接待手册(范本)

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1、 1 /12XX 公司标题（标题（XXXX 月月 XXXX 日日 XXXX 活动）活动）接待接待 XXXX 细则细则XXXXXX（接待方案编制人）（接待方案编制人）年年 月月 日日0 /12目 录1 接待工作组人员名单 .12 接待工作分工 .13 日程安排 .14 接待细则 .35 车辆安排-接机 .56 车辆安排-送机 .67 用车安排表 .78 车辆申请单 .89 接待组工作人员联系方式 .910 客人名单及房间号码表 .1011 用餐安排 .1112 客人信息 .121 /121. 接待工作组人员名单1.1 接待工作组负责人：XXX（最好是领导，便于对工作人员进行统筹协调）1.2 接待

2、组工作人员：XXX 等（接待工作具体执行人） 2. 接待工作分工（视具体接待任务来确定工作分工）序号内容责任人（领导）参加人（执行人）1.拟定接待方案及接待细则XXXXXX2.落实客人名单及联系方式XXXXXX3.落实客人航班信息，编制接机方案XXXXXX4.落实接待酒店、用餐地点XXXXXX5.全程接待陪同XXXXXX6.落实活动地点及费用结算XXXXXX7.烟酒准备XXXXXX8.住房手续办理XXXXXX9.车辆准备XXXXXX10.3. 日程安排日程安排主要回答时间、地点、人物、事件（做什么） 、怎么做等几个内容，需要提前发给接待相关各方，告知各方提前做好准备。2 /12日程安排（日程安

3、排（范本范本）XX 国 XX 公司一行三人，将于 XX 日来我司开展 XX 项目/XX 领域参观及洽谈工作。来访人员分别是：Mr.XX - shareholder, Wrobel - GM of XX, Hofmann - Technical Director。预计 X 日搭乘 CAXXXX 航班，XX:XX 到广州。具体行程安排如下：注：1. 日程安排列好后，接待人员应提前将日程安排发给接待各方做好相应准备。通过该表，相应人员即可知道什么时间、在哪里、做什么了。2.如有需要，建议提前拟定英文版，发外方人员确认日程。日期具体时间工作安排备注18:30-19:15接机（CAXXXX 18:15

4、到） 车辆： 司机电话：19:20-20:30晚餐（XX 酒楼）陪同人员：车辆： 司机电话：XX日20:30-21:00 入住 XX 宾馆8:00-8:30酒店自助早餐8:30-10:00参观 XX 公司基地 1陪同人员：车辆： 司机电话：10:00-12:00参观 XX 公司基地 2陪同人员：车辆： 司机电话：12:00-13:00午餐（XX 餐厅）13:00-14:00返回公司车辆： 司机电话：14:00-17:30技术交流陪同人员： 会议室：30日18:00-20:00晚宴（XX 酒楼）陪同人员：8:00-8:30酒店自助早餐31日8:30-9:30送往 XX 公司调研车辆： 司机电话：

5、3 /124. 接待细则（为使接待工作更加系统、高效，建议接待人员提前制定接待细则，将每一项工作细化、责任化，每项工作列明限办时间，并且只落实到 1 个人，避免多头负责变成没人负责）时间时间活动内容活动内容负责人负责人备注备注（日期）（具体 时间）接机与客人级别对 等的领导前往 机场接机接待人员提前致电机场航班信息咨询系统，确认 航班到达情况，在航班到达前抵达机场迎接；根 据客人重要程度，确定是否需要使用机场贵宾厅； 车辆、酒水、用餐地点应提前落实好。办理入住手续接待员如果是接待上级机关领导，建议提前拿到领导身 份证，接待人员在酒店前台办理好入住手续后， 引领领导回房间，并将身份证还给领导；（

6、如果 是会议，建议提前办理好领导房卡。）用餐接待负责人陪 同；接待员协 助接待员负责点菜、准备酒水、结账等。建议根据 客人喜好点菜并准备酒水，例如四川、贵州、湖 南人喜辣，北方人口味偏咸，上海人喜甜，沿海 一带喜欢海鲜等。另外，如果有女士，建议备一 点红酒。活动接待员接待员提前做好活动计划，如需购买景点门票， 请提前准备好。可以选择市内的短途景点游览， 或根据客人喜好安排相应活动。送客人回酒店接待负责人或 接待员由对等级别领导送客人回酒店，或由接待人员送 客人回酒店，记住与客人约定第二天见面的时间 和地点。早餐建议在入住酒店吃早餐，视客人重要程度确定是 否需要陪同客人一起用餐。接客人赴接待员提

7、前5分钟到达约定地点接客人。（出发前将这 一天需要用的酒水、礼品等准备好，提前放在车 上）座谈接待负责人接待员到达会场前， 提前通知接待负责人到达 会场的预计时间，以便负责人做好迎客准备。如 果为客人准备了礼品，建议在座谈会后赠送或交 换礼品。重要客人需要安排照相或者摄影留念参观接待负责人接待员至少提前一天确定好接待路线，有条件的 建议提前走一遍，对参观路线做到心中有数。照 顾好每一位客人，不要冷落了某一位，同时确保 客人不要掉队。午餐接待负责人陪 同；接待员协 助中餐一般不喝烈酒，建议备一点红酒。活动接待员可以选择市内的短途景点游览，或根据客人喜好4 /12安排相应活动。晚餐接待负责人陪 同

