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1、公文写作应注意的几个问题写好公文应注意四个问题n要弄清楚公文的基本概念及常用公文 的分类n要明确行文的目的，根据行文目的来 选择文种n要理顺行文关系，根据行文关系来确 定文种n要熟练、准确地掌握各种公文的格式 要求，做到标准化、规范化第一个问题n要弄清楚公文的基本 概念及常用公文的分类什么是公文？n公文，就是公务文件（或者称公务 文书）的简称，是文件的一个主要 门类。n公文是国际机构、行政机关、社会 团体、企事业单位和其他社会组织 在行使管理职能及其它公务活动过 程中，所形成的具有法定效力和规 范体式的公务文书。公文主要有两大类n一是常用公文：如通知、报告、请示、批 复、会议纪要、函等，就是我
2、们通常所说 的各种各样的“红头文件”。n二是常用文书：如计划、总结、调查报 告、述职报告、讲话稿、开幕词、闭幕 词、会议主持词等，就是我们通常说的“白 头材料”。两个必须认真学习掌握的重要法规n中国共产党机关公文处理条例经中共中央批准中共中央办公厅1996年5月3 日印发；共十二章四十条。n国家行政机关公文处理办法2000年8月24日国务院发布，自2001年1月1日 起施行。共九章五十七条。常用公文的种类常用公文的种类很多，通常可以有四种分类 ：n一是按公文的发文机关不同来划分；n二是按公文的行文关系划分；n三是按公文的保密要求划分；n四是按公文的办理时限划分。不同的分类方法，有不同的公文种类
3、。 一、按公文的发文机关不同来划分n党的公文有14种：决议、指示、公报、条例、规 定、请示、报告、批复、函、通知、通报、意 见、决定、会议纪要。n政府机关的公文有13种：命令（令）、公告、通 告、议案、请示、报告、批复、函、通知、通 报、意见、决定、会议纪要。其中有9种公文是相同的。二、按公文的行文关系划分n上行文：即向具有隶属关系（如省委组织部向省委），或 虽无隶属关系，但在职权上受其领导、管理的上级机关（ 如省委组织部向中组部）的行文。文种有“报告”、“请 示”、“函”等。n平行文：指级别相等的机关和单位之间（如省委组织部向 省委宣传部），或者既不隶属，又无职权上管理与被管理 关系的级别不
4、相等的机关或单位（如省委组织部向南明区 政府）之间的相互行文。文种有“通知”、“函”、“会 议纪要”等。n下行文：即向具有隶属关系（省委组织部向各处室），或 虽无隶属关系，但在职权上属于被管理的次级机关（省委 组织部向市州地党委组织部门）的行文。文种有“决定” 、“决议”、“通知”、“通报”、“批复”、“函”、 “会议纪要”等。三、按公文的保密要求划分n普通件：即不涉及党和国家秘密、单位工作秘密 和内部秘密，没有保密要求的公文。n保密件：指涉及党和国家秘密、单位工作秘密和 内部秘密，一旦泄密会给党和国家以及单位工作 造成损害的公文。 秘密公文一般分为三等密级：n绝密件：保密期限不超过30年，特
5、殊情况下可规 定为长期；n机密件：保密期限不超过20年；n秘密件：保密期限不超过10年。四、按公文的办理时限划分n平件：指按照正常速度和程序办理的公文。办理 时限一般不超过7天。n急件：指涉及重要事项，需要急速运转的公文。 办理时限不超过3天。n特急件：指事关重大，必须以最快速度运转的公 文，应随到随办，不得超过24小时。以电报方式传递的紧急公文，按紧急程度应分 别标明“平急”、“加急”、“特急”、“特提 ”。第二个问题n要明确行文的目的， 根据行文目的来选择文 种n行文目的指的是撰写公文要解决 什么问题，是报告工作情况、请 示工作，还是安排布置工作，或 者是发布什么要求、公布什么消 息等等，
