人力资源部—高效人士的时间管理

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1、高效人士的时间管理高效人士的时间管理主 办：基业长青企业管理咨询公司 时 间：2008 年 3月 29 日 讲 师：刘 晓职业讲师 刘晓课程内容课程内容1234时间的基本理论时间的基本理论时间管理的原则时间管理的原则时间管理的艺术时间管理的艺术时间管理的策略时间管理的策略职业讲师 刘晓课程内容课程内容1234时间的基本理论时间的基本理论时间管理的原则时间管理的原则时间管理的艺术时间管理的艺术时间管理的策略时间管理的策略职业讲师 刘晓一、时间的基本理论一、时间的基本理论E时间的概念、特性及价值E时间管理的意义与本质E时间管理的误区职业讲师 刘晓时间的概念时间的概念时间是物质运动 的顺序性和持续性

2、， 其特点是一维性，是 一种特殊的资源职业讲师 刘晓时间的特性时间的特性一种资源毫无弹性无法蓄积无法取代无法再生职业讲师 刘晓时间的价值时间的价值时间的机会价值时间的金钱价值职业讲师 刘晓时间管理的本质时间管理的本质 时间本身是无法管理的 时间管理就是自我管理 时间管理就是习惯管理职业讲师 刘晓时间时间管理的误区管理的误区工作缺乏计划组织工作不当时间控制不够整理整顿不足进取意识不强职业讲师 刘晓误区一：工作缺乏计划误区一：工作缺乏计划 不做计划的原因： 认为没有必要,不做计划 也能获得实效 不了解做计划的好处 计划与事实之间极难趋于 一致，故对计划丧失信心 不知如何做计划 职业讲师 刘晓误区二

3、：组织工作不当误区二：组织工作不当组织工作不当的主要体现： 职责权限不清，工作内容重复事必躬亲 沟通不良工作时断时续 职业讲师 刘晓误区三：时间控制不够误区三：时间控制不够在时间控制方面容易陷入下面的陷阱： 习惯拖延 不速之客的打扰 无端电话 泛滥的“会议病” 不懂说”NO”的艺术职业讲师 刘晓误区四：整理整顿不足误区四：整理整顿不足帕金森定律 “工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间。”“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”职业讲师 刘晓误区五：进取意识不强误区五：进取意识不强主要表现在：个人的消极态度做事拖拉，找借口不干工作唏嘘不已，做白日梦工作中闲聊 职业讲师 刘晓如何走出误

4、区？如何走出误区？1.积极2.通盘考虑3.按顺序做事4.提前准备职业讲师 刘晓课程内容课程内容1234时间的基本理论时间的基本理论时间管理的原则时间管理的原则时间管理的艺术时间管理的艺术时间管理的策略时间管理的策略职业讲师 刘晓时间管理的原则时间管理的原则以SMART为导向的目标管理原则以第二象限为重心的四象限原则时间管理的帕雷托（80/20）原则时间管理的韵律原则时间管理的精简原则12345职业讲师 刘晓1. 1. 以以SMARTSMART为导向的目标管理原则为导向的目标管理原则目标的意义与作用目标的SMART原则目标的分解与执行职业讲师 刘晓目标的意义与作用目标的意义与作用E目标对个人的作

5、用E目标对组织的作用职业讲师 刘晓目标的目标的SMARTSMART原则原则 明确具体(Specific) 可衡量(Measurable) 数量、时间、质量、成本 可行性(attainable) 挑战性(aggressive) 相关性(Relevant) 时间性(time-bound)职业讲师 刘晓目标的分解与执行目标的分解与执行目标分解的方法目标执行的原则职业讲师 刘晓目标分解的方法目标分解的方法 剥洋葱法 多杈树法职业讲师 刘晓上司在为下属设定目标时上司在为下属设定目标时 来自下属的阻力来自下属的阻力尽量压低工作目标，讨价还价对工作目标无所谓习惯于接受命令和指示个人目标与组织、部门目标发 生

