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1、 芜湖欧宝机电有限公司企业标准 WO/QB-GL06-18 采购控制管理标准 V4.3 2017-4-11 批准批准 2017-4-11 实施实施 为了确保公司采购物资的采购质量、采购数量、采购成本得到有效控制，保障生产、销售计划顺利实施，特制定本标准。 1 1 范围范围 本文件对公司物资采购工作的工作职责、工作内容与要求进行了规定。 本规定适用于芜湖欧宝机电有限公司 2 引用标准引用标准 WO/QB-GL06-02 物流管理标准 WO/QB-GL03-07 检验和试验管理标准 WO/QB-GL03-08 不合格品控制管理标准 WO/QB-GL09-05 网络采购管理规定 WO/QB-GL10
2、-02 采购活动督查管理标准 3 3 管理职责管理职责 3.1 制造部是采购控制管理标准的归口部门，负责： a) 制定采购控制管理标准并组织实施、检查与考核； b) 编制供方开发计划，并组织、参与后备供应商的实地考察；组织业务谈判及价格审核； c) 组织实施供方采购合同与外购件质量保证条款（含有害物质条款）的签订工作； d) 负责根据品质部年度评价的结果,填写合格供方名录； e) 向供方反馈进货不合格品的信息，并按品质部要求，督促供方整改； f) 负责组织向供方发放和回收产品蓝图、技术标准等文件； g) 负责对采购订单交付情况的检查； h) 负责对供方考核异议处置;,对供方考核金额的上报及下帐
3、票据传递; i)外购物资入厂后的卸货仓储管理； j)负责编制下发生产计划； k)组织对认定物料的生产跟踪和协调工作。 3.2 技术部是对供方产品进行技术认定的责任部门，负责： a)相关采购物料产品技术文件的下发； b)新产品外购外协零件第一供方的开发及产品认定(包括质保能力审核； c)配合制造部完成第二供方技术交底（DFMEA）、首样报告偏差分析、试用跟踪工作； d)与供方进行技术交流(图纸、技术要求、外购物料清单； e)负责各类认定物料现场使用中技术问题的协调解决。 3.3 品质部是质量管理体系和产品实物质量的检定归口管理部门，负责： a)组织对供方实施质量保证能力审核与评价； b)组织并实
4、施供方质量保证条款的签定； c)按质量保证条款要求对供方实施质量管控措施。 d)实施月度、年度供方质量评价 e)对供方实物质量水平进行定期统计分析、与供方进行质量交流并组织改进； f)对供方产品实施入厂检验； g)负责参与供方零部件技术认定书的会签。 3.4 财务部是公司财务账务的归口管理部门，负责： a)组织公司级与供方往来账务核对工作； b)与制造部采购账务的核对工作； c)对日常采购价格进行监控管理； d)采购资金管理并实施到期应付账款支付； 3.5 生产车间负责： a)对试用外购外协零件进行试用并反馈试用情况。 4 管理内容与要求管理内容与要求 4.1 采购原则 a)供方选择应做到“货
5、比三家”； b)质量同等的前提下价格优先； c)价格同等的前提下质量优先； d)质量、价格同等的前提下服务优先； e)最大限度杜绝独家供货。 4.2 生产原辅材料新供方开发管理 新供方开发管理流程如下表： 表 1 新供方开发管理流程 No. 管理流程 管理职责 配合部门 管理要求 1 制造部 品质部 技术部 4.2.1 2 制造部 品质部 技术部 4.2.1 3 制造部 / 4.2.1 4 品质部 技术部、制造部 4.2.1 5 制造部 技术部 4.2.3 6 制造部 技术部、品质部 4.2.5 供方选择 供方定点 编制开发计划送样 质保能力审核 申请图纸 产品技术认定 7 技术部 品质部 4
