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1、2以巧年4月第2 8卷第1期A v r.,2以场Vo l.2 8NO.适业调职色的角书与秘位论定试色 角冯俊伶(太原大学文 法系,山西太原O3 ( 盯脚)摘要本文就秘书的职业角 色定位进行了阐述,分 析了秘书职业角色的特点,并就秘书角色的调适提出了看 法,主要认为,秘书要正确认识职业角色的特点,明确配角是 秘书的基本角色,面对角色的多样性,秘书要自觉实行角 色 转换,把社会、组织规定的角色要求内化为自己的角色期待,形成真正的秘书职业人格。关健词角色;定位;调适;角色期待秘书是指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务和 日常事务并为决策及实施提供服务 的人员。角色就是某一 个体在社会关系中所处的
2、地位以及这种地位要求的行为模 式。任何人都以一定 的角色存在于社会关系之中。当个性 在执行与社会地位、身份相适应的社会职能时,其心理与行 为必然要符合相应角色。秘书的角色,是由秘书在社会活动 中的内容和活动方式规定的。秘书工作的特点决定了秘书 职业角色定位的复杂性,秘书如果不能在职业活动中很好地 适应角色,或难以在不 同的情景中顺利进行角色转换,就会 在心理上体验到角色冲突,影响到秘书的心理健康和职能作 用的发挥。因此,秘书要 正确认识职业角色职能,顺利完成 角色心理与职业行为的适应。一、秘书的职业角色定位及职能在社会生活中,每个人都属于一定的团体,在团体里,每 个人都有一种身份,处于某一位置
3、,或分担一份责任,都有一 定 的行为规范规定他应该做什么,不应该做什么。秘 书作为 一种职业有其特定的角色要求。秘书活动的根本对象是领 导者,秘书活动的一切都必须以领导活动为核心,秘书活动 的根本目的就是辅助领导实施管理,这一切决定了秘书的职 业角色行为是以领导的行为为基础,秘书的基本角色就是领 导的助手,辅助领导实施管理是秘书的基本职能。领导活动 规定了秘书活动的墓本范围和利益指向,秘书与领导 的关系 成为秘书首要的、最基本的社会关系,秘书在组织中所承担 的角色,集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导 的关 系中。秘书工作是一项综合性的工作,秘书在社会实践中的 职责并不是单一 的,秘书在社
4、会活动中所承担的角色也是复 杂的,表现 出与其他职业不同的自身特点。二、秘书的职业角色特点 1.秘书职业角色的双重性。秘书就是辅助领 导工 作 的,直接为领导提供服务是秘书活动内容的实质。具体体现 在秘书活动的目的要服从领导活动的既定目的,秘书必须按 照领导的要求、意图确立和调节自己的行为。秘书在社会活 动中主要是扮演配角;但是,秘书又是秘书活动的主体,在辅 助领导工作活动的过程中,可以对领导者产生 一定的影响,在特地的时间、场合和条件下又扮演的是主角。所以秘书角 色具有双重性:既有配角的一面 又有主角的一面,而 配角是 核心,是实质,是秘书的基本角色。秘书如不能正确认识职 业角色的双重性,势
5、必会造成角色认知的错位和越位,在工 作中出现越权和失职现象。2.秘书职业角色的多样性。秘书职责的多样性决定了 秘书角色的多样性。在秘书的实际工作中,秘书工作千头万 绪,涉及面广,范围和内容极其丰富,是多方面的。就其活动 范围而言,党政军群,各行各业,秘书无处不在,因此其角色 行为延伸广泛,无所不容。而就其工作内容而言,文书处理、文稿起草、公务接待、调查研究、收集信息、会务组织、沟通协 调、信访事务、信息保密、商务谈判等,在社会活动中,秘书分 别扮演了助手、参谋、管理者、作家、公关员、接待员等角色。在秘书的诸多角色中,有 时角色是相矛 盾的,即两个角色或 两个以上角色同时提出两种相 反的或难以协
