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1、档案管理的相关管理制度:档案管理的相关管理制度:资料档案管理制度:资料档案管理制度:(一) 概念:会所档案资料包括内部管理资料和会员资料两类。(二) 归口:内部资料归办公室管理,会员资料归档案室管理。(三) 内部资料存档及管理:1、存档:各部门应根据实际情况,及时整理交部门主管整理统一归档。2、责任人:办公室是内部档案管理责任人,各部门主管是档案交存责任人,双方在档案交接时应办理签字手续。(四) 资料内容:1、内部资料:(1)员工档案、劳动合同。(2)员工培训资料(签到、记录、笔记、考核资料等) 。(3)员工考核记录(总结、定期考核、年终考核等) 。(4)各部门工作中形成的资料。(5)会所管理
2、制度、规章、内部及外来文件。(6)会议资料(会议签到、会议记录、会议纪要等) 。(7)图书资料。(8)活动策划、广告、宣传资料。(9)认为有必要存档的其它资料。2、会员资料即会员档案的录入、保存,会员的资料收回管理(参照会员撤资) 。档案的管理和借阅:档案的管理和借阅:1、管理:(1) 审查资料的完整,按照不同资料归类整理,以方便查阅,并及时归档。(2) 经常维护资料,保证资料完整和安全。2、借阅:建立健全借阅手续,即时催还。保密:保密:1、 管理人员及查询人员不得向外泄漏档案信息。2、 及时关门、上锁,保证档案室安全。办理入会手续:办理入会手续:A、审核、复印证件资料(注意证件用完及时交给本
3、人,不得延误,以防丢失) 。a、 审核资料的真实性。b、 资料包括:身份证、单身证明(未婚提供户口本,离异提供离婚证,丧偶提供死亡证明,外来打工者,提供单位证明及户口所在村、镇、乡的证明。 )学历证、照片(除登记表中一寸照片外,尽量提供生活照半身及全身各一张,粘贴在可供会员查询的登记表上,可大大提高求偶成功率) 。B、填制会员入会登记表(内部表和外部表,提醒会员在外部表可填化名) 。C、签订会员权利和义务 ,签真实姓名,不能涂改,写清日期,交费类型,服务时间,工作人员姓名。D、引领到财务部门办理交费手续。E、签订会员入会合同。F、及时将新会员资料整理,交主管,送会员档案室,录入存档,将会员信息
4、记入会员一览表。并在内部资料右上角注明放在哪本外部资料夹里。补证件,补费用的管理:补证件,补费用的管理:一是,证件不齐,费用交齐则先办手续,在会员登记表右上角铅笔注明.所缺证件的名称,限多少天内补交,经办人注意催要,补齐证件后把缺证件字样擦掉,到公共留言表中注明告知。二是,证件齐,费用未带够,让其先交部分定金,补齐,再办手续,告知服务已经开始。三是,升级会员补费:服务过程中,对低收费会员引导其补费升级,理由要充分,会员要求升级服务,补费用,在谁手里补费算谁的业绩。会员编号管理:会员编号管理:编制目的:一是要反映会员的情况。二是要查阅方便。A、按不同婚姻状况给会员冠以尊称:未婚女士雪莲X未婚男士
5、青松Q单身女士玫瑰M单身男士白杨BB、编号:女士用双号编号,男士用单编号。C、交费档次:A,B,C.H。D、会员编号:档次性质入会时间出生年月编号如:AX 0609 6802 2编号说明:一档费用,未婚 06 年 9 月入会 68 年 2 月生日 女士。入会完毕。将会员卡、会员权利和义务等资料一并装入会员手袋交给会员。会员撤资:会员撤资: 会员派对成功后或服务期满,提醒会员及时办理服务终止合同及资料收回手续。A、确定会员姓名,在电脑上查找会员资料所处位置,找出资料。B、办理撤资手续。a、签终止协议。b、成功的在成功记录本上签字(化名须按手印)如果双方都是会员让其代为宣传,介绍周围的朋友加入会所。如果一方不是会员,也别忘记道喜。c、将资料交主管。d、在留言本上留言告知该会员已撤资。e、在会员一览表中将该会员电话号码删除。