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1、公文写作基础知识一、行政公文概述n（一）行政公文的含义n是指国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。一、行政公文概述n（二）行政公文的特点n作者、读者的法定性n基本职能的社会管理性n内容的权威性与约束力n格式的严格规定性一、行政公文概述n（三） 行政公文的种类n2000年8月24日国务院发布国家行政机关公文 处理办法。规定我国现行的行政公文为13种 ：n 命令（令） 决定 n 公告 通告 n 通知 通报 n 报告 请示 批复n 议案 函n 意见 会议纪要 一、行政公文概述n（四） 行政公文的格式n16要素，分为三部分n1.眉首，俗称文
2、头。n公文份数序号n秘密等级和保密期限n紧急程度n发文机关标识（必有）n发文字号（必有）n签发人（四）行政公文的格式n1.眉首部分n（1）公文份数序号：将同一公文印制若干份时每份公文的顺 序号。n 密级公文应标识，n其他公文可不标。n用阿拉伯数字标识。n顶格标识在版心左上角第一行。n（2）秘密等级和保密期限：3号黑体n秘密等级包括绝密、机密、秘密三个级别。n顶格标于版心右上角第一行，两字之间空一字。n如需同时标识保密期限，在密级和期限之间用“”隔开，同 时两字之间不再空格。n如无期限，按绝密三十年，机密二十年，秘密十年期限保密。（四）行政公文的格式n1.眉首部分n（3）紧急程度：3号黑体n分为
3、特急、急件两种。n顶格标于版心右上角第一行，两字之间空一字。n如同时标识了密级，则将紧急程度标于第二行。n（4）发文机关标识：小标宋体n发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。n文头部分正中，套红印制。n联合行文时，上下排列，主办机关在前，上下居中排列。（四）行政公文的格式n1.眉首部分n（5）发文字号：3号仿宋n机关代字、年份和序号三部分组成。如：西检发201112号n发文机关标识下空两行，居中。n年份、序号用阿拉伯数字。n年份标全称，用六角括号（）括入。n序号不编虚位，不加“第”字。n（6）签发人n上行文应标识签发人。n位置在发文字号右侧。n发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。（四）
4、行政公文的格式n2.主体部分n（1）公文标题：2号宋体加粗，居中n完整的标题由发文机关、发文事由、公文文种三部分组成。n标题中除书名号外，一般不用其他标点符号。n标题位于红线下空两行，居中。（高检：上空一行，下空一行）n如需分行，应注意使词义完整，排列对称，间距恰当，巨量不用矩形，一般用梯形或倒梯形，如三行，尽量用六边形，上下短，中间长，不要上下长中间短。n如有副标题，则用楷体3号居中。（四）行政公文的格式n2.主体部分n（2）主送机关：仿宋3号n全称或规范化简称、统称。n标题之下空一行，左侧顶格，最后一个机关后用冒号，如果是 两行以上，第二行仍顶格。n有的公文，如决定、会议纪要等会议形成的和
5、张贴性的公文可 以不标主送机关。n上行文只写一个主送机关。n（3）正文：三号仿宋n主送机关下空一行，首行缩进两字。n一般分引据、事项、结语三部分。n标题：n一级标题：3号黑体，一般用”一”；n二级标题：3号楷体，“（一）”；n三级标题：3号仿宋，不加粗，有时层次较多，为 了强调，也可以加粗，“1”，后面是圆点，不是顿 号，找“插入，特殊符号“中有带圆点的1；n四级标题：3号仿宋，（1）（四）行政公文的格式（四）行政公文的格式n2.主体部分n（4）附件：仿宋3号n对公文正文起补充、说明、参考作用的材料，与正文具有同等 效力。n如有，应在正文下空一行，左侧空两字标明“附件：”并注明顺 序和名称，顺
