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1、第3章使用数据表 表是数据库的核心，在第2章中创建了表，建立了表的关系 ，但表中还是空的，没有向表添加任何数据，而且表的版 面也没有经过任何设计，本章就要解决这些问题。虽然在这一章中要介绍如何在表中输入数据，但要注意的 是作为真正应用的数据库，一般不会让用户在数据表中处 理记录，而是在窗体中进行数据的输入。 l本章要点l3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库 l3.2 “作者”表的使用与编辑 l习题 33.1 修改“睿智图书发展公司”数据库在数据库的使用过程中用户可能会对已经有的数据库进行修改，例如要添加 新的表、删除不用的表、复制表、拆分表、改变字段的数据类型、改变主键 等。对表进行的任何修
2、改都会影响到整个数据库，尤其是在已经设定了关系 的数据库中进行修改时，必须将相互关系的表都同时进行修改。为了确保安 全，在修改之前最好做好数据库的备份，以备修改出错后使用。 3.1.1 有关表的基本操作 一般情况下直接输入数据要使用数据表视图，有的时候要对表进行修改，就 需要使用设计视图。 1打开表的数据表视图 在数据库窗口中打开表的数据表视图的方法如下。 （1）双击表的图标打开表的数据表视图。 （2）单击表的图标，然后单击数据库窗口的“打开”按钮，可以打开表的数 据表视图。 （3）用鼠标右键单击表的图标，在出现的快捷菜单上单击“打开”命令，可 以打开表的数据表视图。 3.1 修改“睿智图书发
3、展公司”数据库2打开表的设计视图 在数据库窗口中打开表的设计视图的方法如下。 （1）单击表的图标，然后单击数据库窗口的“设计”按钮，可以打开表的设 计视图。 （2）用鼠标右键单击表的图标，在出现的快捷菜单上单击“设计视图”命令 ，可以打开表的设计视图。 比如现在要输入通讯簿的信息，可以双击“通讯簿”表的图标打开该表，然后 按顺序输入编号、姓名、性别等数据。 3复制表 如果要对表结构进行修改，通过复制表，将原有的表进行备份，可以防止不 必要的损失。如果要创建的新表与数据库中的某一个表有类似的结构，也可 以通过复制表，然后再进行一些修改，这样可以减少大量的工作。复制表的 操作步骤如下。 3.1 修
4、改“睿智图书发展公司”数据库（1）在数据库窗口中，选中要进行复制的表，然后单击工具栏上的“复制” 按钮。图3-1-1 “粘贴表方式”对话框 （2）在数据库窗口中空白处单击鼠标右键，在调出的快捷菜单中单击“粘贴 ”命令，调出“粘贴表方式”对话框，如图3-1-1所示。 图3-1-1 “粘贴表方式”对话框3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库（3）在“表名称”文本框中输入复制后表的名称，在“粘贴选项”栏中单击所 需要的单选钮。 在“粘贴选项”栏中有3个单选钮，它们的作用如下。 “只粘贴结构”：选择了这个单选钮，不管原表中有多少数据，在新表中只 会有旧表的字段，而不会出现原来的数据。 “结构和数据”：
5、选择了这个单选钮，在新表中包含原表中所有的结构和数 据。 “将数据追加到已有的表”：选择了这个选项，要求在“表名称”文本框中输 入目标表的名称，而且目标表中的字段应与所复制的表相同，则可以将现有 表中的数据与目标表的数据合并。 （4）单击“确定”按钮。 4删除表 如果数据库中含有用户不再需要的表，可以将它删除。 在删除一个表之前要确认它没有被打开，只有删除该表与其他表的关系然后 才可以删除表。删除表的操作步骤如下。 （1）在数据库窗口中选定要删除的表。 3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库（2）执行下面的任意一个操作。 按Delete键。 单击“编辑”“删除”菜单命令。 单击数据库窗口工具栏
6、中的“删除”按钮。 这时系统会弹出一个提示对话框如图3-1-2所示，要求用户确认删除，单击“ 是”按钮，可以完成删除。 图3-1-2 提示对话框3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库如果用户误删除了一个表，在删除之后，没有进行其他操作的情况下，单击 “撤消”按钮，可以恢复刚刚删除的表。 5重命名表 在进行数据库管理的过程中，用户经常要对表重新命名，使其更有意义，重 命名表的操作步骤如下。 （1）在数据库窗口中单击“表”对象，在其右侧的列表框中选中要重新命名 的表。 （2）用下面的方法之一更改表的名字。 单击“编辑”“重命名”菜单命令，然后输入新的表名。 选中该表后，稍等片刻，再次单击该表，然后