6、不同的目的要选择不同 的文种。 n要把公文写好，首先必须熟练掌 握各种公文的适用范围，知道哪 一种公文主要用于哪一方面的工 作。 党的机关公文种类及适用范围 n1、决议：用于经会议讨论 通过的重要决策事项n2、决定：用于对重要事项 作出决策和安排n3、指示：用于对下级机关 布置工作，提出开展工作的 原则和要求n4、意见：用于对重要问题 提出见解和处理办法n5、通知：用于发布党内法 规、任免干部、传达上级机 关的指示、转发上级机关和 不相隶属机关的公文、批转 下级机关的公文、发布要求 下级机关办理和有关单位共 同执行或者周知的事项n6、通报：用于表彰先进、 批评错误、传达重要精神、 交流重要情况
7、n7、公报：用于公开发布重 要决定或者重大事件 n8、报告：用于向上级机关 汇报工作、反映情况、提出 建议，答复上级机关的询问n9、请示：用于向上级机关 请求指示、批准n10、批复用于答复下级机关 的请示n11、条例：用于党的中央组 织制定规范党组织的工作、 活动和党员行为的规章制度n12、规定：用于对特定范围 内的工作和事务制定具有约 束力的行为规范n13、函：用于机关之间商洽 工作、询问和答复问题，向 无隶属关系的有关主管部门 请求批准等n14、会议纪要：用于记载会 议主要精神和议定事项第三个问题n要理顺行文关系，根据 行文关系来确定文种n1、向上级机关行文，应当 主送一个上级机关n2、如
8、需其他相关的上级机 关阅知，可以抄送；n3、不得越级向上级机关行 文，尤其不得越级请示问题n4、因特殊情况必须越级行 文时，应当同时抄送被越过 的上级机关n5、向下级机关的重要 行文，应当同时抄送发 文机关的直接上级机关n6、党委各部门在各自职权 范围内可以向下级党委的机 关部门行文n7、党委办公厅（室）根据 党委授权，可以向下级党委 行文n8、党委的其他部门，不得 对下级党委发布指示性公文n9、部门之间对有关问 题未经协商一致，不得 各自向下行文n10、同级党的机关、 党的机关与其他同级机 关之间必要时可以联合 行文n11、不相隶属机关之 间一般用函行文第四个问题n要熟练、准确地掌握 各种公
9、文的格式要求， 做到标准化、规范化党的机关公文的组成n1、版头n2、份号n3、密级n4、紧急程度n5、发文字号n6、签发人n7、标题n8、主送机关n9、正文n10、附件n11、发文机关署名n12、成文日期n13、印章n14、印发传达范围n15、主题词n16、抄送机关n17、印制版记组成1、版头n版头由发文机关全称或者规范化简称加“文 件”二字或者加括号标明文种组成，用套红 大字居中印在公文首页上部。n联合行文，版头可以用主办机关名称，也 可以并用联署机关名称。n在民族自治地方，发文机关名称可以并用 自治民族的文字和汉字印制。 党的机关公文版头的主要形式及适 用范围n（一）中共xx文件用于各级
10、党委发布、传达贯彻党的方针、政 策，作出重要工作部署，转发上级 机关的文件，批转下级机关的重要 报告、请示n（二）中国共产党x x委员会（x x）用于各级党委通知重要事 项、任免干部、批复下级机关的请 示，向上级机关报告、请示工作n（三）中共x x办公厅（室）文 件、中共x x办公厅（室）（ xx）用于各级党委办公厅（室） 根据授权，传达党委的指示，答复 下级党委的请示，转发上级机关的 文件，批转下级机关的报告、请示 ，发布有关事项，向上级机关报 告、请示工作n（四）中共x x部文件、中 共x x部（xx）用于除办公厅（ 室）以外的党委各部门发布本部门 职权范围内的事项，向上级机关报 告、请示
11、工作2、份号n份号即公文印制份数的顺序号；n秘密公文应当标明份号；n份数序号用五位或七位阿拉伯数码 标注在文件首页版心左上角第一 行。3、密级n公文的秘密等级，标注于份号下 方。4、紧急程度n对公文送达和办理的时间要求，用 3号黑体字标注在文件首页版心右 上角第一行。5、发文字号n由发文机关代字、发文年度和发文顺序 号组成，标注于版头下方居中或者左下 方。发文年度用六角括号“”括入。 n联合行文，一般只标明主办机关的发文 字号。 6、签发人n上报公文应当在发文字号右侧标注“ 签发人”，“签发人”后面标注签发人 姓名。7、标题n由发文机关名称、公文主题和文种 组成，位于发文字号下方。n有时候发文