6、序号用阿拉伯数字，福建不要加书名号。 （5）发文机关署名正文下空两行署名，右空四个字符，与下面的成文日期错行排列 ，即不对称排列。 （6）成文日期n以负责人签发日期为准。n用汉字将年、月、日标全。n“零”应写作“”，从插入中找，不要直接用键盘敲。n右空四个字符，其位置随印章变化。（四）行政公文的格式n2.主体部分n（7）印章n公文除会议纪要外，都应加盖印章。n单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，成文日期右空四字 ，加盖印章应使印章上缘距公文正文一行之内，下压成文日期。n联合行文需盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空七字，主 办机关在前，两个印章均压成文日期。n联合行文需加盖三个以上印
7、章时，将 发文机关名称按加盖印章顺序 排列在相应位置，分别加盖印章。最后一排印章之下右空两字标成 文日期。n当公文排版后所剩空白区域容不下印章时，应采取措施调整行距， 务使正文与印章同处一页，不得采用“此页无正文”的方法解决。（四）行政公文的格式n2.主体部分n（7）附注n对公文的发放范围、使用时的注意事项加以说明。n如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。n如有附注，左空两字，用圆括号括起来，标识在成 文日期下一行，字体3号仿宋，居左空两个字符。（四）行政公文的格式n3.版记部分n版记位于公文最后一页，版记最后一个要素位 于最后一行。各要素下面都有一条横线。n（1）主题词n三号黑体字居左顶格
8、。n词目为三号宋体，词目之间空一字，不加标点。n一份公文的主题词，一般不超过五个。（四）行政公文的格式n3.版记部分n（2）抄送机关n如有抄送机关，在主题词下一行，左右各空一字。n抄送机关之间用逗号隔开，末尾标句号。n（3）印发机关和印发日期n印发机关是指印发公文的具体办公部门。n标于抄送机关之下。n印发机关左空一字，印发日期右空一字。二、命令（令） 决定n（一）命令n适用情况n适用于依照有关法律公布行政法规和规章（公布令 ）n宣布施行重大强制性行政措施（行政令）n嘉奖有关单位及人员（嘉奖令）n格式n标题n完全式标题：中华人民共和国国务院关于发行新版人民 币的命令n省略事由的不完全标题：中华人
9、民共和国主席令公文格式其他注意事项n1、页面设置：上3.7，下2.6，左2.8，右2.3，n2、公文正文行距为固定值30磅；n3、公文尾部“此致 ”的位置：居中，中间无空格，此致下面的单位前面空两格。n4、国际标准纸张为A4纸，纵向排列，如果公文中有表格，要用横排，页码位于表的左下侧。二、命令（令） 决定n（一）命令n格式n发文字号n一般的（机关代字、年份、序号），多用于行政令和嘉奖 令n只标注序号“第*号”。（以一届政府首脑任期为限，多用于 公布令）n正文n落款n签署发令机关领导人职务、姓名，注明发令时间。二、命令（令） 决定n（二）决定n适用情况：n对重要事项或者重大行动做出安排n奖惩有关
10、单位及人员n变更或撤销下级机关不适当的决定事项n格式n标题n一般为完全式标题。n正文n引据、事项、结语三、公告 通告n（一）公告n适用情况：n向国内外宣布重要事项或者法定事项n特点n内容的重要性n国家领导人选举结果，国家领导人出访或者外国领导人来访，公 布国家重要统计数据，宣布对外合作的重要决定，人大及人大常 委会宣布重要事项、重大决定等。n行文的权限性n高层行政机关及其职能部门。（省级以上权力、行政机关、职能 部门、检察院、法院、海关、人民银行等）n传播的公开性n一般不用红头文件，而是通过新闻媒介，如报纸、电台、电视台 。三、公告 通告n（一 ）公告n种类n重要事项类（较高级别的行政机关发出
11、）n法定事项类（政府职能部门发布，如专利公告、商 标公告、企业法人登记公告、破产公告等）n格式n标题n三种都有，但以“机关+文种”最为常见。n发文字号n一般公告没有发文字号，但如果是连续发表的，如人大会 议期间发表的系列公告，则在标题下居中标注文号，如“ 第1号”三、公告 通告n（二）通告n适用情况n公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项n（三）公告与通告的区别n发布机关不同n公告一般由国家权力、行政机关发布。n通告一般由省及省级以下政府部门发布。n告知范围不同n公告一般面向国内外宣布。n通告只适合于国内一定范围内公布。三、公告 通告n（三）公告与通告的区别n内容、要求不同n公告没有需要普遍遵
