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1、 国务院办公厅在2000年8月24日发布了 国家行政机关公文处理办法，这一 法规于2001年1月1日正式施行。国家质 量技术监督局又发布了中华人民共和 国国家标准国家行政机关公文格式 。这一国家标准成为了公文的法定格式 。 版面规定是依据国家标 准对应用文的文本形式 要素作出的相应规定。依据国家质量技术监督局发 布的中华人民共和国国家标准国 家行政机关公文格式中的规定，公 文用纸采用GBT148中规定的4型纸 ，其成品幅面尺寸为：210297 。 为保证公文版面的庄重大方 ，标准中规定了页边和版心的规格。 公文用纸的天头为：371，订 口为：281，版心尺寸为：156 225(不含页码)。21
2、0mm297mm37mm28mm26mm35mm156mm225mm公文正文用3号仿宋体字， 一般每面排22行，每行排28个字。装 订应左侧装订，可采用骑马订或平订 的方式，订位为两钉钉锯外订眼距书 芯上下各14处。允许误差4。 】页码用4号半角阿拉伯数码标 识，置于版心下边缘之下一行，数码 左右各放一条4号一字线，一字线距版 心下边缘7。单页码居右空1字，双 页码居左空1字，空白页和空白页以后 的页不标识页码。依据中华人民共 和国国家标准国家行政机 关公文格式的规定，将组 成公文的各格式要素划分为 眉首、主体、版记三个部分 。置于公文首页 红色反线以上 的各要素统称 眉首。 公文份 数序号是
3、将同一 文稿印制若干份 时每份公文的顺 序编号。也常称 为是同一文稿总 印数的流水号。 公文份数序号的位置在版心左上角顶 格第1行的位置。也就是天头下边缘， 距公文上页边37处下面第1行。公文的份数序号一般是7位数。用阿 拉伯数字表示，份数不足规定位数时前 面用“0”补齐。秘密等级(可以简称为密级)是 标识公文保密程度的一种标志。公文的 保密程度分为绝密、机密、秘密三级。 绝密级事项保密时间不超过30年；机密 级事项保密时间不超过20年；秘密级事 项保密时间不超过10年。绝密是最重要的党和国家 秘密，泄露会使国家安全遭受 特别严重损害；机密的泄露会 使国家安全遭受严重损害；秘 密的泄露会使国家
4、安全遭受到 损害。标识秘密等级， 用3号黑体字，顶 格标识在版心右上 角第1行的位置， 两字之间空1字； 如需同时标识密级 和保密期限，密级 和保密期限之间用 “”隔开。 紧急程度是对公文送达时 限的要求。紧急公文应当分别标明 “特急”、“急件”的字样。如果 是以电报的形式下发的公文，紧急 程度分为特提、特急、加急、平急 四个等级。标识紧急程度，使 用3号黑体字，顶 格标识在版心右上 角第1行的位置， 两字之间也需空1 字。但如果同时还 要标识密级、紧急 程度要顶格标识在 版心右上角第2行 的位置。发文机关标识是公文责任 者名称的标注，即人们通常所称的 “红头”。它是由发文机关全称或 规范化简
5、称加“文件”二字组成的 。发文机关全称应以批准该机关成 立的文件核定的名称为准。 发文机关标识的位置，有两种规定：第一 种用于平行文或下行文，发文机关标识上边 缘至版心上边缘为25； 第二种限于上行文，发文机关标识上边 缘至版心上边缘为80。 推荐使用小标宋体字，用红色标识，以醒 目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于 22mm15mm。 37mm25mm62mm37mm80mm117mm联合行文时应使 主办机关名称在 前，“文件”二字 置于发文机关名 称右侧，上下居 中排布；如联合 行文机关过多， 必须保证公文首 页显示正文。发文字号是指某一公 文在发文机关一个年 度内发文总号中的实 际顺序
