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1、|玉溪矿业有限公司大红山铜矿0 提高公文流程管理效率 项 目单 位：党群工作部 日 期：2013年12月11日钱晓晶马 娇张晟铭钱艺金亚芳|玉溪矿业有限公司大红山铜矿内容1 项目背景诊断分析改进措施项目收益持续改善|玉溪矿业有限公司大红山铜矿项目背景（1/2)2 我们为什么要这样做？提高公文流程管理效率是一个企业高效运转的基础，公文流程效率低制约着大红山铜矿的运作效率。|玉溪矿业有限公司大红山铜矿3 项目背景(2/2)n公文流程管理效率低直接反应出大红山铜矿的管理水平和形象，给决策、办公效 率、生产率、上情下达、下情上报带来了 一定程度上的困难，特别是对生产率的影 响较为突出。n转办周期长，导
2、致公文误期而影响工作。n纸质传送缓慢，存在流程繁琐，占用空间 大，导致办公效率低，决策缓慢等问题。n纸质传送，造成纸张浪费、油墨、碳粉浪 费和打印、复印设备的磨损高等。n公文流转环节过多，不便于明确责任，加 强公文运转跟踪，容易造成公文办理中的 扯皮、推诿、影响工作质量和效率；n纸质传送，导致人力的移动浪费、等待浪 费、重复浪费，影响工作效率。n传送程序繁琐、重复，影响工作人员情绪 ，导致办公效率低。n内部单位来文质量不高，出现返工浪费。n传统的办公模式的文件安全性、可靠性较 低，对信息的安全带来了很大的威胁。工作效率低|玉溪矿业有限公司大红山铜矿内容4 项目背景诊断分析改进措施项目收益持续改
3、善|玉溪矿业有限公司大红山铜矿5 公文转办流程（诊断路径）诊断分析（1/8）办公室签办公室签收、收、 登记拟办登记拟办领导一批阅领导一批阅各单位来文各单位来文办公室主任办公室主任提出拟办意见提出拟办意见领导二批阅领导二批阅领导三批阅领导三批阅领导四批阅领导四批阅领导五批阅领导五批阅领导六批阅领导六批阅领导七批阅领导七批阅送领导二批阅送领导二批阅送领导三批阅送领导三批阅送领导一批阅送领导一批阅承办部门承办部门送领导四批阅送领导四批阅送领导五批阅送领导五批阅送领导六批阅送领导六批阅送领导七批阅送领导七批阅办公室转交办公室转交 承办单位承办单位返回各单位来文返回各单位来文|玉溪矿业有限公司大红山铜矿
4、6 终点在终点诊断分析（2/8）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿7 矿属单位呈报文 件、请示转办过程中。我等的花儿也谢了 诊断分析（3/8）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿8 太多的外界的需求，随时得放下手边的 工作去做别的事情受到周围很多因素的干扰工作没有效率 做事没有方法，常运用自己所熟悉或直觉 想到的方法做事诊断分析（4/8）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿9 使用问题树查找问题的原因公文流 程管理 效率低送交 文件 效率 低送交文件渠 道单一诊断分析（5/8）来文质量不 高转办 效率 低转办周期长公文工作人员 兼办其他工作传递程序繁琐日来文过多， 办理缓慢领导公出多批 阅不及时领导公务繁忙 批阅不
5、及时呈送不规范外来文件传送渠 道单一内部文件、请 示传送渠道单 一公文工作人员 责任心不够1外来文件传送渠道单一2内部文件、请示传送渠道单一3呈报不规范4来文质量不高5传递程序繁琐6日来文过多，办理缓慢7公文工作人员兼办其他工作8公文工作人员责任意识不强9领导公出多批阅不及时10领导公务繁忙批阅不及时|玉溪矿业有限公司大红山铜矿10 实 施 难 度公文流程管理效率低的影响大中小高中低诊断分析（6/8）利用九宫图对问题进行排序1435 62 879101外来文件传送渠道单一2内部文件、请示传送渠道单一3呈报不规范4来文质量不高5传递程序繁琐6日来文过多，办理缓慢7公文工作人员兼办其他工作8公文工
6、作人员责任意识不强9领导公出多批阅不及时10领导公务繁忙批阅不及时|玉溪矿业有限公司大红山铜矿11 工作设想最终目的现状过程中意识淡薄 被动应付 职责不清领导重视 统一思想 理清思路 杜绝“两张皮”认识到位 主动工作 责任明确 脚踏实地诊断分析（7/8）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿12 工作设想n先以二工区为试点运行， 成熟后全矿覆盖二工区|玉溪矿业有限公司大红山铜矿内容13 项目背景诊断分析改进措施项目收益持续改善|玉溪矿业有限公司大红山铜矿14 从到n转办周期长n领导批阅不及时n耗材浪费大n人工浪费n缩短了转办周期n领导批阅及时n减少耗材浪费n减少了人力资源、移动浪费改进措施（1/5）原来
