如何有效的使用e-mail

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1、Page 1如何有效使用E-MAILPage 2内容简介 目前公司内部邮件传递存在的主要问题 E-MAIL使用规范、礼节 E-MAIL的使用注意事项Page 3Email也是双刃剑？ 目前E-MAIL已在公司普遍使用,成为信息 公布、工作汇报、沟通及问题处理的工 具,但同时我们也感到在使用中存在着一 些问题导致沟通的不顺畅,影响了工作 。Page 4目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAIL没有标 题,让收信人摸不着 头脑 Page 5目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAIL总喜 欢发给与其不相 干的人,白白浪费 了公司的资源 Page 6目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAI

2、L洋洋洒洒 写了一堆,收信人看完了 内容,却不知道发信人到 底需要谁的帮助 Page 7目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAIL不管 事无巨细,有无必 要,总喜欢发给总 经理,也不知道是 希望总经理拿主 意呢还是主持公 道 ？Page 8目前公司内部邮件传递存在问题 明明当事人可以 当面立刻说清楚 的问题,往往你 来我往发了很多 E-MAIL,但问题 仍得不到解决 Page 9电子邮件的使用礼节 我们都应当讲究有关电子邮件的礼节， 而这是需要下一番功夫的。尤其在商业 界，我们崇尚信誉、掌握时机及合作分 工，信奉顾客至上，着重与顾客的沟通 ，以达成促销、增产与营利的目的。但 我们常忽视了有

3、关电子邮件的礼节，一 些邋遢懒散的习惯，不仅会引起员工的 窃笑，更容易在顾客面前闹笑话。 Page 10E-MAIL用于沟通的原则 面对面直接沟通是首选; 电话沟通是次选; 发E-MAIL是前两项不能达成时的最后选择 . Page 11公司倡导及鼓励的是面对面 直接沟通 Page 12E-MAIL的主要用于: 信息公布; 简单的工作汇报、 沟通及处理. Page 13E-MAIL尤其不能解决: 对问题的争执 对问题的全面了解 及掌握; Page 14E-MAIL的使用规范 收信人是: A 必须了解该事情的 人; B 必须给予发信人答 复的人; C 传送电子讯息之前 ，须确认收信对象是否 正确，

4、以免造成不必要 的困扰。Page 15E-MAIL的使用规范抄送者是: 只需知晓事项,无需回复写信人; 若要将信函复本同时转送相关人 员以供参考时，可善用Cc：的功 能，但要将人数降至最低，否则 ，传送与复本转送的用途将混淆 不清，也制造了一大堆不必要的 垃圾。 Page 16礼节 合宜地称呼收件者，并且在信尾签名。虽然电 子邮件本身已标明了邮自哪方，寄与何人，但 在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的 礼节，包括在信件开头尊称收信者的姓名，在 信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话 ，以方便收信者未来与你的联系。 Page 17信件内容应简明扼要在线沟通讲求时效，经常上网的人多 具有不耐

5、等候的特性，所以电子邮件的 内容应力求简明扼要，并求沟通效益。 一般信件所用的起头语、客套语、祝贺 词等，在在线沟通时都可以省略。尽量 掌握一个讯息、一个主题的原则。Page 18切记收信对象是一个人，而不是一台机器因为电子讯息的互动是透过计算机网络产 生的，使用者经常会不自觉地忘记与自己 真正互动的是远程的人。许多情绪激动的 字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚 至引起冲突。记住写电子邮件，实际上和你写 一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式 不同罢了。Page 19E-MAIL的使用规范电子邮件一定要注明标题（Subject） 1. 因为有许多网络使用者是以标题来决定是否 继续详读信

