活动策划(修改)

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1、1 北京化工大学社团联合会第三届北京市高校社团联合会交流会活动策划书主办单位：北京市学生联合会北京化工大学校团委承办单位：北京化工大学社团联合会2 北京化工大学社团联合会目录一活动主题-3二活动背景-4三活动目的-7四活动资源（一）人力资源-9（二）物力资源及经费预算-10五活动开展（一）活动准备-11（二）活动进行-17（三）后续工作-27六不确定因素及其解决方案-29七附录附录一-31附录二-32附录三-36附录四-373 北京化工大学社团联合会一活动主题4 北京化工大学社团联合会二活动背景（一）基本情况（二）主要对象A、主办单位：北京市学生联合会北京化工大学校团委B、承办单位：北京化工大

2、学社团联合会C、与会单位：北京市各特邀高校（每所高校 5 名代表）1.北京大学 2.中国人民大学3.清华大学 4.北京交通大学5.北京科技大学 6.中国石油大学7.北京邮电大学 8.北京化工大学（主办）9.中国农业大学 10.北京林业大学11.北京中医药大学 12.北京师范大学13.北京外国语大学 14.北京语言大学15.对外经济贸易大学 16.中央财经大学17.中国政法大学 18.中央民族大学19.中国人民公安大学 20.中国协和医科大学21.北京体育大学 22.北京理工大学23.北京航空航天大学 24.北京工商大学25.北京第二外国语大学 26.北京工业大学27.北方工业大学 28.首都医

3、科大学29.首都师范大学 30.首都经济贸易大学31.中国传媒大学 32.国际关系学院5 北京化工大学社团联合会33.中国戏剧学院 34.北京农学院及其他院校（三）开展原因（四）影响（五）我校的环境A 优势：a.我校北功厅硬件条件优异，可以使各校代表享受良好的交流环境以提高各代表的积极性。b.我校拥有一支强大高效的工作团队，可保证交流会的有效实施。c.我校领导重视此次交流会的举办，给予工作人员极大的支持，更加保障的交流会的质量。B 优势：我校东校区相对于位于北校区交通发达，便于其他高校的参与，有利地理环境会使此次交流会更加顺利。(六）机会与威胁A 机会：此次交流会是我校第四次承办，既拥有前三次

4、成功举办的优秀经验，也有很大的提升空间及创新可能。我校社联在不断成长，相信所承办的交流会质量也会不断上升，并能够最终成为能够影响北京市所有高校的高端峰会。6 北京化工大学社团联合会B 威胁：此次交流会在学校东区举行，由于我们在北区对于东区还不是很了解，资源不能完全合理运用，这是对于我们很大的考验。7 北京化工大学社团联合会三活动目的（一）学生方面：8 北京化工大学社团联合会（二）赞助商方面：9 北京化工大学社团联合会四活动资源 （一）人力资源工作小组姓 名联 系 方 式工作小组姓 名联 系 方 式签到组 主持人组会议记录组北功厅 PPT接待组后勤总负责北功厅及社联会议室后勤组总负责10 北京化

5、工大学社团联合会（二）物力资源及经费预算11 北京化工大学社团联合会五活动开展 （一）活动准备 1.前期准备 （1）邀请：1. 由外联小组成员以电话及 email 形式，向北京各大高校诚挚递出邀请，并发送邀请函及活动流程，请他们在活动当天派出 5 名代表，参加本次北京高校社联交流会。2. 请各被邀高校将其校徽、社联会徽以及社联简介（组成、发展历史、当今发展状况、未来发展形势、特色等） （PPT）注：时间：定稿日起人员：以上工作有全体外联部成员共同参与完成（2）物资准备：1.设计北京化工大学社团联合会 logo 及北京市高校社联交流会会徽北京化工大学社团联合会 logo 要凸显我校社联“优秀”的

6、精神及创新、奋进、广结良缘的优秀品质。北京市高校社联交流会会徽本着以“交流”为核心的“寄会抒云志，交流觅陶然“主题，以色彩彰显个性，以独特展示优秀，以创新力压群雄。注：时间：定稿日起人员：12 北京化工大学社团联合会2.媒体宣传 为了进一步扩大本次活动的影响，事先与新浪、人人网、电视台进行沟通，对当日的会议进行全程的新闻记录。 3. 联系安装并设计校内电杆宣传标幅本次交流会采用校园内的电杆作为宣传载体，安排专门两人负责联系并安装框架，框架上必须标注社团联合会财产，在安装完毕后，设计并张贴本次交流会主题宣传标幅。交流会十天前完成。4.为各高校代表准备礼物第三届北京市高校社联交流会纪念纪念书刊一本

7、、我校优秀报纸3 份（每人 1 套）注 1：纪念书刊主要为介绍我校及此次被邀高校社团联合会的发展过程、特色社联文化、特色社团文化、社团简介及至今的活动成果，其中夹杂着赞助商的广告彩页若干（有具体赞助商数量决定） ；报纸可为我校特色的社联刊物，展示我校文化的多样性。注 2：时间：定稿日起两星期内人员：本次交流会的特色卡贴（每人 3 张）注：卡贴应包含以下几项元素：13 北京化工大学社团联合会1）本次活动主题“寄会抒云志，交流觅陶然”2）我校社团联合会会标3）“第四届北京市高校社联交流会”的字样4）特色设计，如：背景、艺术字等注 2：时间：定稿日起一星期内人员：矿泉水（每人 1 瓶）注 1：本品牌

