企业档案管理体系

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1、企业档案管理基础知识青海省档案局 庞宁涛 电话:0971-8482466 Emerl-要解决以下问题v什么是档案？v什么是档案全宗？v全宗内档案有哪些种类？v企业档案工作的任务要求是什么?v企业各类档案的内容构成是什么？v执行的工作标准是什么?一、什么是档案v档案是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个 人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗 教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的 各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（中 华人民共和国档案法）v档案是各项工作活动的历史记录v档案是具有保存价值的v档案的载体形式是多种多样的二、全宗档案v全宗：就是一个独立的机关、组织或人物在社

2、会活动中形成 的档案有机整体。分为机关组织全宗和人物全宗两种。v国家档案全宗：是由国家统一管理的具有政治、经济、科学 文化或历史意义的一切档案财富的总和。v立档单位：在通常情况下，一个独立从事活动的机关或组织 就是一个立档单位。它所形成的档案应当构成全宗。（可以行使职权，能以自己的名誉对外行文；是一个会计单 位或经济核算单位；有一定的人事任免权。） v企业档案全宗：是企业全部档案卷宗的集和。是企业在生产 、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保 存和利用价值的各种形式的历史记录。三档 案 的 种 类v文书档案 党群管理 行政管理 经营管理 生产技术管理 v会计档案 会计凭证 会计账

3、簿 财务报告 其他v科技档案 产品档案 科研档案 基建档案 设备档案 专门技术档案 v声像档案 照片档案 音像档案v实物档案 标本档案 荣誉档案 印章档案 v电子文档 电子文件 数码图片 源程序v人事档案 履历 自传 鉴定 学历 政治党派 奖励 处分 录用 其他、文书档案v文书档案：是机关、团体、企事业单位在党群工作和行政管理事务 活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括 命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会 议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定 共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有 人把文书档

4、案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称 。v、党群管理 ：党务工作、组织工作、宣传工作、纪检与监察工作、工 会工作、共青团工作、民间团体工作。v、行政管理 ：行政事务、安全保卫工作、审计工作、劳动人事、教育 工作、外事工作。v、经营管理 ：经营决策、生产经营计划、统计工作、财务管理、资产 管理、物资管理、产品销售、信用管理。v、生产技术管理 ：生产调度、质量管理、能源管理、安全生产、科技 管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案和信息工作。、会计档案v会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材 料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。v、会计凭证：原始凭证，记账凭

5、证，汇总凭证，其他会计凭证。v、会计账簿：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其 他会计账薄。v、财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附 注及文字说明，其他财务报告。v、其 他：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会 计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销 毁清册。、科技档案v科技档案：是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、 科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保 存的科技文件材料。v1、生产技术档案：是在从事生产和技术管理工作中形成的科技档案。 主要包括生产规程、技术要求、工作标准、计划安排、工

6、作实施、总结 检查等方面的内容。 v 2、农业科技档案：是在农、林、牧、副、渔各业的生产、技术活动中 形成的档案。农业科学是一个综合性很强的科学体系，上自天文、气象 ，下至水文、地理，旁及生物和人类活动的各个方面。一般来说，农业 科技档案主要包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业、畜 牧、水产生产档案和农牧业生态环境档案等。v3、科学研究档案：顾名思义就是在科学技术研究中形成的科技档案。 主要包括研究的规划准备、研究实验、成果鉴定、奖励（专利）申报、 推广应用等科技文件材料。、科技档案v4、基本建设档案：是在按批准的设计文件所规定的内容建成的新建、 扩建、改建的基本建设项目（工程）和技

7、术引进、技术改造项目中形成 的。主要包括从项目的提出、可行性研究、立项到勘察设计、施工安装 ，调试准备，试生产（使用）和竣工验收等过程中形成的科技文件材料 。v5、工业产品档案：是在产品的调查选择、研究设计、定型鉴定、批量 生产、市场信息反馈等过程中形成的科技档案。v6、设备仪器档案：是在各种机器设备、车辆、船舶和仪器仪表的购置 、安装、调试、使用和维护过程中形成的科技档案。v7、专门技术档案：是各个单位或部门在从事自己特有的专业技术工作 活动中形成的科技档案。专门技术档案种类和内容繁多，一般以其专业 技术工作名称来命名该类档案。如气象档案、天文档案、水文档案、地 震档案、地质档案、测绘档案、

