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1、行政村档案规范化建设制作人:上虞档案局 陈晓军联系方式:82191906QQ:542697366一、行政村档案分类方案基 建 (1)科 技 档 案(2)会 计 档 案 (4)村 民 档 案 (3)特 种 载 体 档 案 (5)文 书 档 案(1)设 备 (2)照 片 (1)实 物 (3)机 读 (2) 村档案分类方案二、归档范围详见浙江省行政村档案材料归档范围和保管期限表 1、文书档案：重点收集本村形成的各种文件材料例如各种会议记录、 村召开的各种会议和活动材料、涉及有关村民个人的有关文件材料 、涉及本村有关人事、财产、行政区划变动文件材料等等；上级来 文只收集政策性、需要执行的或与本村有关的
2、文件材料归档。 2、科技档案：一般包括基建和设备档案。强调成套性和完整性。 3、村民档案：一户一档，主要收集与村民有关的个人材料。 4、会计档案：报表，账册和凭证。 5、特种载体档案：主要包括照片、实物、机读。三、档案整理 文书档案收集鉴定整理编目按照归档范围 收集要归档的 文件。注意不 归档文件：1、 一般性会议通 知，2、重份文 件，3、与本村 无关的人事任 免、先进表彰 、职称评定等 文件材料。 根据保管期限确定每份文件的 保管期限：凡反映本行政村 主要职能活动和基本历史面貌 具有长远利用价值的文件材料( 永久) 凡反映本行政村一般工作活 动，较长时间内有查考利用价 值文件材料(长期)
3、凡反映本行政村在较短时间 内有参考利用价值文件材料(短 期) 把同一保管期限的文件材料按 按照问题组成一卷或若干卷。编制张页号抄写卷内目录去掉金属物一线三孔装订拟写案卷标题张贴标签 10.4cm1 2008 1编制案卷目录 （案卷目录及 存放地点索引 表）按永久- 长期-短期排 列三、档案整理 文书档案卷内文件目录录顺 序 号文 号责任者 题 名日 期页 号备注案卷 号作 者案 卷 名 称起止日 期卷 内 张 数保 管 期 限存放地点房号箱号案卷目录及其存放地点索引表 年 目录号：三、档案整理 文书档案自 年 月至 年 月保管期限 本卷共 件 页归档号驿亭镇村文书档案案卷标题（本卷文件的 主要
4、制发机关、内容、文种 ）三、档案整理 科技档案基 建 档 案设 备 档 案收集时间竣工验收 六个月后 收集归档随时 归档归档范围按同一型号 成套归档( 购置(随机 文件)、安 装、调试运 行、维修、 管理)按同一项 目成套归 档(立项 、设计、 施工、竣 工)案卷整理(1)按同一型号、同一项目整理 立卷，类级排列。(严禁按行政 年度立卷归档) (2)编写张页号在页面的右下角 ，一卷一个流水号。(严禁一号 数卷) (3)抄写卷内目录(科技档案卷内 目录) (4)取掉金属物 (5)一线三孔装订 (6)期限划分确切 重要的永久一般的长期(常采用的期限是长期) (7)档号编制规范 封面档号：类与类之间
5、用“ ” 小黑点，类与卷之间用“-”横杠 。 脊背档号：以划横杠加以区别 脊背标题书写规范(可用电脑 打印 标题书写编目型号 + 名称项目+ 名称 编制科技 档案分类 目录，登 记入册2 1 1三、档案整理 科技档案卷 内 目 录录序 号文 件 编 号责任 者文 件 材 料 题 名日 期页 次备 注科学技术术档案分类类目录录档号移 交案 卷 名 称形成 日期张页 数保管 期限存放地点单位日期房 号箱号三、档案整理 村民档案填写卷内目 录及村民档 案封面按户收集（按 户填写基本情 况登记表）装入卷盒（几 户合卷，一般 十户一卷）录入电脑村民档案实行动态管理，随时收集村民的相关资料 放入相应的村民
