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1、 电子注册制度与学籍管理现代化研究 摘 要：学籍管理是实施电子注册的基础，电子注册则是加强学籍 管理的有效手段。我校学籍管理经历了几个发展阶段，实施电子注 册是新形势下学籍管理的必然选择。从学籍管理系统应用和学籍管 理两方面探讨实施电子注册制度推进我校学籍管理现代化建设。关键词：电子注册;学籍管理;现代化一、实施学历电子注册注册制度必要性学历电子注册是高等教育改革发展进一步完善高校学籍管理的上 管理方式，自 2001 年开始高校学籍开始实行信息上管理，这一举措 促进了高校学籍管理水平的提高，对高校学籍学历证书的规范管理 起到了积极的推动作用。实行电子注册，有利于维护高校正面形象， 维护学生权益
2、。高等学历证书管理作为高校教育教学管理工作的重 要组成部分，其工作质量与水平在影响着高校声誉和人才培养质量。 实行电子注册是学籍管理在校园外的延伸，维护高校的社会地位。 电子注册制度是新形势下学籍管理的必然选择。二、我校学籍管理模式经历的三个阶段1传统人工管理阶段。2001 年前，我校学籍管理是靠人工方式 进行管理。新生入学资格审查、学籍成绩管理、学籍异动管理以及 毕业生数据清理、审核、各类统计报表以及证书填写、数据上报等 需要耗费大量的人力、物力与时间，统计与管理工作量大，人工操 作速度慢，效率低，更是错误难免。虽然随着在校生数的增加，学 校管理模式从一级管理变为二级管理，即院系两级管理，但
3、工作方 式还未能从以前的管理中脱离出来，人工进行学籍数据统计不能适 应动态的学籍管理方式，部门之间不能及时地进行数据沟通等。这 种手工管理方式极大地制约着学籍和学历证书管理工作的开展。2内部信息化管理阶段（2001 年-2003 年）。2001 年国家教委 首次要求将现代化管理技术和手段引入学历证书管理工作，由软件 系统管理代替大部分手工操作即使用学历电子注册管理软件进行管 理。我们主要应用的是学籍、学历电子注册管理系统。此系统通过 电子注册管理系统的 5 个基本板块对新生、在校生、毕业生进行管 理，完成学籍数据从新生状态到毕业状态的处理。管理软件是以数 据库形式进行管理的，并且具有数据的导入
4、、导出功能。根据软件 对数据格式的要求规范校内学生信息电子档案，能够使新生数据通 过上传上级主管部门的方式经过审核取得学籍，通过学籍异动的模 块的操作可以随时掌握在校生的动态。方便日常管理，可随时为各 部门提供学生电子数据。该系统改变了毕业证书人工制作的方式， 提高了工作效率。然而， 随着我校规模的不断扩展，相对独立的单 机管理系统明显存在不足。校内，它不能为广大师生提供查询信息与浏览信息的方便。在管理方式上亟待进一步改进和提高。3校内络信息化管理（2004 年2006 年）。随着电子注 册制度的不断深入，学院的招生规模在逐年递增，相互独立、各自 为阵的管理方法已不适应当前的管理形势。电子档案
5、信息管理系统 的广泛应用和普及，使单机管理系统得到彻底改变。2004 年我校引 进了络版教务管理系统，使教务、教学管理进入了现代化、络化管 理。教务管理系统与学籍学历管理软件相结合完成电子注册工作效 率高、质量高。首先，教务管理系统的应用使信息标准化。此系统所建立、应用 的信息资源应用于不同职能部门的日常管理，并在不同功能的模块 之间相互交流信息，所以信息资源的建设重点在于信息采集、数据 的录入、数据的实效性核准确性。例如：学生学号、教师号、课程 编号、专业编号、院系代码等关键代码，都必须按照标准化要求统 一规范。其次，信息层次化管理。信息操作的层次化，即设立系统管理员 统一协调系统管理。由各
6、模块管理员独立操作进行信息维护。如，学籍成绩、学生基本信息修改、教学计划等 由职能部门教学秘书维护。每一位模块管理员都有自己的权限，需 要上传审核的数据定期上传给系统管理员。再有，信息管理流程合理化。其流程化体现如下：教务管理系统的流程合理化保证了学院教学秩序的正常运转，其 合理化的重点在于信息流向的科学性，数据统计的安全性、稳定性。三、实施电子注册制度推动我校学籍管理现代化进程。学历证书电子注册制度规范了学历证书管理，是对高校学籍学历 证书管理制度的一项重大改革，是对高校学籍学历管理规范化、科 学化、自动化提出的更高的要求，电子注册制度推动我校学籍管理 现代化进程。（一）三个管理系统并存，做
7、好校内日常学籍管理，完成学历证 书电子注册工作三个管理系统即校内教务管理系统、学历电子注册管理软件、学 历电子注册上管理平台。这三个管理系统在学校学籍管理中起着重 要作用，如何让它们在工作中相互配合，相互监督最终完成学历证 书的审核是我们努力的方向。1将学历电子注册管理软件与我校教务管理系统相结合完成各个 工作模块的对接。学历电子注册管理软件的四个基本管理模块即新生入学管理模块、注册管理板块、学籍管理板块、学历证书管理板 块，目前他们在学籍管理中已经起到了指导、监督的作用。电子注 册工作验证教务系统中新生数据、有学籍数据的合法性，是学生基 本信息修改申报的依据，毕业生资格审核中数据校验标准等。
8、同时 教务管理系统也为电子注册提供数据基础。新生注册管理模块，其管理流程为：将招生部门提供的招生数 据与实际报到学生数据合并处理后生成新生数据库，增加学号字段 后成为在校生数据进入教务管理系统，各系可根据系统中的数据与 学生进行核对确认后，教务处导出新生数据进入学历证书管理软件， 按照软件要求进行数据维护，最终上报教委完成学籍注册工作。此 种工作模式实现了信息操作的合理性，工作流程严谨，数据安全性 高。学籍管理模块。学籍管理主要有有学籍在校生、无学籍在校生、 取消学籍学生、学籍异动管理。这是系统信息管理的核心，是学生 的基本档案信息所在也是毕业生名单生成的依据。对于有学籍学生 数据管理，教务处
9、建立了系部、教务处逐层审核把关的机制，将审 批材料留存备查同时进行系统操作。如有学生申请个人信息修改如： 修改姓名、出生日期字段，由系部审核报教务处审批，再由教务处 做系统数据修改并以学籍异动的形式通知相关部门。按照电子注册 软件中学籍异动管理规律规范我校学籍异动管理程序及系统维护。 对学籍异动处理也采取此种方法，要做到及时处理，随发生随记录、 维护。对于无学籍在校生、取消学籍学生管理，学校在学籍管理规 定中有明确的要求执行相应的管理程序，如，对于取消学籍的学生， 首先由系部上报情况说明，教务处上报申请材料到院长办公会议， 待审批后履行告知程序，办理相关手续。此项工作平时要做到定期 汇总、存档，做到上数据共享。此外使用中要定期对数据进行合法 性校验和备份。