6、调的角色行为 要求,同时,社会要求扮演的角色与秘书自身价值系统所认同的角色不可能完全一致,甚至是相互矛盾的,这就产生了 角色内冲突,可能造成秘书的认知失调。3.秘书职业角色期望的差异性。目前,社会各界对秘 书的标准还未形成统一的观点,对于秘书的角色期待及其理 想模式,不同的人有不同的看法,有些人低估秘 书价值,认为 秘书的工作很简单,似乎可 归纳为“收发打存”,秘书就是 简 单的体力工作者;也有些人对秘书职业地位及社 会功能主观 夸大,认为秘书人员承载的社会和职业使命与行政官员相 同,这样,致使秘书的角色扮演无所适从,无法获得关于自己 的明确 的角色期望。因此,秘书作为基本的社会人与 自然人
7、统一体的人的需要必然与理想化了的秘书形象发生冲突,从 而形成矛盾。4.秘书活动的潜隐性。秘书 的活动,具有潜在和隐 蔽 的特点,一是活动过程的幕后性。相对来说领导系统和其他 辅助系统的活动比较公开,而秘书的活动则在幕后进行,其 活动的内容和过程很少为人们所了解;二是劳动成果 的潜在 性。秘书是为领导服务的,秘书 活动是领导活动的基本保 证。然而,秘书劳动的成果却要转化为领导活动的成果,或 者被领导活动的成果所包含。在领导活动的全部成果中,凝 聚着秘书人员的智慧和心血。秘书活动的潜隐性可能会在 一定程度上影响秘书的工作热情和对职业的信心。这些特点对秘书自身的素质提出了较高的要求。因此 秘书的心理
8、适应相对较难,心理压力相对较大,秘书人员必 须善于修养,不断优化心理素质,自觉进行角色的自我调适。三、秘书角色的调适 现代社会中,秘书处于各管理系统的中枢,地位的特殊,事务的繁重,角色的复杂,常使其处于紧张状态,若不注意加 以调整,就会造成心理失调 甚至引起心理疾病,给秘书行为 带来消极影响。因此,秘书要积极适应时代社会的要求,调 适好 自己的职业角色。1.正确认识秘书职业角色的双重性,努力做到不失职不 越权。秘书要正确认识职业角色的双重性,清醒地意识到自己 角色的实质是配角。同时要看到,社会对秘书的“角色期待”或行为模式的要求,决定了秘书必须对领导施加影响并予以 遵从,也就是要认真领会领导意
9、图,按照领导意图办事。围 绕领导工作目标和要求来调 节自己的行为,绝 不能别出心 ,更不能同领导对着干,服从是秘书一个最基本 色意识,也应成为秘书意见和领导决策不 一致时裁最唯一的调节原则和手段,秘书在工作中要做到不揽权,不越 权;同时,秘书也要正确认识秘书角色的主角潜在性特征,秘 书的职业活动不是消极被动的,遵从不等于盲从、纵容,秘书 工作者应该有独立的人格。对于领导的缺点和错误要敢于 谏净,想方设法促使其纠正。在大是大非问题上,要敢于坚 持原则,绝不唯唯诺诺,阿诀奉迎。在工作中要承担自己的 客观责任,主动为领导 提供各种辅助和服务,做到不失职。但是,秘书发挥主观能动性,决不意味着自以为是;
10、把“主角”理解为以领导自居,颐指气使,反客为主,追求超过自身 角色 规范的心理满足,这必然会干扰领导 正常工作,实 质上遗忘 了秘书工作的基本职责。因此 必须充分认识秘书的角色内 涵,进一步摆正自身位置,加强秘书 的职业道德修养,真正担 当好秘书这一复杂角色。2,在出现角色之 间冲突时,要 明确责任,选择最重要的 角色模式。角色的多样性,对秘书角色扮演和角色转换能力提出了 较高要求。秘书必须从实际需要出发,自觉实行角色转换,端正认识,调节关 系,启迪智慧,开拓思路。适应社会赋予其 的这一社会职业责任与任务,并在不同情景中恰当实施和体 现其职责的各种功能和影响。在 执行贯彻职业赋予自身的 职责基
11、础上,恰当考虑、正确处理好自身担任的多种不同角 色,在各层面实现不同角色的独特功能,融合它们 的作用,从 全局和整体上适应其职业责任,在多种角色难以调和的时 候,我们可以进行比较和权衡,选择我们认为最重要 的角色 模式。这样可以使自己避免在不同的角色期待中产生过多 的心理冲突和不平衡,也可以加强自我选择的意识。3.引导人们正确认识秘书职业角色职能,营造 有利于秘 书成长的社会氛围,减少角色期望的差异。长期以来,秘书究竟是什么角色,一直含糊不清。在许 多人眼里,秘书的角色定位皇现两极分化:有的人认为秘书522 X拓年4月 第2 8卷 第l期A v r.,2( X 巧Vol.2 8N o. 燕戮