6、档案，并在目录中填写相应内容， 录入电脑。三、档案整理 村民档案卷 内 目 录录序号文件材料题名制发单位日期页数备注镇 （乡） 村 村 民 档 案户主名：档 号：保管期限三、档案整理 会计档案按行政年度按报表 、账册、凭证进行 收集1、编张页号，凭证不编号；2、填写会计档案卷内目录；3、装订，报表、账册一线三 孔；4、拟写案卷标题；5、编写档号（按保管期限）收集整理编目编制会计档 案案卷目录4 20081三、档案整理 会计档案卷 内 目 录录顺 序 号单 位会 计 科 目日 期起 止 张 号备 注年会计计档案案卷目 录录案卷号案 卷 名 称起止 日期卷内 张数保管 期限存放地点房号箱号备考三、
7、档案整理 特种载体档案收集整理编目照片档案实物档案机读档案主要有活动照 片、荣誉照片 、村容村貌主要有包括奖 牌、奖状、奖 杯、锦旗、印 章等主要有光盘、 录音、录像等按内容组卷，编 写照片号、照片 说明、拍摄时间 、拍摄者等直接在实物上张 贴标签，一件一 档号直接盒子上张贴 标签，一盒一档 案号编制特 种载体 档案目 录（案 卷目录 及存放 地点索 引表）5 1 1三、档案整理 特种载体档案案卷 号作 者案 卷 名 称起止日 期卷 内 张 数保 管 期 限存放地点房号箱号案卷目录及其存放地点索引表 年 目录号：四、编研资料全宗卷的编制：n全宗介绍：本行政村概况和档案工作基本情况；n大事记：本
8、行政村的大事记要，以行政年度为单位记述；n组织机构沿革：党支部、村委会、经联社、妇联、共青团 等，采用表格式记载；n基础数字汇编：主要内容有：人员情况，组织情况等n档案分类方案及档案管理网络n案卷基本情况统计表：一年统计一次n档案管理制度：文件材料立卷归档制度、档案保管制度、 档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档 案统计制度五、测评标准项目评分内容标准分减分说明组 织 领 导 20 分1、有村书记或村民委员会主任 分管档案工作，专题研究村 级档案管理，及时解决档案 工作中的实际问题。5未明确分管扣2分；未开会 研究扣1分；实际问题 未解决扣1-2分。2、建立了村档案室，集中统一
9、管理行政村各类档案。5未建立村档案室扣2分；档 案未集中统一管理扣3 分。 3、配备或明确了政治素质好的 档案人员，并经过档案业务 培训。4未确定档案员不得分；未 培训扣2分。4、制定了档案管理相关制度， 并得到贯彻落实。4无制度不得分，未执行好 扣1-2分。 5、开展了档案法制宣传教育工 作，村干部档案意识强。2未开展不得分。五、测评标准安 全 保 管 20 分1、有符合档案保管条件的档 案专用库房。6无专用库房不得分，库房 条件差扣1-2分。2、有数量充足，符合档案保 管要求的档案装具。4装具数量不足扣1分；装 具不规范扣1分。3、有防光、防火、防盗等保 护档案的措施。3少一项扣1分。4、
10、档案无霉变、虫蛀、鼠咬 、发黄变脆等现象。4有一种现象扣1分。5、无档案损毁、丢失、涂改 和泄密等违法行为发生。3发生一种违法行为不得分 。五、测评标准科 学 管 理 35 分1、每年定期做好归档工作，并有登记手续。3归档不及时酌情扣分；无登记扣 1分。 2、村党组织、村民委员会、村集体经济组织等 村级组织的档案收集齐全。4不完整酌情扣分。3、村级财务档案收集齐全。4不完整酌情扣分。4、村务公开和民主管理的档案收集齐全。4不完整酌情扣分。5、行政村整治、规划和建设的档案收集齐全。4不完整酌情扣分。6、建立了村民档案，内容包括基本情况登记、 养老保险、医疗保险等关系村民切身利益的 材料。4未建立
11、村民档案，不得分；归档 内容不完整，酌情扣分。7、文书、科技、会计、声像等各种门类和载体 的档案按照村级档案的归档范围收集完整。4不完整酌情扣分。8、档案分类科学，整理符合规范要求。6分类不科学扣1-2分；整理不规 范扣1-2分。 9、编制了档案案卷目录和文件目录。2无案卷目录扣1分，无文件目录 扣1分。五、测评标准开 发 利 用 25 分1、档案人员熟悉室藏，能及时准确 地调阅案卷，借阅有登记。5档案人员对室藏不熟悉扣1- 2分；借阅不登记扣1-2 分。 2、除确需保密的外，村档案室随时 向村民提供查阅档案服务，并根 据利用需求定期公布档案目录。4不向村民提供利用不得分。 未开展档案目录公布