6、号。发文字号 由发文机关代字、年 份和序号组成。发文 字号组成的三部分的 顺序不可任意颠倒调 换。 发文字号的位置是 在发文机关标识下 空2行，并且在发 文字号之下4处 标印一条与版心同 宽的红色反线。 发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写， 发文年度号标注在六角括号内。发文年度应 标全称，不能简称，例如，“2008”不 能简写为“08”。发文顺序号分年度从1 号起，按公文的签发时间的先后依次编号， 不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编 虚位（即“1”不编为“001”），不加“第 ”字。行政机关之间联合行文，标注主办机 关的发文字号。签发人是指代表行政机关批准发出公 文的机关领导人。签发人是
7、对公文内容负 责的一种标志。签发人标识仅在上报的公 文中才出现，标识签发人姓名，主要目的 是为上级单位的领导人了解下级单位谁对 上报事件负责。 签发人姓名平行排列于发文字 号右侧。发文字号居左空1字，签发人 姓名居右空1字；签发人由“签发人”3 字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号 后用3号楷体字标识签发人姓名。标注 于公文发文机关标识下空2行红色反线 之上。如有多个签发人(会签人)，主办单位签 发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从 第2行起在主办单位签发人姓名之下按发 文机关顺序依次顺排，下移红色反线， 应使发文字号与最后一个签发人姓名处 在同一行，并使红色反线与之的距离为 4mm。主体要素是
8、指公文首页红色反线以下至 公文末页主题词以上的各个要素。标题是指标明某一公文主要内 容的概括性名称。公文标题要准确 、简要地概括公文的主要内容。完 整的公文标题由发文机关名称、事 由和公文文种三部分构成。 公文的标题可以省略发文机关， 构成“事由+文种”的形式。公文的标题也可以省略事由，构 成“发文机关+文种”的形式。公文标题 标注在红色反线 下空2行的位置， 用2号小标宋体字 ，可分一行或多 行居中排布；回 行时，要做到词 意完整，排列对 称，间距恰当。撰写公文标题应注意的事项所有公文标题均不可省略文种。除简 单的周知性公文外一般也不省略事由。公文标题中一般不使用标点符号，具 有下列情形可考
9、虑使用。公文标题多行排列有多种形式。可以 参照以下形式。 主送机关即公文的主要受文机关， 是负责承办或答复该文内容的机关 。也叫做“上款”、“抬头”。确 定主送机关要根据各级行政机关的 行文关系，各自的隶属关系和职权 范围来确定。 确立主送机关的注意事项标识主送机关要标明主送机关的全称、规 范化简称或同类型机关的统称。 如果是统称 的，应按党、政、军、群的顺序排列。主送机关标注在标题下空1行、左侧顶格的 位置，回行时仍需顶格，并在最后一个主送 机关名称后标冒号。 如果主送机关名称过多，使得公文首页不 能显示正文，就要将主送机关名称移至版记 中的主题词之下，抄送之上。 公文不得越级主送，如因特殊
10、情况，必需 越级行文时，应抄送被越过的上级机关。 正文是公文的核心部分，用来表述公文的具 体内容，除了个别的简短的公文外，正文内 容一般分开头、主体、结尾三部分。正文的 开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就 是制发该文的依据或理由；主体部分可以概 括为“事”，即什么事情或什么事项；结尾 部分可以概括为“断”，就是正文的论断部 分，通常为要求、措施、办法等。 附件是公文正文附属材料的顺序和名 称的标注。公文正文中有一些内容，如图 表、名单、规章制度等，如穿插在公文正 文中，往往隔断公文前后意思的联系而造 成阅读上的不便。这时需要将其从公文正 文中抽出而作为公文的附件单独表述。公文的附件是正文内
