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1、花木兰中国行花木兰中国行-启动仪式活动方案 1.0花木兰中国行活动名称花木兰中国行启动仪式 活动时间2009年10月15日 AM 10:0011:30 活动地点宋庆龄故居中心 草坪绿地场地面积460平米 长23米 宽20米（中心绿地区域面积） 参与人数300人 人员构成政府主要嘉宾、产业与行业领导、各协会组织代表 150人中央、平面、行业与地方主流媒体记者 100人其他相关人员 50人活动构成活动前期嘉宾邀请及接待、媒体邀请启动仪式嘉宾签到（30）第一阶段：领导致辞（30）第二阶段：启动仪式（5）第三阶段：答谢发言阶段（25）活动后期新闻稿件发布、跟踪、总结报告活动阐述花木兰中国行邀请准备花木
2、兰中国行项目工作内容时间节点负责方备 注1初步确认邀请名单10月3日花木兰人员筛选、初步确定名单2拟定话术10月5日省广言简意赅、诚挚邀请3第一轮电话邀请花木兰告知会议基本信息4电子邀请函编辑省广WORD形式进行编辑，电子邮件发送5发送电子请柬花木兰发送有关会议说明文件了解本活动6第二轮电话回访10月7日确认收到请柬及出席意向7邀请函设计10月8日省广按照整体主VI进行设计，做相应延展8正式邀请函发送10月9日花木兰专人派送或快递9第三轮电话确认10月10日回收邀请函回执10确认出席名单10月12日确保活动出席人数11致谢内容编辑省广短信形式编辑完成12嘉宾致谢10月14日花木兰电子邮件、电话
3、或短信致谢嘉宾邀请流程与分工花木兰中国行嘉宾邀请准备工作序号项目工作内容1邀请筹备小组设立来宾邀请专员小组2专线咨询电话设立专线咨询电话、传真、网络专业电话访问员、派送人员3小组培训对邀请小组成员进行专业话述培训（概况、会议主旨、礼仪、内容）4统计与汇报指定专人定期统计参会人员名单，并将结果及时通知相关负责人电话邀请话述（示意）您好，我们是花木兰中国行组委会办公室。我们将于9月12（星期六）上午*时，在宋庆龄故居中心草坪举办花木兰中国行巾帼经济论道（北京站）暨女性创业大赛启动仪式，很荣幸地邀请您出席。如果您的时间允许，我们会尽快安排专人将正式的邀请函快递（派送）给您，请您在收到邀请函后尽快回复
4、回执，以明确您的参会意向；并请您在参与活动时随身携带此邀请函。您对这次活动有任何问题，请随时致电*进行咨询，谢谢您的支持期待您的参与！启动仪式邀请函（示意）尊敬的 先生/女士：非常荣幸地邀请您参加9月12日（星期六）上午*时，在宋庆 龄故居中心草坪举办的花木兰中国行巾帼经济论道（北京 站）暨女性创业大赛启动仪式。为了方便您的出行，随函附上会议安排及路线图，并提醒您注 意以下几点：请您在收到此邀请函后，以电话或传真方式回复回执，以确保 您的会务安排生效请您携带此邀请函出席本次活动关于本次活动，如果您有任何问题，请及时与我们联系。联系人： 电话： 传真：再次感谢您的支持！恭候您的光临！花木兰中国行
5、组委会 2009年9月邀请函回执（示意）花木兰中国行组委会：本人将于9月12日准时出席本次会议受邀人签名国别职务 随同人员 位 车辆： 号码： 入住酒店： 返程时间： 电话致谢话述（示意）尊敬的 先生/女士：非常感谢您参加花木兰中国行巾帼经济论道（北京站）暨女性创业大赛启动仪式。我们已收到您的回执，在此提醒您，活动于9月12日（星期六）上午*，在宋庆龄故居中心草坪举办，请您在参加活动时携带邀请函。谢谢！再次对您的支持表示感谢！花木兰中国行嘉宾签到环节描述花木兰中国行签到处入口处礼仪位置礼仪位置指示牌位置嘉宾签到A案-石桥背景花木兰中国行嘉宾签到结构分布北正门主 会 场签到处指示牌签到台摆位图3
