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1、 第 7 章 Excel 数据输入与格式化处理 学习提要 单元格的基本操作 文字的属性设置 表格边框的设置 函数的操作应用 条件格式的应用 任务一：制作学生成绩表 景介绍：马上要期末考试了，学校要总结一下这学年的总 成绩，赵老师急需要一些成绩表来帮助她完成统计工作， 对于工作繁忙的她是没有时间想这些事情，这时她的学生主动 来帮忙制作一个电子成绩表，赵老师这下可轻松多了。 例分析：本实例在设计时，使用了条件格式、设置颜色、 函数应用等操作来完成学生成绩表的制作。 任务二：制作动态表头 景介绍：某公司有很多表格数据，但是如果想查看每一项 都需要打开一个文件的话似乎太麻烦了，如果制作一个动 态表头的
2、话就方便多了，因为可以使用其中的微调项很方便地 进行数据之间的管理和查阅。 例分析：本实例在设计制作时，使用了插入工作表、设置 微调项等操作来完成动态表头的制作过程。 任务三：制作医院电话簿 景介绍：医院的电话号码记得太多很容易混乱，这时如 果自己动手用 Excel 制作一个电话号码表， 不但可以很方 便地查询，而且还不容易丢失，这时就想起了对 Office 很熟 悉的姐姐，快打电话告诉她我的想法吧。 例分析：本实例在设计制作时，运用了背景色及边框 的设置和电话号码的输入，方便地实现了电话号码表 的制作。 情范情范情范 微调项的设置 单元格分类 单元格背景设置 函数应用 108 范例学中文版
3、Office 2003 综合办公 任务四：制作个人预算表 景介绍： 随着生活节奏的提高， 消费水平也不断地增长， 为此向大家介绍如何制作个人预算表，使您的生活过得 明明白白。 例分析：本实例在设计制作时，运用了函数的计算、底纹 设置、单元格的设置等操作，实现了个人预算表的制作。 情范第 7 章 Excel 数据输入与格式化处理 109 任务一 制作学生成绩表 包含知识点：条件格式、函数使用、单元格操作、区域复制、查找和替换的应用 重点/难点：格式的设置，条件格式的应用 在上一章的任务三中我们介绍了如何对成绩进行统计， 而在本章的这个任务中， 我们主要通过 Microsoft Excel 中的筛
4、选功能来实现对特定数据的提取和体现，使我们对特殊数据的了解更加一目 了然。在本实例中当学生的成绩不及格时，让此单元格显示为红色。其具体操作方法如下。 打开Excel，新建一个工作表，在A1:J1 单元格区域中依次输入考试科目，在A2:A11单元格区 域中依次输入学生的姓名，在B2:J11单元格区域中依次输入学生的各科成绩，如图7- 1所示。 单击 B2 单元格，按住鼠标不放拖曳至 J11 单元格，选中所有学生成绩，如图 7- 2 所示。 任务指引：按下【】键或【】键可选择与当前单元格相邻的单元格。 图 7- 1 输入学生的信息及成绩 图 7- 2 选中所有的学生成绩 选择【格式】【条件格式】命
5、令，如图 7- 3 所示。 在“条件格式”对话框中，将条件设置为“小于” ，数据设置为“60” ，单击【格式】按钮， 如图 7- 4 所示。 任务指引：若要查找有条件格式的单元格，可以选择“数据有效性”下方的“全部”单 选按钮；若要查找特定条件格式的单元格，可单击“数据有效性”中的“相同”单选按钮。 图 7- 3 选择【条件格式】命令 图 7- 4 设置条件格式 弹出“单元格格式”对话框，切换到“图案”选项卡，如图 7- 5 所示。 任务指引：无论是通过编辑栏输入文本还是通过单元格输入文本，在输入时，两者都是 同步显示输入的内容的。 在“单元格底纹”选项组中将颜色设置为红色，单击【确定】按钮，