7、输入新的表名。 用鼠标右键单击该表，在弹出的快捷菜单中单击“重命名”菜单命令，然后 输入新的表名。 对表进行重命名后，在还没有进行其他操作的情况下，单击“撤消”按钮，可 以恢复刚刚改变的表名。 3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库3.1.2 在数据表视图中编辑数据 用户对数据的基本操作包括添加数据、修改数据、复制数据和删除数据。 1添加数据 以数据表视图方式打开表时，表的末端有一个空白行，其行选定器上有一个 “*”符号，如图3-1-3所示，用户可以在此行中向各个字段添加数据。 图3-1-3 数据表视图3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库2修改数据 在数据表视图中，可以方便地修改已有的数据。
8、在修改之前，必须选择所要 修改的数据，使该字段以反白显示，然后直接输入修改后的数据。需要注意 的是，当修改某一行记录时，修改的只是屏幕上的显示，并没有将要修改的 数据保存到数据库中，只有将光标移动到下一条记录时，用户对该记录的修 改才被保存下来。如果撤消修改，只要按Esc键即可。 3复制、移动数据 Access 2003可以利用Windows剪贴板的功能来复制或移动数据，其操作过 程如下。 （1）在数据表视图中选中所要复制或移动的字段，单击“编辑”“复制”（ 剪切）菜单命令，或按Ctrl + C（Ctrl + X）快捷键，将选中的字段复制（ 剪切）到剪贴板上。 （2）切换到要粘贴数据的对象中，
9、选择粘贴的位置，然后单击“编辑”“粘 贴”菜单命令，或按Ctrl + V快捷键，将剪贴板中的内容粘贴到该处。 4删除数据 删除数据的操作步骤如下。图3-1-4 要求确认删除的对话框3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库图3-1-4 要求确认删除的对话框 （1）在数据表视图中选中要删除的记录，用鼠标单击该行记录的行选定器 ，如果要选择多行连续记录，可以按住鼠标左键，拖过要选的记录。选中的 记录呈反白显示。 （2）单击“编辑”“删除”菜单命令，或直接按Delete键，弹出要求确认删 除的对话框，如图3-1-4所示。 因为删除后的数据无法复原，Access 2003会给出提示，让用户进行确认。 （3
10、）单击“是”按钮，就可以将所选定的数据删除。 图3-1-4 要求确认删除的对话框3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库3.1.3 字段的基本操作 表中需要添加各种类型的字段，以存储各种数据，前面介绍的数据类型共有 10种，字段的类型决定了允许输入的种类。在创建表时，有可能出现字段不 够，需要添加，或需要修改、删除字段的情况，这些都是字段的基本操作。 有关字段的操作可以在数据表视图中进行，也可以在设计视图中进行，但是 数据表视图主要进行数据的修改，而字段的变更涉及到了修改数据库的结构 ，一般应在设计视图中进行。 1在数据表视图中添加字段 在数据表视图中添加字段的具体操作步骤如下。 （1）打开要添
11、加字段的表，并将其切换到数据表视图，如图3-1-5所示。 （2）将鼠标移动到要添加字段右侧的列任意单元格上，例如移到“单价”字 段上。 （3）单击“插入”“列”菜单命令。这样就在“单价”字段前面插入了一个新 的字段，字段名是“字段1”，如图3-1-6所示。 注意：新字段是插在所选中字段的左侧。 3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库图3-1-5 需要添加字段的表 图3-1-6 增加了一个新字段3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库2在数据表视图中更改字段名称 上面的例子中插入了一个字段，但是字段名是Access自动添加的“字段1”， 还不符合表的要求，所以要更改字段名称，具的体操作步骤如下。
