人力资源岗位说明书制作前须了解事项

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1、如何了解你的岗位在工作中，经常会有人抱怨、对工作积极性不高、效率低、个人目标不能实现。归纳起来， 涉及岗位的问题主要有以下几个： （1）公司缺乏公正统一的评价标准； （2）分工不当，因人设岗； （3）职责不清，今天负责这个事情，明天又要负责那个事情； （4）工作不在计划中，总是有突发事件； （5）职责重叠，几个人一起负责，却也分不清谁负责哪一部分； （6）上司让你做事情，却不给你权力，跟谁说谁都不理睬。 图 101 岗位问题了解岗位的意义1了解岗位的作用和职责 （1）了解所在岗位应发挥的作用 职场中人必须了解自己的岗位是什么，处在公司什么位置上。一个公司就是一个组织，有 组织就有组织结构，结构

2、由多个环节构成，每个环节都有它的职能，要了解自己处于公司 的组织结构中的哪个环节，能够起到什么样的作用。 （2）了解所在岗位的职责 只有清楚组织的目标、你所在部门的职责以及你自己岗位的职责，才能够制订你的目标和 计划，你的工作才有可能达到绩效考核的标准。2了解岗位的意义 个人充分理解公司对某个岗位的要求，公司也了解个人的能力，二者相互达成协议，公司 为个人分配工作职责，个人也做出相应的承诺。只有在了解岗位意义的前提下，个人与公 司才有可能建立成功的劳动关系。图 102 了解岗位的意义图 103 组织与个人 工作分析 工作分析实际上是人力资源部的一项主要工作，其目的就是确定岗位，分析主要内容可以

3、 用“6W1H1S”表示：图 104 工作分析要回答的问题岗位说明书 上班的第一天，你的主管或人力资源部会给你一份岗位说明书。岗位说明书是了解岗位职 责的工具。岗位说明书是对岗位的界定，内容包括工作描述和工作规范。图 105 岗位说明书 有些公司没有为新员工准备岗位说明书，因为某些岗位用文书表示可能会很冗长，而且文 书制作成本比较高，员工看它也费时间；此外，有些岗位，在实践中摸索，可能对它会有 更好的理解。1岗位说明书的要件 （1）岗位说明书的要件一：工作描述 岗位说明书对工作描述至少应该包括以下内容： 岗位的名称 岗位的功能 你要汇报工作的对象 假如有下属，下属的职责 工作目标 工作内容 绩

4、效考核的标准 除了上述内容，职业人还须了解内外部的关联：岗位和各个部门之间的关系客户是谁客户需要提供什么服务你是谁的客户，他会向你做什么 对于最后一个问题你要有明确的范围，也就是让他明白作为他的客户，你需要他为你提供 什么服务，对于你能够从谁那里得到什么样的服务，在岗位说明书里也可能会有介绍。 （2）岗位说明书的要件二：权限 一般来说，企业员工的主要权限包括以下几种： 签字权。如在财务那里预支出差费。 资源调配权。包括对人力资源和物资资源的一定程度的调配权力。 知晓权。知晓权包括两个方面，一是一定岗位的员工能够了解的信息范围，一是对于某 些机密的数据的使用权限。 权限与义务是两个相对的概念，但

5、是对于特殊的岗位，权限和义务也可以转化。假设你是 研发部（R&D Center）的员工，由于工作的性质，你可能希望拥有自由支配工作时间的权 限，而对于一般的员工来说，按时上班是一种义务。 （3）岗位说明书要件三：对员工能力的期望和要求 教育背景，包括学历、专业、毕业院校等。 正规培训，受过哪些方面的职业培训？获得过什么认证？ 外语能力，英语达到几级？口语如何？对于这一部分，公司一般会制订一定的标准。不过，这也不是硬性规定，如果哪方面能力 欠缺，可以通过学习达到要求。图 106 岗位说明书的内容 2岗位说明书的关注焦点 比较好的岗位说明书可能会指出，你这个岗位可能接受什么样的培训，在达到一定的业

6、 绩或资历之后，你可以上升到什么岗位。这样，你就可以把你要接受的这份工作的未来发 展，与你自己的职业生涯作比照。 如果你刚进入的公司是比较大的外企或者技术含量较高的企业，它为你提供的岗位说明 书可能还需要你概括出你的核心能力，也就是你的特长，比如激发力、组织能力、言语技 巧等等。这意味着需要思考一下，这份工作最需要你哪方面的能力？这份工作对于你个人 能力发展有何益处？对于这一点，你也需要把它与你的职业生涯作比照。 你的岗位要求你具备的知识。假设目前你还不具备所要求的知识，那么，这就是一个方 向，公司通过岗位说明书，让你树立一个学习的目标。3岗位说明书的适用范围 岗位说明书具有类似地图的作用，但

7、并不是只要拿到岗位说明书，就一切都能明了。岗位 说明书比较适用于职能直线型组织结构，而对于项目型的组织则未必可行。因为后者的管 理系统的最大特性是时限性，也就是说，一个项目须在一定的时间内完成，此外，每个项 目对于一个岗位可能会有不同的内容，这就需要不同的标准。所以，制作岗位说明书对项 目型组织结构就不是很实用。了解岗位的要点 对于岗位说明书，你需要知道的是：你可以在什么范围施加影响？有谁会干预你的工作？ 工作目标提到你要全面负责公司的业务开展，实际上，你需要负责的不只是一个销售额问 题，可能包括整个部门所有员工的建设问题。 一份好的岗位说明书可能会这样约定：你工作中最主要的三件事情是什么，你