11、容的组成部分，与 公文正文一样具有同等效力。公文如有附件，在正文下空1行左空2字 标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件 如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不 加标点符号。 附件应当与主件装订在一起，因故不能与 主件装订在一起，要在附件的首页左上角注 明公文的发文字号，与文件同时发送。成文日期是公文生效的时间，是 公文的一项重要内容。公文如果 没有生效时间，在某种意义上说 就是一纸空文。成文日期以负责 人签发的日期为准，联合行文的 以最后签发机关负责人签发日期 为准，电报以发出日期为准。 成文日期要用汉字 书写，不能用阿拉 伯数字或阿拉伯数 字与汉字混用，同 时年、月、日要齐 全。由于印章要
12、加 盖在成文日期上， 成文日期要依印章 的位置而定。 印章是公 文效力的表现形式 ，是公文效力最权 威的凭证。对于公 文来讲，除了会议 纪要以外，都必须 加盖印章。 加盖印章应注意的事项联合上报的非法规性公文，由主办机关 加盖印章；联合下发的公文，联合的发 文机关均要加盖印章。印章的加盖方式为两种：一是下套方 式，即当印章下弧无文字时，仅以下 弧压在成文日期上；二是中套方式， 即当印章下弧有文字时，印章中心线 压在成文日期上。 加盖印章还要考虑印章的枚数。只有一 个印章，成文日期右空4字，加盖印章 上距正文1行之内；两个印章时，成文 日期拉开，左右各空7个字，印章均压 在成文日期上，两印章互不
13、相交或相切 ，相距不超过3；多个印章时，要署 上发文机关名称，印章加盖在名称上， 在最后一排印章之下右空2字标识成文 日期。 附注是对公文的发放范围、使用时需 注意的事项的说明。如“此件发至县 团级”、“此件可见报”等。需要注 意的是附注不是对公文内容的注释或 解释。公文如有附注，应居左空2字 加圆括号标识在成文日期下1行。 公文版面 最后一面，主 题词以下的各 个要素称为版 记要素。主题词是用来揭示公文内容，便 于公文检索查询的规范化词。标注主题词 是文书部门和档案部门相互衔接的一项工 作。根据办法第三章第10条规定，公 文应当标注主题词。上行文按照上级机关 的要求标注主题词。公文主题词通常
14、由公 文制发机关的最高行政主管机关负责制定 和发布。 标引主题词的注意事项要掌握选词原则，选用最能反映公文 主题内容的词语。 要使用主题词表，标注主题词不可自 作决定 。 要坚持在标引时遵循“谁办文，谁标 引”的原则。 主题词的标引位置要居左顶格标识 ，“主题词”三个字使用黑体字， 后标冒号；词目和词目之间不使用 标点符号，而是空1字位置隔开。抄送机关 是指收受公文并了 解公文的内容但不 承担主办和答复责 任的机关。抄送机 关通常看作次要的 受文机关。 标注抄送机关的注意事项一是抄送机关标识在主题词之下，居左空 1字；二是抄送机关较多，回行时与上一 行的抄送机关对齐，而不能顶格；三是抄 送机关
15、间要用逗号隔开，最后一个抄送机 关后标句号，可以防止私加抄送机关或变 造公文。 印发机关是指公文的 印制主管部门，一般 是各机关的办公厅(室 )或文秘部门。印发日 期是指公文的生成时 间，一般以公文付印 的时间为准。 印发机关和印发日期标注在 抄送机关之下(无抄送机关 在主题词之下)占1行位置。 印发机关左空1字，印发日 期右空1字。印发机关如果 字数太多，可以自行简化。 印发日期要用阿拉伯数码标 识。法定格式，我们称之为“文 件式格式”。这一格式是最普遍的格 式，但除了这一格式之外，中华人 民共和国国家标准国家行政机关公 文格式中还规定了一些特殊的格式 。 在制发机关公文的实 践中，经常使用一种 只标识发文机关名称 而不标识“文件”二 字的“信函式”公文 ，它是用于处理日常 事务的平行文或下行 文，而且使用频率很 高。 1发文机关名称上边缘距上页边 30mm，也就是上白边的30mm，然后 在30mm之下标识发文机关名称。由 于不加“文件”二字，所以发文机 关的名称不能使用简称，而要用全 称。发文机关的名称也同“文件式 格式”一样套红印刷。 2在发文机关名称4mm之下印一 条武文线，在距下页边20mm处印 一条文武线，两条线的长度均为 170mm，
