第17课 如何制定工作计划和进行工作总结

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1、经纶玩具礼品有限公司培训资料第 17 课工作计划和工作总结 第 17 课 如何制定工作计划和进行工作总结 第 17 课 如何制定工作计划和进行工作总结 主讲：胡德盛 编撰：2007 年 9 月 17 日 更新：2009 年 7 月 1 日 为什么有的组织运行杂乱无章？如何稳步地提升团队的执行力？本次培训的 目的是引导我们迅速从“事倍功半”走向“事半功倍”。为什么有的组织运行杂乱无章？如何稳步地提升团队的执行力？本次培训的 目的是引导我们迅速从“事倍功半”走向“事半功倍”。 前前 言言 在学习本课程之前，我先提几个问题： 1你清楚你的职责吗？请口述。 2你的职责范围内，年度计划是什么？月度计划？

2、 3上个月，你的部门出现的突出问题是什么？如何解决？ 相关知识的回顾：相关知识的回顾： 一、管理学原理一、管理学原理 1管理的定义:配置资源,实现目标。 2组织的五个内部要素：人、物、组织结构、信息、目的 3九个外部要素:行业、原材料供应基地、人力资源、资金资源、市场、技术、 政治经济形势、政府、社会文化。 4管理的四大职能:计划、组织、领导、控制 5PDCA 循环：PLAN 计划；Do 执行；CHECK 检查；Action 行动。 二、企业战略二、企业战略 1企业战略亦称战略计划、经营战略、经营决策。 它是指企业确定目标、评价环境、分析组织、选择目标的政策的计划过程。它 抽象理解是一种思维的

3、创造物，形象比喻为“企业的生存领地”，“力量场”。 2战略是战胜敌人的目的和政策。 3战术是战胜敌人的方法。 4战略回答两个基本问题:我们是什么和应该怎么做 三、优秀团队的特征（如何建设团队）三、优秀团队的特征（如何建设团队） 1 开放的沟通； 2 互相支持信任； 3 角色分配清晰； 4 有效的结构； 5 清楚的目标； 6 良好的对外关系 7 积极处理异见（不同意见） ； 8 有效地解决问题（民主集中） ； 9 分享成果 四、管理者的素质四、管理者的素质 第 1 页 共 8 页 经纶玩具礼品有限公司培训资料第 17 课工作计划和工作总结 1 基本素质 道德伦理素质，有良好的职业道德和信誉；心理

4、人格素质，有宽广的胸怀、开 放的心态、坚韧的毅力和意志力、个人的自我控制力；扎实的基础知识，完善 的知识结构。 2 专业技术素质 对工作流程、工作标准非常熟悉，知道某一活动会对对目标产生何种影响。 3 管理素质 熟悉管理的计划、组织、协调、控制等基础管理知识，市场营销、采购、研究 开发、服务、生产、质量、财务、人力资源、信息化建设等业务管理知识；了 解产业、行业知识。能熟练运用企业管理的计划、组织、领导、激励、沟通、 创新、危急管理、合作团队等技能。 第一章第一章 什么是工作计划和工作总结什么是工作计划和工作总结 一、工作计划一、工作计划 1计划是管理循环的起点计划是管理循环的起点 计划是对未

5、来行动的规划，即通过科学预测、权衡客观需要和主观可能，提出 在未来一定时期内要达到的目标及实现目标的途径。 计划工作包括制定计划、执行计划和检查计划执行情况的工作过程。 将按照一定的体裁计划工作形成书面文字，就是“工作计划” 。 2计划的分类计划的分类 按计划期限分类：长期计划、中期计划和短期计划 按计划性质分类：战略计划与战术计划 按工作职能分类：人力资源计划、生产计划、销售计划、研发计划等等 3计划工作的原理计划工作的原理 限定因素原理限定因素原理 限定因素是指妨碍组织目标实现的因素。 限定因素原理其含义是主管人员在制定计划时， 必须全力找出影响计划目标实现 的主要限定因素，有针对性的采取