6、60cm60cm嘉宾引用水 领取区域嘉宾 签到区域媒体 签到区域VIP 签到区域VIP 胸花摆放男士 胸花女士 腕花胸花 摆位图饮用水摆位图防风加固处理签到板背靠假山、木结构、沙袋负重指示牌德展，背后负重签到台布内侧卡夹处理 胸花部分男士胸花卡夹于签到台布上女士腕花环环相扣 简易链接指 示 牌女士腕花 4个/组*5组 男士胸花 1个/组*10组 均为纵向摆放花木兰中国行人员位置区域职能数量注意事项礼仪签到处正门口嘉宾欢迎2固定 静态手势引导 嘉宾流量少-同一位置进行引导 嘉宾流量大-立即分开，对面式引导与询问签到处左侧嘉宾与媒体签到引领2静态手势引导 嘉宾与媒体各一名，以嘉宾为主签到处右侧VI
7、P嘉宾签到1固定 静态手势引导 引领VIP嘉宾签到、胸花佩戴与引领 主会场内入口处识别嘉宾身份，指引2静态手势 指引嘉宾进入指定区域就坐内场引导嘉宾在区域2动态位置 引领嘉宾至入座VIP嘉宾区域VIP嘉宾区域1动态位置 引导VIP进行引领至入座嘉宾签到A案-石桥背景北正门主 会 场签到处指示牌指 示 牌签到处礼仪分工图主会场礼仪分工图注：1、重点两名礼仪人员分别负责VIP领导的引领工作2、礼仪人员分别为动态和静态展示3、动态人员为3名，7名为静态引导4、若现场有临时增加事项，可机动调配2名礼仪人员进行配合花木兰中国行嘉宾签到B案-葡萄架签到入口处远景葡萄架近景示意图花木兰中国行人员位置区域职能
8、数量注意事项礼仪签到处正门口嘉宾欢迎2固定 静态手势引导 立即分开，对面式引导与询问 引导嘉宾进入签到路线指示牌前引导人群进入签到处1静态手势引导 引导嘉宾进入签到路线签到处南侧嘉宾与媒体签到2签到处北侧VIP嘉宾签到1固定 静态手势引导 引领VIP嘉宾签到、胸花佩戴与引领进程引领行进途中引领1静态手势 引导嘉宾进入主会场 主会场内入口处识别嘉宾身份，指引1静态手势 指引嘉宾进入指定区域就坐内场引导嘉宾在区域1动态位置 引领嘉宾至入座VIP嘉宾区域VIP嘉宾区域1动态位置 引导VIP进行引领至入座嘉宾签到B案-葡萄架签到签到处礼仪分工图注：1、重点两名礼仪人员分别负责VIP领导的引领工作2、礼
9、仪人员分别为动态和静态展示3、动态人员为3名，7名为静态引导4、若现场有临时增加事项，可机动调配2名礼仪人员进行配合北正门主 会 场签 到 处指示牌指示牌花木兰中国行区域项目名称基准数备用数共计数量尺寸存放号码交接地点备注签到区签到背板101400cm*300cmN主会场舞台后木结构搭建、防风沙袋加固（背风处理角度实施搭建）签到桌314360cm*60cmN折叠IBM签到专用桌，每个长度为120公分签到桌台布101600cm*240cm1号明黄或者灰色签到椅426NN折叠椅或酒店专用椅（含椅套四个）嘉宾2个、媒体2个签到本42635cm*25cm1号存放室嘉宾签到簿2个；媒体签到簿1个；VIP
10、嘉宾专用签到簿1个签到笔12315N媒体签到2支、嘉宾签到4支、VIP专用金色签到笔2支签到牌31420cm普通（PVC卡夹式）、钢制拉丝台卡指示牌213180cm*90cmN放置在入口处1块名片盘31425cm1号媒体、嘉宾、VIP各一个、备用一个名片盘台布40cm黄色或者灰色、媒体、嘉宾、VIP各一个、备用一个胸花与腕花301040N2号10支卡夹男士式胸花、20支女士腕花台花31435cm3盆台花，每隔90公分放置一个参会名单3号参考对应名单 内部使用嘉宾签到名单嘉宾签到簿对应使用媒体签到名单媒体签到名单表格文件（WORLD格式）工作人员胸卡15520工作人员当日使用胸卡，识别与会场自由
11、出入媒体资料袋7010804号新闻稿/产品手册/新闻资料夹/图片CD-R媒体礼金信封701080N内含媒体礼金嘉宾饮用水5050100N现场主舞台后签到桌旁设置饮用水取用区域，嘉宾可自行领取，人性化礼仪10010NN选拔、服装、培训签到处物料准备花木兰中国行主会场布局与流程描述主会场花木兰中国行A案-背景板（坐西位置）故居房屋2300cm3000cm2000cm坐席区主会场布局图B案-背景板（坐北位置）故居房屋2300cm3000cm2000cm坐席区利端：1、空间大，进入时主视觉突出弊端：1、左侧为古典房屋、右侧为假山石景，视觉分散2、上午10-11点，太阳位置为东南向，拍照略有影响利端：1
