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1、 1弗布克 1+1 管理工具箱系列 行政部行政部 规范化管理工具箱规范化管理工具箱 李艳 编著 北 京北 京 2目 录 第一章第一章 行政部组织结构与责权行政部组织结构与责权 一、行政部组织结构图 二、行政部职责 三、行政部权力 四、行政总监岗位职责 五、行政经理岗位职责 第二章第二章 前台接待管理前台接待管理 一、接待主管岗位职责 二、接待专员岗位职责 三、客人来访登记表 1公司前台来访客人登记表 2前台接待来访记录表 3物业公司前台来客登记表 四、前台接待日志表 五、函件收发登记表 1信函与快件签收登记表 2信函与快件寄送登记表 六、前台接待管理流程 1预约客人来访接待工作流程 2来电转接
2、流程 七、收发文件管理流程 1信函收发工作流程 2接收信函、快件工作流程 3寄送信函、快件工作流程 4传真发文工作流程 5传真收文工作流程 6收文背签流程 3八、前台接待流程 九、来电处理流程 第三章第三章 办公事务管理办公事务管理 一、办公事务主管岗位职责 二、办公事务专员岗位职责 三、行政办公秘书岗位职责 四、办公用品订购审批单 五、办公用品台账 六、报废物品清单 七、办公用品领用表 八、办公设备登记表 九、办公文书会签单 1文件会签单 2行文单 3目录表 十、印章使用登记表 印章使用审批表 印章使用登记表 十一、文书档案借阅审批表 十二、办公用品管理流程 1办公用品购买流程 办公用品领用
3、流程 十三、办公设备购买流程 办公设备购买审批流程 办公设备询价流程 办公设备比价流程 办公设备采购流程 十四、文书档案管理流程 发文管理流程 42收文管理流程 3档案归档流程 4档案借阅归还流程 5档案销毁流程 十五、往来信件管理流程 十六、公司印章管理流程 1制刻申请流程 2使用流程 十七、公司证照管理流程 第四章第四章 行政人事管理行政人事管理 一、行政主管岗位职责 二、行政人事管理专员职责 三、费用报销标准 四、员工考勤登记表 五、年度考勤汇总表 六、员工请假申请单 七、员工加班申请表 八、员工出差申请表 九、差旅费报销清单 十、公司会议记录表 1公司会议记录表一 2公司会议记录表二
4、十一、提案管理记录表 十二、员工提案评定表 十三、员工奖惩记录表 十四、员工违纪处理表 十五、会议管理流程 十六、出差管理流程 十七、提案管理流程 5十八、会议工作评估表 第五章第五章 安全保密管理安全保密管理 一、安全主管岗位职责 二、安全专员岗位职责 三、电梯设备巡视记录表 四、电梯维修保养记录 1电梯月维修保养记录 2电梯季维修保养记录 3电梯年维修保养记录 五、值班登记日志表 六、保安执勤日志表 七、外出员工登记表 八、来宾出入登记表 九、安全状况检查表 十、防火设施检查表 十一、安全事故报告书 十二、突发事故报告表 十三、事故统计汇总表 十四、人员出入管理流程 十五、消防安全管理流程
5、 十六、安全检查管理流程 十七、突发事件处理流程 第六章第六章 车辆管理车辆管理 一、车辆主管岗位职责 二、司机岗位职责 三、车辆登记表 四、车辆检查表 1车辆检查日志 2车辆检点表 6五、车辆请修表 六、保养记录表 七、车辆加油表 1车辆加油申请表 2车辆加油记录表 八、用车申请表 1用车申请表 2车辆使用申请表 九、派车记录单 十、车辆事故单 1车辆事故现场记录单 2车辆事故报告单 十一、用车记录表 1司机用车记录表 2车辆使用日志表 3车辆使用状况月报表 十二、车辆费用表 1车辆费用报销单 2车辆费用月度统计表 十三、事故处理流程 十四、车辆管理流程 1车辆使用流程 2车辆加油管理流程
6、3车辆安全管理流程 十五、肇事处理流程图 十六、车辆费用额度控制程序图 第七章第七章 总务后勤管理总务后勤管理 一、总务后勤主管岗位职责 二、总务后勤专员岗位职责 7三、宿舍管理专员岗位职责 四、食堂管理专员岗位职责 五、保洁人员岗位职责 六、绿化人员岗位职责 七、食堂卫生检查表 八、住宿人员管理表 1住宿申请表 2住宿人员资料卡 3宿舍分配申请表 4住宿登记表 5宿舍检查登记表 6宿舍物品借用卡 九、清洁卫生管理表 1卫生区域划计划表 2清洁工作安排表 3卫生状况检查表 4清洁卫生评分表 十、员工宿舍管理流程 1宿舍管理方案制定流程 2员工入住宿舍管理流程 十一、员工食堂管理流程 十二、清洁
7、卫生管理流程 十三、企业绿化管理流程 第八章第八章 公关事务管理公关事务管理 一、公关事务主管岗位职责 二、公关事务专员岗位职责 三、商务接待安排表 四、公务接待审批表 五、公关活动策划表 8六、危机预警处理表 七、危机记录分析表 八、重要接待流程 九、危机处理流程 十、媒体宣传流程 十一、接待规格表 十二、例外事项工作安排表 9第一章第一章 行政部组织结构与责权行政部组织结构与责权 10一、行政部组织结构图一、行政部组织结构图 行政总监 行政经理 安 全保 密主管 人 事行 政主管办 公事 务主管 安 全 专 员 办公专员秘 书 后 勤总 务主管 行政 专 员 后勤专员宿管专员食 堂 管 理
8、 专 员 保洁人员绿化人员接待专员 公关专员司机前 台接 待主管 公 关事 务主管 车辆 主管 11二、行政部职责二、行政部职责 职责 1 根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究 职责 3 公司会议组织、记录及记录归档工作 职责 4 员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作 职责 5 负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作 职责 6 负责公司日常安全保卫及消防管理工作 职责 7 负责公司车辆调动管理工作 职责 8 负责公司总务后勤管理工作 职责 9 负责公司对外宣传、公关工作 职责 10 牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案 职责 11 完成公司高层临
9、时交办的工作 职责 2 负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作 12三、行政部权力三、行政部权力 四、行政总监岗位职责四、行政总监岗位职责 职责 1 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度 职责 3 根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施 职责 4 组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题 职责 5 负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育 职责 6 负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施 职责 7 组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况 职责
