程序文件(新)

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1、分发序号：受控状态：受控 非受控程程 序序 文文 件件（第一版）（第一版）编编 号：号： YH/NYGLTX/CX2014山东济宁运河煤矿有限责任公司山东济宁运河煤矿有限责任公司20140320 发布 20140401 实施批批 准准 页页程程 序序 文文 件件 批批 准准 颁颁 布布 通通 知知为了建立并不断完善能源管理体系，降低能源消耗,提高能源利用效率，实现可持续发展，依据能源管理体系 要求 （GB/T23331-2012） 、 能源管理手册 ，结合本单位实际情况，编制了运河煤矿能源管理体系程序文件第一版 ，本文件是能源管理手册的支持性文件，规定了山东济宁运河煤矿有限责任公司如何开展能源

2、管理工作，以达到管理手册规定的要求，本文件适用于本单位涉及生产、服务、产品及单位管理相关过程的能源管理活动。阐明了运河煤矿开展能源管理工作的方法和步骤，是运河煤矿全面贯彻能源管理体系要求，能源管理手册的法规性文件，是实施能源管理必须遵守的行为准则。经审定，现予以批准颁布，本文件自 2014 年 4 月 1 日起实施。本文件是我单位能源管理体系的法规性文件，是开展能源管理以达到相应目标的行为规范，全体员工必须遵照执行。批 准：2014 年 3 月 20 日第 1 页 共 1 页编号：YH/NYGLTX/CX-0.1-2014 第 1 页 共 1 页 版本：第一版 修改：第 0 次修改目目 录录序

3、号序号程序文件名称程序文件名称文件编号文件编号1文件控制程序文件控制程序YH/NYGKTX/CX-01-20142记录控制程序记录控制程序YH/NYGKTX/CX-02-20143法律法规及其他要求控制程序法律法规及其他要求控制程序YH/NYGKTX/CX-03-20144合规性评价控制程序合规性评价控制程序YH/NYGKTX/CX-04-20145能源评审控制程序能源评审控制程序YH/NYGKTX/CX-05-20146能源绩效参数控制程序能源绩效参数控制程序YH/NYGKTX/CX-06-20147能源基准、能源目标、能源指标控制程序能源基准、能源目标、能源指标控制程序YH/NYGKTX/

4、CX-07-20148能源管理实施方案控制程序能源管理实施方案控制程序YH/NYGKTX/CX-08-20149能力、培训和意识能力、培训和意识控制控制程序程序YH/NYGKTX/CX-09-201410信息交流控制程序信息交流控制程序YH/NYGKTX/CX-10-201411运行控制程序运行控制程序YH/NYGKTX/CX-11-201412设计控制程序设计控制程序YH/NYGKTX/CX-12-201413能源服务、产品、设备的采购控制程序能源服务、产品、设备的采购控制程序YH/NYGKTX/CX-13-201414能源采购控制程序能源采购控制程序YH/NYGKTX/CX-14-2014

5、15监视、测量与分析监视、测量与分析控制控制程序程序YH/NYGKTX/CX-15-201416不符合、纠正和预防措施控制程序不符合、纠正和预防措施控制程序YH/NYGKTX/CX-16-201417内部审核控制程序内部审核控制程序YH/NYGKTX/CX-17-201418管理评审控制程序管理评审控制程序YH/NYGKTX/CX-18-2014编号：YH/NYGLTX/CX-0.2-2014 第 1 页 共 1 页 版本：第一版 修改：第 0 次修改修改记录修改记录修修 改改 记记 录录序序 号号程序号程序号修修 改改 内内 容容修改人修改人批准人批准人修改日期修改日期编号：YH/NYGLT

6、X/CX-0.3-2014 第 1 页 共 1 页 版本：第一版 修改：第 0 次修改文件控制程序文件控制程序1 目的目的对与能源管理体系有关的文件进行管理和控制，确保矿内各部门所使用的能源管理体系文件为现行有效版本。2 范围范围适用于能源管理体系文件的控制。3 职责职责3.1 最高管理者负责批准发布能源管理手册 。3.2 管理者代表负责审核能源管理手册 ，批准发布程序文件及第三层次文件。3.3 能源管理办公室负责编写能源管理手册 ，审核程序文件及第三层次文件。3.4 各相关责任部门负责编制业务范围内的程序文件及第三层次文件，并对其进行控制和管理。3.5 矿长办公室负责对与能源管理体系活动有关

