质量环境体系程序-003[1]

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1、 质量和环境一体化管理体系受控文件质量和环境一体化管理体系受控文件 PROCEDURE名称： 文件和资料控制程序 (Title) 编号： QES-B-003 (No.) 版本： 1.2 (Version) 编写： 张张 霞霞 (Prepared by) 审核： _ (Checked by) 批准： _ (Approved by) 生效日期： 2008 年 05 月 28 日 (Effective date) 序号 版本号 修订日期 修订原因 修订人 生效日期 1 1.1 2008-1-24 修订生产工单、工 艺类文件的范围 陈沛钦 2008-1-24 2 1.2 2008-5-28 修订技术、

2、工艺文 件的发放规定 张霞 2008-5-28 编号：QES-B-003 版本：1.2 文件和资料控制程序文件和资料控制程序 页码：1/7 1.0 目的 1.0 目的 对公司范围内与质量、环境管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、各个场所可 获得相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。 2.0 范围 2.0 范围 本程序适用于公司内所有与质量、环境管理体系有关的文件(包括外来文件)的控制。 3.0 定义 3.0 定义 QES=Quality Environment System 质量和环境一体化管理体系 4.0 权责 4.0 权责 4.1 文控中心负责本程序的组织实施；负责

3、公司范围内体系运行文件分类、一、二、四类文件的发 放、管理、归档及组织评审。 4.2 品管部负责检验指导文件的编制、发放以及本部门的文件管理。 4.3 技术工程部负责技术性文件和生产作业指导文件的编制、发放以及本部门的文件管理。 4.4 商务部负责生产指令类文件的编制、发放及本部门的文件管理。 4.5 其他部门负责本部门范围内文件的编制以及本部门的文件管理。 5.0 作业内容 5.0 作业内容 5.1 文件的分类 5.1 文件的分类 A.管理手册 第一级文件； B.程序文件 第二级文件； C.作业文件 第三级文件（如作业指导书、任务书、计划书、操作规程、制度规范、标准等） ； D.表单记录 第

4、四级文件（如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格等） 。 E.外来文件 第五级文件（本公司程序文件或作业标准书所依据并引用的标准，相关的法律 法规或客户指定的技术图纸等均属于，并予以记录于外来文件管制表 ） 。 5.2 文件的编写 5.2 文件的编写 5.2.1 编写要求 a.管理手册、程序文件、管理办法的文件封面抬头“质量和环境一体化管理体系受控文件”采用 加粗黑体小三号字,文件名称“XX 控制程序”采用隶书二号字，正文文件名称“XX 控制程序” 采用宋体加粗小二号字，其余内文用宋体小四号字，段落采用固定行高 16Pt。 b.如文件中引用之表格名称需用“ ”表示；如文件中引用的文件名

5、称需用“ 【 】 ”表示。 c.各程序文件、管理办法、相关作业指引、规范等须按固定的表格样式来编写文件。 5.2.2 编写人员： a.管理手册由文控中心 ISO 专员负责编写和修订。 b.程序文件由各部门负责人指定的或各部门对流程运作较熟悉的人员负责编写和修订。 c.管理办法、作业指引、相关规范由各部门指定人员负责编写和修订。 d.记录表格由编制程序文件或管理办法的负责人员进行设计，提交文控中心进行格式修正和修 订。 5.3 文件的编号5.3 文件的编号 This document is the exclusive property of SHEN ZHEN INPA PACKAGING CO

6、.,LTD. and shall not be reproduced or transformed to any other format without prior permission of SHEN ZHEN INPA PACKAGING CO.,LTD. 本资料为 深圳恩派包装有限公司 专有财产，非经许可，不可复制翻印或转变成其他形式使用. 编号：QES-B-003 版本：1.2 文件和资料控制程序文件和资料控制程序 页码：2/7 5.3.1 各部门在文件编写完成后，应提交文控中心进行格式的确认和加注文件编号。 5.3.2 文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索。文件编号由文控中心统

7、一规定，具有统一性标 识。文件编号由公司体系代号、受控文件级别、文件分类、流水号组成。流水号从 001 开始, 原则上至 999 结束，如果文件过多导致编号不够用时，可编到 9999 或更多。 A.管理手册编号 QES-A-001 共三码 第一码 QES 代表公司质量和环境管理体系文件；第二码 A 代表一级文件； B.程序文件编号 QES-B-XXX 共三码 第二码代表二级文件；第三码代表流水号 C.作业文件编号 四 五码 QES-C-XX-(X)-XXX 第二码代表三级文件；第三码代表文件类别；第四码(可选)代表分类；第五次代表流水号 D.表单记录编号 见【记录控制程序】中说明 E.外来文件

8、编号 按其文件原标识号加注 QES-E 标记为外来文件 5.3.3 文件的版本号和修改状态号 版本号以 1.0，1.2，1.2，1.3，2.0，2.1 表示 页码以/表示（如页码：1/3 表示该文件共 3 页此为第 1 页，页码计数不含封面）当文件 更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号，以便于识别文件的现行状态，确保在使 用处可获得相应有效版本。文件初次修订如果只更动作业名称等类似部分以 1.2 作 为版本 号，如更改内容过多或改变重要作业流程，则文件应升版为 2.0 状态。 5.4 文件的批准 5.4 文件的批准 A.质量、环境管理体系【管理手册】由管理者代表审核，总经理批准； B

