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1、1如何进行会务的组织与管理如何进行会务的组织与管理2会议的组织和管理 目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录3会议的组织和管理 会前准备 - 目录会前准备 策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算4会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等策划案的内容5会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容案例：99年代理会及联欢会策划实施案6会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容会务
2、工作要保证策划案的顺利实现7会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组组织落实，成立组织落实，成立TEAMTEAM组组8会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作9会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察原则原则勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行10注意 事项会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察会场方面宾馆的软硬件11注意 事项会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察餐饮方面租车问题价格问题12起草协 议的内 容和注 意事项会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 协议是会务组与宾馆
3、合作的基础和标准，要细致、全面、对等、漏洞。13会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 1、 会议日期2、 住房标准及费用3、 场地安排及费用4、 餐饮及费用5、 甲方对乙方的规定6、 乙方对甲方的规定7、 结算等内容涉及14会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工会务组的分工会务组的分工15会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工案例：2007年年会邀请信内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执16会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工 工作认真负责、细心、耐心工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战任劳
4、任怨能连续作战 服从分配协作意识好服从分配协作意识好 原则性强原则性强 应变能力强应变能力强对会务对会务 人员的人员的 要求要求17会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算会议费会议费 预算的预算的 制定制定必须注意的问题必须注意的问题全面、精细、节约；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预距开会日期前两周，做出预算送审批；算送审批；18会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算会议费会议费 预算的预算的 制定制定必须注意的问题必须注意的问题距开会日期前一周，务必汇出距开会日期前一周，务必汇出 所需款项；所需款项；提前行文，写明规则。提前行文，写明规则。19会议的组织和管理 会前准备
5、 - 制定会议预算案例：99年代理会预算表99年代理会费用申请文件20会议的组织和管理 案例案例：西安活动费用使用审批、报销规定关于参加西安活 动的人员通知21会议的组织和管理 会务的实施会务的 实施 会务组：出发时间及工作内容 签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作22会议的组织和管理 会务的实施 - 出发时间 会务组会务组 的工作的工作 提前两天出发提前两天出发 熟悉环境检查工作熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人熟悉各自接口人 购物及准备工作购物及准备工作 开预备会开预备会 23注意 事项会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 关键点：住房钥匙签到台住房分配其它24会议的组织和管理 会
6、务的实施 - 签到 案例：签到程序界面演示25会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间开会期间开会期间 的工作的工作 与餐厅的联系与餐厅的联系 与会场的联系与会场的联系 与服务台的联系与服务台的联系 与客房部的联系与客房部的联系 处理突发事件处理突发事件26会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束会议结束的工作会议结束的工作1 1 退房；退房； 整理物品整理物品 ；结帐；结帐； 回收问卷回收问卷 。27会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束案例：意见反馈样式28会议的组织和管理 会后总结和决算总结经验教训，表彰先进总结经验教训，表彰先进会后的总 结和决算案例案例：汇款、汇款、9999年
7、总结、公年总结、公 务人员考核标准务人员考核标准29会议的组织和管理 会后总结和决算统计分析参会情况统计分析参会情况会后的总 结和决算案例案例：20002000年代理会分析年代理会分析30会议的组织和管理 会后总结和决算会议费的报销、决算和会议费的报销、决算和分摊分摊会后的总 结和决算案例案例：9999决算决算31会议的组织和管理 中小型会议的会务实施中小型会议 的会务实施会务工作程序会务工作程序会议准备检查表会议准备检查表会议主持人自我会议主持人自我检查表检查表32会议的组织和管理 其它其其 它它会务指南会务指南会场安排一览表会场安排一览表各会场布置要求一览表各会场布置要求一览表33会议的组织和管理 谢谢大家谢谢大家谢谢大家