7、的行政文件和外来文件的控制和管理；对能源管理体系文件进行统一归档，并负责存档管理工作。4 工作程序工作程序4.1 文件的分类文件的分类4.1.1 文件是信息及其承载媒体的组合，其中媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、电子媒体或其组合。4.1.2 文件的分类4.1.2.1 按文件来源分：内部文件、外来文件外来文件指矿从外部获取的，为了策划和运行能源管理体系而必须使用的文件。包括各种标准、法规、条例、外部审核文件及上级部门下发的文件等。4.1.2.2 按文件受控状态分：受控文件、非受控文件受控文件是指在各项活动中具有重要指导和检查作用的文件，也就是对能源管理活动存在重大影响的文件。如能源管理手

8、册 、 程序文件 、生产工艺技编号：YH/NYGLTX/CX-01-2014 第 1 页 共 7 页 版本：第一版 修改：第 0 次修改术文件控制程序文件控制程序文件、矿长期规划及年度计划等。非受控文件是指除受控文件以外的文件。如通知、部门制度等。4.1.2.3 按文件类别分：a 体系文件：如能源管理手册 、 程序文件 、作业指导书等第三层文件；b 管理性文件：如矿或政府部门发布的管理标准、规章制度、工作标准、工作计划等；c 技术类文件：矿编制的和外来的技术文件，如产品技术标准、规范、图集、图纸、工艺文件、操作规程等；d 法律法规文件：如国家发布的法律法规、行业和地方政府颁布的规定、条例等；e

9、 记录。4.2 文件的编制、审核、批准与发布文件的编制、审核、批准与发布4.2.1 能源管理手册 、 程序文件的编制应符合 GB/T23331-2012 的要求，其他文件的编制应与能源管理手册相协调，文件的文字表达应简明、准确、易懂，所有的符号、代号应符合有关规范，编制格式按照行文规范的要求应统一。4.2.2 能源管理手册由能源管理办公室编制，管理者代表审核，最高管理者批准发布。4.2.3 程序文件 、第三层次文件由各相关责任部门编制，如涉及到多部门的应由主要责任部门组织编制，能源管理办公室审核，管理者代表批准发布。4.2.4 外来文件中直接引用的各类标准、规范等，由各相关部门提出，能源管理办

10、公室负责审核，管理者代表批准发布。4.3 文件的编号文件的编号编号：YH/NYGLTX/CX-01-2014 第 2 页 共 7 页 版本：第一版 修改：第 0 次修改文件控制程序文件控制程序YH / NYGLTX / # # - # # - # # # #日 期文件序号文件类型代号能源管理体系企业代号文件类型代号说明：SC能源管理手册CX程序文件ZY作业指导书GC操作规程WL外来文件4.4 文件的受控文件的受控4.4.1 凡与体系运行紧密相关的文件应受控，所有受控文件必须在该文件封面或内页加盖“受控”标识的印章，并注明分发号。4.4.2 矿长办公室必须建立矿总的受控文件清单 ，各部门必须建立

11、本部门受控文件清单 。编号：YH/NYGLTX/CX-01-2014 第 3 页 共 7 页 版本：第一版 修改：第 0 次修改4.5 文件的发放和使用管理文件的发放和使用管理4.5.1 矿长办公室及各部门要建立文件收发记录表 。4.5.2 各部门按业务关联程度确定受控文件发放范围，填写文件发放申请文件控制程序文件控制程序表 ，经部门负责人审批后，在本部门存档、备查。当受控文件发放范围有变化时，应另行填写文件发放申请表 ，报部门负责人重新审批。文件管理人员按批准的发放范围发放，文件领用人应在文件收发记录表上签名。4.5.3 文件收发记录表在所发文件的有效期及作废后一年内，应由发放部门妥善保管，