6、得力措施。 许诺原理许诺原理 任何一项计划都是对完成各项工作所做出的许诺。许诺越大，实现许诺的时间 就越长，实现许诺的可能性就越小 灵活性原理灵活性原理 计划中体现的灵活性越大，由于未来意外事件引起损失的危险性就越小。 说明制订计划要留有余地 改变航道原理改变航道原理 计划制定后，在执行计划过程中，必要时根据实际情况作必要的检查和修订。 说明执行计划要有应变能力 二、工作总结二、工作总结 1总结是管理循环“控制”环节的核心部分总结是管理循环“控制”环节的核心部分 总结是对前段活动进行全面回顾、检查、分析、评判，概括经验教训，以明确第 2 页 共 8 页 经纶玩具礼品有限公司培训资料第 17 课

7、工作计划和工作总结 努力方向，指导今后工作。按照一定的体裁形成文字，就是工作总结。 2工作总结的种类工作总结的种类,特点和内容特点和内容 按范围划分按范围划分：部门工作总结 单位工作总结 个人工作总结 按时间划分按时间划分：周工作总结 月度工作总结 季度工作总结 年度工作总结 按性质划分：按性质划分：综合性总结 专题性总结 3工作总结的特点工作总结的特点 客观性客观性 对过去工作的回顾和评价要尊重客观事实。 典型性典型性 总结出突出的、本质的、有规律性的东西，具有鼓舞和鞭策作用。 指导性指导性 分析成绩与失误及其原因，指导将来的工作。 证明性证明性 用自身实践活动中真实的、典型的材料来证明判断

8、的正确性。 第二章第二章 为什么要进行工作计划和工作总结为什么要进行工作计划和工作总结 一、为什么要写工作计划一、为什么要写工作计划 1计划是提高工作效率的有效手段计划是提高工作效率的有效手段 工作有两种形式：工作有两种形式： 消极式的工作（救火式的工作：灾难和错误已经发生后再赶快处理） 积极式的工作（防火式的工作：预见灾难和错误，提前计划，消除错误） 优良的工作计划是我们走向积极式工作的起点，使得每个部门、团队、每个人 的每一个时间段、每一个活动都有明确的规划和预期的结果，从而减少失误，避免 重复劳动和任务断点，最终提高整体效率。 2计划能力是组织和个人管理水平的体现计划能力是组织和个人管理

9、水平的体现 企业小的时候，沟通与协调起来也比较简单，只需要少数几个领导人就把发现的 问题解决了，因此可以不用化大段时间写计划。但是企业大了，人员多了，部门多 了，问题也多了，沟通难度加大了，就需要化时间系统地计划工作，以指导每个具 体的行动。 3变“被动等事做”为“自动找事做”（个人驱动变“被动等事做”为“自动找事做”（个人驱动系统驱动）系统驱动） 经过一定时期的工作计划训练，我们不需要再等主管的吩咐，只是在某些需要 决策的事情上请示主管或领导就可以了。我们可以做到整体的统筹安排，个人的工 作效率自然也就提高了。通过工作计划变个人驱动为系统驱动的管理模式，是企业 成长的必经之路。 4工作计划是

10、个人发展最好的训练模式工作计划是个人发展最好的训练模式 就我个人看来，除了知识结构，每个人走上职业道路时的起点差异并不大，但 是几年之后，工作能力和成就为何相差巨大？训练质量的高低至关重要，而养成严 谨的工作计划习惯，是最最有效的训练。 第 3 页 共 8 页 经纶玩具礼品有限公司培训资料第 17 课工作计划和工作总结 二、工作总结的意义及作用工作总结的意义及作用 1 工作总结是管理循环“控制”环节的核心内容工作总结是管理循环“控制”环节的核心内容 我们都接触过一些任性的孩子，他们的家长不断要求小孩这样那样， “如果不这 样就会怎样”，结果呢，孩子还是我行我素。为什么？ 答案往往在于没有合理的

