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1、中国储运网 Http:/113DISCUSSION AND RESEARCH 探讨与研究浅谈货代企业内部控制的规范与增效文/郑 闵摘 要：本文阐述了加强内部控制制度管理的必要性。货运代理企业应根据自身情况，对业务手续流程和法律规定深入了解，制定且规范执行企业内部控制管理制度，及时规避因管理不当造成的经济损失，预防有可能产生的各种费用。企业无论大小，都应夯实自己的管理基础，这是面对竞争最有效的自我保护。关键词：货运代理； 内部控制；实施规范；提升效益目前，国内大多数中小货代企业已不能满足现代物流的发展需要，其管理理念比较落后，提供的服务简单且范围小，服务方式单一，更没有主动细分市场、研究市场变化
2、和对客户的需求心理进行市场定位，企业一直处于低层次的经营状态，无法为客户提供个性化的物流方案，更不用说供应链的组织能力。所以，货代企业要有提升自身管理水平的紧迫感和必须性，而企业内部控制制度正是这样一种规范严谨有效的管理制度。一、货代企业内部控制存在的主要问题1.企业内部控制意识薄弱国家虽有明文规定企业必须建立内部控制制度，但不少企业因为自身管理意识差，大部分货代企业是中小企业，建立健全内部控制制度管理成本太高，加上本身管理部门设置简单，没有建立和健全内部控制制度的环境基础，没有会计人员内部牵制制度，造成了会计人员与审批人员、经办人员以及保管人员职责不分、权限不明的状况。在操作业务各个环节存在
3、着严重的漏洞，缺少有效的监督约束机制。2.内部控制制度不健全长期以来，货代企业普遍存在着内部控制制度不健全，财务管理薄弱的现象，大多数企业的内部控制制度不完善，没有覆盖企业中所有部门和人员，没有渗透到企业各个业务领域和业务环节。许多企业内部控制簿弱，造成会计核算不实，导致会计信息失真，业务工作秩序混乱，让企业蒙受了不必要的经济损失。许多企业没有建立会计人员内部牵制制度，甚至一些企业连机构完善的财会部门也没有，没有建立票据和印章的分管制度，会计、出纳以及审核等均由一人包办;有的企业虽然建立了内部审计机构，却不能充分发挥其职能，监管措施形同虚设。3.行业风险多样化，内控制度按需产生，没有标准可依货
4、代业务处于物流环节中，致使上下游的业务都对其有影响，所以不但有一般企业的经营风险和财务风险，还有带货代特性的经营风险。如业务人员的操作风险、道德风险，客户信用风险，法律适用风险等。因货代行业标准与法律制度只有2008年出台的国际货运代理作业规范等五项标准和国际货运代理管理规定，其中合同所要约束的条款，会涉及到合同法、公司法、航空法、海事法等。所以，货代企业内控制度的风险系统建立一般以当下业务形式和业务需要决定。不同的客户，不同的代理品种，执行何种的风险管理机制全凭经验。往往流于形式，不见效果。4.人员素质不高内控制度的执行，需要会计人员与业务人员多方配合完成。人员素质的高低直接影响制度的成效。
5、有的会计人员人为地捏造会计数据，替企业做假账，编假报表，提供虚假会计信息、隐瞒收China storage & transport magazine 2012.05114探讨与研究 DISCUSSION AND RESEARCH入、虚报利润、逃避税收，掩盖企业真实的财务状况，损害企业所有者利益和投资者利益；有的会计人员自身业务知识不过关，与业务人员沟通如同鸡同鸭讲，使业务人员对内部控制制度产生质疑，不利于制度的贯彻执行，很难发挥其监督和约束作用。业务人员中，销售人员不稳定，销售岗位的流动性强，很多货代销售手里面有了客户，为了获得更好的差价，可能就把单子拿给同行做了；有本事的销售做一段时间也会自
6、己开个货代公司。这是因为货代行业的准入门槛比较低的原因。操作人员不专业，操作出现失误，会给公司造成不必要的损失，尤其是外贸操作员，要求有较高的外语水平，如与海外代理商配合的环节出错，还可能带来比较大的风险。那些从学校出来的学生，还要经过很长时间的培养才能使用。素质高的留不住，素质低的不顶用。二、认真规范执行内部控制制度，获得潜在效益 1.内部控制制度既能防错防弊，又能促进经营管理效果不相容岗位实行分离后，一项经济业务必须经过具有两个以上的经办人员完成，防止会计人员虚开支票或挪用公款；实行业务人员直接销货收款；管理人员一人办理合同的全过程，从而防止舞弊。职责分工清晰减少了业务人员的过失。如：选择
