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1、 1 中科院上海生命科学研究院会议管理办法 （试行） 中科院上海生命科学研究院会议管理办法 （试行） 第一章 总 则 第一条第一章 总 则 第一条 为贯彻落实中共中国科学院党组贯彻落实、改进工作作风、密切联系群众的 12 项要求精神，根据中央国家机关会议费管理办法 （财行2013286 号） 、中国科学院机关会议管理办法 （科办201310 号）等有关规定，进一步规范中国科学院上海生命科学研究院（以下简称上海生科院）会议管理工作，结合工作实际，制定本办法。 第二条第二条 本办法适用范围包括但不限于由上海生科院和研究所（中心）及其所属机构、部门组织或承办的会议。外部单位委托的会议，按照相关约定办
2、理。 第三条 第三条 按照厉行节约、务实高效、安全规范的原则加强会议审批，并实行分层审批、分类管理。 第四条 第四条 上海生科院院办或研究所（中心）联合办公室是会议归口管理部门，负责制定或修订会议管理办法，会议计划管理，会议公示及执行情况分析报告等；上海生科院财务处负责会议费预算管理及报销；上海生科院监察审计处会同财务处、院办负责监督检查会议费管理和使用情况。 第二章 会议分类及审批程序 第五条第二章 会议分类及审批程序 第五条 会议分类 根据中央和国家机关会议费管理办法，上海生科院2 召开的会议，均属于三类或四类会议。 三类会议是指上海生科院、各所（中心）名义召开的,涉及主要业务且覆盖面较广
3、，要求所属机构或本单位内有关人员参加的会议； 四类会议是指除三类会议以外的其他业务性会议,包括小型研讨会、座谈会、评审会等。 第六条 会议审批 第六条 会议审批 由上海生科院、研究所（中心）及其所属机构、部门组织或承办的会议，应当进行会议审批。会议召开前，具体承办部门应填写审批单。审批单内容包括：会议名称、会议目的、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。 会议审批通过后，列入本单位或本部门年度会议计划。 （一）综合会议 上海生科院举办的综合会议，由上海生科院主要领导审批；以研究所（中心）名义举办的综合会议，由单位主要领导审批。 （二）学术会议 上海生科院主办或者承办的
4、学术会议，由分管科研的院领导审批；研究所（中心）主办或者承办的学术会议，由单位分管科研的领导审批并向生科院科研管理部门报备，研究室（组）召开的学术会议，按研究所（中心）制订的审批制度执行。 使用科研项目经费召开的学术会议，按照项目管理办法及核准的项目任务书执行，并将会议计划报所在单位科研管理部门审批（具体程序由各单位明确后，报上海生科院科研管理处、财务处备案）。 3 在华举办的国际会议根据中国科学院关于在华举办国际会议的管理细则执行。 （三）管理会议 上海生科院举办的管理会议，根据管理工作的性质由分管该项工作的院领导审批；研究所（中心）举办的管理会议，根据管理工作的性质由分管该项工作的单位领导
5、审批。 （四）党群会议 上海生科院举办的党群会议，由党委领导根据分工进行审批；研究所（中心）举办的党群会议，由单位党组织负责人根据分工进行审批。 第三章 会议要求 第七条第三章 会议要求 第七条 召开会议必须主题明确、内容充实、程序简练、准备充分。能合并召开的会议合并开，能不开的会议坚决不开，杜绝重复开会现象。 第八条第八条 会议期限 三类、四类会议会期不得超过 2 天;传达、布置性的会议会期不超过 1 天。会议报到和离开时间,三类会议合计不超过 2 天,四类会议合计不超过 1 天。 第九条第九条 会议规模 三类会议参会人员不超过 150 人,其中,工作人员控制在会议代表人数的 10%以内。四
6、类会议参会人员视内容而定,一般不超过 50 人， 其中工作人员控制在会议代表人数的 10%以内。 第十条第十条 会议场所 各单位会议原则上到定点饭店召开,按照协议价格结算4 费用。未纳入定点范围,价格低于会议综合定额标准的单位内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训中心,可优先作为本单位或本系统会议场所。 三、 四类会议应当在四星级以下(含四星)定点饭店召开。 参会人员在 50 人以内且无外地代表的会议,原则上在单位内部会议室召开,不安排住宿。 第十一条第十一条 会议公示 非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示。 第四章 会议费管理 第十二条 第四章 会议费管理 第十二
7、条 上海生科院和研究所（中心）及其所属机构、部门应严格会议费预算管理，控制会议费预算规模。会议费预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。 会议取得的收入和会议费支出必须统一纳入本单位或部门预算，实行统一核算并单独列示，不得在召开会议期间坐收坐支。 第十三条第十三条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。其中，交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。 第十四条 第十四条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库” ；
8、严禁在会议费中列支公务接待费。 各单位应严禁提高会议用房标准,不得安排高档套房； 会5 议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐,严禁提供高档菜肴和提高伙食费标准,不安排宴请,不上烟酒；会议会场不摆花草,不制作背景板,不提供水果。不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。 第十五条第十五条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下: （ 单位:元/人天） 会议类别 住宿费 伙食费 其他费用 合 计 三、四类会议