8、教学档案、病历档案、设计档案、施工 档案、环境保护档案等等。 、声像档案v声像档案：是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济 、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的 照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等 不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。 v反映单位概貌、名称、历届主要领导人的声像材料。 上级领导机关授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等的照片。 单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料 单位在涉外活动中形成的声像材料。 单位领导、专家、学者在国内外重大活动中形成的声像材料。 上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材

9、料。 单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料 单位获国优、部优、省优产品的奖杯或证书等的声像材料。 反映新技术、新工艺、新材料应用的声像材料。 单位历年重要科研成果、科技发明等的声像材料。 单位其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。 搜集来的其它具有保存价值的声像材料。 、实物档案v指具有参考和利用价值并作为档案保存的实际物品。主要包 括本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以 及废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品及反映本单位不 同发展阶段的产品样品，实体性科技成果、工装和设备等物 品。 、电子档案v指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁

10、盘 、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在 通信网络上传送的，具有参考和利用价值并作为档案保存的 电子文件。 、人事档案v干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培 养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、 政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内 容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用 干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。干部档案工 作条例 v人事档案是依照干部档案管理办法将外延扩大至各类需要建 立个人档案的集和。四、企业档案工作的任务要求v企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范 围、归档时间、归档要求，保证归

11、档文件材料齐全完整、准 确系统。v企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业 领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。v第五条 企业各部门专（兼）职档案人员负责所形成的文件 材料的收集、整理，并按要求向档案部门归档。v企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指 导、监督和检查。v企业应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的应 由有关单位追究当事人或部门的责任。1、归档范围 v企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值 的文件材料应列入归档范围（可参见国有企业文件材料归档范围）。v归档文件材料的来源：1、本企业内部形成的文件材料；2、本企业所属单位和派

12、出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材 料；3、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；4、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；5、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材 料；6、本企业执行、办理的外来文件材料。归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物 等各种载体形式。2、归档时间 1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。 2、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在 其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、 单项归档。 3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收

13、或接收后即时登记，安 装调试后归档。 4、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。 5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档 案部门移交。 6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 7、 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及 时归档。 8、下列文件材料应随时归档：A变更、修改、补充的文件材料；B企业内 部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；C企 业产权变动过程中形成的文件材料；D其他临时活动中形成的文件材料 。3、归档要求 v整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联

14、系，并符合有关 标准、规范要求。v归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件 材料归档后不得更改。v非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有 汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。v具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。v归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。v归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增 加份数。v反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。v两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与 承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的

15、，按其要求执行。v各部门的专兼职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况 ，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交 。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案部门接收时应全面检查归 档文件材料的质量。v交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考 。五、企业档案的内容构成v归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的 具有保存价值的各种形式的记录 。v这些记录将根据其形成规律和内容特点，最终被系统整理成 文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案、电 子档案、人事档案等不同类型的保管形式和保管单位。v根据企业工

16、作形式和专业工作特点，企业档案的内容构成主 要有以下内容：1、党群工作形成的文件材料v（1）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会 议。v（2）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、 重要政治活动或事件。v（3）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统 战工作。v（4）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。v（5）专业学会、协会工作，群众团体活动。2、行政管理工作形成的文件材料v（1）企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。v（2）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构 成及变更，企业内部机构及变更。v（3）企业领导班子活动。v（4）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作， 印鉴的管理。v（5）法律事务，纪检监察，公证工作。v（6）审计工作。v（7）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免， 职称评聘。v（8）职工教育与培训工作。v（9）医疗卫生工作。v（10）后勤福利，住房管理。v（11）公安保卫，综合治理，防范自