6、件的内容。此外，邮件标题应尽量以简洁明了的文字阐述邮件内容，或是与 内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便 对方快速了解与记忆 2. 必须填写,不得空白 3. 要提纲挈领。切忌使用含义不清的标题，例 如：嘿！或是单单给你的！ . 4. 电子信件标题要明确且具描述性。 Page 20邮件内容: 正文: 简洁明了,建议以每行25-35个字为 宜(即及时按回程键-ENTER) 不超过10行; 重点部分可用特殊字体、字形、及 颜色表示以示区别. 结论一定要写明希望达成的意向, 如希望谁在什么时间给予答复. 切忌全文使用英文大写字母。这样 写成的邮件太强势，甚至暗示寄件 人懒得使用正确的文法。毕竟，这

7、仍是种文字沟通方式，遵守标准的 文书规范是一种职业礼貌。 Page 21邮件内容: 须简明扼要。针对需要回复及转寄的电子邮件，一定 要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩 根女士曾举例说：我最近收到一份电子邮件，其中包 括了辗转收送的十二个人之姓名，我实在没有必要知 道这些讯息。有一个妙方就是寄信时采匿名附件收信 者(BC) 取代附件收信者(CC) 方式，或是在转寄之前删 除一切无关紧要或重复的内容，例如：原件中摘要 (memo to) 部分之主题、地址及日期等。 Page 22注意回答问题的技巧 当回件答复问题的时候，最好只把相关 的问题抄到回件 ，然后附上答案。不要 用自动应答键，

8、那样会把来件所有内容 都包括到回件中但也不要仅以是的 二字回复，那样太生硬了，而且让读 的人摸不着头脑。 Page 23理清建议或意见若要表达对某一事情的看法，可先简 要地描述事情缘起，再陈述自己的意见 ；若是想引发行动，则应针对事情可能 的发展提出看法与建议。有时因讯息太 过简短或标明不够清楚，收信对象可能 会不清楚发信者陈述的到底是建议或是 意见，因而造成不必要的误解或行动。 Page 24避免使用太多的标点符号我们经常会看到一些电子信件中夹杂 了许多的标点符号，特别是惊叹号的使 用 ！若真要强调事情，应该在 用词遣字上特别强调，而不应使用太多 不必要的标点符号。 Page 25小心幽默的

9、使用 在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与 肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽 默的被误解与扭曲。若想展现幽默或特 定情绪，发信者必须写明或使用“情绪符 号”（smilies，如：）、代表笑脸、高 兴）。无论所开的玩笑是多么明显，最 好加注以提醒收信者真正的意思。 Page 26切勿讲一些不会在公众场所对他 人讲的话在发信之前问问自己，你会在公众场所中公 开面对面地对他人讲这些话吗？如果答案是否 定的，请再重读重写，或重新思考到底要不要 发出这么一份讯息。千万不可以因为没看到对 方的脸，就毫不客气讲一些没有经大脑思考的 话语。切勿在不给予响应或申辩机会的情况下 批评或污蔑他人。 Page 27注明

10、送信者及其身分 除非是熟识的人，否则收信人一般无法从账号解 读出发信人到底是谁，因此标明发信人的身分是电子 邮件沟通的基本礼节。有许多人将自己的身分设计成 一个附着档案，每当发信出去时，此档案也将自动地 贴附该讯息后面。我们希望针对“身分设计”强调两点注 意事项： （1）：“身分设计”应充分代表发信者自己，无论是引 用文学名作词句或以图绘表示，都必须真实且充分地 反映自己。有些人的身分设计为：Page 29E-MAIL的使用注意事项: 发送E-MAIL时请注 意相关信息的保密; Page 30E-MAIL的使用注意事项: 1. 除特殊情况外( 如公司领导、直接领 导要求等),E-MAIL无 需

11、越级发至上级领导 ;Page 31E-MAIL的使用注意事项: 如果双方对E- MAIL的内容有异 议,请立刻停止继续 以E-MAIL的方式 进行沟通,使用直接 沟通最有效;Page 32E-MAIL的使用注意事项: 不建议使用易令人造成 误会的个人签名; Page 33E-MAIL的使用注意事项: 不传发与工作无关的 E-MAIL. 考虑他人计算机的 容量，电子邮件大 小不超过5MLESS THAN5M！Page 34回复电子邮件的礼仪与规范 Page 35三思回复内容勿期盼他人会立即回复你的信件 发信者通常会期盼所传送出去的邮件，能够让对方赶 快阅读、处理，以及回复。我们不要对他人回复信件

