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1、工工学坊的学坊的N N种用法种用法by by 哈佛哈佛商业评论商业评论 商业评论网商业评论网 关于哈佛商业评论Harvard Business Review是全球顶尖的管理杂志，致力于创造和传播最新 的管理思想和方法，帮助商界领袖不断更新理念，领导变革；2002年9月，由HBR独家授权，中文版引进在大陆地区正式出版出行；中文版杂志70%原汁原味精华，分享最新管理理，30%本土解决方案，直击中 国管理热点至今，中文版杂志经国际专业审计机构BPA认证，月发行量超过万本Content-工学坊用户使用手册l 工学坊的一般应用从CEO到一般员工，任何人都可以使用工学坊去和同事更好地交流。l 对于销售来说
2、：从潜在客户分析、研讨竞争对手到促成订单，工学坊可以在整个销售环节发挥作用。l 对于行政和管理来说：工学坊是一个强有力的领导力及团队建设工具。l 对于财务来说：使用工学坊可以汇报财务信息，研讨行业及市场状况。l 对于IT技术来说：使用工学坊可以研讨你所管理的系统，线上解决IT问题，与供应商建立协作。l 对于工程师来说：使用工学坊可以从团队和项目中鉴别好的创意，跟踪开发过程。为团队和项目创建组群。l 对于客户支持来说：使用工学坊可以分享最好的实践实例，客户问题的建议回答，提交新的争议问题。l 对于市场部门来说：使用工学坊搜集创意，分享公司信息，与公司外部合作者建立协作。工学坊的一般应用1、发布问
3、题在工作上有问题？在工学坊上提问吧，或许几分钟后就有答案了。工学坊的问题应用是你可以搜集同事的点子，建立 公司知识库。当提的问题不断累积以后，你可以在提问前就能自己找到答案。输入一个问题，工学坊可以给出所有与该 问题相匹配的已有的问题。2、标记项目当大家分享了正在工作的内容，团队可以第一时间了解并更新信息，减少了重复的工作，协同变得更高效。如果你看 到一位同事的工作项目恰好是你所熟悉的，分享你的知识经验，在公司知识库里添加对大家有价值的信息。3、分享文档在一个私密的圈子里分享公司文档，就可以从同事处得到有价值的反馈意见。4、分享新闻工学坊是与同事分享新闻、博客、任何在线信息的最佳乐土。假如一个
4、竞争对手公布一个新的或者有竞争的产品，你 可以分享它的链接，查看展开的讨论。假如一位用户为你的产品做了一段视频，你可以把他分享给你的同事。你可以随 心所欲地把这些网上的信息分享给你的同事。 5、建立公司外部协作假如你在一家咨询公司工作，你想创建一个私人的空间来和你的某位客户交流并共享信息。工学坊社区可以完成这个 想法。你可以邀请来自你们公司，来自客户公司以及任何你想邀请的人加入。你还可以指定某些人拥有邀请其他更多的 人加入的权限。工学坊的一般应用6、积极开启私人会话使用工学坊的直接对话功能你可以直接单独联系公司的某个同事。你还可以随时增加更多的人进入这个私人会话。工 学坊的直接会话功能非常灵活
5、、方便。7、搜集群体智慧使用工学坊，快速发起投票，从大多数同事中间选出最好的创意，或看看在一个业务流程中同事需要花多少的效用。8、提交主意在工学坊上分享可以改变公司的建议，在提交后，你的关注者还可以在建议列表里对他们进行投票。9、同步个人行程在工学坊的日程应用上上分享并追踪你的个人日程，它还可以把事件同步到你已有的日历工具如iCal、Google日程及 excel中。 10、发现公司内部专家工学坊让你聆听公司坦率的智慧之音。当你有个问题但不知道问谁的时候，不妨上工学坊提问看看会发生什么。你也 许很快发现工程部的同事知道正确的解答，或者采购部得同事认识外部的一个可以回答的专家。这些偶然的相关回答