10、 8 负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议 职责 9 负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作 职责 2 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案 职责 1 根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权 职责 3 依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权 职责 4 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权 职责 5 依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力 职责 6 部门内部员工聘任、解聘的建议权 职责 2 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力 13五、行政经理岗位职责五、行政经理岗位职责 职责 1 在行政
11、总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作 职责 3 负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划 职责 4 本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作 职责 5 组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作 职责 6 做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络 职责 7 负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况 职责 8 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合 职责 9 负责召集本部门的有关工作会议 职责 10 负责组织编写公司年度大事记 职责 11 负责行政部突发事
12、件及公司领导临时交办事件的处理 职责 2 行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度 14第二章第二章 前台接待管理前台接待管理 15一、接待主管岗位职责一、接待主管岗位职责 职责 1 制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批 职责 3 对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质 职责 4 协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况 职责 5 主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦 职责 6 参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施 职责 7 受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规
13、定程序处理 职责 8 与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等 职责 9 督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率 职责 10 负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核 职责 11 负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作 职责 2 协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行 职责 12 正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决 职责 13 协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系 职责 14 负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理 16二、接待专员岗位职责二、接待专员岗位职责
14、职责 1 服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务 职责 3 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息 职责 4 负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档 职责 5 负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存 职责 6 配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作 职责 7 负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养 职责 8 维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养 职责 9 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡 职责 10 负责员工出差预订机票、火车票、
15、客房等，差旅人员行程及联络登记 职责 11 对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见 职责 2 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理 职责 12 完成领导交办的其他或临时工作 17三、客人来访登记表三、客人来访登记表 1公司前台来访客人登记表 1公司前台来访客人登记表 年 月 日 被访人 时间 序号姓名 所在单位 来访人数是否预约姓名 部门事由 到达 离开 备注1 2 3 4 5 编制： 审核： 2前台接待来访记录表 2前台接待来访记录表 来访人 姓 名 来访人 单 位 来访时间接待人 接待 内容 简况 处理意见： 处理结果： 编制： 审核： 183物业公司前台来客登记表 3物业公司前台来客登记表 年 月 日 时间 序号 姓名 所在单位 来访人数 联系方式是否预约被访单位及 被访人姓名 来访 事由 进入 离开 备注1 2 3 4 5 编制： 审核： 19四、前台接待日志表四、前台接待日志表
