公文常见文种写作知识

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1、公文常见文种 写作知识引子公文：顾名思义,是公务文书。是国家机关、企事业单位和社 会团体在行使法定职权、处理各种 公务、开展社会活动、进行有效管 理时所使用的应用文。 广义的公文包括：行政公文、机关 事务公文、专用公文。狭义的公文指行政公文,是行政机 关在行政管理过程中的形成和使用的 具有法定效力和规范体式的公务文书 。 公文有广义和狭义之别公文的写作有很强 的目的性和功利性。公文往往为事而作,而非 为言情言志而作。一篇好公文首先要让人 看得懂！白岩松：医改方案看不懂 需配“说明书 ” “都是中国字，但是 连在一起的时候，发现 你没太读懂”征求意见稿首 先征求到的意见可能 是“看不懂”医改方案

2、“专、绕 、涩、大、空” 公文的体式和处理程序都有 严格的规范！但公文又是一种特殊的文体 ，写好公文不仅仅是语言表达的 问题。国家行政机关公文处理办法中国共产党机关公文处理条例国务院国有资产监督管理委员会公 文处理暂行办法国家行政机关公文格式可作行政公文规范、标准的几个文件 ：常用行政公文的写作： 通知、报告、请示常用事务文书的写作： 总结、调研报告、简报本专题拟探讨两部分内容常用行政公文 的写作行政公文的种类有3种命令（令）、决定、公告、 通告、通知、通报、报告、 请示、批复、函、会议纪要 、意见、议案一、通知（一）适用范围办法规定：通知“适用于批转下级机关 的公文，转发上级机关和不相隶属机

3、关的公文 ，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知 或者执行的事项，任免人员”。v通知是下行文，但下行文不一定用通知。v例如：关于对XXX的通知，因是回复下级 单位对XXX的请示，这里 “通知”应该改为 “批复”。 在使用范围内，当用则用，但不可滥用 。通知只用于对下级，一般不能对上级，要 告知上级，可用“报告”；对不相隶属的单位， 最好用“函”而不用通知。有一定强制性、上级对下级布置需要办理 的事，用通知不用启事。 使用通知要注意：（二）通知种类1.转发（批转、印发）通知。2.传达通知。包括：命令性通知、指示性通知 、规定性通知、通告性通知等。3.知照通知。包括：事务通知、活动通知、会 议通

4、知。4.任免通知。包括：任职通知、免职通知。(三)通知写法1.标题：（1）全标题式：（发文机关）关于+事由+通知（2）省略式：“转发+始发机关及原通知标题” ；(3)特殊情况在“通知”前添加“联合”“紧急”“补充 ”字样。2.主送机关：注明通知送达的单位。3.正文：原由（因种类不同而异）+事项（多则 分条）对发通知的原因及具体事项要交代清 楚，有时也不必拘泥，如（事项）中有的 ，或人所共知的，可不写原因。对事项的交代要一项一项的讲清楚，可 以用并列式或递进式样来安排材料。如果是会议通知，要写明召开会议的 单位、会议名称、时间、地点、内容（议 题），参加会议的人员范围和人数，会议 材料要求，报到

5、时间和食宿安排，有关注 意事项以及联系人和电话等。必要时需附“会议回执”,内容包括： 参会人员单位、姓名、性别、民族、职务 和联系方式等，有的还注明到达及返程时 间等。4.结语：用时要恰如其分，“特此通知”使用范围较 广；“以上通知，请即研究执行” “以上通知，请 遵照办理、执行”多用于印发有关规章的通知， 用于会议通知就不伦不类。还要得体。通知作为下行文，用语明确、具下行文，用语明确、具 体，分寸得当。体，分寸得当。如“现将有关要求提出如下”， 不如用“通知如下”为好。5.落款：发文机关+发文时间通知模版关于印发XXXXX规定的通知XXXX（主送机关）：为了XXXX（目的），根据XXX（依据