7、的纸质呈报、送交批阅改成网络化批阅改造前的呈文渠道纸质改造后的承办渠道网络|玉溪矿业有限公司大红山铜矿15 n各单位呈报文件排版格式错误，返工重报送，导 致开展工作延迟；n重新打印呈报，导致耗材浪费；n人力资源的浪费；n重新报告，导致移动浪费、返工浪费、时间浪费n规范公文排版要求，减少返工浪费；n减少耗材浪费；n减少人力资源浪费n减少移动浪费、返工浪费、时间浪费规范公文排版格式文件格式、排 版不正确，请 重新整理呈报 ，谢谢！格式排版不 对，不要啦 重新打。改进措施（2/5）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿16 改进措施（3/5)加强沟通，拓宽外来文件接收、报送渠道矿只有一台手动传真机，只能在上班
8、时间内接收； 手动传真机与电话串联，过程中如工作人员接听办公电话， 将无法及时接受文件； 因只有一台传真机，如有故障，无法及时接收文件，只能采 用交通工具代送，导致及时办理时间延后。or缩短了文件接收时间，能及时 按照文件要求执行或上报材 料。|玉溪矿业有限公司大红山铜矿17 兼 职专 职1.分工太多，不能及时转办文件； 2.责任意识不强，不及时转办文件； 3、人员跟换频繁，程序不熟1.专心转办文件，提高公文办理率； 2.责任意识强，办文及时，跟踪督办及时；人 员 更 换 频 繁改进措施（4/5）设置专职工作人员设置专职工作人员|玉溪矿业有限公司大红山铜矿采用网络转办后流程18 办公室 签收、
9、 拟办单位呈报办公室主任办公室主任 审核审核领导一批阅领导一批阅领导二批阅领导二批阅领导三批阅领导三批阅领导四批阅领导四批阅领导五批阅领导五批阅领导六批阅领导六批阅领导六批阅领导六批阅承办部门承办部门改进措施（5/5）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿内容19 项目背景诊断分析改进措施项目收益持续改善|玉溪矿业有限公司大红山铜矿20 项目收益（1/2）2012年，耗费纸张15.5包，油墨55盒，碳粉9盒，维修5次，硒鼓8个，订书针5盒，蜡 纸8盒；2013年，消耗纸张8.5包，油墨40盒，碳粉6盒；维修3次，硒鼓5个，订书针 3盒，蜡纸6盒。|玉溪矿业有限公司大红山铜矿21 项目收益（1/2）201
10、2年45.46万元，2013年31.209万元，节约14.251万元|玉溪矿业有限公司大红山铜矿22 项目收益（2/2）2012年，每天办理各类文件、请示11份，延期办理文件、请示7份，失 误办理5份，原来传送1份文件需要5分钟。 2013年，每天办理各类文件、请示18分，延期办理文件、请示7份，失 误办理1份，现在传送1份文件只需1分钟。|玉溪矿业有限公司大红山铜矿内容23 项目背景诊断分析改进措施项目收益持续改善|玉溪矿业有限公司大红山铜矿24 持续改善（1/3）7090100转办周期工作人员责任意识网络承办领导批阅状态良好可控制计划偏差需立刻关注7080809080|玉溪矿业有限公司大红
11、山铜矿25 急重缓轻戛洒镇计划生育办公室需要代办的工作 矿内职工各需请的各类计划生育假假条 及办证需该的章 配合各省、市、县、镇计划生育办公室 人员对矿上职工做违反云南省计划生 育条例的思想工作回答矿属各单位职工关于计划生育条例的 各类问题 对外来参观下井人员劳保服的发放及回收 矿属各单位职工打印文件资料我们需要的药方时间管理公司下发的文件 各省、市、县、镇送交文件 矿属各基层单位及外协经济实体单位送 交文件 矿属各单位签发文件及上报公司请示、 报告召开会议时的会场服务 为户口在大红山铜矿但不属于矿上职 工的人办理计划生育各类证件 接待上访职工违反云南省计划生育 条例的人员，并作好各类违反条 例的案例笔记有效地运用时间 ，降低变动性；决定该做些什么，决定什么事情不应该做； 透过事先的规划，做为一种提醒与指引；持续改善（2/3）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿26 提高办公效率提升能力深入开展公文格式排版培训专职公文工作人员业务培训完善网络文件承办系统完善催办机制持续改善（3/3）高 效 快 乐 的 工 作贡 献 和 提 升 价 值|玉溪矿业有限公司大红山铜矿27 谢 谢
