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1、安徽博学光电科技有限公司安徽博学光电科技有限公司文件及图纸控制程序文件及图纸控制程序文件编号：版 本 号： A/0生效日期：2013 年 3 月 10 日编制：刘康审核：胡世早批准：胡海建受控状态：分 发 号：1目的1目的对文件的编制、批准、发放、使用、更改、回收、保存、作废和销毁等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。2范围2范围本程序适用于公司内部质量管理体系有关文件和图纸（包括质量手册、程序文件、作业指导文件、质量记录等）的控制，以及外来文件和标准的控制与管理。3职责3职责3.1 综合管理部负责体系文件及部分外来文件的归口管理、控制及对体系文件的定
2、期评审，并负责行政管理文件及部分外来文件的归口管理、控制。3.2 技术部负责技术管理相关文件及部分外来文件的归口管理、控制。3.3 各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的编制、使用和保存，及相关资料的收集、整理和归档等。4 文件分类及编号规则4 文件分类及编号规则4.1 内部文件编号规则：BXGD-NC- XZB-2012-01-01（内部传阅字母简写+部门简写+年+月+月度流水号） 。文件包含以 下类型： （1） 内部发文（工作联系函） （2）会议记要 （周、月例会记要、工程例会记要、专题会议记要等） （3）工作沟通（施工方案、管理手册等） （4）工作管理（人事任命、制度执行等） （5）
3、合同文件（合同文本及会签表、工程款支付会签表） 。合同文件管理按照合同管理相关制度及流程 执行（见工程管理部手册） ，统一使用合同编号规则（见附表） ，合同签收单独登记、建表。4.2 外部文件（1）外部收文（总包单位、施工单位、监理、政府等） 。编号规则：WS-20120101（外部收文字母简写+ 年+月+月度流水号） （2）对外发文（总包单位、施工单位、监理、政府等）编号规则：WF-20120101（外部发文字母简写+ 年+月+月度流水号）文件名称文件编号版本A/0文件及图纸控制程序5 文件传阅流程图5 文件传阅流程图文件名称文件编号版本A/0文件及图纸控制程序6 文件登记表格6 文件登记表
4、格 6.16.1 公司内部文件登记表公司内部文件登记表6.2 公司外部收文登记表6.2 公司外部收文登记表6.3 公司对外发文登记表6.4 成本合同签收表6.3 公司对外发文登记表6.4 成本合同签收表日期合同编号承建人承建内容经办人预算合约部签收财务部签收备注日期文件名称文件编号发起部门流转部门传阅情况经办人备注日期文件名称文件编号发文单位责任接收部门传阅情况经办人备注日期文件名称文件编号收文单位签发部门签收人经办人备注文件名称文件编号版本A/0文件及图纸控制程序7 文件存档分类说明表文件类型存档部门存档介质备注文件类型存档部门存档介质备注内部文件公司会议纪要行政部文件夹存电子档公司内部通知
5、/文件行政部分页文件夹存电子档内部工作联系函行政部文件夹部门周、月工作计划行政部档案袋按月归档外部收文施工单位工作联系函行政部文件夹施工单位周汇报行政部文件夹监理单位工作联系单行政部分页文件夹工程例会纪要行政部文件夹方案组织设计行政部档案盒政府通知/批文行政部分页文件夹存扫描件项目证书行政部档案盒存扫描件变更签证单行政部打孔夹外部发文施工单位工作联系函行政部文件夹存电子档监理单位工作联系单行政部文件夹存电子档设计单位工作联系单行政部文件夹存电子档政府请示行政部文件夹存电子档合同文件合同及合同会签单行政部打孔夹工程款支付会签单行政部打孔夹其他图书行政部供应商宣传材料技术部档案盒不定期进行分类 整
6、理注：文件原件由责任存档部门存档，原则上不得外借。复印件在公司遵守保密制度的情况下，由各部门自行管理。文件名称文件编号版本A/0文件及图纸控制程序8 图纸管理流程图8 图纸管理流程图文件名称文件编号版本A/0文件及图纸控制程序9 图纸管理表格 9.1 图纸接收登记表9.1 图纸接收登记表日期图纸名称设计单位图件套数单套张数经办人备注9.2 图纸发放登记表9.2 图纸发放登记表日期图纸名称发放单位发放数量签收人经办人备注9.3 图纸存档目录9.3 图纸存档目录日期图纸名称设计单位图件套数单套张数经办人备注注：作废图纸在备注栏注明。9.4 图纸借阅登记表9.4 图纸借阅登记表日期图纸名称预计归还日期实际归还日期借阅人签字经办人备注注：存档图纸不得外借 9.5 作废图件回收登记表9.5 作废图件回收登记表日期图纸名称回收单位图件套数单套张数经办人备注文件名称文件编号版本A/0文件及图纸控制程序更改记录表更改记录表序号版本状态修改章节修改摘要备注123456文件名称文件编号版本A/0文件及图纸控制程序