12、工 作的，扣1分。3、根据档案编写了村大事记、基础 数据汇编、历史沿革等材料。6少一种扣2分。4、应用计算机管理系统进行档案管 理和检索。4未应用不得分。5、利用档案为发展经济、新村建设 、村务管理、调解纠纷等发挥了 积极作用。（举3例说明）6少1例扣2分。六、注意事项1、硬件设施。库房（原则要求单独）；装具（档案 柜）； 2、分类方案、档案管理网络图、档案管理制度上墙 （放在阅览室）； 3、档案门类要齐。 4、建立村民档案。提倡一户一档，也可几户合卷； 5、各种门类应有对应的目录；（文书档案、科技档 案、会计档案、村民档案、特种载体档案目录） 6、实现计算机管理； 7、建立档案利用台帐，编写
13、利用实例。七、行政村档案管理软件n“浙江省行政村档案管理系统”是一款和 浙江省档案局颁布的浙江省行政村档 案管理办法配套的针对行政村基层档 案室的综合性档案管理软件。它能提供 对行政村的各类档案,包括文书 、会计、 科技、特种载体以及村民档案和资料的 管理。它界面直观,操作简单,是一款非常 实用的档案管理软件。二、软件安装n运行d:行政村档案管理软件最新 安装包autorun文件（图标为一火 箭）。n出现如图界面三、软件使用1、进入。在“浙江省行政村档案管理系统”安装完毕后，双击桌面“浙 江省行政村档案管理系统”图标运行软件，系统首先出现登陆窗口， 如下图所示，用户需要输入帐号和密码，点【登陆
14、】才能进入系统。提示：软件初 始默认的帐户 为：Admin;密 码为：0。 软件使用2、主界面主界面共有8 个功能按钮 。如果用户 是第一次运 行软件，那 必须先在【 系统设置】 中设置好立 档单位的信 息后，才能 正常使用【 档案管理】 功能。软件使用-档案管理1、界面构成 本软件的核心部分是档 案管理模块,点击【档案 管理】功能,我们就进入 了档案管理的界面，如 下图所示：该界面可以 划分为6个区块。2-档案类别区，这个部分 主要供用户选择要操作的档 案类别，用户只有在选择了 档案类别后，才能进行后续 操作。3-案卷级信息区，这是对应于某一类档案的案卷级的信 息的显示和操作区域。 提示：对
15、应于按卷归档的档案，案卷级信息表示为案卷目 录；如是按件归档为则为档案盒目录；数码照片档案则为 组照标题目录；村民档案为户主信息；资料为资料目录。4-文件级信息区，这是对应于某一 类档案的某一案卷级的文件级信息的 显示和操作区域。提示：对应于按卷 归档的档案，文件级信息表示为文件 目录；如是按件归档为则为档案文件 目录；数码照片档案则为数码照片目 录；村民档案为户内材料目录；资料 在文件信息区显示资料的全文信息。5-即时 帮助区,显 示档案管 理操作的 即时帮助 信息区域 1-菜单栏，含【帮助】和【返回】2个菜单。 帮助：显示档案管理的帮助信息； 返回：退出档案管理窗口，返回到主界面。6-状态
16、信息栏，显示当 前操作的数据库 、档案 类别、案卷级条数、文件 级条目数的信息。软件使用-档案管理2、档案类别选择 点击档案管理窗口左边档案类别区（如右图）的档案 大类别按钮后(本系统共分文书、科技、会计、特种载 体、村民、资料6个大类)，选择一个档案大类，然后 点击该大类中展开的树型小类,如小类前有“”符号,则 点击“”号展开到该小类的某一年度,就可对该类小类 档案或该小类档案的某一年度内的档案进行操作。右 边案卷级信息区将显示该类档案的案卷级信息。 点击某一类档案后，左上方的案卷级信息区会显示该 类档案对应的案卷级目录。案卷级信息区操作请参照 案卷级信息操作。 提示：对应于按卷归档的档案，案卷级信息表示为案 卷目录；如是按件归档为则为档案盒目录；数码照片 档案则为组照标