6、慢 慢累积之后，更多的人会到工学坊来提问、解答。或者你在寻找某个同事的信息，你可以去他的工学坊主页，在那里可 以你可以找专业意见、经验，联系信息。工学坊的一般应用11、发现既存知识工学坊是信息与学习的乐土，你可以向从没谋面的同事学到东西。如果你是一个对工程、产品管理感兴趣的销售人员 ，你可以关注在这些部门的同事，从而得到学习。类似的，你也可以关注经理、总经理，了解并评论他们发布的信息。12、危机处理管理员可以运用工学坊为危机时的沟通和其他重要、紧急的公告。当联系必须发生时，管理员可以运用“公告板”发 送信息给所有人，在“我关注的”、“提到的”、“收件箱”都可以收到。管理员也可以要求所有员工登记
7、手机号码 ，以便消息可以通过短信发送给所有的员工。13、虚拟的圆桌会议提高某项战略政策至全公司范围的最佳方法是建立管理层以及整个公司之间的问答机制。使用工学坊的问答功能可以 围绕公司最近倡议的议题广泛讨论。14、告别邮件通讯录很少有和“我们再也不用使用邮件通讯录”一样美妙的事情了。使用工学坊，这一切就能成为现实！把所有成员的电 子邮件通讯放在一个公共或私人的群组里，你的雇员就会因为拜托凌乱的邮件箱而喜极而泣的。15、工学坊群组优于冗长的会议每天无数的生产工作时间因为不必要的会议而被浪费；对于一个公司来说，开会已经成为生产效率流失最大的源头。 而工学坊的群组（不论公开或私密、或者是与外部沟通的社
8、区）就是对例会的完美替换。工学坊群组允许成员间不断沟 通和互动，每个团队成员都能适当而又方便地参与，自由地交流想法。别坐在一小时的会议里等待仅和你内容相关的十 分钟了，快使用工学坊吧！对于销售来说：l 你刚刚完成了一笔业务： l 在工学坊上分享这个业务，让他人也能了解这些直接的成功。l 讨论你的行业或者领域的一些特有的困难和策略。l 给你接触的业务所属行业贴上详细的话题标签，例如“医药行业”，这样信息的搜索就变的更加方便。l 分享那些能给你提供密切帮助的材料（卡片，文件，文章，邮件模板）。l 在某笔业务中你遇上了一个竞争者： l 就这个竞争者询问你的市场部，或者市场团队。l 使用搜索 来收集一
9、些关于该竞争的发布状态。l 向你的团队报告你在这场竞争中胜出的策略和销售点。l 你的发展规划招致了一些分歧l 提供讨论的材料。l 就如何处理这些分歧发布一个带有反馈意见的投票。l 收集包含具体数据的材料来支持你的辩驳。对于销售来说：l 你在寻找新的潜在客户： l 咨询他人是否与该公司有所联系，或者在该行业/领域工作过。l 使用市面上找的到的移动应用服务来随时随地获取信息。l 查找相关领域雇员信息。l 查找已有的讨论和话题来收集行业相关信息。l 你的产品销售规划遇到一些技术问题： l 向其他与该技术问题相关的销售人员和从事该产品相关工作的人以 姓名 的格式转发这些技术问题。对于销售来说：l 你在
10、寻找新的潜在客户： l 咨询他人是否与该公司有所联系，或者在该行业/领域工作过。l 使用市面上找的到的移动应用服务来随时随地获取信息。l 查找相关领域雇员信息。l 查找已有的讨论和话题来收集行业相关信息。l 你的产品销售规划遇到一些技术问题： l 向其他与该技术问题相关的销售人员和从事该产品相关工作的人以 姓名 的格式转发这些技术问题。对于行政和管理来说：l 你刚刚给公司制定了一个战略决定： l 在工学坊上向你的同事们发布你的决定和策略。l 包括上传这些决策背后的背景和原因，使它更加透明公开。l 鼓励你的雇员对这些决定给予反馈、评论和使等级结构扁平化，并使你的同仁参与到公司的重大决策中。l 你
11、的公司刚刚在季度销售收入中有了创纪录的表现： l 向所有为公司成功作出贡献的部门表示祝贺以增进同事件友情和增加团体归属感。l 用 姓名 的格式点名那些作出重大贡献的个人。l 你刚刚接受了一次记者的采访： l 让你的同事们在这次采访刊登前知道它和它的具体内容。l 向全公司用问题格式提出采访中的一些提问来收集一些有价值的观点。l 你刚刚会见了一个重要客户并收到了你的产品和服务的一些重要反馈： l 发布这些反馈给你的同事们，让他们知道你客户的想法。l 征集关于这些反馈的谈论和看法，用以最终制定策略和创造创新点。l 你刚刚雇佣了一个非常重要的新人： l 向你的同事分享这一消息。l 当他/她加入了你们的
