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1、Practical English Writings 实用应用文写作Prof. Gao Hong 高虹副教授Chapter 1 Styles and Features in Language of English Practical WritingClassification of Practical English Writing 英语应用文包括各国政府、民间团体 、企事业单位或个人相互往来所使用 的书信、商务文书、礼仪文书、契约 文书、单据表格、会务文书等。The function of Practical English Writing 在国际交往中的主要作用：(1) 规约作用(2) 知
2、照作用(3) 凭证作用Language Features and Writing Ways 完整一篇好的涉外英语应用文，必须对 读者（对方或公众）提供所有需要的 信息，或者答复读者所提出的一切问 题和要求，务必使所有的事情都得到 阐明和论述，所有的问题都得到答复 和解释。 为了检验你所写的应用文的完整性，我们可以使 用5个W (Who, What, When, Where, Why) 和一个 H (How)。例如：NOTICEDec. 31,2003All the staffs of Accounts Department are requested to be ready to attend
3、 the meeting in the conference room on Tuesday, at 3:00pm, Jan 6, 2004, to discuss the financial statement of last year.Accounts Dept.2. 具体任何一种英语应用文应当具体、明 确和有说服力，而不应含糊、笼统和 抽象。特别是合同、协议、通知、启 事、招领、海报、广告和需要做出具 体答复等的信函，必须强调具体使用 的事实、数据和时间。如：We wish to confirm our telex dispatched yesterday.(我们确认昨天发出的电传) R
4、evised: We confirm our telex of July 2, 2000.(我方确认 2000年7月2日的电传)These brakes stop a car within a short distance. (这些制动器能在短距离内把车煞住)Revised: These type SM02 power brakes can stop a 4-ton car traveling 65 miles an hour within 300 feet. (这些SM02型动力制动器可使时 速65英里的4吨汽车在300英尺内制动)3 清楚 清楚，是英语应用文的主要语言特点之 一。所谓清楚，
5、就是要确保你所写的 内容清楚，不被误解。要写得恰到好 处，使读者不假思索就能理解你的要 点为宜。要达到上述目的，必须注意 下列几点：1) 选择简明易懂的词语，尽量避免意 义上模棱两可的词语和句子。例如： As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles, we have bimonthly direct services. “bimonthly” has two meanings here. One is “twice a month”, another is “once every two months”. Revised: a)
6、We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles every two months.(从上海到洛杉矶，每两月一次直 达船。) b) We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles semimonthly.(从上海到洛 杉矶，我们每半月有一次直达船。) c) We have two direct sailings every month from Shanghai to Los Angeles. (从上海到 洛杉矶，我们每月有两次直达船。) 又如：Cotton and silk
7、blouses made in China enjoy a good market in the European market. (中国制造的棉质与丝 质女衫在欧洲市场销路很好。) 本句中，“market” 有两个含义- “销路”和“市场” 在英语应用文 写作中，特别是在商务信函、合同、 协议、销售确认书等文书中，应当在 同一句子里尽量避免像“market” 这样具有两种不同含义的词。 Revised: Cotton and silk blouses made in China sell best in the European market.2) 注意修饰词的位置，同一修饰词放 到句中不同
8、位置，会导致句子的含义 不同。 例如： We can supply 50 tons of the item only. (我们只供这种商品50吨。) We can supply only 50 tons of the item. (我们能供这种商品仅限50吨。)3) 注意代名词的指代对象和关系代词 与现行词的关系。例如：They informed Messrs. Smith 又如 ：disgust,意味着hating 有 strong feeling of dislike or distaste之意，不 应当使用，又如：must refuse, 带有 胁迫性的语调，want you to,带有
9、傲 慢和长者的口吻等，应改用其他方式 表达。例如： We demand prompt shipment from you. We request prompt shipment from you.We are disgusted with your manner of doing business.-(我们厌恶) We are not completely satisfied with your manner of doing business.(对贵 方作生意的风格不尽满意。)We must refuse your offer.(我们拒绝 ) 改： We regret that we are
10、 unable to accept your offer, or: we are sorry that we are not in a position to accept your offer.(我们很抱歉不能 接受贵方的报价) We want you assists us.(我们想要贵方帮 助) 改：Your assistance would be appreciated deeply.(贵方的帮助我们深 表谢意)(6) 使用表示高兴、感谢和遗憾等词语 。 1）高兴和乐意的表达法有：It is with pleasure that we have reached an agreement
11、on all the terms.(所有条款达成协议)It is a pleasure for us to sign such a sales contract. (签订销售合同)2）感谢的表达法有：Thank you for your inquiry of July 8.We shall (would) appreciate your sending detailed information in your market.(如能寄送贵方市场的详细信息， 我们将不胜感激)We appreciate your confidence in our products.(感谢贵方对我方产品的信任)We
12、 are thankful to you for your great help. (对你方的大力协助，我们深表谢意 。)3)遗憾的表达法有： We are sorry to inform you that we are unable to deliver the machines on time. (很抱歉，告知贵方，我们没能按时 运送这些机器。) We regret being unable to offer you this article at present.(很遗憾，我们目 前无法向你方提供这种商品。) We wish to express our deepest regret over the unfortunate incident.(对此不幸 之事，我们深表遗憾。)
