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1、档案管理基础知识总经理办公室 |一、档案及档案工作档案法中所称的档案， 是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、 军事、经济、科学、技术、文 化、宗教等活动直接形成的对 国家和社会有保存价值的各种 文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。 |档案定义的基本含义有四个方面：|(一)档案是各种机关、组织和个人 在特定社会活动中形成的。 |(二)档案是保存备查的历史记录。 |(三)档案的形式是多种多样的。（四）档案是直接的历史记录|属性：基本属性-原始记录性| 一般属性-信息属性| 一般属性-知识属性|档案工作狭义上的档案工作，是指 档案的收集、整理、保管、统 计、检索、编研和利用服务
2、等 工作内容。广义上的档案工作是指档 案事业。|档案工作的重要性.|要做好档案基础管理工作要从 以下四个方面入手：|一、理顺体制|二、完善制度|三、物质保障|三、严格管理体制理顺|一、理顺体制体制，是指“国家机关、企业和 事业单位机构设置和管理权限划分 的制度（辞海）。档案事业管理体制，是指国家 档案事业管理机构的设置、隶属关 系和职权范围等的组织体系和组织 制度。我国从中央到地方都建立了档 案事业行政管理机关、档案室和档 案馆，分工负责掌管着全国、本地 区、本系统的档案事务。| .（一） 档案机构的三种类型：1、档案室 2、档案馆3、档案局具体地说，上级档案行政管理机构对 下级档案行政管理机
3、构有业务指导和监督 的关系；档案行政管路部门对同级档案馆和档 案室等党按业务机构有业务指导和监督的 关系；档案室和档案馆之间有档案交接关系 ；各级各类档案馆室之间有协作关系。.（二）档案室工作体制的理顺具体到每一个单位的档案室， 要做到四有：有领导、有机构、有 人员、有网络。首先要有分管领导；其次有综 合档案室；有专兼职档案工作人员 ；各业务职能科室都配备兼职档案 工作人员，形成完备的档案工作网 络。网络图.jpg| .|二、完善制度档案工作制度是人们在从事档 案工作实践中所必须遵守的规定、 准则、方法、程序的总称。根据档案工作制度的不同作用 范围，可分为基本档案工作制度和 具体档案工作制度。
4、基本的档案工作制度就是国家 的档案和档案工作实行集中统一管 理的制度。.|具体的档案工作制度主要有：1、文件的归档制度一般包括归档要求、归档时间 、归档文件的份数、归档手续、归 档范围等内容。文件材料整理归档 制度.doc2、档案的保管制度对档案的安全保护、库房管理 以及库房中各种设备的管理提出必 要的要求。档案保管制度.doc.| 3、档案的统计制度对档案的收进、移出、保管、 利用等情况进行统计，并按照规定 向档案业务管理机关报送档案各种 基本情况统计表。 档案统计制度 .doc4、档案的利用制度对档案的利用范围、利用方式 、使用要求、利用手续、批准手续 等做出相应的规定和要求。档 案 利
5、用 制 度.doc| 5、档案保密制度主要规定档案的保密措施、并对 档案人员提出严格保守国家秘密的 要求。档 案 保 密 制 度.doc6、档案鉴定与销毁制度规定本单位鉴定档案所采取的标 准、鉴定的组织安排、鉴定工作的 一般程序、鉴定后档案的处置办法 、销毁档案的审批手续、实施要求 等。档案鉴定销毁制度.doc|三、物质保障|（一）库房中华人民共和国建筑工业行业标 准档案馆建筑设计规范（2000）市级档案库房一般要容纳本 机关10年的档案，还应考虑逐 年增加的因素。 | 库房建设应本着适用、经济、 美观的原则。地势较高，排水通畅，空气流通 ，环境安静。作为一个单位的综合档案室一般 不要设在地下
