如何做好部门的资料管理

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1、如何做好部门资料管理如何做好部门资料管理资料管理是日常行政工作的重要内容之一，也是无形资产积累的基础性工作，如何让资料 管理上升为知识资源管理，如何对此项工作中涉及的内容面广，原始资料累积多的情况， 建立一个统一规范的标准，以便于进行资料管理和利用，个人认为应把握以下几点： 一、明确部门资料管理的意义和作用。 资料管理对于每个部门都非常重要，它可以记录一个部门各个阶段的发展轨迹，同仁的知 识产出，资源的积累，在专案实践中取得的各种经验，这些经验用文字、图像等形式所保 留、所利用，对于之后的人员培养，部门价值的体现起了很好的指导和借鉴作用。创建资料文档的作用是多方面的，概括来说主要有以下几方面：

2、 1. 档案资料就是知识资源。档案资料经过一定规范化处理(格式化编目、编号)就上升成了 部门的知识管理。它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、 “创新”工作。 2. 提高员工学习效率，工作效率，降低人力资源成本。资料记录了以往工作、项目开展的 历史原貌，是了解过去、制定计划的必要参考条件。本部门新进人员第一周工作内容重点 之一就是了解部门以往执行专案资料。他们在短时间内切实、独立的了解以往的业务记录、 思考方向、撰写方法等，能快速融入工作角色。对于老员工在执行专案中参考以往资料也 减少不必要的弯路，提高了效率，大大降低了人力成本。 3. 成绩的记录。所有的资料形成都标示执行人的姓名、时间。这

3、是对执行人的一种积极肯 定，是个人能力的真实再现。二、建立部门资料收集、借阅原则。如何善用现有资源，合理利用人力、物力、空间，针对这些问题可以制定规范制度加 强管理。如我部门制定了专案管理办法 、 资料借阅办法 ，总方向有如下： 1. 资料收集及时、完整。部门同仁应按规范及时提交归档范围内的完整资料。如专案资料、 培训资料等，规范提交格式为电子档与文本，特殊情况只能提交一种格式则档案管理人应 补充完整；如参考图片、照片、宣传册等则提交电子档即可。 2. 档案管理宜从简。内容要简明。避免记录版本重复，过程内容多而繁琐，重点信息不突 出。 结合资料要完整的原则，可将结案报告与精简的过程资料用标识区

4、分保存，参考人可 根据需求采用。 3. 便于保管和利用。册与册，卷与卷内容分类分明。无论内部借阅或外部检查，能够迅速、 准确的查找到所需要的资料。如果没有资料成册，制定相关规律，就会对查找带来难度， 影响正常工作。如：本部门专案管理办法规范专案资料归档原则，按派驻地点为第一 原则，时间为第二原则将专案资料进行分册归档。 4. 加强知识成果保护意识。所有资料都是同仁的知识产出，本部门制订资料借阅办法 ， 借阅资料时应尊重知识的原创人，遵守规范的借阅手续。 5. 三种方式存档，万无一失。资料分别以纸本、电子档、光盘分别存档，避免在流动、机 器故障中出现差错。 6. 定期盘整。按规定的时间对存档资料

5、进行盘点、整理，确保资料完整，存放整齐。任何 异常情况及时更新、补充。 结合总方向，所有部门原则的制订都应建立在公司的总原则的基础上，结合部门特点 ，使 其更适合部门使用。三、规范资料收集编册的范围。凡是具有专案执行参考价值，人员能力提升，市场前沿资讯的资料都是需要收集归档的内容。以本部门为例作以下罗列： 1. 专案资料指各上级领导交办制定的各类企划、评估、流程、规章等，含制定专案时收集的参考 资料。这个资料册是整个事业部历往知识产出的汇总。是部门精华之所在。 2. 培训资料指公司或单位提供的各类培训课程内容。 3. 前沿信息资料指具有领先水平的各类行业新咨询及潜在市场信息。 4. 行政管理办法结合公司原则所指定的各类部门规章制度。 5. 人事资料一指部门人员基本信息。二指离职人员资料移交信息。 6. 会议资料指各类会议报告文档及会议记录。以上浅谈个人经验，资料管理对于部门来说是一个知识累积的过程，便于参考查找， 完整体现部门的知识成果是其价值所在。结合自身实际情况与资源，小到单位大至集团公 司，保证资料档案的系统完整性是一项严肃、重要的工作，值得每位同仁重视。