中文office疑难解析007

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1、下载第7章用Outlook进行通信问题 Outlook特性 撰写和发送E - m a i l将其他文档作为E - m a i l的附件自动处理接收到的邮件截获E - m a i l地址对邮件进行分类以便排序修改邮件窗口创建通信组列表查找邮件在发送和抄送框中可以有多少地址创建邮件模板在所有邮件中使用同样的签名在发送和抄送框的下划线在E - m a i l中得到自动编码的列表 使用日历自动接受会议要求了解约会、会议、事件修改同事的日历使用日期和时间缩写在日历中显示假日在O u t l o o k中输入约会导入A C T！数据以袖珍格式打印日历设置约会的重复周期重复只进行几次的约会查看日期查看时区

2、创建并维护联系人了解通讯簿和联系人从联系人中获取E - m a i l地址在联系人记录中编辑所有域将个人通讯簿导入到联系人在Wo r d邮件合并中使用联系人 安装并使用任务列表向任务中添加域并按此排序创建带任务的约会从E - m a i l中直接创建任务使任务重现将任务发送给其他人在任务中用其他类别进行排序对完成任务所耗费的时间进行跟踪在输入预期日期时查看日历 创建日记并撰写便笺解释活动图标上方横条的含义控制哪些活动要创建日记条目在O u t l o o k之外创建便笺将日记条目从某一分类拖到另一分类查看与某一联系人相关的所有日记条目本章摘要Outlook 2000为O u t l o o k

3、增添了通信、日程安排、任务管理功能。在本章，您将看到以下话题： O u t l o o k特性描述O u t l o o k提供的某些特性和功能。 撰写和发送E-mail 回答有关撰写、发送、接收 E - m a i l的问题，包括对接收的邮件进行筛选、处理联系人地址、向邮件粘贴对象。 使用日历告诉您如何使用日历来安排会议、与其他人协调会议、导入其他日历数据、及更有效地导入数据等。 创建并维护联系人回答有关创建和修改联系人资料、在邮件合并操作中使用联系人文件的问题。 安装并使用任务列表讨论如何创建任务、用日历协调任务、向他人分派任务、接受任务等。 创建日记并撰写便笺告诉您如何自动创建日记条目、

4、从联系人中查看日记条目、创建并使用便笺。7.1 Outlook特性O u t l o o k属于新一类信息管理程序，能够从下面各种来源获取信息。 电子邮件资源，如 Internet mail、Microsoft Mail、Microsoft Exchange、c c - M a i l、CompuServe mail等。 个人资料，如日程安排、联系人列表、任务列表、日记、便笺。 小组资料，如会议、事件、小组联系人、任务分配、日记和便笺的共享。 传统的计算机资料，包括个人、公用的磁盘文件和文件夹。160中文Office 2000疑难解析下载O u t l o o k为获取、控制、使用、存储所有这

5、些资料提供了高度集成的易于使用的工具。O u t l o o k可以取代下面一些应用程序。 您的邮件客户端，包括Windows 97 Exchange客户端（I n b o x）或其他您可能使用的邮件应用程序。 Microsoft Schedule+或其他个人、组织的日程安排应用程序。 个人资料管理程序（P I M S） ，如E C C O、A C T！、S i d e K i c k、Lotus Org a n i z e r。Microsoft Outlook包括可以完成下列功能的七个组件： 收件箱 和 邮件组 完成所有与E - m a i l有关的功能。 日历 用于个人和组织的日程安排。

6、 联系人 用于维护商务和个人联系人资料，其中包括 E - m a i l和网页地址。 任务 用于维护个人和组织的任务列表或任务分派。 日记 用于记录或自动收集与时间线相关的信息。 便笺 用于创建、收集、分类外来的信息。 其他 用于存取、查看、共享所有其他磁盘文件。当您自安装Microsoft Outlook之后第一次使用时，您会看到如图 7 - 1所示的窗口。除了通常的菜单栏、工具栏、状态栏之外， O u t l o o k窗口还有两个主要区域。 左侧的O u t l o o k栏，包括用于打开相应文件夹的快捷方式。 O u t l o o k栏中的快捷方式以组的形式排列，如图 7 - 1所示