6、。|（二）阅览室和档案工作人员 办公室|阅览|办公室|（二）设备|除湿机|空调|防磁柜|消毒杀菌机|吸尘器|温湿度计|计算机|刻录机|扫描仪|（三）装具|档案密集架 档案橱|档案盒（无酸纸张制作）|档案封面|三 、严格管理档案基础管理包括以下几个 环节：收集、整理、保管、鉴 定销毁、统计、编目和检索、 编研、利用、（移交、报送）|（一）收集档案室作为集中管理本单位档 案的内部机构，收集工作是基础， 是关键，收集时一定要以归档制 度的要求，注重齐全完整。|为确保归档文件材料的齐全 完整，档案工作人员在收集 材料时要做到“十收”：|1、处理完毕的文件及时收。|2、经常用的文件履行借阅手续 定期收。
7、|3、本单位发文在盖章时当时收 。|4、会议材料事先做好工作及时 收。|5、内部形成的文件材料，注意 掌握线索有针对性地收集。|6、常规性的文件要逐项收。|7、在机构人员变动时提前收。 8、结合年节放假的安全保密大 检查集中收。|9、归档整理前全面收集。|10、在整理过程中发现文件不 全要反复收，达到齐全完整为 止。|除文书档案外，业务档案的收集在 业务部门整理完毕之后的次年6月底 之前进行收集；|声像档案，包括照片、录音、录像 档案在形成之后及时收集；|基建档案在竣工验收后由总承包单 位移交给档案室；|设备档案在设备开箱时及时收集， 装箱单、使用说明、合格证等；|会计档案在会计部门保存一年之
8、后 向综合档案室移交；|实物档案要在形成后及时收集。|强调一点：各个单位的档案一 定要实行集中统一管理，除人 事档案外，都要集中统一管理 ，都要收集进综合档案室。确 因特殊情况要分室保存的，只 是形式上的分离，在管理上一 定要集中统一，即统一领导、 统一制度、统一标准、统一要 求。.| （二）整理档案整理就是按照一定的 原则和方法，对零散和需要进 一步条理化的档案进行分类、 组合、排列、编目，使档案系 统化的工作。作为档案室内档案的整理工 作分三种情况：系统排列和编 目；局部调整；全面整理|1、系统排列和编目|主要针对大部门和单位，档案的具 体整理由各业务科室的兼职档案员 完成，每年的上半年将
9、各科室的整 理好的档案统一接收进档案室，专 职档案工作人员将全部档案进行系 统的排列、编目整理。|2、局部调整|整理档案时，要尊重历史和前人的 劳动，不要轻易打乱重整。凡已整 理过的档案，只要有规可循，有目 可查，尽量保持原样。不合理的部 分，可以部分调整或者通过编制检 索工具来补救。.|3、全面整理：即从文件的分类 、编号、排列、装盒、编目等 开始整理。|各种门类的档案整理：文书档 案按照归档文件整理法；|照片、基建、科研、设备、实 物、电子档案的整理各有标准 。.|（三）保管：是指根据档案的 成分和状况，所采取的存放和 安全防护措施。|主要三方面的内容：|1.档案的库房管理|2.档案流动中
10、的保护|3.档案保护的专门措施.|1.档案的库房管理|（1）档案厨具的排放：|排列整齐，横竖成行，整齐划 一；避免阳光直射，注意通风 （与窗户垂直）；|节约库房面积和空间，存取方 便；|所有的档案厨具都要统一编号 ，从库房门口第一排开始，自 左至右，自上而下编号，走S型 。.|（2 ）档案的存放：比较常用 的是分类排架，先排文书、后 排业务、基建、设备、科研、 声像、实物等。（有防磁柜的 单位，声像档案可以放在防磁 柜里）。|（3）档案存放地点索引：为了 便于档案管理人员准确掌握档 案的存放情况，能迅速地调阅 档案而编制的索引。多为表格 式。.|（4）档案代理卡| 由于利用的需要，档案室的 档
11、案经常需要外借，为了便于 档案管理人员掌握档案流动情 况，可以填制一种颜色鲜艳的 卡片放在档案原来存放的位置 上，即“代卷卡”。可以用比较鲜艳的红、黄 、绿、蓝等，项目主要有：全 宗号、目录号、案卷号、移出 日期、以往何处、经手人、归 还日期、签收人等。.|（5）“九防”|防火：|配备干粉灭火器，并定期更换干粉 。|安全使用电器设备、定期检查电器 线路。|库房内严禁吸烟、严禁明火装置、 严禁存放易燃易爆物品，严禁堆放 杂物。|应安装火警报警装置。.|防盗安装盗警报警装置；安装防盗门窗；库房钥匙专人保管，及时关闭门窗 。|防虫|档案橱具内定期放置防虫药物；|有条件的档案室档案入库前应进行 消毒、