7、承运人不当、选择集装箱不当、遗失单据，单据缮制等。这些行为有可能给客户带来损失导致索赔风险。2.事前预防和在事中或事后及时发现工作漏洞事前多做准备工作，对客户实行信用管理，对货主实行资信等级考察制度，对不同等级的货主实行不同的对待策略，时刻注意保护自身的利益；垫付运费应签订合同，并随时掌握对方经营状况。对外出具保函应当进行严格的审核，慎重出具，对于不应当或不必要以及可能损害货运代理人利益的保函坚决不出。加强对相关国家法律的研究和了解。要求往来文件尽量加盖公司印章，对于个人的业务行为，要求其公司提供委托授权书，明确其行为为公司授权的职务行为。应收账款回收也是货代企业一项需要全过程控制的重要工作，
8、加强内控，减少赊销，力争做到见款放单。3.信息技术在内部控制制度中的应用对于货代企业而言，信息不仅仅包括单纯的与运输、包装、装卸、存储等活动有关的信息，还包括与其他流通活动有关的信息，如商品交易的信息和市场信息等。货代企业只有不断地完善网络信息系统，对繁琐的会计、业务数据进行加工处理、传输、分析，制定出合理的内部控制制度通过计算机程序固定化，增加透明度，减少人为因素，实现人工无法做到的“人盯人”的内部监控，才能利用这些信息对物流过程中的各个活动进行有效地计划、控制、协调和管理，使得供应链中的货物运输变得越来越“可视化”。积极推进财务和业务的一体化，运用统一的财务管理软件、实现财务信息与业务流程
9、一体化，逐步实现生产经营全过程的信息流、物流、资金流的集成和数据共享。通过信息的不断传递，企业一方面把不同层次的经济行为协调起来，另一方面把各个部门、各个岗位的经济行为协调起来，通过信息技术处理人、财，物之间的关系，既增强了企业的核心竞争力，也提供了低成本、高质量、高效率的物流服务。4.提高人员素质就货代企业而言，其工作性质决定了从事这项业务的人员必须全面地掌握有关国际贸易运输方面的专业知识，具有丰富的实践经验和办事能力，熟悉各种运输方式、运输工具、运输路线和运输手续，了解各种不同的社会经济制度及其法律规定、习惯做法等，精通国际货物运输中各个环节的种种业务，与国内外有关机构诸如海关、商检、银行
10、、保险、仓储、包装、各种承运人以及各种代理人等有着广泛的联系和密切的关系。对其结算考核的会计人员也应有网络知识和电子商务知识，既要精通国内各种会计业务，又要了解国际会计惯例，熟悉国际会计业务，货代企业应通过持续的对人才资源的开发和培训，实施合理的继续教育并辅之相关的晋升制度，从而提升企业员工的综合业务素质，充分调动人的积极性和创造性，最终实现企业的发展和目标。5.完善内部审计制度的职能内部审计制度的目的是对会计记录、会计报表进行检查、监督，检查会计资料的真实性和合法性，了解企业的财务状况、经营状况和经营结果，对企业的生产经营活动进行监督，监督企业的经济活动是否符合国家的财经法规。有条件的企业，
11、规范执行内部审计制度，将财会人员与审计人员相分离，检查自身的经营成果是否真实有效，做到心中有数。没条件的企业不能满足建立完善的内部审计制度，可由外部会计师事务所签约完成。只要注意签约内部审计的会计师事务所不得给该企业进行外部审计即可。因内部审计制度的监督和检查功能，能根据情况的变化和出现的问题对相应的内部控制制度提出意见，能及时修正或建立新的内部控制制度。此项职能尤为重要。三、结语机遇和挑战是并存的。面对国内外市场各种浪潮的冲击，企业会随之起起伏伏，如自身强壮往往会走得很久，即便出现联营、重组、兼并等不可逆转的情况，一个管理优秀的团队，也不会被轻易抹煞。从某种意义上讲，管理成本带来的收益一直都在。（作者单位：中储发展股份有限公司天津新港分公司）参考文献1.孟于群等编注国际货运代理理论与实务中国商务出版社2007年4月2.锦程物流网，http:/ 3.中国国际货运代理协会网，http:/4.朱荣恩，应唯，袁敏.企业内部控制制度设计理论与实践（CFO管理之道）上海财经大学出版社2005年6月
