2011秋办公室管理资料

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1、1 社交场合很讲究次序礼仪，一般 （B B：以右为尊）：以右为尊） 2.办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（A A、有共、有共 同利益的话题同利益的话题） 3.邮件的寄发不要考虑以下因素（D D 爱好爱好） 4.文员做会议记录时，可以在会议记录（C C 与发言者用词不一致但意思完全一与发言者用词不一致但意思完全一 致致） 5.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（C C、按私人公务标准分拣）、按私人公务标准分拣） 6.传真机最好用来传送以下哪种邮件？ （A A 一般的图纸）一般的图纸） 7.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责（B B：制造）：制造） 8.文员在

2、处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（A A：初次：初次 写信，或有过激言行的写信，或有过激言行的） 9.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议（C C：圆桌型）：圆桌型） 10.以本单位与外单位的某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用 （A A：按通讯者特征立卷：按通讯者特征立卷） 11.以下说明文秘人员工作方法以及应给予注意的事项。从这些事项中，请选出你认 为最不适当的。（文秘人员应该注意的事项之一，就是上司通常都希望文秘文秘人员应该注意的事项之一，就是上司通常都希望文秘 人员能够守口如瓶，所以，为了不泄密，文秘人员最好是缩小交友范围人员能够守口如瓶，所以

3、，为了不泄密，文秘人员最好是缩小交友范围） 12.下面说明文秘人员在工作场所的正确做法，请在其中选出你认为最适当的。（因因 为文秘人员的工作必须借助周围有关人员的合作才能顺利进行，因此必须为文秘人员的工作必须借助周围有关人员的合作才能顺利进行，因此必须 在工作场所尽量努力和更多的人建立良好的人际关系。在工作场所尽量努力和更多的人建立良好的人际关系。） 13.上司向文秘人员凌小姐提醒：“最近我要联络的事情，有不少没有正确传达给对 方。”下面就是凌小姐在被上司提醒后所做的反省，请从其中选出你认为最不适当的。 （为了正确起见，要向上司借阅有关联系事项的笔记为了正确起见，要向上司借阅有关联系事项的笔记

4、） 14.下面是有关文秘人员工作方法说明，请在其中选出你认为最不适当 3 的。（处理处理 工作时，不需预先作计划，而应按照当时的气氛去处理，效果比较好工作时，不需预先作计划，而应按照当时的气氛去处理，效果比较好）。）。 15.文秘人员刘小姐忙于明天之前必须完成的工作，这时，上司又交下新的工作，并 说“请你在明天之前把这个再誊写一遍。”可是，想在明天之前同时完成这两项工作 是不可能的，在这种情况下，刘小姐应如何应付呢？请从下面的办法中选出你认为最 适当的。（向上司建议请其他有空闲的人去做比较好向上司建议请其他有空闲的人去做比较好）。 16.上司外出与人约会，但时间却与文凭人员制定的约会计划相互冲

5、突，这时，有关 文秘人员应对的方法，请从下列各项中选出你觉得最合适的。（文秘人员以其所文秘人员以其所 作的行动计划向上司请示作的行动计划向上司请示）。）。 17.下面是有关文秘人员如何避免上司的行动计划过于紧凑的做法说明，请从下列各 项中选出你认为最不适合的。（请上司切勿自行与别人约定面谈请上司切勿自行与别人约定面谈）。）。 38、下面是有关预定日程计划表的说明，请你从下列各项中选出认为是最不适当的。 （根据年预定表制作月、周、日预定计划表）（根据年预定表制作月、周、日预定计划表） 18.客人按照约定时间来访，可是上司的会议似乎没有结束的迹象，这时，文秘人员 应以什么方法应付？请从下面各项选出

6、你认为最适当的一项。（用便条通知上司用便条通知上司 客人已经来了，并请上司指示客人已经来了，并请上司指示）。）。 19.文秘人员应如何处理上司所交代为远道来客购买礼物的事宜。（从自己公司的（从自己公司的 产品中，挑选一些别致的小礼物）产品中，挑选一些别致的小礼物） 20.文秘人员应如何保管支票簿及印章？（支票簿由文秘人员保管，印章则托（支票簿由文秘人员保管，印章则托 管在财务科的金库中）管在财务科的金库中）。 21.负责接待的文秘人员李小姐因为公事离开座位，回来时，有来客站在接待处求见， 但却不肯表明身份，而刚好上司又不在，这时李小姐应该怎么办？（对自己离座（对自己离座 的原因和气地向来客说明

7、，并设法套问出客人的姓名及身份）的原因和气地向来客说明，并设法套问出客人的姓名及身份）。 22.从下列选出最适当的接电话的方法。（若遇到对方询问上司私事，首先要确若遇到对方询问上司私事，首先要确 实知道对方是什么人。为什么要问这些事，并在最低限度内回答实知道对方是什么人。为什么要问这些事，并在最低限度内回答）。 23.上司要主持公司内会议，指示文秘人员高小姐做准备工作，从下列高小姐要准备 的这些事项当中，请选出最无必要的。（确认开会中的茶点及接待事宜）确认开会中的茶点及接待事宜）。 24.下列是准备会议时应注意的事项，请从其中选出最适宜的一项。（如果是经常如果是经常 性的会议，由于参加人员及举