11、要求；或者是有合理的要求，没有控制结果。而要想有 效地控制结果（纠正偏差），首先就要系统总结。 2 形成经验数据的重要手段形成经验数据的重要手段 我们常说“某某很有经验”，或“某某缺乏经验”，其实我们都不同程度地参 与了实践过程，但是，为什么形成的经验大相径庭呢？ 工作总结是由感性认识上升到理性认识的途径。 例如：MBA 教育，求知与求证。 3下一个管理循环的起点之一下一个管理循环的起点之一 工作总结不是“交差” ，总结出来的经验，要积极推广，而教训也要迅速吸取， 采取纠偏措施（补救，中止） ，从而保证目标的达成。 三、工作计划和工作总结的关系三、工作计划和工作总结的关系 1 都是管理活动不可

12、或缺的部分 2 计划要针对总结进行再布置 3 总结必须分析计划的实际结果 第三章第三章 如何写工作计划如何写工作计划 一、 计划的内容任何时候都要牢记的“一、 计划的内容任何时候都要牢记的“5W2H” 做什么做什么 What to do it ? ? 为什么做为什么做 Why to do it ? ? 何时做何时做 When to do it ? ? 何地做何地做 Where to do it ? ? 谁去做谁去做 Who to do it ? ? 怎么做怎么做 How to do it ? ? 代代代代价价价价多多多多少少少少 H Ho oww mmu uc ch h f fo or r i

13、 it t ? ? 二、 制定计划的程序制定计划的程序 1、估量机会和风险（、估量机会和风险（SWOT）分析）分析 环境变化（需求变化，对手动向） 我们的优势和劣势 我们的机会和风险 2、 确定目标确定目标 我们要向哪里发展（定位） 打算实现什么目标（定性、定量指标） 什么时候实现（时间表） 第 4 页 共 8 页 经纶玩具礼品有限公司培训资料第 17 课工作计划和工作总结 3、 确定前提条件确定前提条件 实施计划的内部条件 实施计划的外部条件 4、 拟定可供选择的方案拟定可供选择的方案 为了实现目标有哪些最有希望的方案 5、 评估各种备选方案、 评估各种备选方案 成本最低 风险最小 收益最大

14、 成功率最高 6、选择方案、选择方案 召开会议，选择行动方案 7、拟定辅助计划、拟定辅助计划 人员计划 资金计划 设备计划 场地计划 采购计划 协调计划等等 8、编制预算编制预算 前期预算 工资预算 采购预算 销售预算 等等 三、如何保证计划得到执行三、如何保证计划得到执行 1科学制定合理的计划。 2计划应该拿到例会上进行外部讨论，其一是通过集体智慧检查计划的可行性； 其二通过讨论赢得上级支持和其他部门的协作。 3内部会议讲解计划和布置实施，要保证每个人都了如指掌。 4深入现场，跟踪进度，发现问题就地解决。 5. 必要时调整目标。 6. 进度和调整及时报请上司批准，尤其是严重偏差不得隐瞒。 四

15、、失败的工作计划四、失败的工作计划 1格式不全（标题，时间，部门，报告人，报告对象等） 2内容空洞（没有针对性，没有数据，没有对比分析） 3条理不清（没有重点，没有条理） 4 只有承诺，不考虑“履行可能” （没有分析资源条件） 5 只盯着局部，不考虑全局（不考虑配合） 6 只顾眼前，不管发展 第四章第四章 如何写工作总结如何写工作总结 一、工作总结的内容一、工作总结的内容 1. 基本情况 第 5 页 共 8 页 经纶玩具礼品有限公司培训资料第 17 课工作计划和工作总结 包括各项计划的重要实施经过和结果数据，重大事件。 2. 分析结果 我的职责是什么？各项职责的定量或定性目标是多少（什么）?实际结果是多少 （什么）吗？偏差是多少？为什么？ 3. 结论 本期运行对将来有何借鉴意义？ 4纠偏措施 奖优罚劣，下一步怎么办？指出下一步计划的重点。 二、工作总结的程序二、工作总结的程序 1、回顾实施过程、回顾实施过程 工作记录 反应和反馈 干扰因素 2、 记录汇总分析记录汇总分析 目标是多