12、、坐北朝南，朝向正确2、上午10-11点，太阳位置为东南向，光感好3、背后为房屋，物料堆放设置合理，现场整洁干净4、视觉注意力集中弊端：1、现场面积略显局促，但不影响整体布局 综上所述 推荐B案花木兰中国行主会场布局图-坐席图根据现场尺寸，横向为2000cm，按每人1个平方计算，去掉中间通道200cm间距 每排横向为18个坐席，纵向为20个坐席，共计为360个坐席标识嘉宾类别人数区域分割备注VIP领导10人第1排是否放置台桌与桌签需确认政府主要嘉宾与各方代表150人第2排至第10排目前设定嘉宾无分割媒体代表100人第11排至第16排统一安排为中间席位其他40人第16排至第18排做为现场备用 第
13、16排当中50%为其他人员2300cm2000cm以上平面图目前为示意说明花木兰中国行主会场布局图-现场布局标识职能人数说明启动仪式位置8人共同参加启动仪式MC位置1人主持人讲台与领导发言位置AV控制台与特效控制台8人现场整体AV控制台礼仪定点位置10人各礼仪活动期间定点位置媒体记者拍照区域 摄影人员固定机位点 摄像机位点60人领导致辞发言拍照 启动仪式拍照区其他8人工作人员定位图2300cm2000cm以上平面图目前为示意说明花木兰中国行主会场搭建准备流程日期时间主会场签到处专访场地VIP休息室9月14日08:00物料车辆抵达09:00现场搬入10:00开始搭建11:0012:0013:00
14、搭建完毕14:00技术AV彩排开始搭建15:00合成彩排-MC搭建完毕1-2号 礼仪认知场地3-4号 礼仪认知场地16:00嘉宾彩排开始搭建17:00最后合成彩排搭建完毕开始布置18:00当日封场布置完毕9月15日07:0008:00最后彩排09:0010:00活动开始现场关闭11:00活动结束开始专访12:0013:00撤展14:00现场撤展15:00清场花木兰中国行整体流程进程整体部分环节时间项目内容音频备注1签到环节09:30-10:00嘉宾签到嘉宾陆续抵达，签到，进入会场背景音乐209:58开场提醒背景MC提醒开场，嘉宾陆续落座-间歇性背景音乐停止 继续播放310:00主持人开场主持人
15、致开场词上场音乐1410:05-10:10介绍到场嘉宾根据最终确定嘉宾名单依次介绍5领导致辞10:10-10:20官方领导致辞中华全国妇女联合会领导致辞上场音乐110:20-10:30中国宋庆龄基金会事业发展中心领导致辞6综合致辞 以论坛形式呈现 规避掉大量发言 传统形式 给人以不同感 参与其中10:30-10:45论坛致辞1、四方嘉宾综合发言-以论坛形式呈现 2、论坛主体以花木兰整体项目介绍为主要核心进行展开 3、各方对于此项目的看法给予支持及未来展望上场音乐2中国妇女报社 北大汇丰商学院 花木兰北京投资管理有限公司 欧美同学会留美分会7启动高潮10:45-10:50启动仪式现场VIP嘉宾共
16、同启动该项活动高潮音乐8媒体答疑10:50-10:55媒体Q&A3个媒体答疑时间中央类、财经类、大众类媒体9现场合影10:55-11:00现场合影现场嘉宾集体合影见证启动仪式背景音乐10活动结束现场活动结束11专访环节11:00-11:45专访环节专访媒体进行综合专访5-10家媒体12整体活动结束11:50整体活动结束整体结束花木兰中国行整体流程时间项目内容音频备注09:58开场提醒背景MC提醒开场 嘉宾陆续落座-间歇性背景音乐停止 语音后 继续播放时间项目内容音频备注10:00主持人开场主持人致开场词上场音乐110:05-10:10介绍到场嘉宾根据最终确定 嘉宾名单依次介绍第一阶段-背景提醒第二阶段-主持人登场花木兰中国行整体流程第三