12、守的要求。n通告包含需要普遍遵守的事项。n写作要求不同n公告更简洁，往往一段成文，庄重典雅。n通告为体现可操作性，多详细通俗。n发布形式不同n公告多通过新闻媒介。n通告可用公文下达，可张贴，可通过新闻媒体。n作用不同n公告主要是周知作用。n通告周知作用之外，大多还有强制性和约束力。四、通知 通报n（一）通知n适用情况n批转下级机关的公文n转发上级机关和不相隶属机关的公文n传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执 行的事项n任免人员n种类n批转、转发性通知，指示性通知，告知性通知，会 议通知四、通知 通报n（二）通报n适用情况n表彰先进n批评错误n传达重要精神或者情况n格式n正文n概括主要事
13、实n分析事实性质n阐明有关决定n提出号召要求四、通知 通报n（二）通报n命令、决定、通报都可用于奖励先进，如何区 分？n地方政府机关、单位表彰先进一般使用通报；n重大事项、影响范围广的先进典型，用决定；n一般奖励很少用命令，多用于嘉奖有特别突出贡献 的个人或集体。五、报告 请示 批复n（一）报告n适用情况n向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的 询问。n特点n单向性n纯粹的上行文n一般不需要上级机关回复n陈述性n对事实和观点的陈述构成了报告的主体内容五、报告 请示 批复n（一）报告n格式n主送机关n必须有明确的主送机关。一般只主送一个机关或上级主管 部门，必要时可抄送有关上级机关或业务部
14、门。n惯用语n现将有关情况报告如下n“特此报告”、“以上报告，请审阅”、n注意：n报告中不应写请示事项。（因为报告不需要回复，夹入请 示事项会贻误工作，如有请示事项，应单独行文）五、报告 请示 批复n（二）请示n适用情况n向上级机关请求指示、批准n特点n期复性n双向对应文体。不管上级机关是否同意请示事项，都必须 给予答复。n单一性n一文一事。如果事项多，可同时写若干份请示。五、报告 请示 批复n（二）请示n格式n标题n一般为完全式标题n在“事由”一项中，应避免使用期复性的词语。因为文种本 身带有期复性，会造成语义重复。n主送机关n有且只有一个主送机关，而且只能主送直接上级机关，一 般不得越级请
15、示。n正文n请示缘由、请示事项、结语五、报告 请示 批复n（二）请示n请示与报告的区别n功能不同n报告是向上级汇报情况、反映问题，供上级机关决策参考n请示是请求上级机关给予指示、解决困难、答复问题n内容含量不同n报告内容广泛，涉及面可大可小n请示内容比较单一n行文时间不同n报告时间灵活，多在事后，事前、事中也可行文n请示只能在事前行文n处理方式不同n请示必须办理、批复n报告一般不需办理、回复五、报告 请示 批复n（三）批复n适用情况n答复下级机关的请示事项n特点n被动性n权威性n格式n标题n发文机关名称+事由+文种n在一些对请求事项给予肯定性答复的批复中，事由一项中往往用“同意”两字表明态度。
16、n正文：n批复依据（通常引述下级请示的时间、标题、发文字号，必要时 还可以简要引用请示的主要内容）、批复内容、结语六、议案 函n（一）议案n适用情况n各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大 会常务委员会提请审议事项。n特点n制作主体的法定性n只能是各级人民政府。除政府外，其他各部委、直属机构、工作 部门均无权提出议案。n内容的法定性n必须是属于人大及常委会职权范围之内的事项。否则不予接受。n提交议案的适时性n必须在本级人大或常委会会议开始到规定的议案截止日期之前提 出。六、议案 函n（一）议案n种类n立法性议案n制定的某项法律法规提请人大审议通过时n建议、请求某行政机构制定某项法规时n重大事项的决策性议案n任免性议案n机构设置或变动议案n建议性议案六、议案 函n（一）议案n格式n主送机关n是提出议案的人民政府的同级人民代表大会或人民代表大 会的常务委员会，有时还可注明“届”、“次”。n正文（案据、方案、结语）n请审议n现提请审议，并