8、主要担当 哪种角色：负全责、负部分责任、协助完成。如果你是负部分责任，另外部分是由谁负责 的？如果是由你来协助工作，那么，你要协助谁，协助他要完成什么目标？对应不同的职 责，有不同的绩效考核标准。在了解你的岗位时，你还要注意一点，就是保密的义务。在开始工作之初，你就要问主 管，在与外界联系的时候，可以透露的信息范围有多大。商业机密是公司最为在意的事情， 泄露机密是一个职业人最为忌讳的事情。职业人应具备的三种意识要成为职业人，你首先需要具备三个意识：客户意识、营销意识、经营意识。客户意识 职业化的核心就是客户意识，本讲的重心也是客户意识。1客户意识最大误区 店大欺客，以研发为主的公司的职员容易进

9、入这个误区。【案例】 WPS2000 的幻灯功能需要先在工具栏上找到放映再点击播放。研发出身的总经理吴军让研 发部的职员对自身的产品与有自动播放器功能的豪杰解霸作比较，再从客户的角度来感受 自身产品的劣势。两个产品，一个可以自动播放，一个是多一步操作，如果你是客户，你 自然会选择给你带来方便的产品。 所以，作为职业人，你必须注意：为你的客户着想，给你的客户带来方便。2客户意识要体现出人性化 有的公司规章制度是厚厚的一大本，但员工关心的就是几个有关切身利益的问题：休假、 奖励、晋升、保险等。联想集团员工手册里就没有什么陈词滥调，它内容的 1/3 是各部门 的电话，提示员工可以从哪个部门得到什么服

10、务和帮助。【自检】 试想一下，你如何为你的客户提供更为方便快捷的人性化服务？_ _ _ 你提供的服务是否让你的客户满意，关键不是量的多少，而是客户能够从中感受到你对他 的关心。这里一直强调的客户满意是一种超值的感受，也就是要让客户感到意外，是要让 他感动，这就是人性化的体现。客户意识的本质于细微处见人性。3客户意识的重点 客户意识的一个重点是确定你的客户所需要的服务范围，因为只有当你明确认知到你的客 户的需求范围，你才能有针对性地提供服务。营销意识营销意识要让客户明白给他带来什么益处。营销意识并非只是营销部门才需具备的，提倡全员营销的理念，就是要求公司的每个人都 要具备营销意识。 在理解具备营

11、销意识必要性之前，先了解一下营销是如何操作的。 （1）营销第一步是市场调研。主要包括： 调查客户需求 组织管理者的现状 市场环境 （2）营销第二步是选择营销策略。只有做好第一步的调研工作，在选择营销策略时才能够 做出正确的决策。 作为职业人，营销意识是必须具备的一个素质。因为要实现最大的客户满意度，就要了解 他到底需要什么服务，了解有哪些因素会影响为客户服务的目标，只有充分考虑以上信息， 才能够为客户提供最优方案。经营意识 正如前面所说，如果你不懂经营，你就得永远由别人来经营你。想要独立，你必须具备经 营意识。1经营意识的要点 要培育经营意识，首先必须关注投资回报率。投资回报率的核心在于收益与

12、成本的比较。 既然要清楚经营状况，就要知道你的投入是多少，回收是多少，回收的时间多长，回收与 投入之间的比率是多少。 资金是企业生存与发展的关键，企业的运营是围绕着资金展开的。企业要通过合理的运用 资金来调配各种资源，通过组织各种各样的活动来达到目的。企业的资金来源主要有两种， 一是自有资金，包括股东投入、从社会上筹集到的资金；一是借贷的资金，主要是银行贷 款。 作为职业一定要考虑清楚，钱花在什么地方？这些钱能够带来多少增值？这就是职业人必 备的经营意识。2成本与利润 现代企业在财务组成上有一个划分，即利润中心和成本中心。相对这种划分，出现了一种 新的绩效考核方式，叫做“平衡积分卡”，它要求每

13、一个岗位都必须接受财务指标的考核 （财务指标就是利润和成本）。职业人士需要关注你属于哪个分区，所在分区要求具备的 经营意识。 成本中心包括研发、营销、管理成本等。管理成本又包括财务、人力资源管理等的成本。图 107 成本结构 那么，处于这些岗位的人需要重点考虑的是什么问题呢？ 要考虑每年做的预算是否合乎实际：要花多少钱？钱花在哪里？会带来什么结果？如果向 老板作汇报时，只讲方案如何有价值，而没有回答准备用多少钱才能获得如此回报，老板 会批准这个方案吗？ 老板直接关注的是利润。你可以讲方案对公司的品牌打造是如何有利，但必须重点讲方案 能够带来多少利润。如果不能提供这个数据，老板会认为你不够职业。图 108 利润 由常见的岗位问题谈起，介绍岗位说明书的作用和主要构成，岗位说明书包括工作描述和 工作规范；介绍职业人应该具备的三种意识：客户意识、经营意识和营销意识。客户意识 重在体现人性化的服务，经营意识要关注投资回报率。