12、杀虫处理；|通风的窗户应安置纱窗；|不定期检查虫霉，发现及时处理。.|防鼠|档案库门下方加钉胶皮堵塞缝隙；|放置杀鼠药物；|库房内不要存放食物。|防尘|配备吸尘器；|加密封门或过渡门，除防结合；|档案入库前进行除尘处理；|档案库房周围空地种植花草，搞好 绿化，减少污染；|定期打扫，保持库房内外的清洁。.|防潮|档案库房的相对湿度应控制在45%- 60%之间，日变化幅度不超5% ， 保存底片的胶片库应控制在35%-45% ；|库房内外要安设温湿度记录仪表， 库房内应配备除湿机和空调设备；|定时测记库房内温湿度，并随时予 以调控；|空调、除湿机定期检修保养，温湿 度表定期校验；|新库房竣工应经6-
13、12个月的干燥后 方可入库。.|防高温|档案库房的温度应控制在14-24， 日变化幅度不超过2；保存底片 的胶片库温度应控制在13-15；|温度过高时，应开始空调设备予以 调控。|防强光|库房宜选用白炽灯作人工照明，照 度不超过100勒克斯，如果选用荧光 灯时，应对紫外线进行过滤；|库房内不宜采用自然光源，有外窗 时应选用厚质料深色窗帘进行避光 ；|在任何情况下均应避免阳光直射。.|防磁|建设专门的防磁库房|配备防磁柜；|2.档案流动中的保护| 档案在收进、移出、利用 等流动过程中，都要注意安全 保护。|3.档案保护的专门措施| 档案室的修复和复制工作主 要是字迹恢复（药物恢复、手 抄、摄影）
14、、修复（修补、托 裱）、复制（复印、仿真等）|（四）鉴定销毁|广义的档案鉴定工作是指鉴定 档案的价值和真伪。|狭义的是单指档案价值的鉴定 。|工作内容有三项：一是文书部 门和业务部门在归档时将不必 要归档保存的文件剔除；|二是确定文件的保管期限；|三是档案室对保管期满的档案 进行复查审核，认定无需保存 着，即可销毁。|经过鉴定后，需要销毁的档案 ，应当编制档案销毁清册，必 须有严格的审批手续和监销制 度。|档案销毁清册由销毁档案登记 栏和档案销毁清册封面组成。 登记栏项目有：序号、案卷或 文件题名、时间、目录号、卷 号或文号、数量、备注等。销 毁清册项目有：档案室名称、 全宗名称、编制日期等。
15、|销毁清册档案销毁登记.doc|需要销毁的档案需要党委领导审批 ，销毁时，需要两名以上专业人员 在现场监销，直至档案确已销毁， 监销人要在销毁清册上注明“已销毁 ”字样和销毁日期，并签名盖章。|（五）统计| 我国档案工作的统计体系分四层 ：|1、全国档案工作基本情况统计|2、专业系统档案工作基本情况统计|3、地方档案工作基本情况统计|4、档案馆（室）档案工作情况统计|档案统计的内容：|档案数量的统计：档案室存 、收进、移出、销毁等。|档案业务管理工作质量情况 的统计：归档率、完整率、准 确率等。|档案开发利用工作情况统计 ：借阅人数、借阅量、查全率 、查准率、利用率、利用效果 （通过利用档案产
16、生的直接或 间接的经济和社会效益）等。|档案工作条件的统计：人员 配备、人员素质、库房面积、 设备配置等情况。|（六）编目和检索| 档案检索工具是查找档案的 手段，是开发利用档案信息的 工具。常用的检索工具有：|目录：案卷目录、全引目录、 文号目录、归档文件目录等|索引：存放地点索引|指南：专题指南、全宗指南等.|（七）编研| 档案编研是以室藏档案文 献为主要对象，以主动提供和 报道档案内容，满足利用为主 要目的，在深入研究档案内容 的基础上，按专题收集、筛选 、加工档案文件，使之转化为 不同编研成果的一种专业工作 。|常用编研资料的编写|1.全宗介绍（全宗指南）|定义：是以文章叙述形式介绍和揭 示档案馆（室）所保存的某一个全 宗档案内容和成分及其利用价值的 一种材料。|内容：一是立档单位和全宗的历史 概况。简要地叙述立档单位成立的 时间、人数、机构设置情况，主要 领导的配备，立档单位的性质、任 务及主要职能活
