《(一)建国科技大学公文处理办法草案》由会员分享，可在线阅读，更多相关《(一)建国科技大学公文处理办法草案（6页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、（一）建國科技大學公文處理辦法草案（一）建國科技大學公文處理辦法草案中華民國 95 年 9 月初訂第一條 目的為有效處理本校公文，管制公文流程，提高公文品質，參照行政院頒文書處理手冊制定本辦法，以為公文處理之依據。第二條 範圍凡以建國科技大學名義與其他機關、學校、團體或人民進行有關公務處理之公文書，皆依此程序辦理。第三條 權責一、 公文收發單位：總務處文書組。二、 公文承辦單位：各權責單位業務承辦人。三、 公文核判單位：校長或授權代判人。四、 印信簽署單位：秘書室。五、 文書稽催單位：總務處文書組。第四條 定義外來文件係指其他機關團體或人民發送本校進行公務相關處理之公文書。第五條 作業內容一、
2、收文處理作業（一）外來文件由總務處文書組收文登記後，分送各主辦單位簽收辦理。（二）來文附件應裝訂於文後，如為大件或多件不便裝訂時，應另行裝袋捆附，隨文送辦。附件如屬現金、支票、匯票、或其他有價證券，應先送總務處出納組簽收。（三）來文附件未齊者，應先行編號分辦，並應向來文單位說明，請其補齊。（四）來文如有污損或被拆痕跡者，須在原封上註明蓋章附於文後，並於收文登記時註明。（五）收文人員應視來文內容，依各單位業務職掌分送簽收，對無法辨別主辦單位之文件，應簽請裁定後，再行分辦。（六）各單位業務承辦人或職務代理人員，對分送之公文應即予簽收，不得延宕，如經認定係誤分，應即退分。二、擬辦作業（一）各單位承辦
3、人員收到公文後，對於本案之原有文件或有關資料，必全盤瞭解，以為擬議處理之依據；相關文卷或資料，應隨文附陳或摘錄要點，作為核判之參考。（二）單位主管對於主管業務認有辦理文書之必要者，得指定承辦人擬辦；業務承辦人員，對其職責範圍內之事件，認為必須以文書表達意見或查詢事項時，得自行擬辦。（三）承辦人員簽註意見或擬辦文稿，應力求簡明具體，語氣肯定且措詞婉轉，避免使用艱深費解，模稜兩可字句，尤應避免未擬意見而僅用陳核或請示等字樣，以圖規避責任。（四）承辦人員應依案件性質，參照下列規定擬辦：1. 重要或特殊案件，不能擬具處理意見時，應敘明案情，簽請核示或當面請示後，再行簽辦。2. 如因時限急迫，不及先行簽
4、請核示，或次要案件，得以簽稿併陳方式辦理，普通案件可以稿代簽辦理。3. 經會簽後，會簽單位如有不同意見，主任秘書得視需要就有關意見，責成主辦單位整理重簽陳核，原簽及會簽單位意見並應附陳參核。4. 毋須答覆或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。（五）承辦人員擬稿應注意事項如下：1. 應就稿面之有關欄分別填寫。（1）文別：按照公文程式條例之類別及有關規定填寫，如函、書函等。（2）受文者：應書明其全銜，若屬通案則可概括敘明，如本校各一級單位。（3）副本收受者：同受文者方式填寫，原則不發附件，如發附件在銜名之下註明(含附件) 或(以上均含附件)。（4）速別：填最速件、速件或普通件。（5）密等及解
5、密條件或保密期限：密等填絕對機密、極機密、機密、密。（6）附件：有附件之文稿，應在附件欄註明如主旨或如文。（7）承辦人：由承辦人簽名或蓋章，並註明日期。（8）會稿：須會稿案件，將受會單位或人員註明。2. 公文用語須符簡、淺、明、確之要求。三、陳核作業(一) 文書之陳核過程中，均應使用公文夾，其正面標明承辦單位，最速件用紅色夾，速件用藍色夾，普通件用白色夾，機密件用黃色夾。(二) 陳核時承辦人應注意事項：1. 附件應檢點清楚，隨稿附送，附件有二種以上時，應分別標明附件一、附件二等。3. 附件如需以影本發出，應先影印，辦稿時應書檢送影本字樣。4. 有時間性之公文其附件不能或不及隨文送出者，應註明文