6、），制定了XXXX规定，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。（印章）XXXX年X月X日模版关于XXXX（拟采取的措施）的通知XXXX（主送单位）：近期，XXXX（分析形式和存在问题）。为了 XXXX（目的），根据XXXX（依据），经研究， 决定XXXX（拟采取措施），现就有关事项通知如 下：一、XXXXXXXX。二、XXXXXXXX。三、XXXXXXXX。XXXXX（希望和要求）（印章）XXXX年X月X日（一） 适用范围：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问或交办的事项、上报有关材料等。 （二） 种类： 1.工作报告 2.情况报告3.答复报告 4.报送文件或材料的报告v提醒v

7、关于XX的汇报不合适，因为 “汇报”不是规 范的文种，应改为“报告”二、报告（三）写法正文部分结构：原由（陈述报告的原因、目的）+事项（分条或分段）+结语 （“特此报告”，或“以上报告如有不妥，请 指正”）1. 工作报告：简要写明汇报缘由、目的 ；重点对所做的工作进行认真总结，写明基 本情况、主要成绩、存在问题、经验体会和 教训；阐述下一步工作的意见和采取的措施 。 “基本情况”一般应交代时间、 背景和工作条件；“主要成绩”应把工作的过程、 措施、结果和成绩叙述清楚；“经验体会和教训”应写出对工 作实践的理性认识，概括出规律性的 东西。一般可分列小标题拟写。 例：全面加强应急管理工作 努力实现

8、企业安全清洁发展v一、建立完善组织体系，为应急管理提供有 力保障一是加强应急组织体系建设； 二是加 强应急预案体系建设；三是加强应急资源体 系建设v二、定期开展应急实战演练，不断提高应对 突发事件的能力v三、及时妥善处理突发事件，全力保证人民 生命财产安全 模版 XX（单位）关于XXXXX工作的报告XX（主送机关）：根据XX要求（或XX以来），我们XX（概述工作 背景或基本情况），对XX工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：一、XXXXXX（工作基本情况）。二、XXXX（主要做法和成绩，包括办法、措施和效果等）。三、XXXX（存在问题及拟采取的对策措施）。四、XXXXX（下一步工作安排和思

9、路）。 （印章）XXXX年X月X日2.情况报告：面对工作中出现的新情况、新问题，特别是突发事件、意外事故、特殊问题等，需 要向上级单位反映情况而写的报告。以陈述为主，首先要交代清楚事件有关情况。叙述事件的发展过程，其性质及当时的 态势；其次是分析存在的问题，提出处理意 见和拟采取的措施等。要侧重阐述情况、问题和所采取的措 施。 例：市人民政府关于林区森林火灾 情况的报告(这样写是否可以?)省人民政府：2005年4月3日，我市区林区发生森林火 警，现将有关情况报告如下:一、基本情况4月3日下午3时左右，我市区林场冯沟 发生森林火警，过火面积约100亩，造成森林损失 .二、扑救情况1接到报警电话后

10、，市、区两级党委、政府高度重视，立即成立扑火指挥领导小组，召开了现场会，统一组织 扑救。 .三、后续情况1由市、区林业、公安部门和林场抽组人员进行夜间火情监测，防止二次复燃。四、下一步工作打算1加强野外火源管理，坚决控制火灾源头。2强化检查力度，坚决消除一切火灾隐患。3加强防火值班，确保信息畅通。请问：这样写情况报告内容是否齐全? 3.答复报告：v要准确地理解上级的要求，针对上级的询问，实 事求是地回答问题。介绍有关情况、叙述办理结 果，反映问题和现状，也可提出建设性的意见。v4.报送报告：v写作内容简单，将报送的材料(文件、物件 )的名称、数量写清楚就可以了。结尾用“ 请收阅”、“请查收”等

11、结束。vG:公文案例关于做好定点扶贫工作总结 的通知.doc （一）适用范围 用于向上级单位请求指示或批准的事项： 1.超出本单位职责权限,请求上级单位批准的事项; 2.在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解 决或协助解决困难； 3.因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位， 请求上级单位批转或转发所制发的文件； 4.对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工 作中遇到的难以把握的问题，请求上级单位指示 或予以明确。三、请示（二）写法1.主送机关:只能是一个(向主管机关请示)，而且原则上不能越级。 2.正文:（1）请示缘由:请示事项的原因、背景、理由和依据。注意：写清请示事项的重要性、必要