7、，包括O u t l o o k快捷方式、自定义快捷方式、其他快捷方式。（缺省情况下，最后两个文件夹由系统给出，您可以重新命名。您的快捷方式组可能与他人不同，因为原有版本的所有自定义文件夹都会予以保留。 ）您可以创建其他组，添加和删除快捷方式、修改组中包含的快捷方式和组的外观。 右侧的信息窗格显示在 O u t l o o k栏中选定的信息。在此窗格中您可以选择多个视图中的第7章 用Outlook进行通信161下载图7-1Microsoft Outlook窗口某一个视图，添加和删除列，对显示的信息进行分组、排序和筛选。另一个区域是初始显示O u t l o o k窗口时并不出现的。如图7 -

8、2所示。文件夹列表显示在选定的 O u t l o o k组中可用的文件夹。为显示文件夹列表，您可以单击信息窗格上方的横幅左侧，或在工具栏中单击“文件夹列表”按钮，或在“视图”菜单中选择“文件夹列表” 。在文件夹中尚未阅读过的邮件数目显示在文件夹旁边的括号中。O u t l o o k栏是选择O u t l o o k组件或使文件夹在信息窗格中显示的主要方式。无论显示的是什么，它都会取得对 O u t l o o k窗口的控制权，从而决定菜单选项和工具栏按钮，也就是所说的“活动窗口” 。7.2 撰写和发送E-mail是否可以在E-mail中附加或包括其他项目？如果可以的话，如何才能做到这一点？

9、您在E - m a i l中可以包含很多项目，如文件、其他E - m a i l、位图格式的图片、音频附件、指 向I n t r a n e t、I n t e r n e t网站的超级链接等。下面是如何实现附件操作的说明： 文件为将Wo r d文档之类的普通文件附加在邮件中，您要在邮件正文中确定文件的插入位置，然后选择“插入 |文件” 。将出现“插入文件”对话框。选择要插入的文件（激活“插入”按钮） ，然后在右下角单击靠近“插入”按钮的下拉箭头，选择“作为附件插入” 。代表文件的图标将出现在正文的文本下方，如图 7 - 3所示。如果使用纯文本或 H T M L格式，那么附件将添加到正文下方的

10、一个单独区域。如果使用162中文Office 2000疑难解析下载1图7-3以文件为附件图7-2文件夹列表带格式文本格式，附件将添加到正文当中。技巧 如果“插入”菜单中的某些选项不可用，很可能是因为您使用的是纯文本格式。为使更多的选项可用，您可以选择“格式|HTML”或“格式|带格式文本” 。 E - m a i l为将另一邮件附加在邮件中，可以选择“插入 |项目” ，在出现的“插入项目”对话框中选择项目。确保选择了“以附件插入”的单选按钮，然后单击“确定” 。代表邮件的图标将出现在正文的文本下方（以纯文本或H T M L格式，否则， 将出现在正文中） ，如图7 - 4所示： 超级链接为将超级

11、链接或链接添加到邮件中，只需在邮件中键入或粘贴 U R L（统一资源定位符，或W W W地址） 。O u t l o o k将自动改变文本中超级链接的颜色（缺省情况为蓝色） ，并在其下方增加下划线。如果“插入”菜单中的“超级链接”选项可用（从“格式”菜单中选择“ H T M L” ） ，您也可以点击“插入 |超级链接” ，此时出现“超级链接”对话框，以便您输入U R L。如果您点击链接，缺省浏览器将自动打开并显示链接的网页（假设您已经与I n t e r n e t或I n t r a n e t连接，I n t e r n e t或I n t r a n e t将自动查找U R L） 。 其

