部门处理所涉法律事务， 预控不了相关法律风险，常使公司处于不利的法律地位。最明显的是以前发生的很多案例， 由于对方设定了地域管辖， 导致我们不得不异地进行诉讼， 绝大多数情况下都因此而受到了 不公正待遇，异常被动。因为法律风险是无形的，对非法律专业人员而言，往往是出现纠纷 时才想到去找法务部，缺乏必要的防范意识和手段，一旦风险实际发生，只能被动应付和补 救，其结果往往是徒劳，效果一般都不