12、性，以引起上级的重视。（二）写法（2）请示事项：写明请求上级指示或批准的具体事项。必要时提出对解决问题的意见。情况复杂的还可提出几种方案，分别说明理由，以供上级选择。（3）结束语：常用“妥否，请示”、“以上当否（妥否），请审批（批复）” 等做结束语。模版XX（单位）关于XXXX（事由）的请示XX（主送机关）：为了XXX（目的）， 根据XXX（依据），我单位拟 XXX（意图主旨）。现将有关情况和意见请示如下：一、XXXX（工作基本情况）。二、XXXX（请示事项的必要性和可行性及其意义）。三、XXXX（具体方案和请示事项）。妥否，请批复。 （印章）XXXX年X月X日（联系人及电话：XXX XXXX

13、XXXX）(三)请示和报告的区别v1.行文目的不同：请示需要上级机关做出明 确答复，具有呈请性；报告不需要答复，具 有呈报性。v2.行文时间不同：请示在工作行动之前行文 ；报告在工作结束或进程中、以及情况发生 之后行文。v3.写作内容不同：报告不能夹带请示内容， 请示可以带有报告内容；报告内容可以宽泛 （综合性报告），也可以集中（专题报告） ；请示只能一事一文。v4.处理方式不同：上级必须答复下级的请 示，不必一定答复下级的报告。v5.失误后责任划分不同：把应该请示的写 成报告使问题得不到及时处理而造成损失 的由下级负责；未能及时处理下级请示而 造成损失的由上级负责。vv请示和报告都是上行文，

14、用语要请示和报告都是上行文，用语要 尊重、简要，分寸适度尊重、简要，分寸适度。请发表您的看法v下列情况该用什么文种？如何拟标题？v1.某公司的安全管理处制定了 安全管 理实施细则，想发给公司所属各部门 ，要求执行。v2.某油田公司向集团公司汇报安全维稳 工作的情况。v3.某炼油厂想组织员工到某汽车制造公 司参观。让我们放松一下 -课间休息常用事务文 书的写作v（一） 什么是总结v对本单位或本地区某一时期的工作实践经 验进行分析、整理、概括，从中找出规律 ，用以推动工作的一种应用文体。v总结所要解决和回答的，是在某一时期的 工作中已经做了什么，如何做的，做到了 什么程度，有什么经验教训的问题。一

15、、总结总结的特点(二) 总结的分类-总结1. 综合性总结：较为全面地对本单位在某一时期工作情况进行回顾总结。如季度总结、年终总结等。写作上要求内容比较全面，点面结合，但也要注意突出重点，防止面面俱到，详略得当。不以总结经验为主，而以陈述工作实绩为主。 (二) 总结的分类-总结2.专题性总结：对某项工作或某种问题，某些成绩或某种经验进行深入的专门的总结。比综合总结使用更广，针对性更强。写作上偏重于总结经验。总结某些突出成绩或典型经验，以点带面，加以推广。对其他方面的情况往往一笔带过或省略。要求集中一点，突出特色，注重深度，针对性强。(三)总结的结构与写法.标题：两种写法（1）单位名称时间期限内容范围文种如：公司7年工作总结（2）类似于一般文章，概括总结的主要内容，多用 于经验总结。如：以提高经济效益为目标搞好财会工作 厂是怎样扭亏为盈的白手起家 艰苦创业振兴科技开发公司创业之路 .正文包括“基本概况（导言）、做法以及成绩与经验、存在的问题和今后努力方向”三部分(1)基本情况概述（导言）简介总结对象的基本情况，包括交代背景、环境、进程以及主要成绩和收获等。也有的说明总结的动机、目的及其必要性。常用内言三式.概括式：简要介绍基本情况，注意不要求全 求详。.提问式：提出问题，引起人们的注意。如：