12、网络后，在工学坊上表达对他/她加入你们公司的热烈欢迎，让他/她觉得自己是很受欢迎的。对于财务来说：l 你刚完成了财务研究或财务分析： l 在工学坊上分享你的电子表格，告知你的同事你的新发现。l 利用这个机会，不使用专业术语来解释些复杂的财务调查。l 回答你的同事关于其中数据的任何问题。l 你打算向行业分析师分享数据： l 通知你的同事你打算更新些什么分享，这样可以确保合适的信息被传递给特殊的单位（包括客户和媒体）。l 用 姓名 的格式向决策制定者征集反馈意见，来收集有价值的观点和着眼于未来的决策。l 你发现了一些可以改进你们公司财会措施的方法： l 发布你的新发现到公司的主要关注列表中，或者更
13、为精确地发布到财务组群。l 使用投票功能为一个新的财务计划寻找支持者。l 向公司提出一个费用节约方案，并寻求反馈。对于IT技术来说：l 你的同事发布了一个状态说他们就某个系统需要一些帮助： l 在工学坊上回复该信息，向你的同事们保证你能马上解决这些问题。l 详细地告诉他们问题出在哪里，它将被如何解决。l 用 姓名 的格式点名关键的IT支持l 给关于IT的话题加上标签是他们更容易被搜索到，例如“改进意见” l 使用移动应用服务，这样就能提供不受地区限制的IT帮助。l 你管理的一个系统需要停机维护： l 如果是计划中的维护，提前告诉你的同事，以免他们到时不知所措。l 如果不是计划中的维护，告诉你的
14、同事让他们知道你正在处理这些问题。l 想你们公司的IT组群发起一个会话或就这个问题提出一个问题，并快速给出一个解决方案。l 你正在安装新的软件或者订购新的硬件设备： l 让你的同事知道这个改变，并这将会给他们带来什么影响。l 发布更新并改进你之前的工作，来指导你系统的用户。l 提问或者发布一个投票，来了解你同事对于某个系统的看法，或者他们有兴趣尝试下什么样的系统。l 当系统的代理商来索要样板时制作一个事件，这样感兴趣的同事也可以参与了。对于工程师来说：l 你在发布产品更新或者新产品上市： l 在发布之前通知销售市场和PR团队，这样他们就可以和客户传递这些信息。l 把详细信息告知你的同事，并添加
15、 “发布” 标签。l 你刚完成了一个项目： l 在工学坊上向你的同事分享你项目的具体信息，让他们知道项目的价值。l 向你的同事询问关于项目的反馈意见。l 给出项目的详细信息，这样它们就可以被分享给感兴趣的顾客了。l 给不同的产品线添加发布标签如“ 学习计划” 或者“ 幸福专辑”。l 面对某项设计或产品特性，你在思考该做出怎样的选择： l 向你的同事发布一个投票，让他们选出自己最先换的选项。l 在工学坊上发布一个模型，并向你的同事收集反馈意见。l 在你的产品上面找到了发现了一个问题或者bug： l 在你的公司主要关注列表上发布你的发现，或者更为精确地发布到工程组群。l 给这些发布加上诸如“ bug” 或者“ 问题 ”的标签，以便于分类。l 鼓励你的同事在遇到bug的时候用“姓名”的格式向你发布这些问题。对于客户支持来说：l 你刚为一个客户解决了一个非常复杂的问题： l 为了便于查找，给不同的产品线添加分类标签，格式如 #立体声。l 告诉你的同事你是怎么解决这个问题的。l 了解是否有人正遇到同样的问题并鼓励他们告诉他们的客户，一切都很顺利。l 利用移动应用服务，使你无论何时何地都能向你的客户进行回复。l 你把握住了一个销售机会： l 发布你的合同信息和相关的销售信息。l 你更新了一个新的使用手册