12、 的时效性做过分期许。 当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知原寄 送人，忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者 ，都是不好的网际行为，因为发信人通常会焦虑地等 待回信，甚或怀疑信件是否到达了该去的地方？如果 收信者能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送 出去。若无法辨认，也应即刻回复发信人并简单解释 传送的错误。在网际空间中，要有宽容互助的心胸， 原谅别人无心的错误并热心协助。 Page 36谨慎处理恶意中伤的邮件 在网际空间中，恶意中伤或会引起 争端的邮件通常被称之为“Flames“.对于 Flames的处理要非常谨慎，以避免中计 而造成连锁反应的污蔑行为。应付 Flames最好的

13、方法为：忽视它！离开屏 幕继续过着自己正常而理性的生活 Page 37阅读信件时应设法厘清建议与 意见 如同撰写传送邮件时须注意厘清建 议与意见一般，阅读他人邮寄来的信件 也须注意这项原则。详细辨明来信到底 只是表达看法、反应需求还是提出方案 、鼓吹行动？如此，才能适当地回复来 信。 Page 38避免非相关主题性的言语 网际空间具有八卦传播与间聊 的特性，切勿让自己无心的言论变成他 人嘲弄或攻击的话题。因此，回复他人 建议与意见时，必须扣紧主题，并提出 相关的实证予以说明，尽量避免非相关 主题的言论涉入回复信函的内容中。此 外，要回复他人信件时，请使用“Reply” 的功能，不要另起标题而造

14、成对方的混 淆。 Page 39将同一主题的所有后续意见阅读完毕 ，再回复自己的意见 在回复某一特定信函之前，请先阅读所有 已回复该信的内容，也许你原定的回复内容已 有十个人讲过相同的意见。若真如此，只须轻 描淡写地表达即可，无须重复大家已觉厌烦的 意见。在网际空间中，长篇大论往往不会引发 他人阅读的兴趣，反而是那些精简有力的言论 会吸引群众。 Page 40情绪高涨时避免立即回复讯息 人们习惯于面对面的口语传播，脸部表情 与身体语言都会辅助沟通的效益。然而，使用 电子邮件沟通却缺乏这些看得到或听得到的辅 助，极易造成误解。有很多的字句在日常口语 沟通时并不会冒犯他人，例如有人以三字经 作为见

15、面时打招呼的口头禅，但若将其写入 邮件传送给不明究理的人，恐怕将引起不可预 期的纷争。当来信引发个人情绪高涨时，此时 应等心情平静后再看一遍，恢复正常理智时， 解读信件内容的方式或许全然不同。 Page 41切勿在未经同意前，将他人信函 转送给第三者 若要把他人的来函转送给第三者之 前，要先征询来信者的同意，否则犯了 网络礼仪的大忌！对来信者而言，邮件 内容是针对收信者所撰写的私人信函， 不见得适合他人阅读。 Page 42考虑替代性的沟通管道回复电子信件前，再思考一下：为何不拿 起电话与对方聊聊或约个时间当面签覆？别忘 了，电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通 辅助（如表情、肢体语言等）。见面三分情， 即使是使用电话，状况也会完全不一样的，更 何况目前太多的人都是以非自己母语的英文进 行电子邮件沟通，误解与纠纷自然在所难免。 最后，要提醒所有新新的计算机族群们，当你 们成为优秀的好国民时，千万要遵守因特网 的礼仪，不要认为在计算机的世界里，没有 人可以看见你，就可以为所欲为哦。 Page 43E-MAIL的使用注意事项: 定时收取信件，及时回复信件， 回复发件人收条。Page 44谢谢大家!