12、机关名称也可省略。n公文标题中除法规、规章名称加书 名号外，一般不用标点符号。8、主送机关n即主要受理公文的机关。n主送机关名称应当用全称或者规范 化简称或者同类型机关的统称，位 于正文上方，顶格排印。 9、正文n公文的主体，用来表达公文的内容 ，位于标题或者主送机关下方。10、附件n公文附件，应当置于主件之后，与 主件装订在一起，并在正文之后、 发文机关署名之前注明附件的名 称。11、发文机关署名n应当用全称或者规范化简称，位于 正文的右下方。12、成文日期n一般署会议通过或者领导人签发日期；联合 行文，署最后签发机关领导人的签发日期； 特殊情况署印发日期。n成文日期应当写明年、月、日，位于
13、发文机 关署名右下方，右空2字。n决议、决定、条例、规定等不标明主送机关 的公文，成文日期加括号标注于标题下方居 中位置。13、印章n除会议纪要和印制的有特定版头的 普发性公文外，公文应当加盖发文机 关印章。加盖印章的注意事项（1）n单一机关制发的公文，加盖印章时 在落款处不署发文机关的名称，只 标注成文时间。n加盖印章应上距正文2mm4mm， 端正、居中下压成文时间，印章用 红色。n当印章下弧无文字时，采用下套方 式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方 式，即印章中心线压在成文时间 上。n常说的“骑年盖月”是错误的，应该 是“启年盖月”，即印章的左下弧盖 在“年”字上
14、，右下弧盖住月份，此 谓“启年盖月”，也称“启年压月”。加盖印章的注意事项（2）n联合行文需加盖两个印章时，应将 成文时间拉开，居中排布，主办机 关印章在前；两个印章均压成文时 间，印章用红色。n印章要排列整齐，两印章间互不相 交或相切，相距不超过3mm。加盖印章的注意事项（3）n当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止 出现空白印章，应将各发文机关名称（可 用简称）排在发文时间和正文之间。n主办机关印章在前，每排最多3个印章，两 端不得超过版心；n最后一排如余一个或两个印章，均居中排 布；印章之间互不相交或相切；在最后一 排印章之下右空2字标识成文时间。加盖印章的注意事项（4）n当公文排版后所
15、剩空白处不能容下 印章位置时，应采取调整行距、字 距的措施加以解决，务使印章与正 文同处一面，不得采取标识“此页 无正文”的方法解决。14、印发传达范围n加括号标注于成文日期左下方。15、主题词n按上级机关的要求和公文主题词表标注 ，位于抄送机关上方。n主题词的标引应先标类别词，再标类属词。 在标类属词时，先标反映文件内容的词，最 后标反映文件形式的词。n一个文件的主题词，除类别词外，最多不超 过5个，最少不少于2个。16、抄送机关n指除主送机关以外的其他需要 告知公文内容的上级、下级和 不相隶属机关。n抄送机关名称标注于印制版记 上方。17、印制版记n由公文印发机关名称、印发日期和 份数组成
16、，位于公文末页下端。公文的排版及用纸规格n公文的汉字从左至右横排；少数民族文 字按其书写习惯排印。n公文用纸幅面规格可采用16开型（长260 毫米，宽184毫米），也可采用国际标准 A4型（长297毫米，宽210毫米）。n左侧装订。 公文的字体及字号规范要求n密级、紧急程度用三号黑体；n发文字号用四号仿宋体加黑；n签发人用三号楷体；n标题用二号（或小二号）宋体加黑或华 文中宋二号（或小二号）；n正文一级标题“一、二、三”用三 号（或小三号）黑体；n正文二级标题“（一）（二）（三） ”用三号（或小三号）楷体；n主送机关、正文三级标题及其它内容 用三号（或小三号）仿宋体；n批转（转发、印发）通知，通知 正文用三号（或小三号）楷体，被批 转（转发、印发）文件正文用三号（ 或小三号）仿宋体；n附件标题用二号（或小二号）宋体或 华文中宋二号（或小二号），正文用 三号（或小三号）仿宋体；n印发传达范围用三号（或小三号）仿 宋体；n“主题词”三个字用三号黑体字，居左顶格标 注，词目用三号小标宋体字，词目之间空1 字，不用标点符号。n抄送机关