12、他项目可以用同样方式添加其他项目。例如，用“插入 |图片”来插入图片，用“插入|水平线”来插入直线，用“插入|签名”来插入签名（也可以是您个人徽标） 。注意 “插入”菜单中可以使用的选项，取决于邮件所使用的文本格式。我知道Outlook有很多自动处理来信的方法，可我没有发现其中任何一种。我是不是在安装时漏掉了什么东西？M i c r o s o f t公司为使用O u t l o o k来自动处理邮件提供了一个功能强大的工具，利用这一工具 您可以更方便地处理邮件，这一工具就是规则向导。它可以建立一些规则以便自动管理 邮件。您可以选择“工具|组织”来使用这一工具。有关具体情况请参阅本节的“规则向

13、导” 。O u t l o o k邮件窗口O u t l o o k邮件窗口包含您已经发送的邮件列表（发件箱）或您已经接收到的邮件（收件箱） 。查看邮件列表的方法有很多，但是最常用的方法是如图 7 - 5所示的类似表格的邮件列表。如果您对扩大邮件窗口不会感到不便，那么“自动预览”有助于您查看邮件的一部分内容，从而您可以决定是否有必要阅读邮件剩余部分。从“视图”菜单选择“自动预览”就可以查看邮件的前三行；如果您已经了使用“高级工具栏” ，您可以在当前视图中选择“邮件自动预览” ，这样就只查看尚未阅读邮件的前三行。 “邮件自动预览”视图和其他视图都可以从“视图 |当前视图”中选择，或者从工具栏的“

14、当前视图”下拉列表中选择。 “当前视图”下拉列表中的其他视图如图 7 - 6所示，这些视图可以用来关第7章 用Outlook进行通信163下载图7-4以E-mail为附件2注邮件的某一元素，如发件人或主题。有关视图的详细描述见下表。视图缺省特性描述邮件按按日期和时间顺序排列的邮件列表，可以显示发件人、主题、和接收日期 /时间等字段邮件自动预览按邮件列表同“邮件”视图，如果邮件尚未阅读则显示邮件的前三行按后续标志按邮件列表同“邮件”视图，将邮件按标志类型（打开项目、完成项目）分组，并显示到期时间。最近七天按邮件列表同“邮件”视图，但只显示最近七天收到的邮件随后七天标记的项目按显示随后七天中即将到

15、期的邮件列表，按到期时间升序排列（最先到期的排在最前面）并且包括发件人、主题、邮件标志、到期时间等字段。按会话内容按邮件列表同“邮件”视图，并按会话内容分组（缺省方式是按主题分组） 。按发件人按邮件列表按发件人分组，并显示主题、收件日期和时间。未读的邮件按邮件列表同“邮件”视图，但只显示尚未阅读的邮件。收件人按邮件列表按发送日期和时间排序，并显示收件人、主题、发送日期和时间邮件时间线按邮件以图标形式按发件时间沿时间线排列，时间线的时间间隔单位为天。在“邮件时间线”视图中，邮件以图标形式按发件时间沿时间线排列，如图 7 - 7所示。任何视图都可以进行修改，也可以添加新的视图。164中文Offic

16、e 2000疑难解析下载图7-5邮件列表图7-6“当前视图”下拉列表中的其他视图图7-7“邮件时间线”视图规则向导规则向导将按您制定的规则办事，它将选择满足您标准的邮件并按您指定的方式处理这些邮件。规则由两部分构成：选择邮件的标准和对选定邮件所采取的动作。例如，如果您想按特定收件人和特定主题来搜索接收到的邮件，您可以建立一条规则，即所有来自特定收件人并带有特定主题的邮件在阅读完毕后，移动到特殊的文件夹中（采取的动作） 。利用规则向导您可以进行如下操作： 为邮件指定类别 将选定的邮件移到文件夹中 删除选定的邮件 标记选定的邮件 转发选定的邮件或将邮件改寄到其他人或通讯组列表 标记选定邮件的敏感度 当选定的邮件到达时完成用户定制的动作 当接收到邮件时完成选择条件 当选定的邮件到达时发出特定的声响或消息 使用模板答复选定的邮件 打印邮件 运行程序当您得到并安装了规则向导，您可以按下列步骤创建一条规则，即按特定发件人和主题选择邮件并将邮件放置在单独的文件夹中。1. 在O u t l o o k窗口