6、如图 7- 6 所示。 图 7- 5 切换到“图案”选项卡 图 7- 6 设置底纹颜色 03 04 01 02 05 06 110 范例学中文版 Office 2003 综合办公 此时所有未及格的学生成绩将显示为红色，如图 7- 7 所示。 单击 K2 单元格，如图 7- 8 所示。 图 7- 7 设置好未及格的成绩 图 7- 8 单击 K2 单元格 选择【插入】【函数】命令，如图 7- 9 所示。 在“插入函数”对话框中选择类别为“常用函数” ，然后选择函数为“SUM”函数，单击 【确定】按钮，如图 7- 10 所示。 图 7- 9 选择【函数】命令 图 7- 10 选择求和函数 SUM 在
7、 K2 单元格中，将自动计算出该生的总分，将鼠标光标移动至 K2 单元格的右下角，当 光标变为“十”字形时，单击鼠标不放拖动至 K11 单元格，如图 7- 11 所示。 将 K2 单元格中的函数复制到其他单元格后，成绩表制作完成，最终效果如图 7- 12 所示。 任务指引： 使用输入特殊数据的方法可以快速为单元格中的数据定义单位， 从而提高工 作效率。 图 7- 11 设置好的单元格 图 7- 12 最终效果 重点知识问答 如何更改和删除条件格式？ 选择要更改或删除条件格式的单元格。选择【格式】【条件格式】命令，如果要更改格 式， 请单击相应条件的“格式” ；如果要在“单元格格式”对话框中重新
8、选择格式，可单 击【清除】按钮并选择新格式；要删除一个或多个条件，可单击【删除】按钮，然后选择要删 除条件的复选框。 怎样查找有条件的单元格？ 如果要查找所有有条件格式的单元格， 可单击任意单元格； 若要查找与指定单元格的条件 格式设置相同的单元格，可单击指定的单元格，选择【编辑】【定位】命令，再单击 【定 位条件】按钮，最后选择“条件格式”单选按钮。除此之外还可以执行下列操作：若要查找有 条件格式的单元格，可以选择“数据有效性”下方的“全部”单选按钮；若要查找特定条件格 式的单元格，可以选择“数据有效性”中的“相同”单选按钮。 07 08 09 10 11 12 Q A Q A Questi
9、on & Answer 第 7 章 Excel 数据输入与格式化处理 111 任务二 制作动态表头 包含知识点：插入工作表、微调项使用、数据输入 重点/难点：微调项的设置 很多表格（如出勤表、加班表、工资表等）的标题基本上是由单位名称加年份、月份和表格名 称组成的。每隔一段时间打印这些表格时，都要将所有表格标题中的部分内容（如单位名称、年份 或月份）重新进行更改，表格少还无所谓，如果要改动的表格数非常多，操作时不仅烦琐，而且还 容易出错。如果我们能制作一个动态表头，将所有标题需要变动的部分做成单元格的引用，只要改 动一处，所有的标题将一起跟着改变，这样就方便多了。 而且当表格内容太多时，可以将
10、表格进行分类，制作多个工作表方便用户查询。此任务主要向 大家介绍了表头的制作及微调项的使用方法，其具体实现步骤如下。 打开 Excel，新建一个工作表，在“Sheet1”位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选 择【重命名】命令，如图 7- 13 所示。 此时，表头名称可以随意更改，输入文字“初始化” ，如图 7- 14 所示。 图 7- 13 选择【重命名】命令 图 7- 14 更改名称 单击 C7 单元格，输入“请输入单位名称” ，如图 7- 15 所示。 单击 C9 单元格，输入“时间： ” ，如图 7- 16 所示。 图 7- 15 输入文字信息 图 7- 16 输入文字信息 选择 D7
11、:D10 单元格区域，如图 7- 17 所示。 单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择【设置单元格格式】命令，如图 7- 18 所示。 任务指引： 若需要一次选中多个单元格除了拖动鼠标选中以外， 还可以按住 【Shift】 键， 选择对角单元格即可。 图 7- 17 选择单元格区域 图 7- 18 选择【设置单元格格式】命令 01 02 03 04 05 06 112 范例学中文版 Office 2003 综合办公 弹出“单元格格式”对话框，切换到“图案”选项卡，在“单元格底纹”选项组中，选择 “灰色”选项，单击【确定】按钮，如图 7- 19 所示。 选择【视图】【工具栏】【窗体】命令，如图