6、先發，附件另送字樣。5. 簽稿陳核如須附送參考資料，且數量較多時，除應標明資料號數外並應將重要處斜摺或加籤條，以利查閱。6. 核稿人員對案情不甚明瞭時，可洽詢承辦人員，避免簽條往返，以節省時間及手續。7. 核稿如有修改，應勿將原來字句塗抹，僅加勾勒從旁添註；如修改太多時，應退還承辦人清稿後陳核，原辦文稿應附入。8. 會稿時，受會單位如有意見應即提出，一經會簽，即認為同意，應共同負責。9. 文稿之判行按分層負責規定辦理。10. 對陳判之文稿，認無繕發之必要，尚須考慮者，宜作不發或 緩發之批示。四、發文作業(一) 送繕之文稿，由總務處文書組指定人員簽收後打繕登錄發文登記，未經判行或附件不齊之文稿不
7、予收繕。(二) 繕打應注意事項如下：1. 收繕之文稿應依緩急先後，編定文號分別繕打。2. 繕打之文稿，應保持完整，不得拆散污損。3. 機密性及重要性之文稿，應指定專人負責繕打。4. 繕打人員對金錢、數字、人名、地名、日期及重要詞句，不得任意添註塗改或挖補。5. 繕打文件應避免獨字成行，獨行成頁，遇有畸零字數或單行時，宜儘量緊湊繕打，並應注意標點符號。6. 文件繕打完竣，應即由校對人員依下列規定負責校對：(1) 繕打文件有重大錯誤，或錯誤過多時，應退回重繕，其無關重要或可改正者得以改正或添註，並加蓋校對之章。(2) 對原稿有疑問或發現錯誤，應逕向承辦人員詢明改正。(3) 同音異字及數字之位數逗點
8、、小數點等，應特別注意。(4) 公文校對完畢，應先檢查附件是否齊全後，再於文稿末端加蓋校對章，並用印信。 (5) 公文在一頁以上者應加蓋騎縫章。7. 待發之文件，發文或原案承辦人員應詳加核對後封發，並逐日登載發文字號件數。8. 文件之封發，應在封套上書明受文者及地址，並註明日期、文號。9. 發文附件過多時，應另行包裝寄送，於公文附件欄加蓋附件另寄章戳，並在附件封套書明某字號之附件，同時寄送。五、蓋用印信及簽署應注意事項(一) 任何文件非經機關首長或分層負責規定授權代判核准者不得蓋用印信。(二) 監印人員於文件檢點無誤後，依下列規定用印。1. 公告、派令、聘書、獎狀，證書、證明書、合約書、及其他
9、依法規定應加蓋印信之文件均蓋用印信及校長職銜簽字章。2. 函：上行文署校長職銜、姓名，蓋職章；平行文下行文蓋校長職銜簽字章。3. 書函蓋用條戳。4. 校長出國(出缺)由代理人代理職務時，其公文應由校長署名者，由代理人附署職銜，姓名於後並加註代行二字。5. 附件以不蓋用印信為原則，其有規定須蓋用印信者，依其規定。6. 副本之蓋印與正本同，加蓋抄本章戳，不必蓋印。7. 不必文稿之文件，如需蓋用印信時，應附原始文件，並由申請人填具用印申請表陳奉核定後，始予用印。六、文書稽催簿(一) 為加強公文時效管制，建立文書稽催制度，由文書組指定專人負責辦理文書稽催。(二) 公文辦理時限，最速件隨到隨辦，速件不超
10、過三天，普通件不超過六天，其他定有時限案件文件，依限辦理。(三) 各單位對文書處理時效，應確實依辦理時限基準實施管制，隨時督催；稽催人員依據時限辦理文書稽催，凡逾期未結辦者，均填具公文稽催通知單送各單位承辦人催辦。七、郵件管理郵件處理比照郵政總局頒行之郵政規則辦理，信件處理以信件登錄與寄發兩部份分別說明。(一) 信件登錄1. 普通信件不登錄，置文書組收發櫃，由各單位每日自行領取，學生普通信件比照辦理。2. 各系所及行政單位之掛號郵件（含包裹），由文書組登錄，各單位簽收後始可領取。3. 學生各類掛號信件（含包裹）應登錄於學生信件掛號招領單，由本人攜帶証件（學生証，身分証）前來文書組外收發室領取，並於登記簿上簽名；逾期一個月未領取者，以退件處理。(二) 信件寄發1. 文書組寄發郵件以各行政單位及館、中心、系、所為原則。2. 寄發郵件請詳細填妥收件人地址及郵遞區號，並註明發件單位及聯絡方式；不受理非公務郵件。3. 每日至下午四時截止收件，以便至郵局寄發當日郵件。4. 交寄郵件須將收據或回執妥為保存，定期彙報郵資耗用清單。5. 因無法投遞之退回郵件，退回原發件單位查明處理。第六條 有關前開收發文作業凡涉電子作業環境者係遵照行政院頒機關公文電子交換作業辦法，另訂相關流程如附件。第七條 本辦法經行政會議通過後，陳請校長公佈實施，修正時亦同。
