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1、 Q/XNQ/XN 西尼机电（杭州）有限公司企业标准Q/XN-G-TS-02-2016Q/XN-G-TS-02-2016版本号：A 版 第 0 次修改形成文件的信息控制程序编制/日期审核/日期批准/日期2016-12-8 发布 2016-12-8 实施西尼机电（杭州）有限公司 发 布受控状态： 发 放 号：Q/XN-G-TS-02-2016 2/5西尼机电（杭州）有限公司企业标准Q/XN-G-TS-02-2016Q/XN-G-TS-02-2016版本号：A 版 第 0 次修改 形成文件的信息控制程序1.目的目的对文件进行控制，确保在管理体系运行起重要作用的各个场合，使用有效版本文件，并防止使用
2、失效和作废文件，同时通过对文件的更改控制，保证文件的适用性。2.适用范围适用范围本程序适用于公司管理体系运行过程中所使用的文件的控制。3.职责与权限职责与权限31 品质部负责质量手册 、 程序文件及其它管理性文件的归口管理。32 技术中心负责技术图样、产品设计文件、外来技术文件及各种工艺文件、工装图纸资料的归口管理。33 人事部负责公司行政文件的归口管理。4.工作程序工作程序41 文件的创建41.1按文件的性质分为以下几类：a)管理性文件（如：质量手册、程序文件、管理制度等）b)技术文件（如：设计和工艺文件、图纸、企业标准、操作规程、检验规范等）c)外来文件（如：法律法规、国家或行业标准、顾客
3、文件、供方文件及其它相关方文件）d)行政文件（如：公司红头性文件）41.2文件编号规则文件及记录的编号规则详见企业标准编号导则 。技术文件及产品图纸图号编号规则详见西尼电扶梯产品图样代码编制规则标准 。42 文件的批准a)管理性文件（质量手册、程序文件）由管理者代表审核、公司总裁批准发布。部门运行制度Q/XN-G-TS-02-2016 3/5（管理制度）由部门负责人审核，质保工程师（管理者代表）或公司总裁批准发布。b)技术文件（如：设计和工艺文件、图纸、企业标准、操作规程、检验规范等）由编织部门负责人批准发布。c)其他管理体系文件由编制部门负责人审核，必要时经相关部门会签后报管理者代表批准，但
4、是如果该文件仅在文件编制部门内使用，不与其他部门发生关系时，文件可由编制部门负责人批准生效。d)行政文件（如：公司红头性文件）由人事部负责人审核、公司总裁批准发布。43 文件的发放、存档管理a) 质量手册、程序文件、第三层次管理文件:由品质部文件管理人员统一进行编号，各部门编制相应文件时，需向品质部相应人员索取编号。文件经批准后，编制人员应将纸质版本文件和电子版本交品质部文件管理人员，文件管理人员将该份文件存档备查，电子版本放入网络平台进行共享查阅。纸质版本发放时需填写文件和资料发放登记表 ，接收人在相应的签收栏签字确认。品质部文件管理人员将该文件列入质量管理体系受控文件目录 。b) 技术文件
5、：产品图样及设计文件按产品图样设计及设计文件管理规则由技术中心进行发放、管理及存档。采购图样按产品图样设计及设计文件管理规则执行。43.1系统平台文件的发布管理办法详见西尼 OA 协同平台管理制度 。43.2各部门文件分发号的规定如下表所示： 分发号部门分发号部门分发号部门001总裁008财务部016品质部002总经理009审计部017制造部003质保工程师 （管理者代表）010信息管理部018品保中心004副总经理011品牌运营部019备查005营销总监012人事行政部006营销副总监013供应链管理部007合同管理部014015技术中心44 文件的更新44.1需要时，文件的持有或使用部门/
6、人员均可以任何方式向文件编制部门提出更改要求，经商定确认需修订，则更改或修订的审批一般由原文件审批部门进行。更改可采用换发新文件、换页或划改Q/XN-G-TS-02-2016 4/5的方式进行，并在文件修改记录做好记录。当采用换页或划改的方式进行更改时，必须填写文件更改通知单 ，经原文件的批准部门批准后方能实施更改。技术文件更改按产品图样及设计文件更改管理办法执行。44.2文件更改由文件发放部门负责，相关人员应将现场作废的纸质版本收回交于品质部文件管理人员，以确保现场使用文件的有效性和唯一性。44.3质量手册和程序文件的更改由品质部以章为单位进行换页处理，当更改内容较多而引起质量手册和程序文件
7、页码变更时，应予以重新编排后发布。44.4文件更改时，需对其版本号中的修订次数进行更改，如将“A0”改为“A1” ，依此类推。当文件经5 次更改后或进行大范围更改时，应采用换版方式，原版本文件作废，换发新版本，如将“A5”改为“B0” ，依此类推。44.5文件换版时，对文件下的记录作相应的修改和换版，原版本记录作废，换发新版本。45 文件的管理和控制45.1受控管理体系文件应做好“受控”标识，未作受控标识的管理体系文件一律视为仅供参考的非受控文件。45.2受控管理体系文件的持有及使用部门和人员，不应丢失和擅自更改、损坏文件。45.3对各种管理体系文件，应做好标识，并按要求及时归档。45.4作废
8、管理体系文件由品质部文件管理人员收回并记录，除需存档资料外其余统一销毁。作废文件需作为参考资料时，应在其首页作明显的“作废”标识。当需销毁作废的存档文件时，由品质部程序文件管理人员填写文件资料销毁申请单 ，经质保工程师（管理者代表）批准后进行销毁。45.5外来文件:收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制其分发，以确保其有效性。各部门要把上述外来文件填入部门受控文件目录 ，并报品质部备案。-法律、法规外来文件：由人事部管理、保存，并填写入部门受控文件目录 ，并报品质部备案。-外来图纸按产品图样及设计文件管理规则执行；国家或行业标准外来文件：由技术中心管理、保存，并填写入部门受控文件目录 ，并
9、报品质部备案。-顾客文件由合同管理部管理、保存，并填写入部门受控文件目录 ，并报品质部备案。-供方文件由供应链管理部管理、保存，并填写入部门受控文件目录 ，并报品质部备案。-其它相关方文件，由各部门负责人填入部门受控文件目录 ，并报品质部备案。45.6当发生组织机构变更时应对文件进行相应控制，即发生机构拆分时应收回拆分出去的组织的文件，Q/XN-G-TS-02-2016 5/5同时对文件控制清单进行调整。46 文件的评审46.1在管理评审和内部审核时，应对管理体系文件是否充分与适宜进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以更改。46.2文件评审后提出的更改，按 4.4 文件的更改有关规定执行。5.记录记录 RecordRecord序号记录编号记录名称最新 版本保存 期限保存部门备注1Q/XN-G-TS-02-01文件和资料发放登记表A/0长期品质部2Q/XN-G-TS-02-02文件修改记录A/0五年品质部3Q/XN-G-TS-02-03文件更改通知单A/0五年品质部4Q/XN-G-TS-02-04质量管理体系受控文件目录 A/0长期品质部5Q/XN-G-TS-02-05文件资料销毁申请单A/0五年品质部6Q/XN-G-TS-02-06部门受控文件目录A/0五年品质部