6、.2.5 4.2.1 全新供方的选择 a)在现有供方不能满足公司产能发展、质量要求提升、新技术运用、成本控制等要求的前提下，制造部、技术部可在 4.1 采购原则前提下开发全新供应商。 b)在初步确定供方开发对象以后，申请供方开发部门应向该供方索取供货申请和营业执照、组织机构代码证、税务登记证、一般纳税人资格证明等相关企业资质证明以及供方调查表（见附表 1：供方调查表）等文审资料，经部门负责人审核及分管领导批准确定引入。 c)对符合引入的供方由申请供方开发部门组织技术部、品质部、法务纪审部等部门到该企业进行实地初步考察和质量保证体系审核，对于老供方开发同类型产品不需要再重复进行质保体系审核； （
7、如该企业资质的合法性、生产能力、质量管控能力、设备保障能力等状况进行审查）。 d)实地考察和质量保证体系审核之前由申请供方开发部门填写供应商开发申请书面申请（见附表 4），经电股物资采购部、技术、品质部门会签呈报公司分管领导审批。考察小组由品质部牵头撰写，其它随行考察人员共同会签在 3 日内出具实地初步考察和质量保证体系审核报告。（将考察报告、质量保证体系审核报告及之前提供的文审资料附其后），对于最终通过确定开发的供方，及时报至法务纪审部备案。 4.2.2 供方产品开发类别 a)全新产品或老产品升级第一供方开发： 全新产品或老产品升级第一供方开发由技术部填报全新产品或老产品升级外购零件开发需求
8、申报表（见附表 20），（若全新产品零件属新材料或新技术，我司现有供应商中无法满足的，由技术部提供相关供应商信息），并附带经审批受控的图纸，发送给制造部。 b)老产品第二、三.供方开发： 老产品第二、三.供方开发开发工作由制造部根据需要直接开发，原则上第一供方产品开发成功后方可进行第二供方的开发，但特殊情况下，如：市场需求量大预测第一供方实际供货能力无法满足的前提下第二供方可与第一供方同步开发。 4.2.3 供方具体开点计划编制 供方开发选点后，由供方开发申请部门编制供方开发计划(见附表 4：供应商开发申请，经开发申请部门，电股物资采购部、技术部、品质部门会签，再报申请部门分管领导批准后由供方
9、开发申请部门传递至技术部申请产品零件图纸，履行图纸签收手续后下发被开发供方。 4.2.4 供方产品送样期间准备工作 a)供方零件样品在小批送样前， 必须确定采购价格， 避免因价格未定引发后期不必要的商务纠纷； b)供方零件在小批送样前,供方须向品质部提供有害物质的第三方检测报告 （如ROHS REACH等，测试报告的测试日期必需是一年内，超出一年的需重新提交） 同时，对于涉及安全认证的零部件，必须提供安全认证证书（如 3C、VDE 等），并由品质部有害物质管理员审核其提供报告或证书的真实性和符合性，否则均不得进行报检和接检。对于老供方开发，之前已提供且符合要求的第三方检测报告或安全认证证书就不
10、需要再重复提供； c)新供方在其质保能力审核通过后，认定产品首样确认合格、小批量送样前必须与供方签定采购合同和质量保证条款(采购金额3 万元，按照年度供货合同签订），对于老供方开发同类型产品不需要再重复签定合同。 4.2.5 供方产品送样认证流程 a)供方产品开点后先进行首样确认（2-50 套），首样确认合格后进入批量送样程序，其中批量试用原则上分二批验证:小批(100-500 套)；中批(500-1000 套)；在中批送样合格无异常后，技术部应在 3 天内向制造部下达供方产品技术认定书（见附表 22）。在供方产品取得技术认定资格后方可纳入正常批量采购物料范围，对于全新供方还要进行 4.6.1
11、 条纳入新增合格供方管理。 批量试用数量原则上是参考值，遇到特殊情况可以根据具体情况酌情处理，只要能达到验证供方实际供货质保能力的目的，比如以下情况： 对于因市场生产订单批量少的或每批次采购量受库房仓储限制的零件（如泡沫、上盖板、木底座等），即单批次采购量而达不到各阶段批次送样参考数量值范围内的情况，按 3 个批次送样验证，连续 3 个批次送样合格无异常后即应当给予办理供方产品认证手续。 对于市场订单急需，依照参考送样量达不到市场订单生产需求量时，为了满足生产需求技术部可酌情调整送样数量，同时技术部门更要加快供方产品认证进度。 b)品质部外检人员对供方开发的每批次送样的产品进行接检、检测完毕后