12、4.把社会、组织规定的角色要求内化为 自己的角色期 待,形成真正的秘书职业人格。某一种外在的规定、要求或期待强加到 自己身上的时(上接第2 5页)更要按国际惯例完善各种政策,提高透明度,实行大开放。因为只有实施大开放,才能引进大项目、吸引 大企业,借助于外部资本、技术和经营管理经验,加快经济发 展,逐步缩小差距。故欠发达地区应虚心向发达地区学习,实行“放水养鱼”政策,让利投资者,创造招商引资、生产经营 所需要的良好软环境,形成“投资洼地”、“发展热地”,全面激 发和调动各个方面创造财富的积极性,将外来资本引得进、留得住,为各类企业创造宽松的外部条件,降低企业的经营 成本,使外来投资成为重要增长
13、点,促使经济快速增。首先,强化依法行政意识,规范立法和执法行为,要进一 步规范执法主体,严格执法程序,加快推进行政审批制度改 革,减少 审批事项,简化投资审批程序,削减审批环节,建立 健全公平透 明、规范有序和诚实守信的市场环境,防止乱收 费、乱罚款、乱摊派,切实降低外商投资的生产成本,降低外 资进入“门槛”,增强 吸引外商投资的竞争能力。同时政府应( 上接第2 9页)也可以把“大病补偿风险”与合作医疗门诊结 合起来;对于贫困地区、贫困人口,国家要通过社会救助制度 进行医疗救助,可以考虑对这些低收入 的贫困人口给予 一定 的免费或低 费医疗服务,在满足农村贫困人口基本生存需求 的基础上,给予一
14、定的医疗保障。(三)农村社会福利体系 1.社会福利。大力 发展农村老 年人事业和残疾人福 利 事业,在保障农村孤老和残疾对象的基础上,面向全体农村 居民,增加保障项目和服务内容,逐步使农村居民成为福利 保障的主体。开展社区服务是一个有效途径,从农村实际出 发,学习和借鉴城市社区服务的经验,通过社区提供老年人 服务,幼儿教育以及各种便民服务,把福利服务与各种便民 服务有机结合。2.社会互助。社会互助是在政府倡导和组织下,社会团 体和社会成员自愿参与 的扶弱济困活动。今后应 大力发展 社会捐赠事业,通过基层社区组织,铺设社会联系广泛的捐 助与接收网络,完善和发展各种民间互助组织,巩固提高已 有农村
15、互助组织,切实加强管理服务人员的思想政治素质和 服务技能的培训,发动 社会力量,形成社会互助 的风尚和氛(上接第5 1页)看到“您是否对您上次购买的X x和服 务满 意”的回访,顾客的忠诚度一定会提高。交互性的提高可以使得网络营销真正成为“一对 一”的 营销,“个性化”的营销。5.不能强势推销。网络营销应该为拉式营销,处处以顾 客满意为宗旨。大型图书音像超市的 网站还要提供外延服 务来吸引读者浏览网页,比如发布图书销售排名榜公布、名 家书评、专家推荐,进行有奖读书竞赛、畅销书籍作者网上做 客活动等等。(二)客户关系管理的策略 1.应该从顾客 注册信息和顾客 购买信息中统计挖掘出 有用的信息,定
16、时给不同年龄、不同爱好的读者发送推荐书 目。2.要尊重网络礼仪。网上 书店要得到社区成员的同意 才能将信息直接发到他们的电子信箱里,不要在新闻组或讨候,我们往往容易排斥和反抗;但如果这些外在 的要求和期 望能够转化为对自己的期 望和要求,我们往往比较愿意接受 和执行。因此,秘书要学会把社会和组织对秘书的角色规定 和要求逐渐转化为自己的角色期待,在职业活动中进行有意 识的实践与锻炼,从对秘 书角色职责的认同、接纳和对角 色 行为的外部模仿,逐渐内化为秘书个人的职业素质与人格品 质。对于个人来说,职业人格的自我适应与培养是角色心理 的真正内化,是其职业活动的最终人格化,它表现为个人修 养与职业的和谐统一,并成为对角色适应的最高境界。因 此,作为一个合格的秘书,就要强化角色意识,提高职业素 养,自觉履行秘书义务,形成真正的秘书职业人格。 参考文献l 钱海梅.责任与角色:秘书的伦理自主性【 J .秘书,2( X 抖,(12).责任编辑:李志清把通过市场配置、中介机构介人可以解决的事项放开、放活,为企业和项目松绑,真正把政府从重审批轻监督、重 收费轻 服务的传统管理模