12、以确保文件的可追溯性。4.5.4 文件领用人应对领用的文件妥善保管和使用，防止污损、遗失。4.5.5 文件因破损严重而影响使用时，使用者应向发放部门办理文件更换手续，交出破损文件，换发新文件，换发的文件允许使用原文件的分发号。4.5.6 文件遗失后，遗失人应填写文件遗失登记表 ，并申请重新领用，由文件发放部门核准后补发。补发文件时，应给予新的分发号，并注销原分发号。必要时，将遗失文件的分发号通知有关部门，以防误用。4.5.7 受控文件不得随意自行复印，合同类文件、管理性文件、转发的上级管理性文件需复制时，经原发文（含转发）部门负责人批准后方可复制。其它受控文件需要复制时，经文件持有部门负责人批

13、准后即可复制。4.5.8 受控文件只限于持有部门使用，不得私自外借。如需借阅时，要填写文件借阅申请表 ，经文件持有部门负责人批准后方可借阅。借阅人要在指定日期归还文件，由文件持有部门负责收回。文件持有部门应填写文件借阅登记表 。4.5.9 受控文件使用人的工作岗位发生变化时，其使用文件按如下方式管理：4.5.9.1 在部门内部调动其性质相同的岗位，保留原使用文件；4.5.9.2 调至部门内其它岗位或调出本部门的，原使用文件由本部门负责收回。编号：YH/NYGLTX/CX-01-2014 第 4 页 共 7 页 版本：第一版 修改：第 0 次修改4.6 文件的更改文件的更改4.6.1 因矿内部发

14、生变化或法律法规及其他要求发生变化致使受控文件的适宜性、充分性、有效性受到影响时，要对原文件进行更改。文件需要更改时，由文件更改提出部门填写文件更改申请表 ，说明更改原因，经原审批人审批同意后，由原文件编制部门进行更改。4.6.2 文件更改一般采用“划改”或“换页”方法。各使用部门收到文件更改申文件控制程序文件控制程序请表后，如系“划改”，则在需要更改处直接用钢笔或中性笔在原有文字上划两横线，将更正内容写在更改文字的右上角，并注明修改人（或修改人印章）及修改日期。如系“换页”，则撤下原页、更换新页（撤下的原页由受控文件发放部门收回并予以销毁） ，并在文件页眉处标注修改标志。4.6.3 文件一次

15、性修改内容达到原件 50%或累计修改内容涉及文件绝大部分章节时，要进行换版。在发放新版的同时，收回旧版文件。4.6.4 各部门在文件更新后要及时更新受控文件清单和文件收发记录表 。4.7 文件的作废文件的作废4.7.1 文件作废时，应由原文件管理部门发文，宣布该文件作废，并保存作废文件登记表 ，以防止误用。作废的受控文件，应按原文件收发记录表名录逐一收回，并作记录。4.7.2 收回的作废文件，在暂不销毁前，应由该文件管理部门盖上“作废”印章，并归入作废档案类。4.7.3 作废文件销毁应填写文件销毁申请表 ，经文件管理部门负责人批准后，交矿长办公室统一销毁，并填写文件销毁记录表 。4.7.4 留

16、用的作废受控文件，由留用人填写文件留用申请表 ，经文件管理部门负责人批准后，文件管理人员加盖“留用”印章后方可留用。4.7.5 生产工序不准保存作废文件。4.8 外来文件的管理外来文件的管理编号：YH/NYGLTX/CX-01-2014 第 5 页 共 7 页 版本：第一版 修改：第 0 次修改4.8.1 所有与能源管理体系有关的外来文件，由收到部门负责签收并转交矿长办公室，由矿长办公室统一负责分类、编号和处理，并填写外来文件登记表。4.8.2 矿长办公室根据外来文件的类别、性质递交管理者代表阅批后转发给有关职能部门。a 属于上级机关下发的行政法规性和管理性文件，由矿长办公室负责保存，并贯彻实施；b 属于工艺、技术类文件，由矿长办公室转发给生产科、机电科、