8、办日期均已固定，所以除非有变更，融即不性的会议，由于参加人员及举办日期均已固定，所以除非有变更，融即不 必重新通知必重新通知）。）。 25.下列是有关会议中工作的说明，请由其中选出最适当的一项。（即使事先已经即使事先已经 分发会议资料，但可能当天会有人忘记携带，所以在接待处应准备额外的分发会议资料，但可能当天会有人忘记携带，所以在接待处应准备额外的 资料资料）。26.下面是有关上司接到会议通知时文秘人员的应对方法，请从其中选出最不适当的 一项。（上司在参加会议时，若有电话打入或客来来访，可将访客姓名及（上司在参加会议时，若有电话打入或客来来访，可将访客姓名及 电话内容传达给上司，但若能预先询问

9、上司，就可不必让上司在开会时离电话内容传达给上司，但若能预先询问上司，就可不必让上司在开会时离 开会议场所。开会议场所。 27.以下是有关文秘人员收受邮件的一般注意事项，请从其中选出最不适当的一项。 （将广告全部拆封后交给上司）。（将广告全部拆封后交给上司）。 28.以下是文秘人员马小姐收到某出版社寄给上司的纪念宴会请柬后的处理方法，请 从中选出最不适当的一项。（无法参加时，在寄出的庆贺信上尽可能现写下（无法参加时，在寄出的庆贺信上尽可能现写下 无法参加的理由）无法参加的理由） 29.某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个公司交往较深的代理商写来的。经 理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封

10、回信，与这位代理商断绝一切交易和关系， 并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法比较妥当，为 什么？（没有马上去写信，而是向经理提出忠告：没有马上去写信，而是向经理提出忠告：”经理，请您冷静一点，经理，请您冷静一点， 与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该 反省的地方吗？反省的地方吗？） 二、判断题二、判断题 1.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。（对）（对） 2.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其 他的放在报刊架

11、上供大家阅读。（对）（对） 3.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（对）（对） 4.没有两位办公室人员的一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司 的日志的事项是否一致则是典型的工作。（对）（对） 5.文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（错）（错） 6.文员传达室上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。 （错）（错） 7.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响（错）（错） 8.按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话（错）（错） 9.如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入（错）（错） 三、

12、简答题三、简答题 1.1.什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？ 答：受意是文员接受和领会上司意图。受意有两种，一种是直接受意，另一种是间接 受意。 受意方法：1）备好记录本，记录下指示要点；2）必要时可以提问，直到明了意图为 止，但不要打断谈话；3）如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意 方式、态度；4）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 4 4：公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。：公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。答：1）版头；2）发文字号；3）印刷顺序 4）密级；5）紧急程度；6）签发人姓名

13、；7）公文标题；8）主送机关：9）正文；10）附件；11）发文机关；12）成文日期；13）机关印章；14）注释；15）阅读（发送）范围；16）主题词；17）抄送单位；18）印发说明。5 5、文员进言是指什么、文员进言是指什么? ?进言具有什么作用进言具有什么作用? ?方法和要求是什么方法和要求是什么? ? 答：进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言具有以下作用：.参 谋作用，主动向上司提出意见、建议。.补缺作用，上司在工作难免有疏忽，文员 看到及时提出拾遗。.增进关系作用，文员适当的进言，形成与上司经常、非正式 的思想交流，有利益建立上下级关系。进言要求：.适事，反复思考确实认

14、为合理 的事；.适时，考虑时机，重要的事、紧急的事应立即进言。一般的事要看上司空 闲，心情好进言；.适地，要看场合；.适度，要注意掌握分寸。6 6、日程安排计、日程安排计 划表的种类大致有几种？划表的种类大致有几种？ 答：日程安排计划表的种类：1）年预定表。是企业在 每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股 东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整 理成表，再通知各部门。2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定 表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、 访问等预定计划。周预定表是

15、一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表 更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位， 详细地预定从早到晚的业务活动。7 7、印章的使用主要有哪几种形式，其中落、印章的使用主要有哪几种形式，其中落 款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？答：印章的使用的主要形式为：1） 落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围：1）落款章加盖于文书作者的落 款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。2）骑缝章用于带有存根的公函、介 绍信，加盖在正本和存根连接

16、处的骑缝线上。3）更正章用于文书书写中的错字、脱 字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。 8 8、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征 立卷的基本含义。立卷的基本含义。 答：类型：1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷； （4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。按问题特 征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一 具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。 四、设计题四、设计题 1 1、小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报、小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报 架。架。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 （中间内容省略）（中间内容省略） 。 。 。 。 。 。 。 。 要求小李整理办公室，要求小李整理办公室， ， ， ， ，