12、，根据检验标准进行判定，若检测项目参数可以达到检验放宽标准的送样产品，直接判定合格，技术部根据检测报告应在2 天内出具认定零部件信息反馈（见附表 21）提出改进意见、明确下批次送样数量（具体送样时间由制造部结合实际生产进度时间提前安排供方送样）反馈给制造部，再由制造部反馈通知供方按信息反馈要求组织下批送样。 c)对于第一供方新品零件认定，供方零件尺寸达不到图纸要求但不影响质量及使用的，由技术部下发内部控制要求，并对相关尺寸公差进行调整固化；对于新产品零件，供方在连续送样 3 次仍达不到我司设计要求时，技术部应及时提出解决方案，由制造部组织供方来我司技术交流，并形成书面会议纪要。若同一零件的相同
13、质量特性，所有供方均不能达到图纸要求，但在车间连续使用 3 个批次无异常情况下，后期品质部外检人员可按照供方产品技术认定书中可接受范围参数进行质量状态判定；对于第二供方质量水平达到第一供方水平的，认定办理部门应及时办理认定；对存在尺寸不合格而通过技术认定的零部件，由品质部进行留样，经技术认定人确认签字后封样留存。 d)供方产品在首样、小批、中批送样过程中，因质量水平达不到公司技术认可要求会对我司产品质量产生直接影响及使用的，且在给予连续 3 次整改送样机会都不达标的供方，由技术部门下达建议取消该供方该产品开发的认定零部件信息反馈，制造部依据信息反馈取消该供方该产品的开发资格。 对于需要取消供方
14、开发计划的，由供方开发申请部门提出书面取消申请（见附表 5：外购外协件新供方开发计划取消申请），经申请部门负责人审核、公司分管领导批准后予以正式取消，并向被开发供方收回零件图纸归还技术部。 4.3 零购及工装备件（含检具、刀具）物料新供方开发 4.3.1 通过网络采购的物料依照财务部网络采购管理规定实施新供方开发； 4.3.2 通过实体店采购的零购或工装备件物料全新供方开发 a)工装、检具、刀具类新供方的选择参照 4.2.1 条生产原辅材料供方选择 a)、b)流程实施；专用备件等物料，可直接引入原设备厂家作为合格供方签订合同直购；标准备件类、零星（低值易耗）、工位器具等比价类物料由供方提出书面
15、申请和营业执照、组织机构代码证、税务登记证、一般纳税人资格证明等相关企业资质证明，经制造部负责人、分管领导签字同意后到法务部备案方可参与比价采购。 b)在有书面文件作为支撑的情况下，对于引入通过的新供方，在送样过程中签订临时采购合同，如产品已稳定，正式签订长期供货合同，并自动纳入年度合格供方名录，对于试用不合格的供方，制造部通知供方对产品进行整改、返工，如返工 3 次仍旧不合格将终止采购，并不允许纳入合格供方管理。 c)对于已纳入合格供方管理的供方，在批量供货后出现供货不合格情况制造部应当暂停采购，在给予 3 次机会整改仍达不到我司要求的，制造部根据合同约定的条款及内容有权终止与该供方合作。
16、4.4 日常采购业务管理 4.4.1 日常采购业务管理的内容具体包括： a)采购合同、协议管理 b)采购价格管理 c)采购计划（采购定单管理） d)采购物料的票据、账务管理 e)供方确认文件的合法性和有效性管理 f)供方企业变更管理 g)供方“清户”的管理 4.4.1.1 采购合同、协议管理 a)制造部和品质部应分别建立采购合同订立台帐和质量保证条款订立台帐。原则上制造部应该按照集团公司合同管理标准的管理规定和流程要求与正常供货的供方签定采购合同，品质部负责与供方签定质量保证条款。 b)新供方在其认定产品首样确认合格、质保能力审核通过后，小批量试用前必须与供方签定采购合同和质量保证条款（采购金额3 万元可签订 1 年供货合同）。 c)供方与我司终止合作清户后，需签定合同终止协议。 4.4.1.2 采购价格管理 a)日常采购价格原则上执行与黄石东贝电器股份有限公司（以下简称：黄石工厂）统一招标、 议价确定的采购价格，无需进行单独审价。特殊情况下，需要执行差异价格的需由制