8、；接待员协 助辛苦了一天，客人也比较乏了，建议用餐时间不 要太久，以6:00-8:00为宜，餐后送客人回酒店 休息。返回酒店接待负责人或 接待员如果第二天要接客人，建议提前约定见面时间和 地点。 早餐同上送机接待负责人或 接待员提前确认航班信息，至少提前45分钟到达机场， 如有行李需要托运，建议至少提前1小时到达机 场。根据客人重要程度，确定是否需要使用机场 贵宾厅。注：1、 接待过程中涉及的接待车辆、住房、用餐安排、酒水准备、会议室、参观路线、礼品、景点门票等，建议接待员提前联系好，减少中间环节，每项工作只落实 1 个完成人（避免出现以下情况：接待员 A 安排 B 订好住房， B 找到 C，

9、让 C 安排好后告知 B，B 再告知 A。这种情况建议接待员 A 直接将这项工作交给 C 负责，C 安排好住房后直接告知 A 即可）在接待任务开始前进行穿行测试，确保后勤保障到位。2、 以上表格中蓝色部分为一个循环，小型接待可能只涉及到一部分内容（如仅涉及座谈、午饭可送客） ，大型接待可能有以上几个循环（客人停留时间较久时）组成，建议接待人员根据接待任务的不同，提前做好接待计划。5 /125.5. 车辆安排-接机序号序号客人名单客人名单职务职务航班号航班号车辆安排车辆安排接机人安排接机人安排1.2.3.4.5.6.7.8.X 月 X 日 南京-广州HU7114 15:05-17:109.10.

10、11.12.13.14.X 月 X 日 北京 -广州CA1327 14:00-17:10车辆 1 车牌： 司机： 司机电话：车辆 2 车牌： 司机： 司机电话： 此时，车辆 2 为备用车， 避免两个航 班中有一个 晚点。如果 有备用车， 出现晚点情 况后，可安 排一部车先 送第一批客 人回酒店， 留一部车接 第二批客人。接机人提前确 定两个航班的 联系人，提前 发信息与联系 人确定航班起 飞、降落情况。重要客人，由 接待方对等领 导前往机场接 机。15.X 月 X 日 北京-广州CA1351 8:00-11:10车辆 3 车牌： 司机： 司机电话：注：以上描述的是一个接待任务中有三批客人不同时

11、间到达的接机安排，接待员在接待开始前要对客人的航班信息、到达时间，接待车辆等安排应提前落实好，做到心中有数。6 /126.6. 车辆安排-送机序号序号客人名单客人名单职务职务航班号航班号车辆安排车辆安排接机人安排接机人安排1.2.3.4.5.6.7.8.9.X 月 X 日 广州-北京 CA1316 15:30-18:3010.X 月 X 日 广州-杭州 CZ3501 16:15-18:20车辆 1 车牌： 司机： 司机电话：车辆 2（备用） 车牌： 司机： 司机电话：根据客人重要程 度，安排对等送 机人员。11.X 月 X 日 广州-北京 CA1340 16:30-19:30车牌： 司机： 司

12、机电话：12.13.21 日 15:00 航 班车牌： 司机： 司机电话：注：接待过程中用车比较多，比较频繁，建议统一制成一张用车安排表，交车辆调度部门安排车辆，如果车辆使用比较少，填写车辆申请单即可。7 /127. 用车安排表注：车辆安排确定之后，接待员要将出车时间、出发地点、车牌、司机、司机电话等信息提前告知相关人员，以便相关人员不会提前做好乘车准备。序号序号日期日期出发时间出发时间出发地点出发地点到达地点到达地点用车人及联系用车人及联系 电话电话人数人数车型车型司机及联系电话司机及联系电话备注备注到达地点不到达地点不 容易找的，容易找的， 建议提前告建议提前告 知司机地点，知司机地点，

13、让司机先做让司机先做 好功课。好功课。8 /128. 车辆申请单用车部门人数申请车类出车日期2012 年 月 日 00 ：00出发地点到达地点用车人请详细填写主要用车人姓名用车人 手机号码申请人电话申请事由用车部门领导审批 使用车类车管调度驾驶员 行驶里程计费路桥、保险备注（航班号、起飞降落时间等）9 /129.9. 接待组工作人员联系方式序号姓名职务联系方式1.2.3.4.5.6.7.8.10 /1210.10.客人名单及房间号码表姓名及职务联系电话房间类型X 月 X 日（第一天）X 月 X 日（第二天）X 月 X 日（第三天）注：1.房间合计 X 间，其中 XX 房 X 间，XX 房 X 间；2.住宿安排好排好后可提前发给酒店，酒店将按照客人姓名及预订房间类型等为客人办理入住手续；3.房间号与酒店确认好后，需要的时候可以帮助客人安排早晨叫醒服务。11 /1211.用餐安排X 日用餐人员名单： 客人（共 X 人）： 陪同人员（共 X 人）：用餐地点：XX 酒店 XX 房间 酒水准备：X 日用餐人员名单： 客人（共 X 人）： 陪同人员（共 X 人）：用餐地点：XX 酒店 XX 房间酒水准备：12 /1212.12.客人信息对于重要客人，建议提前在互联网上下载客人简介、照片等，接到客人后，马上能够分辨出谁主谁次， 方便后续接待安排。