6、冲突职业讲师 刘晓上司上司化解化解下属下属阻力的方法阻力的方法解释目标带来的好处鼓励下属自己设定工作目标循序渐进目标与绩效标准的统一向下属说明你所能够提供的支持 职业讲师 刘晓目标执行的原则目标执行的原则I.说 明II.草 拟III.确 定职业讲师 刘晓2. 2. 以第二象限为重心的四象限原则以第二象限为重心的四象限原则 四象限原则 4D原则职业讲师 刘晓时间管理的四个象限时间管理的四个象限重要不重要紧急不紧急第一象限第二象限第三象限第四象限职业讲师 刘晓 紧急状况 迫切的问题 限期完成的会议或工作 准备工作 预防措施、价值观的澄清 计划 人际关系的建立 真正的再创造力 增进自己的能力 造成干

7、扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动从容人无用人压力人无聊人紧急不紧急重要不重要职业讲师 刘晓时间管理的时间管理的4D4D原则原则Diarize（定出做的时间）变为Do it latter（呆会做）Do it now！（马上就做）Dont do it。（别去做了）重 要紧 急Delegate授权别人去做职业讲师 刘晓3.3.时间管理的帕雷托（时间管理的帕雷托（80/2080/20 ）原则原则帕雷托原则帕雷托原则的应用职业讲师 刘晓帕雷托原则帕雷托原则80% 时间20% 时间80% 成效20% 成效重要的 少数事

8、务琐碎的 多数事务职业讲师 刘晓帕雷托原则的应用帕雷托原则的应用一般做法接听所有的电话阅读所有的文件撰写所有的报告接受所有下属的请示/建议讨论所有的培训出席/召开所有的会议每天要做完所有的工作按照80/20定律由秘书/助理过滤及接听电话，只处理 20%但重要性是80%的电话只批阅占80%信息量的20%的文件只撰写20%但重要性是80%的报告听取20%下属80%的请示/建议讨论20%的重要性是80%的培训出席/召开20%但重要性是80%的会议先做完20%重要性是80%的工作救火！救火！充裕！充裕！职业讲师 刘晓4. 4.时间管理的韵律原则时间管理的韵律原则韵律原则韵律原则的应用职业讲师 刘晓日本

9、专业的统计数据指出：“人们一般 每分钟会受到次打扰，每小时大约 次，每天次。平均每次打扰大约是分钟，总共每 天大约小时。其中（约小时） 的打扰是没有意义或者极少有价值的。同 时人被打扰后重拾原来的思路平均需要 分钟，总共每天大约就是2.小时。”根据以上的统计数据可以发现，每天 因打扰而产生的时间损失约为.小时 ，按小时工作制算，这占了工作时间的 .。韵律原则韵律原则职业讲师 刘晓E保持自己的韵律E与别人的韵律相协调韵律原则的应用韵律原则的应用职业讲师 刘晓5. 5.时间管理的精简原则时间管理的精简原则-崔西定律崔西定律精简原则精简原则的应用职业讲师 刘晓任何工作的 困难程度与其执 行步骤的数目

10、平 方成正比精简原则精简原则职业讲师 刘晓精简原则的应用精简原则的应用必须简化工作流程职业讲师 刘晓课程内容课程内容1234时间的基本理论时间的基本理论时间管理的原则时间管理的原则时间管理的艺术时间管理的艺术时间管理的策略时间管理的策略职业讲师 刘晓时间管理的艺术时间管理的艺术授权的定义授权的作用授权的程序授权的原则职业讲师 刘晓授权的定义授权的定义授权即管理者将其所属的部分权力 和责任给予下级，使下级在一定的 监督下，有相当的自主权和行为权授权者可以指挥和监督被授权者， 被授权者应该及时汇报事务进展和 任务履行情况职业讲师 刘晓授权的作用授权的作用 授权对管理者的作用 授权对下属的作用 授权