9、.程序文件由部门负责人审核，管理者代表负责批准； C.作业文件由单位负责人审核，部门最高负责人批准； D.各部门受控表格由文控中心负责批准； E.外来文件由各部门负责识别，由文控中心评估其适用性； F.必要时对文件进行评审与更新，需经再次批准。 5.5 发放和领用 5.5 发放和领用 5.5.1 受控的一、二、三级纸质文件发放要加盖“文件受控章” ，经批准后，文控中心按文件管制 总览表规定的发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。涉及附件一表上 所列的技术、工艺类的受控文件，技术工程部应按文件管制总览表对相关部门进行发放。 5.5.2 文件领用者在文件发放/回收登记表签字后，领取

10、标有分发标识号的受控文件。 This document is the exclusive property of SHEN ZHEN INPA PACKAGING CO.,LTD. and shall not be reproduced or transformed to any other format without prior permission of SHEN ZHEN INPA PACKAGING CO.,LTD. 本资料为 深圳恩派包装有限公司 专有财产，非经许可，不可复制翻印或转变成其他形式使用. 编号：QES-B-003 版本：1.2 文件和资料控制程序文件和资料控制程序 页

11、码：3/7 5.5.3 文件领用者的文件严重破损影响使用时，应向文控中心申请办理更换手续，交回破损文件， 补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，文控中心将破损文件收回时，应加盖 “文件作废章” 。涉及工单、工艺受控文件，文件领用者应向商务部或技术工程部申请办理更 换手续。 5.5.4 当文件持有者的文件丢失后， 应向文控中心办理申请领用手续， 但必须在领用申请中做出说明， 文控中心在补发文件时，在原文件编号前加“补”字样以示区别。品质工艺受控文件亦同，由 原发放部门进行补发。 5.5.5 为方便浏览，公司除工单、工艺类的受控文件外，其它受控文件均在内部网络上共享，其管理 权归文控中心

12、，一、二、三级文件除发放纸质受控文件外，同时各相关部门也可在网络上查阅 到其最新版本，第四层文件不发放纸质文件，由各使用部门自行在网络上查阅、下载使用最新 版本的表格。 5.5.6 如因表格使用量较大而需印刷时，各部门提出印刷需求前应与文控中心进行沟通，获准后安排 批量印刷。 5.6 更改和作废 5.6 更改和作废 5.6.1 必要时对文件进行更改，要提出文件更改申请，必要时填写文件更改审批表 ，并保留更改 内容的记录。 a.管理手册和程序文件由文控中心负责组织实施更改，由管理者代表审核，总经理批准。 b.作业文件的更改由各相应部门最高负责人批准后，再由各部门指定人员进行更改。 5.6.2 所

13、有被更改的原文件必须由文件发行部门收回，进行统一管理，以确保有效文件的唯一性。 文控中心每年 11 月底组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审或其他原因对文件 的修改，文件发布前应再次批准。 5.6.3 文件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保证文件的统一性和协调性。 5.6.4 文件经多次更改，或文件需进行大幅度更改时，应进行换版，原版文件即时作废，换发新版本。 5.6.5 文件更改应由该文件的原审批部门进行审批，做相应修改，若由其他部门进行修改时，该部门 应获得审批所需依据的背景文件资料。 5.6.6 文件更改应在原文件封面上记录文件修改内容，修改日期和更改原因、更

14、改生效时间，同时做 现行修订状态标识。 5.6.7 作废文件由文件发行部门按原文件发放/回收登记表中登记发放的范围收回原版并记录， 并在作废文件上加盖“文件作废章” ，经文件主管部门的负责人批准后，统一销毁。 5.6.8 作废文件要及时从发放和使用场所收回，确保文件现行有效。 5.7 外来文件的控制 5.7 外来文件的控制 5.7.1 外来文件由各使用部门自行识别，对于需要使用的外来文件，相关部门转交文控中心，由文控 中心加盖“外来文件”或“文件受控”章,并建立相应的记录； 5.7.2 外来文件需要发放时，由文控中心控制分发并填写文件发放/回收登记表 ； 5.7.3 对失效、过期的外来文件，文

15、控中心要及时收回，按作废文件处理。 5.7.4 文控中心及各部门应适时通过与客户、政府有关部门沟通或上网查询等方式，了解相关外来 文件的最新状态，确保外来文件为最新版本。 5.8 文件的管理 5.8 文件的管理 5.8.1 文控中心是公司文件管理的主管部门，负责手册、程序文件、管理办法等受控文件的发放、回 收、更改控制，负责建立全公司的文件管制总览表 ，并对全公司的文件进行监督管理。 对于受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用文件的状态。 This document is the exclusive property of SHEN ZHEN INPA PACKAGING CO.,LTD. and shall not be reproduced or transformed to any other format