12、7- 20 所示。 图 7- 19 设置单元格底纹 图 7- 20 选择【窗体】命令 在弹出的“窗体”工具栏中选择【微调项】按钮，如图 7- 21 所示。 在编辑区中， 单击鼠标不放， 拖曳绘制出一个微调项， 将其调整至合适的大小， 如图7- 22所示。 任务指引：微调项中包含两个小三角箭头，分别可以设定其对应单元格中的数字。 图 7- 21 “窗体”工具栏 图 7- 22 拖曳【微调项】按钮 将【微调项】按钮拖曳至 D9 单元格的右边，用同样的方法再创建一个微调项，将其拖曳 至 F9 单元格的右边，如图 7- 23 所示。 单击 D9 单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单栏中，选择【设置控
13、件格式】命令， 如图 7- 24 所示。 任务指引：设置好微调项之后，若要更改设置后的单元格数据，只需要单击微调项上下 调节即可。 图 7- 23 调节微调项大小及位置 图 7- 24 选择【设置控件格式】命令 弹出“设置控件格式”对话框，切换到“控制”选项卡，设置当前值为“2007” ，最小值 为“1900” ，最大值为“2100” ，步长为“1” ，如图 7- 25 所示。 选择第二个微调项，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择【设置控件格式】命令， 弹出“设置控件格式”对话框，切换到“控制”选项卡，设置当前值为“12” ，最小值为 “1” ，最大值为“12” ，步长为“1” ，如图 7
14、- 26 所示。 07 08 09 10 11 12 13 14 第 7 章 Excel 数据输入与格式化处理 113 图 7- 25 设置控件格式 图 7- 26 设置控件格式 设置好微调项后，D9 和 F9 单元格中显示为“2007”和“12” ，第一张工作表制作完成， 如图 7- 27 所示。再插入三个工作表，分别命名为“加班记录” 、 “工资表” 、 “出勤记录” ， 将需要的数据填入即可， 此时，动态表头制作完成，如图 7- 28 所示。 图 7- 27 设置好的微调项 图 7- 28 最终效果 重点知识问答 怎样移动“窗体”工具栏控件或调整其大小？ 可执行下列一项或多项操作：若要使
15、控件按照单元格网格线对齐，可按住【Alt】键的同时 拖动控件，调整控件的大小时请拖动一个尺寸控点，若要保留控件的属性，可按住【Shift】 键拖动尺寸控点。设置下方的单元格变化是否影响控件，若要设置控件在下方的单元格大小改变 或移动时的变化方式，可用鼠标右键单击控件，选择【设置控件格式】命令，然后切换到“属性” 选项卡，最后单击“对象位置”选项组中所需的选项。完成修改控件的操作后，若要删除尺寸控 点，可单击工作表上的单元格。 如何修改“窗体”工具栏中的控件？ 单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上选择【设置控件格式】命令，切换到“控制”选项卡， 设置控件的属性。在完成控件的修改后，若要删除尺寸控点，
16、可单击工作表上的单元格。 任务三 制作医院电话簿 包含知识点：背景色设置、边框应用、单元格操作、数据输入、单元格排列方式 重点/难点：单元搁格式设置 本实例将向读者介绍如何在 Excel 中将表格制作得美观大方， 这就需要对单元格的属性进行进 一步的调整。 在本实例中我们通过对医院电话簿的设置来向读者具体介绍单元格的大小以及更改字 体等操作，读者可以通过此实例学会如何调整单元格和其中的内容，其具体操作步骤如下。 15 16 Q A Q A Question & Answer 114 范例学中文版 Office 2003 综合办公 打开 Excel，新建一个工作表，选择 A1:H1 单元格区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单 中