9、 240 130 80 450 综合定额标准是会议费开支的上限,各单位应在综合定额标准以内结算报销。 第十六条第十六条 会议费原则上在业务管理费或专项经费中列支。会议费由会议召开单位承担,不得向参会人员收取,不得以任何方式向下属机构转嫁或摊派。 第十七条第十七条 会议费用报销。各单位应在会议结束后 30 个工作日内办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知、会议手册、实际参会人员签到表、加盖单位公章的定点饭店政采单或会议费决算单等原始单据。对未列入年度会议计划， 以及超范围、 超标准开支的经费不予报销。 会议的经费开支必须由两名或两名以上的工作人员共同经办，按照“谁审批，谁负责”
10、的原则，会议主办单位的负责人必须对会议经费支出和报销单据真实性、合规性进行审6 核并签字。 会议费支付，执行国库集中支付制度的有关规定，以银行转账方式结算为主，零星现金结算在公务卡全面推行前执行国家现金管理暂行条例的相应规定。 第四章 会议的保密与安全 第十八条第四章 会议的保密与安全 第十八条 举办有涉密内容的会议， 主办单位要严格遵守国家有关规定，按照“谁主办、谁负责”的原则，由主办部门负责制定保密工作方案，明确专人负责；严格落实涉密会议有关规定，防止失、泄密事件发生。 涉密会议不得采用电视电话、网络视频等手段召开；会议地点要选择符合安全保密要求的场所，不得在涉外宾馆、饭店召开；严格控制参
11、会人员范围和数量，防止无关人员参加会议，并确定会议内容的传达范围；加强会议安全保密的技术防范措施，对会议内容是否可以记录、录音、录像等事先作出规定并予以申明；严格管理文件资料、计算机等会议涉密载体，指定专人负责登记、发放和保管；会议结束后，及时进行清场检查；会议内容未经保密审查的，不得对外发布，不得接受任何形式的公开采访。 第十九条第十九条 凡 100 人以下的会议， 由主办单位根据参会人数、会场条件等因素，制定安全预案。100 人（含 100 人）以上的会议，主办单位制定安全预案，指定专人负责安全保卫工作，并于会议召开前 10 个工作日报上海生科院综合管理处备案。 第五章 附则 第五章 附则
12、 7 第二十条第二十条 本办法由上海生科院院办负责解释，自 2014年 1 月 1 日起施行。 会议预算审批表会议预算审批表呈报单位（盖章）：填报时间：编号：会议名称：主办单位：会议时间：年月日年 月日会议地点：酒店星级：工作人员人数： =参会人数*10%参会人数：会议类别：三类/四类国内/国际 会议是否传达、布置 类会议预算申报数审核数项目人数天数规定标准 （元）预算金额 （元）备注预算申报数审核数项目人数天数规定标准 （元）预算金额 （元）备注金额金额（元元）备注备注一、会议费=450*参会人数*天 数一、会议费=450*参会人数*天 数住宿费伙食费会议室场租费文印费交通费其他费用二、其他
13、二、其他合计经费来源（列支渠道）ARP 账号经办人申请部门/课题组意见职能部门审批所（中心）领导审批院领导审批年月日年月日年月日年月日国际会议预算审批表国际会议预算审批表预算编制单位 （盖 章）ARP 账号会议名称会议批件号主办单位会议时间年 月 日年 月 日 （天）会议地点会议类型*1会议正式代表总 人数， 及其中的国 （境） 外代表人数工作人员人数，及 其中驻会工作人员 人数*2会议志愿者人 数支出预算项目预算金额 （万元人民币）标准限额支出预算项目预算金额 （万元人民币）标准限额*3（万元人民币）国家标准（万元人民币）国家标准*4备注备注场地租金300 人以上大型会议：100 元/正式代
14、表/ 天； 100-300 人（含 300 人）中型会议：150 元 /正式代表/天； 100 人以下（含 100 人）小型会议：200 元 /正式代表/天。一次冷餐会（酒 会）150 元（含酒水及服务费用）/正式代表工作人员食宿费 用300 元/工作人员/天志愿人员工作午 餐费用及误餐补 贴100 元/志愿人员/天同声传译人员劳 务费及同声传译 设备和办公设备 租金口译 5000 元/口译人员/天，笔译每千字 200 元； 同声传译设备和办公设备租金，50 元/正 式代表/天。境外同声传译人 员国际旅费承担经济舱旅费交通费 （租用车辆 安排会议代表往 返驻地与会场）大巴士（25 座以上）15
15、00 元/辆/天； 中巴士（25 座及以下）1000 元/辆/天： 小轿车（5 座及以下）800 元/辆/天。其他会务费实行综合定额控制，100 元/正式代表/天。 开支范围：办公用品、消耗材料购置费用， 会议文件印刷、会议代表及工作人员的制 证费用等。上述各项费用之间可以调剂使 用，在综合定额控制内据实报销。国际组织官员及 秘书处人员会议 期间的食宿费会议须有注册费收入方可列支此项费用支出预算合计支出预算合计收入预算项目收入预算项目预算金额预算金额（万元人民币万元人民币） 备注备注注册费收费标准为：公司赞助费（按赞助公司分别 列出）来源于其他渠道的资助经费 （按资助单位分别列出）自筹经费收入
16、预算合计收入预算合计经办人签字年 月日1.预算编制部门/课题组负责 人签字2.所（中心）职能部门审核5.所（中心）领导审核年 月日年 月日年 月日3.院职能部门审核4.院财务部门审核6.院外事主管领导审核7.院财务主管领导审核年 月日年 月日年 月日年 月日注*： 1.会议类型：会议正式代表在 300 人以上的，为大型国际会议；会议正式代表在 100 人以上、300 人以下（含 300 人）的，为中型国际会议；会议正式代表在 100 人以下（含 100 人）的，为小型国际会议。 2.国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的 10%以内，驻会工作人员不可超过会议工作人员的 50%。 3.标准限额指根据国家标准和参会人数计算出的可列支费用的上限。 4.以上国家标准均依据国家财政部在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法（财行20121 号）。 5.如已获得会议批件，请附。 6.本表一式四联，第一联所（中心）预算编制部门/课题组留存；第二联所（中心）职能部门留存；第三联院财务部门留 存；第四联院职能部门留存。