11、对组织的作用职业讲师 刘晓来自管理者来自部属授权的障碍授权的障碍职业讲师 刘晓来自管理者来自管理者”舍我其谁”，不信任部属怕授权太多，威胁自己在组 织内的地位权力欲过大、贪功不敢承担风险或完美主义者自己是工作狂不知如何授权职业讲师 刘晓部属不愿承担风险部属怕做不好，遭批判部属缺乏自信管理者难以拒绝部属的反授权来自部属来自部属职业讲师 刘晓授权的程序授权的程序 授权前 授权中 授权后职业讲师 刘晓授权前授权前事件因素下属因素自身因素职业讲师 刘晓必须授权的工作必须授权的工作I授权的风险低I经常重复I下属可以做得更好的工作I下属能够做好职业讲师 刘晓应该授权的工作应该授权的工作下属已经具备能力 有

12、挑战性，但是风险不大 有风险，但可以控制职业讲师 刘晓不应授权的工作不应授权的工作显示身份的 制定标准的 重大决策的签字权职业讲师 刘晓下属因素下属因素是否在下属的工作范围内下属的工作量是否饱和下属的能力意愿与兴趣职业讲师 刘晓自身因素自身因素 授权人心态的调整是否合适：信 任与坦诚 确定工作目标，与团队达成共识 构思工作大纲 打好分配工作的腹稿职业讲师 刘晓授权中授权中E细分责任E授予权力E监督检查职业讲师 刘晓授权后授权后既强调过程又强调结果坚定不移地支持下属帮助下属解决问题事先协调建立反馈和控制机制奖罚分明职业讲师 刘晓授权授权的原则的原则适当原则可控原则带责原则信任原则整体原则考绩原则

13、职业讲师 刘晓授权的注意事项授权的注意事项选好“受权者”要谨防“反授权”要防止授权失衡、失控要防止弃权要因事择人，视能授权授权内容要合理授权要明确，不能模糊分步骤授权不要重复授权有挑战性工作多授权设定目标进行管理与考核职业讲师 刘晓课程内容课程内容1234时间的基本理论时间的基本理论时间管理的原则时间管理的原则时间管理的艺术时间管理的艺术时间管理的策略时间管理的策略职业讲师 刘晓时间管理的策略时间管理的策略1.时间的倒计时法2.时间的生理节奏法3.杜拉克时间管理法4.柯维时间管理法5.艾维利时间管理法6.善用省时工具职业讲师 刘晓1. 1.时间的倒计时法时间的倒计时法假如今年是你生命中的最后一

14、年,你将如何度过？职业讲师 刘晓 研究你精力最充沛、脑子最清楚 的时段，在此时段做最有价值的事 研究你注意力集中的时间有多长 ，在此时间内解决问题 该休息的时候一定要休息，在你 感到疲倦之前就休息，这样你每天 清醒的时间，就多增加了1小时2.2.时间的生理节奏法时间的生理节奏法6:00-8:006:00-8:0014:00-16:00 14:00-16:008:00-12:00 8:00-12:0016:00-20:00 16:00-20:0020:00- 20:00-睡觉睡觉职业讲师 刘晓现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不 是从他们的任务开始，而是从他们的时间开始3.3.杜拉克时间管理法杜拉克时间管理法记录时间 分析时间 保护时间 投资时间职业讲师 刘晓柯维时间管理法是 以原则为重心，配合个 人对使命的认知，兼顾 重要性与急迫性，强调 产品与产能的齐头并进4. 4.柯维时间管理法柯维时间管理法职业讲师 刘晓 写下明天要做的6件最重要的事 用数字标明每件事的重要性次序 明天早上第一件事是做第一项，直至 完成或达到要求 然后再开始完成第二项、第三项 每天都要这样做，养成习惯5. 5.艾维艾维 利时间管理法利时间管理法职业讲师 刘晓 电话 移动电话 E-mail 网址 传真 交通系统 电脑 手提电脑 PDA 语音系统 6. 6. 善用省时工具善用省时工具职业讲师 刘晓谢 谢！