12、（1）将鼠标移动到“字段1”的标题处，双击鼠标。 （2）将“字段1”3个字改成“单位”，按Enter键，完成字段名称的更改。 3在设计视图中添加字段 在设计视图中添加字段的操作步骤如下。 （1）打开要添加字段的表，并将其切换到设计视图，如图3-1-7所示。 （2）单击要在其下插入字段的行，单击工具栏上的“插入行”按钮。 （3）输入新字段的名字，例如“单位”，在“数据类型”中选择“文本”选项。 （4）在“字段属性”中，设置字段的属性，如图3-1-8所示。 4在设计视图中更改字段名称 在设计视图中更改字段名称的操作步骤如下。 （1）在设计视图中打开要更改字段名称的表。 （2）双击要更改的字段名称。
13、（3）输入新的名称3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库图图3-1-7 需要添加字段的表的设计视图设计视图 图图3-1-8 在设计视图设计视图 中增加了一个新字段 3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库5移动和删除字段 （1）移动字段：如果想在数据表视图中调整字段的位置，首先将鼠标移动 到字段的标题处，鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，等它 都变成黑色后，按住鼠标左键，拖动字段到目标位置，松开鼠标左键即可。 如果要在设计视图中调整字段的位置，应单击将鼠标移到这一行最左侧（行 选择器），当鼠标变成箭头形状时，单击选中这一行，再单击行选择器，将 其拖曳到目标位置。图3-1-9 对删除进
14、行提示的对话框 （2）删除字段：如果想在数据表视图中删除表中的某个字段，可以先将鼠 标移动到这个字段的标题处，这时鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中 这个字段，整个字段都变成黑色并弹出了一个菜单，单击菜单上的“删除列” ，这时屏幕上弹出对话框，如图3-1-9所示，单击“是”按钮可以将选定的字 段删除。 在删除字段时要注意，在删除一个字段的同时也会将这个字段中的数值全部 删除，所以当执行这个操作时，一定要看清楚，避免由于误删把有用的数据 都丢失了。3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库如果要在设计视图中删除字段，应单击行选择器选中这一行，再单击工具栏 上的“删除行”按钮。这时屏幕上弹出对话框，
15、如图3-1-9所示，单击“是”按 钮可以将选定的字段删除。 图3-1-9 对删除进行提示的对话框3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库6修改字段属性 在设计好表结构以后，可以重新更改字段的属性，主要是更改数据类型和字 段的长度。 （1）更改字段类型：打开表的设计视图，单击所要修改的字段的“数据类型 ”栏，再单击右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择所需要的类型，然 后单击“保存”按钮，将表保存。 在进行数据类型的转换时，会发生一些格式的变化，下面简单介绍其中的几 种。 将数字型字段转换为文本型时，使用“常规数字格式”。 将日期型字段转换为文本型字段时，使用“常规日期”格式，并且转换后的 字段中
16、不包含任何特殊的字符。 将文本型数据转换为数字型数据时，要保证所有的数据都是数字，否则就 会丢失数据。 （2）修改字段大小：选择文本型、数字型的字段可以修改字段的大小，具 体操作步骤如下。 打开表的设计视图，单击所要修改的字段，在“字段属性”栏的“常规”选项 卡中出现“字段大小”选项。 如果所选择的字段为文本型，则直接输入字段的长度，最大值为255。 3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库 如果所选择的字段为数字型，则单击后出现下拉列表，如图3-1-10所示， 从中选择所需要的类型，然后单击“保存”按钮，将表保存。 图3-1-10 在设计视图中修改字段属性3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库注意：如果表中还没有存放数据，字段类型和字段大小的改变基本不会对数 据库产生影响，但是存放了数据以后则会产生一定的影响，所以必须考虑好 以后再进行字段属性的修改。 7改变主键 改