8、矿泉水为外联部特邀的赞助外商品牌注 2：时间：定稿日起一星期内人员：特色环保袋（装所有礼品所用）注 1：环保袋应本着简约大方的原则，充分体现本次交流会的元素：1）我校社团联合会的会标2）“第三届北京市高校社联交流会”的字样注 2：时间：定稿日起一星期内人员：书签（数量由赞助商、外联商数量决定）14 北京化工大学社团联合会注 1：本书签主要是为外联商或赞助商宣传其品牌，故宣传效应为第一位，而同时也应体现出本次交流会的元素：1）正面印有“第三届北京市高校社联交流会”字样，以及其他特色设计元素，如我校社团联合会的会标等2）反面印有赞助商或外联商自己的广告，以及祝贺语“祝贺第三届北京高校社联交流会圆满

9、召开” ；或全为赞助商广告（视赞助金额大小决定）注 2：时间：定稿日起一星期内人员：盒饭及饮品（每人一份）人员：当天活动北功厅座次表以及学校地图。 （各 350 份）注：时间：定稿日起两天内人员：座次表由张策负责撰写及打印；学校地图由姜兴安负责搜寻或绘制、标注及打印（3）布置会场及校园：15 北京化工大学社团联合会1.展板、横幅、充气彩虹桥、氢气球、双层花篮的联系、设计与订做注：时间：定稿日起两星期内人员：2.宣传单的设计与印制（500 份）注 1：设计主题是此次交流会；宣传单背面为某赞助商的广告。注 2：宣传方式：校园内派发传单。注 3：时间：定稿日起一星期内人员：3.会场及校园的布置展板：

10、三个大展板分别摆在礼仪广场签到处、北功厅前、社联会议室注：人员：横幅：三条横幅分别挂在主楼正面(“热烈庆祝第三届北京社联交流会隆重召开”)、开幕式现场(“热烈庆祝第三届北京社联交流会隆重召开”)、社联会议室(“热烈庆祝第三届北京社联交流会隆重召开”)；四条小横幅（欢迎各高校代表前来参会）分别挂在 4 个小分会场。注：时间：16 北京化工大学社团联合会人员：充气彩虹桥及氢气球：两个彩虹桥分别位于主楼的正反面（欢迎各校嘉宾前来参加本次北京高校社联交流大会） 、氢气球处于南门入口处、花篮摆放于北功厅门口。注：时间：人员：北功厅：音响、电脑、PPT、灯光、舞台、帷幕的安排注：时间：人员：北功厅及社联会

11、议室后勤组、陈柏彤主席团研讨会会场：电脑、PPT注：时间：人员：内外交流研讨会会场：电脑、PPT注：时间：人员：创新发展研讨会会场：电脑、PPT注：时间：人员：社联及社团文化研讨会会场：电脑、PPT注：时间：人员：社联会议室：舞台布置、灯光、音响17 北京化工大学社团联合会注：时间：人员： 时间工作负责人员11 月 15 日设计调查问卷电子版11 月 20 日向各个高校发出会前调查问卷，11 月 27 日晚 8：00 前全部回收11 月 15 日11 月 18 日 9:00pm制作邀请函；宣传海报（4 副）在 27 号置放于橱 窗、并放置展板；宣传视频（介绍前两节会议的 成果及进行情况，概括并

12、总结，并做出对本次会 议的期望和希望）11 月 20 日1.设计卡贴、书签、环保袋。 2.制作地标、指示牌、接站牌、袖标 3.logo：社联交流会11 月 20 日 9:00pm 之前发出邀请函，并发出邮件提醒接收，进行网络宣 传人人北化社联主页，微博，QQ 群11 月 23 日采购所需物品，联系租用彩虹桥，充气拱门，并 制作横幅（欢迎幅，预祝成功幅）11 月 24 日告知需要表演节目的社团进行节目准备，同时通 知他们演出时长及表演具体时间段，定下表演后 要审核（TNT 搞笑社，流火话剧社，校合唱团、 校辩论队、心理协会）11 月 25 日联系电视台，新浪，人人等知名媒体，邀请他们 参加活动并

13、报道11 月 26 日 9:00am- 9：00pm发邮件进行邀请函收到确认，未收到的执行应急 预案11 月 30 日确定主持人，礼仪队；主持人写词18 北京化工大学社团联合会11 月 30 日联系午饭供应商；联系食堂三楼，进行坐位预订； 安排会场坐位，打印出座次表从前到后按照领导， 各高校主席，部长，干事，媒体工作者的顺序11 月 30 日晚上8:45工作小组会议：各负责人汇报活动的进程，讨论 校园布置的物品12 月 1 日打印签到表12 月 1 日联系并运到学校开幕式上要用到的灯光，音响设 备，剧务用具，话筒，电池等12 月 1 日晚 8:45开工作小组会议：各小组汇报工作进程，提出工 作

14、上遇到的困难，并解决12 月 2 日进行开幕式的第一次彩排12 月 2 日再次跟媒体联系，确认他们要参加本次会议，并 问他们要工作人员名单12 月 2 日晚 8:45会前工作小组会议：总结彩排中的不足，及突发 状况，并想出会议当天还可能遇到的突发状况， 想出对策，添加到应急程序中12 月 3 日确认所有会议所需的物力资源是否全部到位12 月 3 日早 10:00最后一次工作小组会议，各小组汇报工作进程， 查漏补缺布置校园：1.贴地标（南门地标方向指向北功厅，共放置 4 个，西门方向也指向北功厅共放置 5 个）12 月 03 日中午2.摆放指示牌（南门顺着地标方向放置 2 个，西 门顺着地标方向放置 3 个）19 北京化工大学社团联合会3.充气拱门（放置于南门大门口，上面挂上欢迎 参加本次会议的横幅）4.彩虹桥（放置于食堂门前的丁字路口